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「Notionにタスクを登録したのに、他のアプリに手動で転記するのが面倒……」
「プロジェクトごとにタスク管理ツールを使い分けているけど、更新のたびに行き来するのが大変……」
そんな悩みを解決する手段の一つが、Notionとタスク管理ツールの自動連携！
Notionにタスクを追加したら、自動で他のタスク管理ツールにも反映される仕組みを作れば、手作業の手間やミスを減らせます。
本記事では、NotionとAsanaを連携する方法を紹介します。
プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、すぐに導入できます！
業務のムダを減らし、タスク管理をスムーズにする第一歩として、試してみてくださいね。
それでは、Notionにタスクが追加されたらAsanaにも追加する方法を紹介します。
この方法は、NotionのAPIを利用してタスクが追加されたことを検知し、AsanaのAPIを利用してデータを追加することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
まずNotionとAsanaをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、NotionとAsanaを検索して選択し、次の画面に進みます。
＜Notionの場合＞
・「ページを選択する」をクリックします。
続く画面でボックスにチェックを入れ「アクセスを許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Asanaの場合＞
・サインインをし、続く画面で「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
NotionとAsanaを連携するためのテンプレートをコピーします。
下記バナーの「試してみる」をクリックします。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
フローの起点となるトリガーアクションを設定しましょう。
このフローではNotionにタスクが追加されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Notionにタスクが追加されたらAsanaにも追加する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
3.Notionと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
ここではトリガーとなるアクションの起動間隔を設定しますが、【何分後にアクションを起こすか】を指定できる部分となるので、運用に合わせた時間を選んでください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「データベースID」を注釈に沿って設定しましょう。
※データベースIDの確認方法は、こちらを参考にしてください。
5.設定後、トリガーとなるアクション（今回はデータベース上で新規のページを作成）を行い、「テスト」をクリックしてください。テストが成功すると、以下のように表示されます。
6.以下のように、「取得した値」にNotionで作成したページの情報が表示されていますか？
このように、作成したコンテンツの情報をアウトプットとして取得できます。
アウトプット情報は、この後のステップで引用・活用できます。
つまり、Asanaへのタスク登録時、ここで得た情報をそのまま反映することができる、というわけです！
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
1.次は、条件に応じてフローを分岐する設定を行います。「分岐：コマンドオペレーション」をクリックしてください。
ここでは、指定した条件に応じて後続のアクションに進むか否かを設定します。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
2.「分岐対象の取得した値」は、プルダウンから選択できます。
今回は、トリガーのアクションを対象とします。
また、「分岐条件」は運用状況に合わせて、複数設定可能です。追加する際は【+分岐条件を追加】をクリックして値を設定してくださいね。
今回のフローでは、作成日時と最終更新日時の値が等しいと、後続アクションに進むように設定しました。(アウトプット引用)
このように設定することで、ページの新規作成以外の操作でフローが動くことはありません。タスク情報の重複登録もなくせそうですね。
3.設定後、『保存する』をクリックしましょう。
4.続いて、「データベースを操作する レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
5.Notionと連携するアカウントを確認し、データベースを設定したら「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※データベースIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
6.取得したいレコードの条件を下記のように設定して保存します。
※右枠のオブジェクトIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」から設定します。
7.以下のようにテスト成功と表示されたら、『保存する』をクリックします。
最後に、Asanaにタスクを追加する設定を行います。
1.「アプリと連携する タスクを追加」をクリックします。
2.Asanaと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.Notionから取得した内容を反映させる項目を設定します。
※Notionから取得した内容を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「レコードを取得する（ID検索）」から設定しましょう。
※プロジェクトIDとセクションIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
4.必要項目に情報を入力した後、テストを行います。
テスト成功と表示されたら、Asana側でタスクが実際に追加されます。
追加内容に問題がなければ『保存する』を押してくださいね。
5.フローが全て設定し終わると、以下のように表示されます。
「トリガーをON」にすることで、Notionにタスクが追加されるたび、Asanaにも自動で追加されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
今回ご紹介した連携以外でも、NotionやAsanaを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
更新情報を同期したり、一方のツールで情報を削除する操作のみで別ツール上のデータも削除することも可能です。
必要な操作を自動で行うことで、登録漏れや対応遅れといったヒューマンエラーの発生が抑制されるでしょう。
タスクの登録・完了を検知してデータベースツールに情報を反映したり、チャットツールに通知を送ることも可能です。
また、AI機能を活用することで、必要な情報を効率的に得られるようになります。
タスク管理をスムーズにするには、「転記作業をなくすこと」が重要です。
本記事で紹介した方法を使えば、Notionに追加したタスクが自動でAsanaに登録できます。
これにより、手動での入力や確認の手間が省けるだけでなく、業務の抜け漏れを防ぎ、時間をより有効に使うことができるはずです！
本記事では、AsanaとNotionを連携する方法を紹介しましたが、Yoomでは20種類以上のプロジェクト管理ツールとの連携が可能です。
ノーコードで連携でき、設定方法も簡単なので、この機会にYoomを使ってタスク管理を効率化し、本当に必要な業務に集中できる環境を作りましょう！
今すぐ設定を進めて、業務の自動化を体験してみてくださいね。
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