もう手動入力はいらない！Notionのタスクを自動で他ツールと同期する方法

この方法は、NotionのAPIを利用してタスクが追加されたことを検知し、AsanaのAPIを利用してデータを追加することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

[Yoomとは]

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• NotionとAsanaをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるNotionのトリガー設定、その後に続くAsanaの設定
• トリガーボタンをONにして、NotionとAsanaの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。

ステップ1:NotionとAsanaをマイアプリ連携

まずNotionとAsanaをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、NotionとAsanaを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜Notionの場合＞

・「ページを選択する」をクリックします。
続く画面でボックスにチェックを入れ「アクセスを許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Asanaの場合＞

・サインインをし、続く画面で「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

ステップ2:テンプレートのコピー

NotionとAsanaを連携するためのテンプレートをコピーします。

1.下記のリンクを開きます。

2.「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ3:トリガーとなるNotionの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではNotionにタスクが追加されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Notionにタスクが追加されたらAsanaにも追加する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。

3.Notionと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とデータベースIDを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。基本的に、短い間隔の設定がおすすめです。
※データベースIDの確認方法は、こちらを参考にしてください。

5.テストが成功したら保存します。

6.「データベースを操作する レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。

7.Notionと連携するアカウントを確認し、データベースを設定したら「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※データベースIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。

8.取得したいレコードの条件を下記のように設定して保存します。
※右枠のオブジェクトIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

9.テストが成功したら保存します。

ステップ4:Asanaの設定

最後に、Asanaにタスクを追加する設定を行います。

1.「アプリと連携する タスクを追加」をクリックします。

2.Asanaと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.Notionから取得した内容を反映させる項目を設定します。
※Notionから取得した内容を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「レコードを取得する（ID検索）」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※プロジェクトIDとセクションIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

4.テストを行い成功すると、Asanaにタスクが追加されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Notionにタスクが追加されるたび、Asanaにも自動で追加されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

さらに自動化するには

Yoomには、アプリ同士の連携だけでなく、業務をさらに効率化するための機能も充実しています。
ここでは、完了の通知機能を紹介します。

フローボットが完了したことを通知

Notionにタスクを登録した後、Asanaにも情報が追加されているか心配になることがあるかもしれません。
そんなときにおすすめなのが、Yoomが提供する通知機能やチャットツールとの連携です。
これにより、Asanaに登録が完了したことを自動通知できます。
通知方法は簡単で、Yoomの通知機能を使う場合は、フローボットを設定する画面右上の「...」をクリックし、「ワークフローの完了を通知」をONにすると完了です。

チャットツールとの連携を利用する場合は、フローボット下部の「+」マークからチャットツールを追加します。
Yoomでは15種類以上のチャットツールとの連携が可能です。

Notionのデータベースにアイテムが追加されたらTrelloにカードを作成する方法

次に、Notionにタスクが追加されたら、Trelloでカードを作成する方法を紹介します。
はじめに紹介したテンプレートと異なる点は、最後のオペレーションのみです。
このフローでは、Asanaの代わりにTrelloを連携し、カードを自動作成する設定を行います。

それでは、設定方法を紹介します。

・まずは、Trelloをマイアプリに連携します。
Yoom管理画面のマイアプリからTrelloを検索して次の画面に進みます。

アカウント名、アクセストークン、APIキーを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※アクセストークンとAPIキーの取得方法は、こちらのヘルプページを確認してください。

・アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。

・はじめに紹介したテンプレートと同様にNotionの設定をしたら、「アプリと連携する カードを作成する」をクリックします。

・連携アカウントとアクションを確認したら、Asanaにタスクを登録する手順と同様にカードを作成する設定を行います。
※キー、トークンは、マイアプリ登録時にAPIキーとアクセストークンを作成したこちらのページから取得できます。
※リストIDはキー、トークン、ボードIDを設定すると、候補から選択できます。

・必要な項目の設定が完了したらテストを行い、成功するとTrelloでカードが作成されます。
問題がなければ保存し、トリガーをONにすると設定が完了です。

kintoneにタスクが追加されたらNotionにも追加する方法

次に、kintoneにタスクが追加されたらNotionにも自動で追加する方法を紹介します。
このテンプレートは、kintoneにタスクが追加されるとトリガーが起動し、リアルタイムでNotionへデータを反映できます。
Notionへのタスク追加を自動化したい方には、特におすすめの方法です！

それでは、設定方法を紹介します。

・まずは、kintoneをマイアプリに連携します。
Yoom管理画面のマイアプリからkintoneを検索して次の画面に進みます。

サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力して「追加」をクリックします。
続く画面で「許可」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録に必要な各項目の取得方法は、こちらのヘルプページを確認してください。
※マイアプリ登録ができないときは、こちらの対処法を確認してください。

・アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。

・「アプリトリガー レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックします。

・アカウント連携とアクションを確認したら、WebhookURLをコピーしてkintoneに設定します。
テストを行い成功したら保存します。
※WebhookURLの設定方法は、こちらを確認してください。

・「データベースを操作する レコードを取得する」をクリックします。

・kintoneと連携するアカウントを確認し、アプリIDを設定して次へ進みます。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※アプリIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

・取得したいレコードの条件を下記画像のように設定してテストを行います。
テストが成功したら保存します。
※右枠のレコードIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「レコードが登録されたら（Webhook起動）」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

・「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。

・Notionと連携するアカウントを確認し、データベースIDを設定して次へ進みます。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※データベースIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

・追加するレコードの値を設定してテストを行います。
※kintoneの内容を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「レコードを取得する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

・テストが成功すると、Notionにタスクが追加されます。
問題がなければ保存して、トリガーをONにすると設定が完了です。

Notionを使ったその他の自動化例

他にもNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも追加する

Notionに登録されたタスクをMicrosoft Excelに自動追加するテンプレートです。
NotionとMicrosoft Excelでタスク管理をしている方は、転記作業を削減できるので、効率化を図るときにおすすめです！

2.Notionのデータベースに情報が追加されたらGoogle スプレッドシートに格納しGoogle Chatに通知する

Notionに登録されたタスクをGoogle スプレッドシートに自動で追加し、Google Chatに通知するテンプレートです。
タスク情報の登録が完了した際に、上司や関係メンバーに通知を送っている場合は、この連携により作業負担の軽減が期待できます！

3.Notionに新しいページが作成されたらBacklogにタスクを作成しOutlookにメールを送信する

Notionのデータベースに新しいページが追加されたら、Backlogにタスクを自動作成してOutlookでメールを送信するテンプレートです。
タスクの転記時やメール送信時に発生する入力ミスを防止できるというメリットがあります！

まとめ

タスク管理をスムーズにするには、「転記作業をなくすこと」が重要です。
本記事で紹介した方法を使えば、Notionに追加したタスクが自動でAsanaやtrelloに登録されたり、kintoneに登録したタスクが自動でNotionに登録されたりします。
これにより、手動での入力や確認の手間が省けるだけでなく、業務の抜け漏れを防ぎ、時間をより有効に使うことができるはずです！
本記事では、Asana、Trello、kintoneのそれぞれとNotionを連携する方法を紹介しましたが、Yoomでは20種類以上のプロジェクト管理ツールとの連携が可能です。
ノーコードで連携でき、設定方法も簡単なので、この機会にYoomを使ってタスク管理を効率化し、本当に必要な業務に集中できる環境を作りましょう！
今すぐ設定を進めて、業務の自動化を体験してみてくださいね。