毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出しChatworkに通知する方法

毎日多くのタスクをこなしていると、「今日が期限のタスクをしっかり把握しておきたい」と感じることはありませんか？
今日中に対応すべきタスクをすぐに把握できれば、安心して1日をスタートできるでしょう。
そんな願いを叶える方法として、NotionとChatworkを連携することで、Notionデータベース内の本日が期限のタスクを自動的にChatworkに通知することが可能です。
ノーコードで簡単に設定できるYoomを活用することで、タスクの見落としリスクを軽減できます。
よりスムーズにタスク管理を行う方法について具体的に紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

NotionとChatworkを連携するメリット

メリット1: 期限の見逃し防止

Notionで管理しているタスクが毎朝決まった時間にChatworkに自動的に通知される仕組みを導入すると、タスクの期限の見過ごしを防ぐことが可能になります。
例えば、タスクが多かったり、優先順位が不明確だったりすると、期限が迫っているタスクを見落とすことがあるかもしれません。
自動通知を活用することで、朝の時点で本日が期限のタスクを確認でき、見逃しのリスクを軽減できます。
タスク確認作業がルーチン化されることで、仕事の見通しが良くなり、プロジェクトの進行がスムーズに進むでしょう。

メリット2: 手動通知の削減

タスクの期限を手動で確認し、チームメンバーにリマインドする作業には、意外と多くの時間と労力がかかります。
この連携により、タスクのリマインド作業が自動化され、各メンバーはChatworkで通知を受け取るだけで済むようになります。
例えば、タスクのリマインドを手動で行う必要がなくなるため、他の重要な作業に集中する時間が確保され、生産性の向上も期待できます。
自動化されたリマインド機能により、チーム全体の作業が効率的に進み、仕事の流れがスムーズになるでしょう。

[Yoomとは]

NotionとChatworkの連携フローの作り方

ここからは、「毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でChatworkに通知する」フローの設定についてご紹介します。
Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してください。‍

事前に確認するもの

Notionでデータベースを作成する際は、テーブルビューを使用する必要があります。
※ベーシックなテーブルで作成した場合、データベースとして認識されない可能性があります。

ステップ1: Yoomにログイン

(1)下記のバナーの「詳細を見る」から、「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。

(2)ワークスペースの一覧から、任意のプロジェクトを選択します。
コピーしたテンプレートは、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」に格納されていますので、そちらをご確認ください。
(3)以下の画面が表示されたら、ステップ2に進んでください。

ステップ2: Notionの設定

次に、Notionの設定に移ります。
(1)画面左側にある「マイアプリ」をクリック
(2)次に、画面右側に表示される「+新規接続」をクリック

(3)アプリの一覧からNotionを選択
(4)アクセスをリクエストしている画面で「ページを選択する」をクリック
(5)アクセスを許可するページに任意でチェックをいれた後に、「アクセスを許可する」をクリック
(6)これでNotionのマイアプリ登録が完了しました。

ステップ3: Chatworkの設定

次はChatworkの設定です。これも「マイアプリ」に登録してください。
(1)アプリの一覧からChatworkを選択
(2)ログイン画面にメールアドレスを入力し、「続ける」をクリック
(3)パスワードを入力し、「ログイン」をクリック
(4)リクエスト画面で「許可」をクリックし、マイアプリ登録が完了です。

(5)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリック

(6)コピーしたテンプレートをクリック
(7)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリックし、ステップ4に進んでください。

ステップ4: トリガーとアクションの設定

(1)フローの一覧画面から「スケジュールトリガー」をクリック

(2)スケジュールトリガーのタイトルを設定(既に設定されているタイトルをそのまま使用しても大丈夫です。)
(3)スケジュール設定ですが、今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
スケジュール設定については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてくださいね。

(4)「保存する」をクリック
(5)スケジュールトリガー下に表示される「データベースを操作する」をクリック

(6)タイトルを設定し、実行アクションは「複数のレコードを取得する(最大100件)」が選択されていることを確認
(7)データベースの連携では、データベースIDを設定します。
入力欄を一度クリックしてもらうと、候補が表示されるのでその中から任意で選択してください。

(8)「次へ」をクリック
■データベース操作の詳細設定
(9)取得したいレコードの条件を任意で設定

今回は、期限と今日の日付が等しいことを条件に設定します。

➀プルダウンメニューから期限を選択

➁今回紐づけるNotionを確認すると、日付の形式が「yyyy/mm/dd」になっていますね。

➂日付の中から今日を選択し、今回はデータベース上の形式と同じ「yyyy/mm/dd」の形式を設定

(10)「テスト」をクリックし、該当するレコードの取得が出来ました。

(11)エラーが出なければ、「保存する」をクリックして次に進みます。
※正しく設定出来ていても、Notionに今日の日付がない場合はエラーになるので、テスト用に本日の日付のタスクを作成しておくと良いかもしれません！
(12)一番下にある「アプリと連携する」をクリック

(13)タイトルを設定し、実行アクションは「メッセージを送る」が選択されていることを確認

(14)次へをクリック
■API接続設定
(15)ルームIDは、候補から任意で選択

(16)メッセージは、テキストとアウトプットを組み合わせて構成することができます。

(17)「テスト」でエラーが出なければ、「保存する」をクリック
(18)以下の画面が表示されたら、「トリガーをON」をクリック

お疲れ様でした、設定は以上です。
今回紹介したフローボットのテンプレートは、Yoomに登録することで利用可能です。

他にもNotionとChatworkを連携してできる自動化の例

YoomにはNotionとChatworkを使った自動化の例が複数あり、その中からいくつか紹介します。

1. Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してChatworkに通知するフローです。
会議後に長い議事録をすべて読むのは大変ですよね。この自動化を活用すれば、Notionに保存された議事録が要約され、Chatworkで確認が可能になります。重要なポイントだけを効率的に把握できるので、次のステップに素早く移ることができるでしょう。

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2. Notionで顧客情報に関するページが作成されたら、Chatworkに通知するフローです。
新しい顧客情報が追加された際に、すぐに確認したいときに便利です。このフローを使うと、Notionで新しく作成された顧客情報ページがChatworkで通知され、チーム内での情報共有がよりスムーズに進むでしょう。

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3. Notionの任意のデータベースに新しい情報が追加されたら、Chatworkに通知するフローです。
プロジェクトの進捗や新しいタスクが追加されたときに見逃したくない方におすすめです。必要な対応を適切なタイミングで取るためのサポートになるでしょう。

まとめ

NotionとChatworkを連携させることで、タスクの期限管理がより効率的に行えるようになるでしょう。
Yoomを使用してノーコードで簡単に設定できるこの連携により、タスクの見過ごし防止や手動通知の削減が実現し、タスク管理全体がスムーズに進むようになります。
特に、タスクが多く、手動での管理が負担に感じる方や、チーム全体での進捗確認を効率化したい方にとって、Yoomを活用したこの連携は非常に役立ちます。
ぜひ、Yoomを使ってタスク管理の効率化を図ってみてください。