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「Notionでタスク管理をしているものの、担当者へのリマインドやチーム全体への進捗共有が追いつかない…」
「タスクの期限が迫っているのに気づかず、対応が遅れてしまった…」
このように、Notion上のタスク管理とチームへの情報共有に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Notionで管理しているタスクの期限が近づいた際、Talknoteへ自動で通知する</span>自動化フローが実現するとしたら、業務のお悩みを一気に解決できそうですよね！
今回ご紹介するYoomの自動化を活用することで、タスクの見落としや共有漏れといったミスを防ぐことにもつながり、結果としてチーム全体の生産性向上が目指せそうです。
ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Notionで管理するタスク情報を自動で通知する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
NotionとTalknoteを連携させてタスク管理や情報共有を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！手作業による通知の手間をなくし、チーム内のコミュニケーションを円滑にすることで、業務全体の効率を向上させることができるでしょう。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">毎日決まった時間にNotionデータベースを自動で確認し、期限が本日となっているタスク情報をまとめてTalknoteに通知する</span>ことで、タスクの対応漏れが低減し、チーム全体の進捗管理を円滑にします！
<span class="mark-yellow">Notionで顧客からの問い合わせや従業員からの休暇申請など、新しいページやアイテムが作成されたタイミングで、その内容をTalknoteへ通知する</span>フローであり、情報共有のスピード向上が見込めます！
それではここから代表的な例として、毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し、一括でTalknoteに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになります！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます！
※今回Talknoteと連携したいページはこの時点で作成されている必要があります。そのため、Talknoteと連携したいページがまだの場合は作成し、あらかじめレコードなどを追加しておきましょう。
Notionを検索しアイコンクリックします。次の画面で［ページを選択する］をクリックしてください。
Yoomアカウントと連携したいページを選択し、［アクセスを許可する］をクリックすると接続完了です。
次に、Talknoteを接続しましょう。先ほどと同様の操作でTalknoteのアプリアイコンを検索し、クリックします。
こちらのページを参考に「クライアントID」「クライアントシークレット」を登録してください。
必要情報を入力後、[追加]をクリックしましょう。
設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
以下のように表示されていれば、Yoomアカウントにテンプレートがコピーされています。コピーされたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、次回アクセスする際はマイプロジェクトからアクセスしましょう。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でTalknoteに通知する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されるので、トリガーとなる「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
ここでは、指定したスケジュールでフローボットを起動するように設定を行います。
今回は例として、Cron設定の『毎日、9時になったら稼働する』ように指定しています。
スケジュール設定については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
今回のように、より詳細に指定したい際には実行頻度を細かく調整できる『Cron設定』がおすすめです。
また、Cronの記述ルールにしたがって入力することで、「05:12に実行」や「10分おきに実行」と設定することもできます。
Cronの記述方法はこちらを参考にしましょう。
他にも、曜日・日時を指定することもできます。運用状況に合わせてカスタムしてくださいね。
設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。
次に、2つ目の「複数のレコードを取得する（最大100件）」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールします。
「データベースの連携」では、入力バーをクリックするとアカウントに基づいた情報が展開されます。
登録対象のレコードが管理されているデータベースIDをここから選択しましょう。設定後、[次へ]をクリックします。
次の画面で、取得したいレコードの条件を任意で設定しましょう。
今回は、Notion内の日付と今日の日付が等しいことを条件に設定します。
左側の入力ボックスでは、今回のフローに合わせて事前作成した、Notionデータベース内の日付を選択します。
右側の入力ボックスで、【日付】の中から今日を選択し、今回はデータベース上の形式と同じ「yyyy/mm/dd」の形式を設定しましょう。
このように設定することで、先ほど作成したスケジュールトリガーで指定した曜日や日にちにNotionのレコード情報を自動的に抽出できるようになります。
テストでエラーが出なければ、『保存する』をクリックしてください。
この時に、今回作成したNotionのレコード情報がアウトプットとして取得されているかも確認してくださいね。（以下はテスト成功画面の一例です。）
【Tips】
アウトプットは各アクションで取得でき、取得したアウトプットはそれ以降のアクションで活用可能です。つまり、ここで取得したアウトプットをTalknoteに自動送信可能となります！
最後に、「スレッドにメッセージを投稿」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が正しいかを確認して、「次へ」を押してください。
次の画面の「スレッドID」は、入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。
「メッセージ内容」には、通知したい内容を入力していきます。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットも引用可能です。このようにアウトプットを引用することで、毎回異なる内容を通知できます。
見やすいように固定のテキストや「：」などの記号を使って構成してみてくださいね。
【Tips】
このようにアウトプットを活用することで最新のデータをその都度Talknoteへ自動送信可能となります。なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、下記画像のように「各自確認をお願いします」などは手入力し、毎回変動することが望ましい「件名」や「説明」などはアウトプットを活用しましょう。
テストを行い、エラーが出なければ、『保存する』をクリックします。
この時に、指定したスレッドに実際に通知が届いているかも確認しましょう！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
今回ご紹介した連携以外でも、NotionとTalknoteを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
取得データや作成した請求書を関係者に送付したり、フォームの回答を自動格納可能です。
AI機能を活用することで、会議内容を素早くテキストに起こせるため、手作業の削減が見込めます。
情報登録をトリガーとして、詳細を関係者に素早く通知します。
また、AI機能によるデータ抽出や翻訳を駆使することで、転記ミスや翻訳誤りを最小限に抑えられるようになるでしょう。
NotionとTalknoteの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスクの期限確認や通知業務の手間が低減し、ヒューマンエラーによる共有漏れや対応遅れの防止にもつながります。</span>
メンバーは常に最新のタスク状況を把握できるようになり、集中すべきコア業務に充分に時間を使えるようになりそうです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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