毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知する方法

[Yoomとは]

NotionとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知する」フローを一緒に作っていきましょう！

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:NotionとMicrosoft Teamsをマイアプリに登録して連携しよう！

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Notionをクリックします。

(3)以下の内容が出るので、「ページを選択する」をクリックしてください。

(4)許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。

(5)次にMicrosoft Teamsの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からMicrosoft Teamsをクリックしてください。

(6)Microsoft Teamsにサインインしてください。
連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft Teamsが登録されます。

これでNotionとMicrosoft Teamsのマイアプリ登録が完了しました。
次はテンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2:スケジュールトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーをクリックして「試してみる」をクリックしてください。

スケジュールトリガーの「指定したスケジュールになったら」をクリックします。

(2)実行時間の指定画面からフローボットを起動させるスケジュールを設定します。
スケジュールの設定は日付指定、曜日指定、より細かく実行頻度を調整したい場合に使用するCron設定の3つが選択できます。
Cron設定の設定方法は以下のサイトをご参照ください。
Cron設定の設定方法

今回はCron設定で毎朝6時に実行するように設定しました。設定が完了したら、「保存する」をクリックします。

ステップ3:データベースを操作する

(1)次はNotionのデータベースを操作します。
「複数のレコードを取得する（最大１００件）」をクリックしましょう。

(2)データベースの連携画面より、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、
実行アクションは「複数のレコードを取得する（最大１００件）」のままにします。
データベースIDは候補から対象のデータを選択してください。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。

(3)データベース操作の詳細設定にて、取得したいレコードの条件を入力します。
「＋トリガー条件を追加」をクリックすると、取得したいレコード条件を増やすことができます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーとならなければ、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4:アプリと連携する

(1)次はMicrosoft Teamsと連携をします。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面より、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャネルにメッセージを送る」のままで、「次へ」をクリックします。

(3)Microsoft TeamsのAPI接続設定画面からチャンネルに送るメッセージの設定をします。
必須項目である、チームID、チャネルIDは候補より選択し、メッセージにはMicrosoft Teamsに送られる内容を入力してください。

その他の項目は必須項目ではありませんので、必要な箇所を入力をしてください。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。

(4)最後にメールトリガーをOFFからONに変更します。

これで、「毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知する」フローボットの完成です。お疲れ様でした！

その他のNotionとMicrosoft Teamsを使った自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionやMicrosoft TeamsのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Notionを活用した自動化例

Notionデータベースで取引先が登録されたらマネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録する

特に、Notionを使って顧客情報を管理している方にはおすすめです。Notionで取引先を登録すると、自動でマネーフォワード クラウド請求書に取引先が追加されます。さらに、フローをカスタマイズすれば、登録が完了した際に特定のユーザーに通知することもできます。

毎月Notionの情報を一括取得し、Googleドキュメントに記録する

一度設定してしまえば毎月自動でGoogleドキュメントにデータが転記されるので、Notionのバックアップとして活用できそうです。

毎日Notionのデータをkintoneに登録する

Notionで管理している情報を毎日自動的にkintoneに転送することで、手動でのデータ入力や更新の手間を省けます。毎日の繰り返し作業を自動化することで、他の重要な業務に集中できますね。Notionとkintoneを併用している方はぜひ試してみてください。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

freee会計で経費申請が承認されたら、Microsoft Teamsに通知する

freee会計で提出した経費申請が承認されたらMicrosoft Teamsに自動で知らせてくれるので、何度も経理部に確認しに行く必要がなくなりそうです！特に営業部の方など、出張などで経費申請書の提出が多い方におすすめです。

Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する

Microsoft Teamsに通知するだけでなく、Microsoft Teamsの内容をもとに他ツールを更新することもできます。内容が流れてしまいやすいMicrosoft Teamsの情報を一元管理したい場合にぴったりです。普段お使いのツールにカスタマイズしてお使いください。

Microsoft Teamsで特定のキーワードが投稿されたらChatGPTで情報を整理し、PDFを生成してアップロードする

こちらはAIを使ったフローです。情報整理、PDF作成、アップロードまで自動で行うため、手作業を大幅に削減できるでしょう。ChatGPTを使った情報整理により、常に統一されたフォーマットのPDFが生成され、資料の品質向上も見込めます。

NotionとMicrosoft Teamsを連携するメリット

メリット1: タスク管理の効率化

例えば、顧客とのやり取りが多い営業担当者とアシスタントの方が、毎日の業務連絡を口頭やメールで行っていた場合、伝達漏れや聞き間違いが起こるリスクが考えられます。しかし、NotionとMicrosoft Teamsを連携することで、毎日のタスクを自動的に抽出し、Microsoft Teamsに通知することが可能です。しかも、通知する時間や曜日、通知内容も自由にカスタマイズすることができます。
これによって、タスクの見逃しを防ぎ、営業担当者もアシスタントも効率の良いスムーズなタスク管理が可能となるでしょう。

メリット2:リモートワークのサポート

リモートワークが増え、チームメンバーがそれぞれ異なる場所で働いている場合も、NotionとMicrosoft Teamsの連携は、チームの状況を把握するためにとても役に立つでしょう。
例えば、チームリーダーの場合、NotionとMicrosoft Teamsを連携することによって、メンバーがNotionに登録したタスクの期日になるとMicrosoft Teamsで自動で通知されるので、Notionで期日を確認する必要がなくなりますね。また、メンバーもリーダーに報告する手間が減るので、リモートワーク環境でも効率的に業務を進めやすくなるのではないでしょうか。

まとめ

Yoomを使ってNotionとMicrosoft Teamsを連携し、毎日のタスク管理を効率化する方法をご紹介しました。今回のテンプレートを使用すれば、大事なタスクの見逃しを防ぐことができそうですね！
特に、社内にいなくてもチーム全体の状況をタイムリーに共有できるため、リモートワーク環境に適しています。
この記事を読んで興味を持ってくださった方は、ぜひ今回のフローを試してみてください！