【プログラミング不要】NotionとTeams連携で本日締め切りのタスクを自動通知する方法

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:NotionとMicrosoft Teamsをマイアプリに登録して連携しよう！

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Notionをクリックします

(3)以下の内容がでるので、「ページを選択する」をクリックします。

(4)許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。

(5)次にMicrosoft Teamsの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からMicrosoft Teamsをクリックします。

(6)Microsoft Teamsにサインインします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft Teamsが登録されます。

これでNotionとMicrosoft Teamsのマイアプリ登録が完了しました。
次はテンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2:スケジュールトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーをクリックして「試してみる」をクリックします。

スケジュールトリガーの「指定したスケジュールになったら」をクリックします。

(2)実行時間の指定画面からフローボットを起動させるスケジュールを設定します。
スケジュールの設定は日付指定、曜日指定、より細かく実行頻度を調整したい場合に使用するCron設定の3つが選択できます。
Cron設定の設定方法は以下のサイトをご参照ください。
Cron設定の設定方法

今回はCron設定で毎朝6時に実行するように設定しました。設定が完了したら、「保存する」をクリックします。

ステップ3:データベースを操作する

(1)次はNotionのデータベースを操作します。
「複数のレコードを取得する（最大１００件）」をクリックします。

(2)データベースの連携画面より、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、
実行アクションは「複数のレコードを取得する（最大１００件）」のままにします。
データベースIDは候補から対象のデータを選択します。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。

(3)データベース操作の詳細設定にて、取得したいレコードの条件を入力します。
「＋トリガー条件を追加」をクリックすると、取得したいレコード条件を増やすことができます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ4:アプリと連携する

(1)次はMicrosoft Teamsと連携をします。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。

(2)連携アカウントとアクションを選択画面より、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャネルにメッセージを送る」のままで、「次へ」をクリックします。

(3)Microsoft TeamsのAPI接続設定画面からチャンネルに送るメッセージの設定をします。
必須項目である、チームID、チャネルIDは候補より選択し、メッセージにはMicrosoft Teamsに送られる内容を入力します。

その他の項目は必須項目ではありませんので、必要な箇所を入力をしてください。
入力が完了しましたら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。

(4)最後にメールトリガーをOFFからONに変更します。

これで、「毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知する」フローボットの完成です。お疲れ様でした！

その他のNotionとMicrosoft Teamsを使った自動化例

他にもNotionとMicrosoft Teamsを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.会議に出席できなかった場合、議事録を確認するのは手間ですよね？そんなときには「Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する」フローが便利です。このフローを使うと、Notionに議事録が作成されたとき、自動的に内容を要約してMicrosoft Teamsに通知されるので、確認にかかる時間を節約することが期待できます。

2.次のテンプレートはNotionとマネーフォワード クラウド請求書を連携して、「Notionデータベースで取引先が登録されたらマネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録する」フローです。特に、Notionを使って顧客情報を管理している方にはおすすめです。Notionで取引先を登録すると、自動でマネーフォワード クラウド請求書に取引先が追加されます。さらに、フローをカスタマイズすれば、登録が完了した際に特定のユーザーに通知することもできます。

3.次のテンプレートはfreee会計とMicrosoft Teamsを連携して「freee会計で経費申請が承認されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローです。特に、営業部の方など、出張などで経費申請書の提出が多いと思いますが、以下のテンプレートを使用すると、freee会計で提出した経費申請が承認されたらMicrosoft Teamsに自動で知らせてくれるので、何度も経理部に確認しに行く必要がなくなりそうです！

まとめ

Yoomを使ってNotionとMicrosoft Teamsを連携し、毎日のタスク管理を効率化する方法をご紹介しました。今回のテンプレートを使用すれば、大事なタスクの見逃しを防ぐことができそうですね！
特に、社内にいなくてもチーム全体の状況をタイムリーに共有できるため、リモートワーク環境に適しています。
この記事を読んで興味を持ってくださった方は、ぜひ、下記のフォームから２週間無料で試してみてください!
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