[Yoomとは]

今回ご紹介するテンプレート以外にも、Notion・Microsoft Teamsがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。

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NotionとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知する」フローを一緒に作っていきましょう！

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:NotionとMicrosoft Teamsをマイアプリに登録して連携しよう！

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Notionをクリックします。

(3)以下の内容が出るので、「ページを選択する」をクリックしてください。

(4)許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。

(5)次にMicrosoft Teamsの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からMicrosoft Teamsをクリックしてください。

(6)Microsoft Teamsにサインインしてください。
連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft Teamsが登録されます。

これでNotionとMicrosoft Teamsのマイアプリ登録が完了しました。
次はテンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2:スケジュールトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーをクリックして「試してみる」をクリックしてください。

スケジュールトリガーの「指定したスケジュールになったら」をクリックします。

(2)実行時間の指定画面からフローボットを起動させるスケジュールを設定します。
スケジュールの設定は日付指定、曜日指定、より細かく実行頻度を調整したい場合に使用するCron設定の3つが選択できます。
Cron設定の設定方法は以下のサイトをご参照ください。
Cron設定の設定方法

今回はCron設定で毎朝6時に実行するように設定しました。設定が完了したら、「保存する」をクリックします。

ステップ3:データベースを操作する

(1)次はNotionのデータベースを操作します。
「複数のレコードを取得する（最大１００件）」をクリックしましょう。

(2)データベースの連携画面より、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、
実行アクションは「複数のレコードを取得する（最大１００件）」のままにします。
データベースIDは候補から対象のデータを選択してください。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。

(3)データベース操作の詳細設定にて、取得したいレコードの条件を入力します。
「＋トリガー条件を追加」をクリックすると、取得したいレコード条件を増やすことができます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーとならなければ、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4:アプリと連携する

(1)次はMicrosoft Teamsと連携をします。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面より、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャネルにメッセージを送る」のままで、「次へ」をクリックします。

(3)Microsoft TeamsのAPI接続設定画面からチャンネルに送るメッセージの設定をします。
必須項目である、チームID、チャネルIDは候補より選択し、メッセージにはMicrosoft Teamsに送られる内容を入力してください。

その他の項目は必須項目ではありませんので、必要な箇所を入力をしてください。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。

(4)最後にメールトリガーをOFFからONに変更します。

これで、「毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知する」フローボットの完成です。お疲れ様でした！

NotionやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化の例

本日紹介したもの以外にもNotionとMicrosoft Teamsを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

いずれもテンプレートが用意されているので、すぐに活用を始めることが可能です。

NotionとMicrosoft Teamsを連携した自動化例

NotioとMicrosoft Teamsを連携して、Notion内の情報をトリガーにしたTeamsへの自動通知やTeamsへの投稿内容を元にしたNotionへの自動登録など可能になります。

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Notionを活用した自動化例

Notionに登録された情報をチャットツールに通知する

Notionのデータベースに登録された情報をSlackやChatworなどへ自動で通知します。

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お問い合わせ内容をNotionに追加する

GoogleフォームやGmailに送信されたお問い合わせ内容をNotionに自動で追加します。

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Notionに登録した内容をデータベースに追加する

Notionに登録した内容をGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelなどのデータベースに自動で追加します。

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Microsoft Teamsを連携した自動化例

タスク管理ツールにタスクが追加されたらMicrosoft Teamsにメッセージを送付する

TrelloやAsanaにタスクが登録されたことを、Microsoft Teamsに自動で通知します。

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Microsoft Teamsに投稿した内容をデータベースに登録する

Microsoft Teamsに投稿された内容を元にMicrosoft ExcelやSalesforceなどのデータベースに情報を自動で登録します。

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ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに自動で通知します。

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ご紹介したテンプレート以外にも、Notion・Microsoft Teamsがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。

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NotionとMicrosoft Teamsを連携するメリット

メリット1: タスク管理の効率化

例えば、顧客とのやり取りが多い営業担当者とアシスタントの方が、毎日の業務連絡を口頭やメールで行っていた場合、伝達漏れや聞き間違いが起こるリスクが考えられます。しかし、NotionとMicrosoft Teamsを連携することで、毎日のタスクを自動的に抽出し、Microsoft Teamsに通知することが可能です。しかも、通知する時間や曜日、通知内容も自由にカスタマイズすることができます。
これによって、タスクの見逃しを防ぎ、営業担当者もアシスタントも効率の良いスムーズなタスク管理が可能となるでしょう。

メリット2:リモートワークのサポート

リモートワークが増え、チームメンバーがそれぞれ異なる場所で働いている場合も、NotionとMicrosoft Teamsの連携は、チームの状況を把握するためにとても役に立つでしょう。
例えば、チームリーダーの場合、NotionとMicrosoft Teamsを連携することによって、メンバーがNotionに登録したタスクの期日になるとMicrosoft Teamsで自動で通知されるので、Notionで期日を確認する必要がなくなりますね。また、メンバーもリーダーに報告する手間が減るので、リモートワーク環境でも効率的に業務を進めやすくなるのではないでしょうか。

まとめ

Yoomを使ってNotionとMicrosoft Teamsを連携し、毎日のタスク管理を効率化する方法をご紹介しました。今回のテンプレートを使用すれば、大事なタスクの見逃しを防ぐことができそうですね！
特に、社内にいなくてもチーム全体の状況をタイムリーに共有できるため、リモートワーク環境に適しています。
この記事を読んで興味を持ってくださった方は、ぜひ今回のフローを試してみてください！