2024/09/05
アプリ同士の連携方法

【プログラミング不要】NotionとTeams連携で本日締め切りのタスクを自動通知する方法

t.aizawa

目次

忙しいとタスクの期限を忘れてしまうこと、ありませんか?特に複数の案件を担当している営業担当の方や人事担当者の方など、「昨日までは覚えていたのに…!」なんてよくあることです。
しかし、NotionとMicrosoft Teamsを連携することで、Notionのデータベース内の本日が期限のタスクを毎日自動で抽出し、Microsoft Teamsに通知することができます。
この記事では、NotionとMicrosoft Teamsを連携するメリットと、Notionのデータベース内のタスクから本日が期限のものを毎日抽出し、一括でMicrosoft Teamsに通知する方法を、画像付きで詳しくご説明します!

それでは、NotionとMicrosoft Teamsを連携することで得られる具体的なメリットをご紹介します。

NotionとMicrosoft Teamsを連携するメリット

メリット1: タスク管理の効率化

例えば、顧客とのやり取りが多い営業担当者とアシスタントの方が、毎日の業務連絡を口頭やメールで行っていた場合、伝達漏れや聞き間違いが起こるリスクが考えられます。しかし、NotionとMicrosoft Teamsを連携することで、毎日のタスクを自動的に抽出し、Microsoft Teamsに通知することが可能です。しかも、通知する時間や曜日、通知内容も自由にカスタマイズすることができます。
これによって、タスクの見逃しを防ぎ、営業担当者もアシスタントも効率の良いスムーズなタスク管理が可能となるでしょう。

メリット2:リモートワークのサポート

リモートワークが増え、チームメンバーがそれぞれ異なる場所で働いている場合も、NotionとMicrosoft Teamsの連携は、チームの状況を把握するためにとても役に立つでしょう。
例えば、チームリーダーの場合、NotionとMicrosoft Teamsを連携することによって、メンバーがNotionに登録したタスクの期日になるとMicrosoft Teamsで自動で通知されるので、リーダーはNotionで期日を確認する必要がなくなるでしょう。また、メンバーもリーダーに報告する手間が減るので、リモートワーク環境でも効率的に業務を進めやすくなるでしょう。

[Yoomとは]

NotionとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知する」フローを一緒に作っていきましょう!
今回使用するテンプレートは以下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーすることができます。

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます!
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:NotionとMicrosoft Teamsをマイアプリに登録して連携しよう!

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「+新規接続」を選択してください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Notionをクリックします

(3)以下の内容がでるので、「ページを選択する」をクリックします。

(4)許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。

(5)次にMicrosoft Teamsの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からMicrosoft Teamsをクリックします。


(6)Microsoft Teamsにサインインします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft Teamsが登録されます。

これでNotionとMicrosoft Teamsのマイアプリ登録が完了しました。
次はテンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう!

ステップ2:スケジュールトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーをクリックして「試してみる」をクリックします。

スケジュールトリガーの「指定したスケジュールになったら」をクリックします。

(2)実行時間の指定画面からフローボットを起動させるスケジュールを設定します。
スケジュールの設定は日付指定、曜日指定、より細かく実行頻度を調整したい場合に使用するCron設定の3つが選択できます。
Cron設定の設定方法は以下のサイトをご参照ください。
Cron設定の設定方法

今回はCron設定で毎朝6時に実行するように設定しました。設定が完了したら、「保存する」をクリックします。

ステップ3:データベースを操作する

(1)次はNotionのデータベースを操作します。
「複数のレコードを取得する(最大100件)」をクリックします。


(2)データベースの連携画面より、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、
実行アクションは「複数のレコードを取得する(最大100件)」のままにします。
データベースIDは候補から対象のデータを選択します。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。


(3)データベース操作の詳細設定にて、取得したいレコードの条件を入力します。
「+トリガー条件を追加」をクリックすると、取得したいレコード条件を増やすことができます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ4:アプリと連携する

(1)次はMicrosoft Teamsと連携をします。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。

(2)連携アカウントとアクションを選択画面より、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャネルにメッセージを送る」のままで、「次へ」をクリックします。


(3)Microsoft TeamsのAPI接続設定画面からチャンネルに送るメッセージの設定をします。
必須項目である、チームID、チャネルIDは候補より選択し、メッセージにはMicrosoft Teamsに送られる内容を入力します。

その他の項目は必須項目ではありませんので、必要な箇所を入力をしてください。
入力が完了しましたら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。

(4)最後にメールトリガーをOFFからONに変更します。

これで、「毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知する」フローボットの完成です。お疲れ様でした!

その他のNotionとMicrosoft Teamsを使った自動化例

他にもNotionとMicrosoft Teamsを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.会議に出席できなかった場合、議事録を確認するのは手間ですよね?そんなときには「Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する」フローが便利です。このフローを使うと、Notionに議事録が作成されたとき、自動的に内容を要約してMicrosoft Teamsに通知されるので、確認にかかる時間を節約することが期待できます。

2.次のテンプレートはNotionとマネーフォワード クラウド請求書を連携して、「Notionデータベースで取引先が登録されたらマネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録する」フローです。特に、Notionを使って顧客情報を管理している方にはおすすめです。Notionで取引先を登録すると、自動でマネーフォワード クラウド請求書に取引先が追加されます。さらに、フローをカスタマイズすれば、登録が完了した際に特定のユーザーに通知することもできます。

3.次のテンプレートはfreee会計とMicrosoft Teamsを連携して「freee会計で経費申請が承認されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローです。特に、営業部の方など、出張などで経費申請書の提出が多いと思いますが、以下のテンプレートを使用すると、freee会計で提出した経費申請が承認されたらMicrosoft Teamsに自動で知らせてくれるので、何度も経理部に確認しに行く必要がなくなりそうです!

まとめ

Yoomを使ってNotionとMicrosoft Teamsを連携し、毎日のタスク管理を効率化する方法をご紹介しました。今回のテンプレートを使用すれば、大事なタスクの見逃しを防ぐことができそうですね!
特に、社内にいなくてもチーム全体の状況をタイムリーに共有できるため、リモートワーク環境に適しています。
この記事を読んで興味を持ってくださった方は、ぜひ、下記のフォームから2週間無料で試してみてください!
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