正確な従業員情報の管理は企業運営にとって重要です。
そこで、今回はNotionとTOKIUMを連携して、自動的に従業員データを登録する方法をご紹介します。
これにより、手作業が削減され、人的ミスを防ぐことで正確にデータを登録できるでしょう。
本記事では、NotionとTOKIUMの設定方法や連携のメリットをご紹介します。
こんな方におすすめ
- 従業員情報の管理に課題を感じている方
- 従業員情報の登録作業に負担を感じている方
- 他部署との従業員情報の共有をスピーディーに行いたい方
- NotionデータベースとTOKIUMを使用しており、これらを効率よく連携したい方
NotionとTOKIUMの連携メリットと具体例
メリット1:人事・総務担当者の負担を軽減する
NotionとTOKIUMを連携すると、人事・総務担当者の作業を軽減することができるでしょう。
たとえば、入社手続きをする場合に従業員データをNotionに登録すれば、自動的にTOKIUMに反映されるため、それぞれのシステムにデータを入力する手間が省けます。
これにより、確認漏れや入力ミスが減り、作業が簡略化され、作業スピード向上も期待できます。
メリット2:データの整合性を保つ
データの整合性を確保することは、データ管理において重要なポイントと言えるでしょう。
たとえば、複数のシステムに従業員データを登録していると、データの重複や漏れが発生する可能性が高まります。
しかし、アプリを連携して従業員登録を自動化すると、手作業が不要になり、そういったリスクを防ぐことができます。
これにより、正確なデータに基づいて登録でき、データの不整合を防ぐため、一貫したデータ維持が実現できるかもしれません。
メリット3:部門間の情報共有がしやすくなる
NotionとTOKIUMを連携することで、部門間での情報共有が円滑になるかもしれません。
これにより、従業員データの一元管理が可能になり、従業員管理がさらに効率化されるでしょう。
たとえば、新入社員が入社した際、総務や経理部が最新のデータにアクセスできるため、問い合わせを削減できるでしょう。
また、経費申請の際も登録したデータを活用できるため、申請プロセスがスムーズになるかもしれません。
NotionとTOKIUMを連携し、Yoomを使用した自動化の設定方法をご紹介します。
[Yoomとは]
NotionとTOKIUMの連携フローの作り方
今回は「Notionで従業員情報が登録されたらTOKIUMに追加する」という以下のテンプレートの設定方法を解説します。
このテンプレートを利用することで、一から自動化設定を行う必要がないので便利です。
Notionで従業員情報が登録されたらTOKIUMに追加する
試してみる
■概要
Notionで従業員情報を管理しているものの、経費精算などで利用するTOKIUMへは手作業で登録しており、二重入力の手間や入力ミスに課題を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに従業員情報が登録されると、自動でTOKIUMに従業員データとして追加されるため、こうした課題をスムーズに解消し、人事情報の管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとTOKIUMで従業員情報を管理しており、手入力での連携に手間を感じている方
- 従業員情報の登録時の入力ミスや反映漏れを防ぎ、データ連携の正確性を高めたい方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、人事関連の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに従業員情報が登録されるとTOKIUMへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとTOKIUMをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Notionのページが「作成」されたのか「更新」されたのかを判別する条件を設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで指定したページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでTOKIUMの「従業員の登録」アクションを設定し、Notionから取得した情報を連携します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理しているデータベースのIDを任意で設定してください
- TOKIUMに従業員を登録する設定では、Notionから取得した氏名や社員番号などの値を、TOKIUMのどの項目に連携させるか自由に設定してください
■注意事項
- Notion、TOKIUMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
大きく分けて以下の連携フローで作成していきます。
- NotionとTOKIUMをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くTOKIUMのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、NotionとTOKIUMの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1:NotionとTOKIUMをマイアプリ登録
NotionとTOKIUMをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更します。
Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からNotionを探すか、「アプリ名で検索」で検索します。
以下の画面が表示されるので、下部の「ページを選択する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、許可するページにチェックを入れて、「アクセスを許可する」をクリックしましょう。
次に、TOKIUMのマイアプリ登録をします。
先ほどと同様にアプリ一覧からTOKIUMを探すか、「アプリ名で検索」から検索してください。
以下の画面が表示されるので、説明を確認して「アカウント名」と「アクセストークン」を設定しましょう。
マイアプリにNotionとTOKIUMが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定を行うので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Notionで従業員情報が登録されたらTOKIUMに追加する
試してみる
■概要
Notionで従業員情報を管理しているものの、経費精算などで利用するTOKIUMへは手作業で登録しており、二重入力の手間や入力ミスに課題を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに従業員情報が登録されると、自動でTOKIUMに従業員データとして追加されるため、こうした課題をスムーズに解消し、人事情報の管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとTOKIUMで従業員情報を管理しており、手入力での連携に手間を感じている方
- 従業員情報の登録時の入力ミスや反映漏れを防ぎ、データ連携の正確性を高めたい方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、人事関連の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに従業員情報が登録されるとTOKIUMへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとTOKIUMをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Notionのページが「作成」されたのか「更新」されたのかを判別する条件を設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで指定したページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでTOKIUMの「従業員の登録」アクションを設定し、Notionから取得した情報を連携します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理しているデータベースのIDを任意で設定してください
- TOKIUMに従業員を登録する設定では、Notionから取得した氏名や社員番号などの値を、TOKIUMのどの項目に連携させるか自由に設定してください
■注意事項
- Notion、TOKIUMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面表示を読んで「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合は、以下のページより変更できます。
Notionの設定を行うので、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くTOKIUMのオペレーション設定
以下の画面が表示されたら、設定を進めてください。
- 「Notionと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
- 「トリガーアクション」→特定のデータソースのページが作成・更新されたら
以下の画面が表示されたら、設定してください。
- 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、ご注意ください。
- 「データソースID」→URLの一部から選択
Notionに移動し、テスト用に従業員情報を設定してください。
※必ずテーブルビューを使用しましょう。
以下のように設定しました。
Yoom画面に移動して、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
ここで取得した値は、後続オペレーションで変数として活用できます。
※取得した値とは？
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
次に、Notionでレコードを取得する設定を行うので、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「Notionと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
- 「実行アクション」→レコードを取得する（ID検索）
データベースIDはトリガーアクションで設定したデータソースIDと同じものを設定してください。
以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
今回は、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」の『取得した値』のIDを選択しました。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、TOKIUMの設定を行うので、「従業員を登録」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
- 「TOKIUMと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
- 「アクション」→従業員を登録
次の画面で従業員情報を設定します。
「レコードを取得する（ID検索）」の『取得した値』から、「姓」、「名」、「メールアドレス」といった情報を設定してください。
今回は生年月日をパスワードに設定するため、「レコードを取得する（ID検索）」から「生年月日」を選択しましょう。
他の項目も設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、NotionとTOKIUMの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了します。
正常にフローボットが起動するか確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
Notionで従業員情報が登録されたらTOKIUMに追加する
試してみる
■概要
Notionで従業員情報を管理しているものの、経費精算などで利用するTOKIUMへは手作業で登録しており、二重入力の手間や入力ミスに課題を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに従業員情報が登録されると、自動でTOKIUMに従業員データとして追加されるため、こうした課題をスムーズに解消し、人事情報の管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとTOKIUMで従業員情報を管理しており、手入力での連携に手間を感じている方
- 従業員情報の登録時の入力ミスや反映漏れを防ぎ、データ連携の正確性を高めたい方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、人事関連の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに従業員情報が登録されるとTOKIUMへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとTOKIUMをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Notionのページが「作成」されたのか「更新」されたのかを判別する条件を設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで指定したページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでTOKIUMの「従業員の登録」アクションを設定し、Notionから取得した情報を連携します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理しているデータベースのIDを任意で設定してください
- TOKIUMに従業員を登録する設定では、Notionから取得した氏名や社員番号などの値を、TOKIUMのどの項目に連携させるか自由に設定してください
■注意事項
- Notion、TOKIUMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
その他のTOKIUMやNotionを使った自動化の例
他にもTOKIUMやNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Google スプレッドシートに行が追加されたら、TOKIUMに取引先を自動登録するフローです。
Google スプレッドシートにも取引先を登録している方におすすめの自動化です。
Google スプレッドシートに取引先が登録されるとTOKIUMにも自動で登録されるため、手間が省けます。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、TOKIUMに取引先を登録する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、TOKIUMに取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先情報の管理をしている方
・Google スプレッドシートに取引先情報を日常的に追加している方
・管理業務でGoogle スプレッドシートを活用している方
2.業務でTOKIUMを利用している方
・TOKIUMへの取引先情報の追加を手動で行っている方
・Google スプレッドシートとTOKIUMの連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
取引先情報の管理において複数のツールを利用する場合、手動による情報入力が手間だと感じているかもしれません。
また、手動による情報入力は入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで取引先が追加されるとTOKIUMに自動で追加することができます。
TOKIUMへの取引先の登録が自動化されることで、後続作業をスムーズに進めることができ、業務の効率化を図ることが可能です。
また、手動によるヒューマンエラーの発生を防止することができるため、正確なデータ管理をすることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、TOKIUMのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.TOKIUMで請求書が登録されたら、自動的にMicrosoft Teamsに通知するフローです。
請求書登録が通知で分かるため、後続業務がスムーズに進められるでしょう。
手動での通知の手間が省け、労力と時間の消費が抑制されます。
TOKIUMで請求書が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
TOKIUMで請求書が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・登録完了の通知をMicrosoft Teamsで受け取って確認漏れを防ぎたい方
・登録された請求書の内容に応じてMicrosoft Teamsの通知先を柔軟に設定したい方
2.TOKIUMの請求状況を把握したいチームメンバー
・重要な取引先の請求書登録完了をMicrosoft Teams上で通知を受け取って迅速に対応したい方
3.マネージャー・経営層
・重要な取引先への請求書登録を把握して売上管理やリスク管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書管理を効率化して業務の無駄を省くためのツールですが、請求書が登録されるたびにMicrosoft Teamsに手動で通知するのは、時間と労力を消費するだけではなくヒューマンエラーのリスクも伴います。
このフローを導入することで、TOKIUMでの請求書登録をきっかけに、Microsoft Teamsへの通知が自動的に行われます。請求書管理業務を効率化して企業全体の生産性向上に貢献するだけでなく、ヒューマンエラーの削減にも繋がるスマートなソリューションです。
■注意事項
・TOKIUM、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも自動追加するフローです。
Notionのタスク内容をMicrosoft Excelでも管理できるため、確認しやすくなります。
タスク内容をMicrosoft Excelに入力する手間が省けます。
Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも追加
試してみる
■概要
Notionでタスク管理をしつつ、進捗状況などをMicrosoft Excelで別途管理している場合、二重入力の手間や転記ミスが発生しがちです。特に、複数のプロジェクトが同時に進行すると、情報の同期が追いつかなくなることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Notionに新しいタスクが登録されると、自動でMicrosoft Excelにも情報が追加されるため、手作業による運用の手間やミスを解消し、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとMicrosoft Excelを併用してタスク管理を行っている方
- 手作業でのデータ転記に時間がかかり、入力漏れなどのミスに課題を感じている方
- チーム内の情報共有をより効率化し、プロジェクト管理の精度を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにタスクを登録するだけでMicrosoft Excelにも自動で同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ処理を実行できるようにします。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで発火したタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、取得した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で選択してください。
- Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、連携先のファイルやシートを任意で指定できます。また、追加する内容は、Notionから取得した情報を反映させるだけでなく、固定のテキストを組み合わせるなど自由に設定が可能です。
■注意事項
- Notion、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
まとめ
今回は、NotionとTOKIUMを連携させ、従業員情報を自動的に登録する方法を解説しました。
この自動化により、手入力の手間が省けるため、正確性と一貫性の向上が期待できます。
また、情報共有もスムーズになるため、業務を効率化できるかもしれません。
Yoomは実際の操作も簡単なので、ぜひ活用してください。
このブログを参考にNotionとTOKIUMの連携をお試しください。
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