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正確な従業員情報の管理は企業運営にとって重要です。
そこで、今回はNotionとTOKIUMを連携して、自動的に従業員データを登録する方法をご紹介します。
これにより、手作業が削減され、人的ミスを防ぐことで正確にデータを登録できるでしょう。
本記事では、NotionとTOKIUMの設定方法や連携のメリットをご紹介します。
こんな方におすすめ
NotionとTOKIUMの連携メリットと具体例
メリット1:人事・総務担当者の負担を軽減する
NotionとTOKIUMを連携すると、人事・総務担当者の作業を軽減することができるでしょう。
たとえば、入社手続きをする場合に従業員データをNotionに登録すれば、自動的にTOKIUMに反映されるため、それぞれのシステムにデータを入力する手間が省けます。
これにより、確認漏れや入力ミスが減り、作業が簡略化され、作業スピード向上も期待できます。
メリット2:データの整合性を保つ
データの整合性を確保することは、データ管理において重要なポイントと言えるでしょう。
たとえば、複数のシステムに従業員データを登録していると、データの重複や漏れが発生する可能性が高まります。
しかし、アプリを連携して従業員登録を自動化すると、手作業が不要になり、そういったリスクを防ぐことができます。
これにより、正確なデータに基づいて登録でき、データの不整合を防ぐため、一貫したデータ維持が実現できるかもしれません。
メリット3:部門間の情報共有がしやすくなる
NotionとTOKIUMを連携することで、部門間での情報共有が円滑になるかもしれません。
これにより、従業員データの一元管理が可能になり、従業員管理がさらに効率化されるでしょう。
たとえば、新入社員が入社した際、総務や経理部が最新のデータにアクセスできるため、問い合わせを削減できるでしょう。
また、経費申請の際も登録したデータを活用できるため、申請プロセスがスムーズになるかもしれません。
NotionとTOKIUMを連携し、Yoomを使用した自動化の設定方法をご紹介します。
[Yoomとは]
NotionとTOKIUMの連携フローの作り方
今回は「Notionで従業員情報が登録されたらTOKIUMに追加する」という以下のテンプレートの設定方法を解説します。
このテンプレートを利用することで、一から自動化設定を行う必要がないので便利です。
大きく分けて以下の連携フローで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1:NotionとTOKIUMをマイアプリ登録
NotionとTOKIUMをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更します。
Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からNotionを探すか、「アプリ名で検索」で検索します。
以下の画面が表示されるので、下部の「ページを選択する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、許可するページにチェックを入れて、「アクセスを許可する」をクリックしましょう。
次に、TOKIUMのマイアプリ登録をします。
先ほどと同様にアプリ一覧からTOKIUMを探すか、「アプリ名で検索」から検索してください。
以下の画面が表示されるので、説明を確認して「アカウント名」と「アクセストークン」を設定しましょう。
マイアプリにNotionとTOKIUMが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定を行うので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合は、以下のページより変更できます。
Notionの設定を行うので、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くTOKIUMのオペレーション設定
以下の画面が表示されたら、設定を進めてください。
以下の画面が表示されたら、設定してください。
Notionに移動し、テスト用に従業員情報を設定してください。
※必ずテーブルビューを使用しましょう。
以下のように設定しました。
Yoom画面に移動して、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
ここで取得した値は、後続オペレーションで変数として活用できます。
※取得した値とは？
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
次に、Notionでレコードを取得する設定を行うので、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
データベースIDはトリガーアクションで設定したデータソースIDと同じものを設定してください。
以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
今回は、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」の『取得した値』のIDを選択しました。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、TOKIUMの設定を行うので、「従業員を登録」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
次の画面で従業員情報を設定します。
「レコードを取得する（ID検索）」の『取得した値』から、「姓」、「名」、「メールアドレス」といった情報を設定してください。
今回は生年月日をパスワードに設定するため、「レコードを取得する（ID検索）」から「生年月日」を選択しましょう。
他の項目も設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、NotionとTOKIUMの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了します。
正常にフローボットが起動するか確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
その他のTOKIUMやNotionを使った自動化の例
他にもTOKIUMやNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Google スプレッドシートに行が追加されたら、TOKIUMに取引先を自動登録するフローです。
Google スプレッドシートにも取引先を登録している方におすすめの自動化です。
Google スプレッドシートに取引先が登録されるとTOKIUMにも自動で登録されるため、手間が省けます。
2.TOKIUMで請求書が登録されたら、自動的にMicrosoft Teamsに通知するフローです。
請求書登録が通知で分かるため、後続業務がスムーズに進められるでしょう。
手動での通知の手間が省け、労力と時間の消費が抑制されます。
3.Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも自動追加するフローです。
Notionのタスク内容をMicrosoft Excelでも管理できるため、確認しやすくなります。
タスク内容をMicrosoft Excelに入力する手間が省けます。
まとめ
今回は、NotionとTOKIUMを連携させ、従業員情報を自動的に登録する方法を解説しました。
この自動化により、手入力の手間が省けるため、正確性と一貫性の向上が期待できます。
また、情報共有もスムーズになるため、業務を効率化できるかもしれません。
Yoomは実際の操作も簡単なので、ぜひ活用してください。
このブログを参考にNotionとTOKIUMの連携をお試しください。
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