NotionとTOKIUMを連携して従業員データを自動登録する方法

大きく分けて以下の連携フローで作成していきます。

• NotionとTOKIUMをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くTOKIUMのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、NotionとTOKIUMの連携動作を確認

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ステップ1:NotionとTOKIUMをマイアプリ登録

NotionとTOKIUMをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更します。

Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

アプリ一覧からNotionを探すか、「アプリ名で検索」で検索します。

以下の画面が表示されるので、下部の「ページを選択する」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、許可するページにチェックを入れて、「アクセスを許可する」をクリックしましょう。

次に、TOKIUMのマイアプリ登録をします。
先ほどと同様にアプリ一覧からTOKIUMを探すか、「アプリ名で検索」から検索してください。

以下の画面が表示されるので、説明を確認して「アカウント名」と「アクセストークン」を設定しましょう。

マイアプリにNotionとTOKIUMが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定を行うので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合は、以下のページより変更できます。
Notionの設定を行うので、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くTOKIUMのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を進めてください。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「Notionと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
• 「トリガーアクション」→特定のデータベースのページが作成・更新されたら
  

以下の画面が表示されたら、設定してください。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、ご注意ください。
• 「データベースID」→URLの一部から選択

設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、Notionでレコードを取得する設定を行うので、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「Notionと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
• 「実行アクション」→レコードを取得する（ID検索）
  

Notionに移動し、テスト用に従業員情報を設定してください。
※必ずテーブルビューを使用しましょう。
以下のように設定しました。

Yoom画面に移動して、「データベースID」をURL内から選択しましょう。

以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のアウトプットを使用して以下のように設定してください。
アウトプットは、赤枠内の矢印をクリックすると選択できます。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、TOKIUMの設定を行うので、「従業員を登録」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「TOKIUMと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
• 「アクション」→従業員を登録
  

以下の画面が表示されるので、「従業員名」を登録してください。
「レコードを取得する（ID検索）」のアウトプットから、「姓」、「名」を選択します。

スクロールして、「メールアドレス」や「従業員番号」を設定してください。
先ほどと同じように「レコードを取得する（ID検索）」のアウトプットを使用します。
他の項目も設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に、Notionでレコードを更新する設定を行うので、「レコードを更新する（ID検索）」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「Notionと連携するアカウント情報」→間違っていないか確認
• 「実行アクション」→レコードを更新する（ID検索）
  

以下の画面が表示されるので、「更新したいレコードの条件」を「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のアウトプットを使用して設定します。
以下のように設定しましょう。

スクロールして、「更新後のレコードの値」を設定します。
TOKIUMから取得した「ジョブID」を使用して、次のように設定しましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、NotionとTOKIUMの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了します。
正常にフローボットが起動するか確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

TOKIUMとNotionを使ったその他の自動化例

1.Google スプレッドシートに行が追加されたら、TOKIUMに取引先を自動登録するフローです。
‍Google スプレッドシートにも取引先を登録している方におすすめの自動化です。
Google スプレッドシートに取引先が登録されるとTOKIUMにも自動で登録されるため、手間が省けます。

2.TOKIUMで請求書が登録されたら、自動的にMicrosoft Teamsに通知するフローです。
請求書登録が通知で分かるため、後続業務がスムーズに進められるでしょう。
手動での通知の手間が省け、労力と時間の消費が抑制されます。

3.Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも自動追加するフローです。
Notionのタスク内容をMicrosoft Excelでも管理できるため、確認しやすくなります。
タスク内容をMicrosoft Excelに入力する手間が省けます。

まとめ

今回は、NotionとTOKIUMを連携させ、従業員情報を自動的に登録する方法を解説しました。
この自動化により、手入力の手間が省けるため、正確性と一貫性の向上が期待できます。
また、情報共有もスムーズになるため、業務を効率化できるかもしれません。

Yoomは実際の操作も簡単なので、ぜひ活用してください。
このブログを参考にNotionとTOKIUMの連携をお試しください。