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従業員に業務で使用するアカウントを付与する際、何度も同じ情報を手入力することに煩わしさを感じたことはありませんか？従業員数の多い企業や、度々従業員の配属が変わり、業務変更のある企業の担当者はアカウントの登録作業に時間を取られてしまうことも多いはず。
この記事では、NotionとWordPress.orgを連携し、Notionで追加された従業員情報を自動的にWordPress.orgにユーザーとして登録する方法を解説します。この自動化により、手動での登録作業を省くことができ、従業員情報の管理が効率的になる可能性があります。プログラミング不要で手軽に実現できるので、ぜひどの様な方法で自動化ができるのか、確認してみてくださいね。
今回の連携をぜひおすすめしたいのは以下のような方々です！
Notionに従業員情報が追加されると、自動でWordPress.orgのユーザー登録が行われます。これにより、手動でのユーザー登録作業が不要となり、従業員の入社手続きにかかる時間が削減できます。
例えば、WordPress.orgを使用した社員限定コンテンツを配信している企業では、入社した従業員情報がNotionに登録されるたびに、自動でWordPress.orgにもユーザーの登録が完了します。これにより、入社対応業務のエラーを防ぎ、スムーズな情報共有が実現できます。さらに、これまで手作業をしていた時間を短縮することで、他の業務に集中できる環境が整う可能性があります。
Notionに登録されている従業員情報が自動的にWordPress.orgに同期されることで、全従業員のデータを一元管理できます。これにより、複数のプラットフォーム間での情報更新の手間や情報の不一致を防ぎ、正確なデータを維持できます。
例えば、WordPress.orgを業務に使用する従業員情報をNotionで管理している場合、従業員情報が登録されると、自動でアカウントが発行され、WordPress.orgを使った業務の開始がスムーズに行えるでしょう。さらに登録を自動化することでデータの整合性が保たれ、ヒューマンエラーを回避することで登録ミスの発生を回避することもできるでしょう。
NotionとWordPress.orgの連携により、従業員の登録のたびに自動的にWordPress.orgユーザーとして登録されるため、アクセス権限の管理が簡単かつ確実に行えます。手動でユーザーを追加する場合に起こり得るミスや、誤った権限が付与されるリスクを減らすことができます。さらに、従業員の情報をNotionで一元的に管理することで情報が可視化され、退職などの従業員の勤務状況が変わった場合にもアカウントの削除などの対応がスムーズになるでしょう。これにより、機密情報への不正アクセスのリスクを削減し、企業全体のセキュリティが向上する可能性があります。
それではここからは、Yoomを使用した自動化の方法を紹介していきます。
[Yoomとは]
今回一緒に連携していくのは「Notionで従業員が登録されたらWordPress.orgにユーザーを追加する」というフローボットです。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
はじめに使用するNotionとWordPress.orgをマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に、検索窓にNotionと入力し、表示された候補から「Notion」を選択します。
Notionにログインしている場合、以下の画面が表示されるので内容を確認したら「ページを選択する」をクリックしましょう。
Yoomからアクセスしたいページを選択しましょう。
「アクセスを許可する」をクリックしたら完了です。
続いてWordPress.orgのマイアプリ登録も行いましょう。
先ほど同様、検索窓にWordPress.orgと入力し、表示された候補から「WordPress.org」を選択します。
以下の画面が表示されるので、内容を入力し、「追加」をクリックして完了です。
マイアプリにNotionとWordPress.orgが表示されていれば、登録完了です。
ここからはいよいよ自動化の設定を行っていきます。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。
クリックすると、以下のような画像が出てくるのでOKを押します。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は該当箇所をクリックして変更できます。
最初にNotionの設定を行うため、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしましょう。
クリックしたら下記の設定を行っていきます。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
Yoomの設定の前に、連携するNotionのデータベースを設定しましょう。
ここで大切なのは、WordPress.orgの設定の際に必要な項目をデータベースに設定しておくことです。
Yoomを使用してWordPress.orgに登録する際に必須項目となるのは、以下の3点です。
今回は、パスワードは一旦社員IDを使用すると仮定して、以下のようにデータベースを設定しました！
Yoomの設定に戻り、詳細設定を行いましょう。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※データベースIDの確認方法などはNotionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法を参考にしてください。
設定が完了したら、「テスト」を実行し成功したら「保存する」をクリックしましょう。
なお、各オペレーションで以下のような『取得した値』を得ることができます。
ここの情報は、後続のオペレーションで変数として活用可能です。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
続いて、アクションの設定を行うましょう。
まずNotionで「レコードを取得する」のアクションを設定します。
このアクションによって、トリガーで追加されたレコードの詳細を取得することができます。
「レコードを取得する（ID検索）」をクリックすると以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。
レコードを取得してくるデータベースIDを設定します。
入力欄をクリックすると候補が出現するので、トリガーアクションで使用したものと同じデータベースを選択しましょう。
設定後「次へ」をクリックします。
遷移後の画面で、取得するレコードの条件を設定しましょう。
今回取得したいレコードの条件は「トリガーアクションで追加された」レコードです。
取得したいレコードID＝トリガーアクションで追加されたID
このように設定を行います。
フローが起動するたびに取得する値は変動するので、トリガーアクションで取得している値を使用していきます。
取得した値を使用することで、フローの起動ごとに値を変動させることができますよ。
入力欄をクリックすると、下に候補が表示されます。
『取得した値』の中の「ID」を選択しクリックすると完了です。
「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
続いてWordPress.orgの設定を行います。
「ユーザーを作成」をクリックすると以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
画面を進めて詳細設定を行っていきます。
先述の3つの必須項目に『取得した値』を追加していきます。
入力欄をクリックし、候補からそれぞれの項目に合わせた値を選択し、追加していきましょう。
さらに必須項目ではありませんが、
これらの項目も設定できるので『取得した値』を追加していきます。
2つ以上の値を組み合わせて使用することもできますよ！
設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれ様でした！
他にもWordPress.orgを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.NotionのページからWordPress.orgに記事を入稿する
まず初めに紹介するフローボットは、WordPress.orgへの記事の入稿を自動化するフローです。Notionで作成したページを手動で入稿作業が不要となるため、コンテンツの公開プロセスを効率化できそうです！
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
2.Garoonでワークフローが承認されたらWordPress.orgにユーザーを追加する
次に紹介するのは、Garoonで承認されたらユーザー登録を行うフローです。承認待ちの時間が省かれ、登録が自動化することで、コア業務に集中できる環境作りに繋がるかもしれませんね。
3.WordPress.orgで記事が公開されたら、Slackに通知する
最後に紹介するのは、記事の公開をSlackに通知するフローです。公開されたことを周知するための手作業が省かれ、情報共有がスムーズになりそうですね。
NotionとWordPress.orgの連携により、手作業の手間が軽減され、業務進行がスムーズになるでしょう。また、正確な情報管理を実現することで、従業員情報の管理効率化が進み、業務のスピードアップが期待できます。結果として企業全体の生産性向上が期待できます。特に、頻繁に新入社員が入社する企業や、複数のプラットフォームで情報を管理している企業にとって、この連携は大きなメリットをもたらすでしょう。
ぜひYoomを活用し、自動化することで実務がどれだけ効率化されるか試してみてくださいね！
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