【Notion×Zoom×Gmail】リードの情報を使って会議の作成・送信を自動化する方法

今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!

• NotionとZoom、Gmailをマイアプリ連携する。
• テンプレートをコピーする。
• フロー起点のNotionのトリガー設定と、その後のNotion、Zoom、Gmailのオペレーション設定を行う。
• トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする。

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のNotionとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

アプリ一覧でNotionと検索し、ご利用の方法でログインしてください。

ログインが完了したら、アクセスしたいページにチェックし、アクセス許可をお願いします。
(後のデータベース連携で、追加したいページを表示するためです。)

続いてZoomと連携します。

こちらの記事を参考に、連携に必要なものを取得して追加をお願いします。

続いてGmailと連携します。
進めていくとこの画面になるので、問題なければ続行をクリックしてください。

Notion・Zoom・Gmailがマイアプリに表示されたら完了です。‍

ステップ2:トリガーやアクションを設定

今回はこのテンプレートを使用して進めます。

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

ヘッダーを設定した、Notionのデータベース。
以下の画像を参考にしてください。

まず、アプリトリガーを設定します。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択します。
連携したアカウント情報を確認してください。
トリガーアクションは変更せず、次に進みます。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

ここでデータベースに戻り、リード情報を入力します。
Zoom MTGIDなどは後で使用するので空欄にしておきましょう。

入力が終わったらテストし、成功したら保存します。

続いて「レコードを取得する（ID検索）」をクリック。
データベースの連携をお願いします。

取得したいレコードの条件を、以下のようにアウトプットから設定します。

こちらもテストをし、アウトプットにレコード情報の詳細が反映していたら保存します。

続いて「ミーティングを作成」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認して次に進みます。
メールアドレス以外はすべて、アウトプットから選択します。

その他の項目も設定していきましょう。
デフォルトで設定されているもので問題なければ、そのままテストします。

アウトプットにミーティングの詳細が反映したら保存します。

続いて「メールを送る」をクリックします。
こちらも連携するアカウント情報を確認し、項目の設定を行います。
以下のようにアウトプットから項目を選択していきましょう。

こちらもデフォルトで設定されているもので問題なければ、次に進みます。

送信確認画面が出るので、アウトプットが正しく反映しているのを確認しましょう。
こちらもテストを行い、成功したら保存します。

続いて「レコードを更新する（ID検索）」をクリック。
こちらも先ほどと同様に、データベースの連携をお願いします。
次に進み、こちらも更新したいレコードの条件をアウトプットから設定しましょう。

今回はZoomのMTGURLとパスコードを入力するように設定します。
画像のようにアウトプットを埋め込みましょう。

テストし、成功したら保存します。
Zoom側で確認してみましょう。

無事に会議が作成されていますね。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。

ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

Notion・Zoomを使ったその他の自動化例

1.Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに保存するフローです。

議事録が完成するまでが会議ですよね。
聞き逃した内容を何度も聞き直して、議事録を手入力する日々から解放されましょう。

2.毎日Zoomの会議情報をGoogle Chatに通知するフローです。

このフローを使えば、Zoomを見なくてもGoogle Chatの通知で1日の会議情報が把握できます。
グループチャットに通知させれば、チーム全員の確認漏れを防げそうです。

3.Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録するフローです。

フォームの回答から手動でウェビナーに登録していた方におすすめです。
フォームを共有すれば、自動でウェビナー登録されるため、その時間を準備に充てられますね。

まとめ

今回は「Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する」フローボットを紹介しました。
NotionとZoomを連携させることで、リード情報の管理から会議設定、メール送信までを自動化できることが分かりました。
この自動化により、ヒューマンエラーを防止しながら、作業時間を短縮できるでしょう。

ぜひ、Yoomを活用して、あなたの業務プロセスを最適化してみてください。