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リモート会議は便利ですが、毎回手動で会議を作成し、情報連絡するのは手間ですよね。
そこでZoomとNotionを連携すると、Notionに新規リードが登録された際にZoom会議を自動で作成し、Gmailでの送信が自動化できます。
この記事では、ノーコードツールYoomを活用した具体的な連携方法とメリットをご紹介します。
ルーティン業務は自動化して、業務の効率化と正確性の向上を目指しましょう。
・Notionでリード管理を行い、ZoomやGmailを併用して業務を進めている営業担当者。
・リード対応の迅速化や作業ミスを削減したいマーケティング担当者。
・チーム間の引き継ぎや連携に課題を感じているプロジェクトマネージャー。
・手作業での会議設定やメール送信の効率化を検討している企業担当者。
・複数ツール間のAPI連携で業務プロセスを自動化したいと考えるITシステム担当者。
多くのリードを扱う場合には会議リンクの入力ミス、メールアドレスの記載間違い、さらにはリードの見落としといったミスが発生しやすくなります。
しかし、自動化フローを導入することで、これらのリスクを効率的に回避できます。
例えば、リード情報がNotionに登録されるたびに、システムが自動的にZoomの会議を生成し、会議の詳細を記載したメールをGmailで送信します。
これにより、手動作業によるミスが排除され、リード対応の精度の向上が見込めます。
また、あらかじめ設定したテンプレートに基づいて処理が進むため、どのリードにも一貫して会議作成が行われます。
リード対応には、営業、事務、ITサポートなど複数のチームが関わることが多く、手動で進める場合には作業の引き継ぎが複雑化しやすくなります。
ですが、この自動化フローを活用すれば、各チームが分担していたタスクを一貫して処理することが可能になり、作業負担が軽減されます。
例えば、営業チームがNotionにリード情報を入力するだけで、Zoom会議の設定とメール送信が自動で行われるため、他のチームの関与が不要になります。
これにより、引き継ぎや確認作業といった無駄なコミュニケーションを省略でき、チーム間より重要な情報の連携がスムーズになるかもしれません。
また、全体のプロセスが統一されることで、業務の標準化が進み、各チームの役割分担がより明確になるでしょう。
会議の設定や招待メールの作成は、リード対応の初期段階で必要な作業ですが、手作業では多くの時間を消費するため、リードが多いほどスピーディーな対応が難しくなる場合があります。
この自動化フローを導入することで、リード登録後の一連の作業を滞りなく完了させることができます。
例えば、Notionに新規リードを登録すると、Zoomで会議が自動生成され、そのリンクがGmailで相手に送信されるので、手動作業の時間より素早く全プロセスが完了します。
この時間短縮により、担当者はほかの重要なタスクにリソースを割り当てることが可能になるでしょう。
さらに、会議設定が正確かつ迅速に行われるため、リードに迅速に対応でき、好印象を与えることが期待できます。
[Yoomとは]
ここまで、NotionとZoom、Gmailの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携しましょう!
マイアプリ登録が完了したあと、「Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する」フローボットを作成していきます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のNotionとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
アプリ一覧でNotionと検索し、ご利用の方法でログインしてください。
ログインが完了したら、アクセスしたいページにチェックし、アクセス許可をお願いします。
(後のデータベース連携で、追加したいページを表示するためです。)
続いてZoomと連携します。
こちらの記事を参考に、連携に必要なものを取得して追加をお願いします。
続いてGmailと連携します。
進めていくとこの画面になるので、問題なければ続行をクリックしてください。
Notion・Zoom・Gmailがマイアプリに表示されたら完了です。
ステップ2:トリガーやアクションを設定
今回はこのテンプレートを使用して進めます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
ヘッダーを設定した、Notionのデータベース。
以下の画像を参考にしてください。
まず、アプリトリガーを設定します。
「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を選択します。
連携したアカウント情報を確認してください。
トリガーアクションは変更せず、次に進みます。
ここでデータベースに戻り、リード情報を入力します。
Zoom MTGIDなどは後で使用するので空欄にしておきましょう。
入力が終わったらテストし、成功したら保存します。
次に、条件に応じてフローを分岐する設定を行いましょう。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
続いて「レコードを取得する（ID検索）」をクリック。
データベースの連携をお願いします。
取得したいレコードの条件を、以下のように『取得した値』から設定します。
こちらもテストをし、『取得した値』にレコード情報の詳細が反映していたら保存します。
続いて「ミーティングを作成」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認して次に進みます。
遷移後の画面で必須項目に情報を入力していきましょう。
以下の画像のように、『取得した値』から情報を引用することも可能です。
このように取得値を設定していくことで、フローボット起動ごとに異なる値を参照できるようになります。
その他の項目も設定していきましょう。
デフォルトで設定されているもので問題なければ、そのままテストします。
『取得した値』にミーティングの詳細が反映したら保存します。
続いて「メールを送る」をクリックします。
こちらも連携するアカウント情報を確認し、項目の設定を行います。
以下のように『取得した値』から項目を選択していきましょう。
こちらもデフォルトで設定されているもので問題なければ、次に進みます。
送信確認画面が出るので、設定した内容が正しく反映しているのを確認しましょう。
こちらもテストを行い、成功したら保存します。
（この際のテストでは実際にメールが送信されます。動作を試す際には「To」に自身のメールアドレスなどを設定した上でテストを行なってください。）
続いて「レコードを更新する（ID検索）」をクリック。
こちらも先ほどと同様に、データベースの連携をお願いします。
次に進み、こちらも更新したいレコードの条件を『取得した値』から設定しましょう。
今回は「レコードID」の情報が等しいとその対象となるレコードの更新を行うように設定しました。
今回はZoomのMTGURLとパスコードを入力するように設定します。
画像のように取得した値を埋め込みましょう。
テストし、成功したら保存します。
Zoom側で確認してみましょう。
無事に会議が作成されていますね。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
1.Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに保存するフローです。
議事録が完成するまでが会議ですよね。
聞き逃した内容を何度も聞き直して、議事録を手入力する日々から解放されましょう。
2.毎日Zoomの会議情報をGoogle Chatに通知するフローです。
このフローを使えば、Zoomを見なくてもGoogle Chatの通知で1日の会議情報が把握できます。
グループチャットに通知させれば、チーム全員の確認漏れを防げそうです。
3.Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録するフローです。
フォームの回答から手動でウェビナーに登録していた方におすすめです。
フォームを共有すれば、自動でウェビナー登録されるため、その時間を準備に充てられますね。
今回は「Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する」フローボットを紹介しました。
NotionとZoomを連携させることで、リード情報の管理から会議設定、メール送信までを自動化できることが分かりました。
この自動化により、ヒューマンエラーを防止しながら、作業時間を短縮できるでしょう。
ぜひ、Yoomを活用して、あなたの業務プロセスを最適化してみてください。
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