リモート会議は便利ですが、毎回手動で会議を作成し、情報連絡するのは手間ですよね。
そこでZoomとNotionを連携すると、Notionに新規リードが登録された際にZoom会議を自動で作成し、Gmailでの送信が自動化できます。
この記事では、ノーコードツールYoomを活用した具体的な連携方法とメリットをご紹介します。
ルーティン業務は自動化して、業務の効率化と正確性の向上を目指しましょう。
こんな方におすすめ
・Notionでリード管理を行い、ZoomやGmailを併用して業務を進めている営業担当者。
・リード対応の迅速化や作業ミスを削減したいマーケティング担当者。
・チーム間の引き継ぎや連携に課題を感じているプロジェクトマネージャー。
・手作業での会議設定やメール送信の効率化を検討している企業担当者。
・複数ツール間のAPI連携で業務プロセスを自動化したいと考えるITシステム担当者。
Notion、Zoom、Gmailの連携メリットと具体例
メリット1:ヒューマンエラーの防止と正確性の向上
多くのリードを扱う場合には会議リンクの入力ミス、メールアドレスの記載間違い、さらにはリードの見落としといったミスが発生しやすくなります。
しかし、自動化フローを導入することで、これらのリスクを効率的に回避できます。
例えば、リード情報がNotionに登録されるたびに、システムが自動的にZoomの会議を生成し、会議の詳細を記載したメールをGmailで送信します。
これにより、手動作業によるミスが排除され、リード対応の精度の向上が見込めます。
また、あらかじめ設定したテンプレートに基づいて処理が進むため、どのリードにも一貫して会議作成が行われます。
メリット2:チーム間の作業負担の軽減と連携強化
リード対応には、営業、事務、ITサポートなど複数のチームが関わることが多く、手動で進める場合には作業の引き継ぎが複雑化しやすくなります。
ですが、この自動化フローを活用すれば、各チームが分担していたタスクを一貫して処理することが可能になり、作業負担が軽減されます。
例えば、営業チームがNotionにリード情報を入力するだけで、Zoom会議の設定とメール送信が自動で行われるため、他のチームの関与が不要になります。
これにより、引き継ぎや確認作業といった無駄なコミュニケーションを省略でき、チーム間より重要な情報の連携がスムーズになるかもしれません。
また、全体のプロセスが統一されることで、業務の標準化が進み、各チームの役割分担がより明確になるでしょう。
メリット3:会議設定と連絡作業の時間短縮
会議の設定や招待メールの作成は、リード対応の初期段階で必要な作業ですが、手作業では多くの時間を消費するため、リードが多いほどスピーディーな対応が難しくなる場合があります。
この自動化フローを導入することで、リード登録後の一連の作業を滞りなく完了させることができます。
例えば、Notionに新規リードを登録すると、Zoomで会議が自動生成され、そのリンクがGmailで相手に送信されるので、手動作業の時間より素早く全プロセスが完了します。
この時間短縮により、担当者はほかの重要なタスクにリソースを割り当てることが可能になるでしょう。
さらに、会議設定が正確かつ迅速に行われるため、リードに迅速に対応でき、好印象を与えることが期待できます。
[Yoomとは]
Notion、Zoom、Gmailの連携フローの作り方
ここまで、NotionとZoom、Gmailの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携しましょう!
マイアプリ登録が完了したあと、「Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する」フローボットを作成していきます。
Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する
試してみる
■概要
Notionで新しいリード情報を管理する際、手作業でZoom会議を設定し、Gmailで案内メールを送る作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、対応漏れやURLの貼り間違いといったミスが発生しやすい業務でもあります。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースにリードが登録されるだけで、Zoomでの会議作成からGmailでの案内メール送信までが自動で完結し、商談設定業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでリード情報を管理し、手動でZoom会議を設定している営業担当者の方
- リード獲得後の商談設定から案内メール送信までの一連の流れを効率化したい方
- Gmailでの定型的な会議案内メールの作成・送信の手間を削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報登録を起点に、会議設定から案内までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による会議URLの貼り間違いや宛先ミス、送信漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Gmail、Zoom（OAuth）をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- オペレーションで「分岐機能」を設置し、新規リード登録かどうかで後続の処理を分岐させます。
- 続けて、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションで、該当リードの詳細情報を取得します。
- 次に、Zoomの「ミーティングを作成」アクションで、取得した情報をもとにオンライン会議を設定します。
- Gmailの「メールを送る」アクションで、作成された会議情報を記載した案内メールを送信します。
- 最後に、Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションで、対応状況などをNotionに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、リード情報を管理している任意のデータソースIDを指定してください。
- Gmailで送信するメールは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、Notionから取得した顧客名やZoomで作成した会議URLなどを本文に自動で差し込めます。
- Zoomでミーティングを作成する際に、Notionから取得した情報をもとに会議のトピックや議題などを動的に設定することが可能です。
■注意事項
- Notion、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意くださ
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- レコーディング情報取得の詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
- NotionとZoom、Gmailをマイアプリ連携する。
- テンプレートをコピーする。
- フロー起点のNotionのトリガー設定と、その後のNotion、Zoom、Gmailのオペレーション設定を行う。
- トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のNotionとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
アプリ一覧でNotionと検索し、ご利用の方法でログインしてください。
ログインが完了したら、アクセスしたいページにチェックし、アクセス許可をお願いします。
(後のデータベース連携で、追加したいページを表示するためです。)
続いてZoomと連携します。
こちらの記事を参考に、連携に必要なものを取得して追加をお願いします。
続いてGmailと連携します。
進めていくとこの画面になるので、問題なければ続行をクリックしてください。
Notion・Zoom・Gmailがマイアプリに表示されたら完了です。
ステップ2:トリガーやアクションを設定
今回はこのテンプレートを使用して進めます。
Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する
試してみる
■概要
Notionで新しいリード情報を管理する際、手作業でZoom会議を設定し、Gmailで案内メールを送る作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、対応漏れやURLの貼り間違いといったミスが発生しやすい業務でもあります。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースにリードが登録されるだけで、Zoomでの会議作成からGmailでの案内メール送信までが自動で完結し、商談設定業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでリード情報を管理し、手動でZoom会議を設定している営業担当者の方
- リード獲得後の商談設定から案内メール送信までの一連の流れを効率化したい方
- Gmailでの定型的な会議案内メールの作成・送信の手間を削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報登録を起点に、会議設定から案内までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による会議URLの貼り間違いや宛先ミス、送信漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Gmail、Zoom（OAuth）をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- オペレーションで「分岐機能」を設置し、新規リード登録かどうかで後続の処理を分岐させます。
- 続けて、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションで、該当リードの詳細情報を取得します。
- 次に、Zoomの「ミーティングを作成」アクションで、取得した情報をもとにオンライン会議を設定します。
- Gmailの「メールを送る」アクションで、作成された会議情報を記載した案内メールを送信します。
- 最後に、Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションで、対応状況などをNotionに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、リード情報を管理している任意のデータソースIDを指定してください。
- Gmailで送信するメールは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、Notionから取得した顧客名やZoomで作成した会議URLなどを本文に自動で差し込めます。
- Zoomでミーティングを作成する際に、Notionから取得した情報をもとに会議のトピックや議題などを動的に設定することが可能です。
■注意事項
- Notion、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意くださ
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- レコーディング情報取得の詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
用意するもの
ヘッダーを設定した、Notionのデータベース。
以下の画像を参考にしてください。
まず、アプリトリガーを設定します。
「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を選択します。
連携したアカウント情報を確認してください。
トリガーアクションは変更せず、次に進みます。
- トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。 - データソースID:直接入力するか『候補』から選択してください。
ここでデータベースに戻り、リード情報を入力します。
Zoom MTGIDなどは後で使用するので空欄にしておきましょう。
入力が終わったらテストし、成功したら保存します。
次に、条件に応じてフローを分岐する設定を行いましょう。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
続いて「レコードを取得する（ID検索）」をクリック。
データベースの連携をお願いします。
取得したいレコードの条件を、以下のように『取得した値』から設定します。
こちらもテストをし、『取得した値』にレコード情報の詳細が反映していたら保存します。
続いて「ミーティングを作成」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認して次に進みます。
遷移後の画面で必須項目に情報を入力していきましょう。
以下の画像のように、『取得した値』から情報を引用することも可能です。
このように取得値を設定していくことで、フローボット起動ごとに異なる値を参照できるようになります。
その他の項目も設定していきましょう。
デフォルトで設定されているもので問題なければ、そのままテストします。
『取得した値』にミーティングの詳細が反映したら保存します。
続いて「メールを送る」をクリックします。
