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Zoomの会議作成やその後のメール送信を手作業で行っていると、ヒューマンエラーや担当者によって対応のばらつきが生じやすくなります。
この課題を解決する方法として、NotionとZoomを連携した自動化が挙げられます。
本記事では、Notionでリードが登録された際に、Zoomで会議を作成し、メールを送信する自動化をご紹介します。
これにより、手作業が不要になるため、労力と時間を大幅に短縮できるでしょう。
特に、頻繁にリード登録があり、対応が増える時期におすすめの自動化です。
従来、Notionにリードが登録されるたびに手動でZoomの会議を作成し、メールを送信していましたが、この流れを自動化することで、手作業を削減できます。
たとえば、リードが増加するキャンペーン後でも、自動化により手間が削減され、簡単にメールの送信が可能です。
これにより、<span class="mark-yellow">手動の手間が少なくなるため、労力と時間短縮に大幅に貢献できるでしょう。</span>
特に、多くのリードに対して、スピーディーに対応したいと考えている営業担当者におすすめです。
手作業での会議設定やメールの送信は、日時やメールアドレスの入力ミスが起こりがちです。
しかし、<span class="mark-yellow">自動化を導入すれば、Notionのリード情報に基づいて、会議が作成されるので、ヒューマンエラーのリスクを防げます。</span>
たとえば、誤入力が発生しやすい繁忙期でも、自動化により正確に会議を作成し、メールを送信できます。
その結果、貴重な商談機会を逃すことなく、正確な情報を取得できるでしょう。
これにより、顧客に間違った情報を届けるリスクを防げる上に、信頼性も築けるでしょう。
リード登録から会議を作成し、メールを送信するプロセスを手動に頼る場合、担当者ごとに対応のバラつきが生じるでしょう。
しかし、Notionのリード情報を基にした自動化を活用することで、新規リードに対して一貫した業務フローを実現できます。
たとえば、<span class="mark-yellow">Notionリードが登録されるたびに、Zoomで会議を作成し、メールを送信する自動化により、どの従業員が対応しても統一されたサービスを提供できます。</span>
これにより、対応に差が出ることなく、全ての顧客に対して均等に対応できるため、顧客に安心感を与えられるかもしれません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しメールで会議情報を先方に送信する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Notionのリード登録をAPIを介して受け取り、ZoomのAPIを通じて会議を作成し、メールを送信することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
NotionとZoomをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
あらかじめ、マイアプリ登録を行うことで、自動化設定が簡単です。
Notionのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
以下のように、Notionを検索するか、アプリ一覧から探してください。
以下の画面が表示されたら、「ページを選択する」をクリックします。
次に、アクセスを許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックしてください。
次に、Zoomのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同じようにZoom（OAuth）を一覧から探すか、検索欄で検索してください。
こちらからマイアプリの登録方法を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、赤枠内の設定を行います。
NotionとZoomがマイアプリに表示されたら、登録は完了しています。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下のページで変更してください。
最初に、Notionの設定を行うため、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、設定しましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、Notionでレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
Notion画面に移動し、テスト用にリード情報を登録します。
※必ずテーブルビューを使用してください。
日付は「2024-01-08」という形式で記載し、時刻は「12:30」という形式で記載します。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
Yoom画面に戻って、「データベースの連携」を設定してください。
先ほどNotionで設定したデータベースのIDを設定してください。
以下の画面が表示されたら、「取得したいレコードの条件」を設定します。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のアウトプットを活用し、以下のように設定しましょう。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示できます。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、Zoomの設定を行うため、「ミーティングを作成」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「メールアドレス」を設定してください。
「レコードを取得する（ID検索）」のアウトプットからメールアドレスを設定します。
「レコードを取得する（ID検索）」のアウトプットには、Notionで設定した項目名が表示されます。
スクロールし、「トピック」を設定してください。
先ほどと同様に「レコードを取得する（ID検索）」からアウトプットを選択します。
次に、「日付」、「開始時刻」、「会議時間」を設定しましょう。
「レコードを取得する（ID検索）」のアウトプットから設定します。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、メールを送る設定を行うため、「メールを送る」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、「メール内容」を設定してください。
「To」は「レコードを取得する（ID検索）」のアウトプットから選択しましょう。
スクロールし、「件名」を設定してください。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
今回は、担当者名を含んだ件名を設定しました。
次に、「本文」を設定しましょう。
NotionやZoomのアウトプットを活用して、メールの本文を設定します。
以下は例ですので、参考にして設定してください。
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認しましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもNotionやZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議の文字起こしデータをNotionに保存するフローです。
Zoomの会議情報を文字起こしできるため、手作業が不要になり、Notionに転記する必要がなくなります。
Zoom会議に参加しなかった人への共有が容易になるでしょう。
2.Outlookで予定が登録されたら、Zoomの会議を自動作成するフローです。
登録された予定情報からZoomで会議を作成できるため、予定登録のたびに会議を作成する手間が省けます。
頻繁にZoom会議を利用する方に特におすすめの自動化です。
3.毎日Zoomの会議情報をGoogle Chatに自動通知するフローです。
毎日設定した時間にZoomの会議情報をGoogle Chatに通知できるため、メンバーへの共有に便利です。
会議情報を見逃さずに、余裕をもって準備できるでしょう。
Notionに登録されたリード情報を基に、Zoomで会議を作成し、メールを送信する自動化を活用すれば、時間や労力を大幅に削減できるでしょう。
これにより、間違って会議を作成し、メールを送信するヒューマンエラーを防止します。
結果として、正確かつスピーディーに対応でき、顧客との信頼関係を築けるかもしれません。
さらに、一連の流れが自動化されるので、どの担当者が担当しても統一されたメールを送信できます。
Zoomでの会議作成やメール送信が手間だと感じる方は、Yoomの自動化を導入してみましょう。
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