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「Zoomの会議室の設定と共有に手間を感じている」「会議相手ごとにZoomの会議室をつくる作業に時間がかかる」このような悩みはないでしょうか？
オンライン会議を設定する際、逐一オンライン会議室をつくってURLを共有するのは手間がかかり、作業効率も落ちてしまいます。
そこで本記事では、NotionとZoomを連携し、Notionから会議相手を選択するだけでZoomの会議URLを自動生成する方法をご紹介します。これにより、会議設定の時間を短縮し、業務効率を向上させることができるでしょう。
ぜひ試してみてください。
オンライン会議の設定には、参加者との日程調整や会議URLの作成・共有など、多くのステップがあり手間がかかってしまいます。そこで、NotionとZoomを連携すると、Notion上で会議相手を選択するだけで、Zoomの会議URLを自動生成・共有できます。例えば、複数のプロジェクトを同時に管理しているマネージャーは、この自動化により本来の業務に集中できるようになるでしょう。この自動化により、面倒な手作業を省略し、作業効率を向上できます。
手動で会議URLを作成し共有する際には、URLのコピー漏れや誤ったリンクを送信してしまうリスクが伴います。そこで、NotionとZoomを連携させることで、会議URLの生成から共有までを自動化して人的エラーの発生を削減します。例えば、外部クライアントや重要な取引先との重要な会議で信頼を損なわない点で有効でしょう。この自動化により、人的エラーの防止と取引先との信頼構築が見込めます。
会議作成の手順が複数のツールに分かれていると、作成プロセスが煩雑になって共有漏れが起きる可能性があります。こういった課題は、NotionとZoomの連携で解決が期待できます。例えば、オンライン会議をよく行うチームでは、Notion上でレコードを選択するだけでオンライン会議を自動作成でき、情報の共有漏れや重複を防止できるでしょう。この自動化により、オンライン会議の作成プロセスの標準化が見込めます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Notionから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Notionで会議相手を選択した際に、NotionのAPIを経由してその情報を受け取り、ZoomのAPIを用いてZoomの会議URLを作成することで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
NotionとZoomをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、Notionのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Notion」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
↓
Notionにログインすると、マイアプリにNotionが追加されます。これでNotionの登録は完了です。
同様に、Zoomも登録してみましょう。
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先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Zoom」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面でログインをすれば、Zoomのアプリ登録も完了です。
※登録方法が不明な場合は下記の赤枠部分をクリックして確認してください。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Notionから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
次に、Notion上で会議作成に必要な情報をデータベースに格納します。
下記画面のような形で作成しましょう。
※このあとのステップで「トピック(タイトル)」「日付」「開始時刻」「会議時間」の情報が必要になるため、この4項目は必須で入力します。
次にトリガーの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
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次に、Chromeome拡張機能をこちらからインストールし、アプリのWebページを開いた状態で拡張機能からYoomのフローボットを起動します。
※Google Chromeでのみご利用いただけます。詳しい設定方法はこちらをご確認ください。
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次の下記画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に、「起動ページのURLサンプル」を入力します。
下記の欄に先ほど準備したデータベースのURLを記載してください。
最後に「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、Notionの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、次に進みます。
↓
次に「データベースのID」を入力します。
データベースのURL内の「notion.so/[ドメイン名]/●●●?」または「notion.so/●●●?」の「●●●」部分がデータベースIDとなります。
入力完了後、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
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その後、「取得したいレコードの条件」を下記画面のように設定します。
右側の欄は、クリックすると選択メニューが出てくるので、前のステップで取得した情報から該当するものをクリックして入力します。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、Zoomの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に、「メールアドレス」の項目にZoomアカウントのメールアドレスを入力してください。
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以下の項目では、下記画面のようにNotionからの情報取得したものをクリックするか、任意での記載をして入力していきます。
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次に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
↓
最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。
他にもNotionとZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。
1. Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しメールで会議情報を先方に送信するテンプレート
このフローでは、Notionでリードが登録されるとZoomで会議を作成し、会議情報をメールで送信することができます。Notionに登録された情報を元にZoom会議の作成とメールの送信を自動化できるため、手動作業を効率化することが可能です。複数のツールを利用する煩雑さを解消し、スムーズに業務を進めることができるでしょう。
2. Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信するテンプレート
このフローはリードが登録されたらZoomでミーティングを自動で作成し、発行されたリンクを自動で相手へ送付することで、手作業を削減できます。手作業を省くことで人的ミスのリスクを回避することができ、正確にミーティングの設定やメール送付を完了できます。また、一連の業務の時間を他の業務に使用することで、業務全体の円滑化に繋げることができるでしょう。
3. Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信するテンプレート
このフローを使用すると、リードが登録されたら会議の作成や発行されたリンクの送付を自動で行い、作業時間を削減できます。これまで手作業で起きていた人的ミスの回避や時間の短縮を行うことで、業務の効率化が期待できます。迅速な会議設定や連絡によって、先方企業の信頼獲得にも繋げることができるでしょう。
以上、Notionから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する方法をご紹介しました。
オンラインでの会議を設定する際、逐一オンライン会議室をつくり、URLを共有するのは手間がかかり、作業効率が落ちてしまいます。
こういった課題は、NotionとZoomの連携で対策可能です。会議設定の効率化やヒューマンエラーの削減、情報管理の一元化など、多くのメリットが期待できます。特にリモートワークが主流となった現代において、これらのツールを活用した業務自動化は、生産性向上につながるでしょう。
本記事を参考に、ぜひお試しください。
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