OneDriveに格納されたファイルをOCRし、Googleドキュメントにテキストを追加する
試してみる
紙の書類やPDFの内容をドキュメントに手作業で書き起こしたり、OCRツールでテキスト化した後に結局コピー＆ペーストで転記したりする作業に、多くの時間を費やしていませんか？
もし画像やPDFファイルからOCRでテキストを自動で読み取り、直接ドキュメントファイルとして出力できる仕組み があればこれらの作業がもっと簡単になりますよね。その結果、本来注力すべきコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。 手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ Yoomには画像やPDFファイルからOCRでテキストを抽出する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
OneDriveに格納されたファイルをOCRし、Googleドキュメントにテキストを追加する
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OCRによるテキスト抽出とドキュメント作成を自動化する方法 ここでは様々なツールを起点としてOCRでテキストを抽出し、自動でドキュメントを作成する具体的な連携パターンをご紹介します。
ストレージサービス上のファイルをOCRで読み取り、ドキュメントを作成する OneDriveなどのストレージサービスに保存された画像やPDFファイルをトリガーに、OCRでテキストを自動抽出してドキュメントファイルを作成する フローです。
これまで手作業で行っていたファイルの文字起こしや転記作業の手間を削減し、業務を効率化しましょう。
OneDriveに格納されたファイルをOCRし、Googleドキュメントにテキストを追加する
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フォームで受信したファイルをOCRで読み取り、ドキュメントを作成する Googleフォームなどで受信したファイルをもとにOCRでテキストを自動で読み取り、ドキュメントを発行・作成する フローです。
申請書やアンケートに添付された画像のテキスト化といった定型業務を自動化できます。
Googleフォームで送信されたファイルをOCRし、Googleドキュメントを発行・作成する
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CRMサービス上のファイルをOCRで読み取り、ドキュメントを作成する SalesforceなどのCRMサービスに追加されたファイルを起点としてOCR処理を行い、その内容をドキュメントとして自動で出力する フローです。顧客から受け取った書類の管理やデータ入力を効率化し、営業活動に集中する環境を整えられますね。
Salesforceに追加されたファイルをOCRし、Googleドキュメントにテキストを追加する
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OneDrive上のファイルをOCRで読み取り、ドキュメントに変換するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、OneDriveに格納されたファイルをOCRし、Googleドキュメントにテキストを追加する フローを解説していきます！登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive Googleドキュメント
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
OneDriveとGoogleドキュメントのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
OneDriveのトリガー設定、分岐設定、OneDriveのアクション設定、OCR設定、Googleドキュメントのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
OneDriveに格納されたファイルをOCRし、Googleドキュメントにテキストを追加する
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ステップ1：OneDriveとGoogleドキュメントのマイアプリ連携 ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
OneDriveとYoomのマイアプリ登録 以下の手順をご参照ください。
GoogleドキュメントとYoomのマイアプリ登録 以下の手順をご参照ください。こちらはGoogle スプレッドシートの例ですが、Googleドキュメントも同じ手順で連携できます。
ステップ2：テンプレートをコピー Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
OneDriveに格納されたファイルをOCRし、Googleドキュメントにテキストを追加する
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「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：OneDriveのトリガー設定 はじめに、OneDriveのフォルダ内でファイルをアップロードしておきましょう。
※OCRの結果に空欄が含まれているとGoogleドキュメントの文末にテキストを追加するアクションが成功しません。どのような内容を取得するかによりますが、請求書のように文章がひと続きでないファイルのテキスト全文を取得したい場合は空欄を含めないようにしてください。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン
次にドライブIDを候補から選択してください。
最後にフォルダIDを選択しましょう。
ここまで設定が完了したら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功すると取得した値が表示され、OneDriveのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！詳しくはこちら
ステップ4：分岐設定 ※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン フリープラン
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。「コマンドオペレーション」をクリック。
まず、分岐対象の取得した値を設定します。「分岐」の設定方法
次に分岐条件を設定しましょう。今回は、取得した値(作成日時)が最終更新日時と等しい場合に次のステップに進むよう設定しています。ファイルが新規作成された場合 という意味です。
ステップ5：OneDriveのアクション設定 ステップ3のトリガーで取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定画面に移るので、ドライブIDを候補から選択してください。
ファイルのアイテムIDにはOneDriveの「アイテムID」の取得した値が予め設定されています。このように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映 できます。
ここまで設定できたら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。成功したら保存してください。ファイルがダウンロードされました！
ステップ6：OCR設定 ※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン ・ サクセスプラン
上記2記事も併せてご参照ください。
ここでは、先ほどダウンロードした画像ファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
ステップ3・5と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックします。料金プランについて
詳細設定に入ります。ファイルの添付方法は予め設定されている通りでOKです。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
抽出したい項目は今回「全文」としていますが、一部だけ読み取りたい場合は必要事項をカンマ区切りで入力しましょう。使用するAI
成功したら保存しましょう。AIが画像ファイルの内容をテキストとして抽出してくれました！
ステップ7：Googleドキュメントのアクション設定 抽出したテキストを指定したドキュメントに追加します。
これまでのステップと同様、アクションは「文末にテキストを追加」のまま「次へ」をクリック。
まずドキュメントIDを候補から選択しましょう。
追加するテキストは予め設定されていますが、OneDrive・OCR機能から取得した値を組み合わせて自由にカスタマイズ可能です。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
OneDriveのファイルから抽出した内容がGoogleドキュメントの文末に追加されました！
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了 最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
以上が、OneDriveに格納されたファイルをOCRし、Googleドキュメントにテキストを追加する方法 でした！
OCRやOneDriveのAPIを使ったその他の自動化例
OCRやOneDriveのAPIを活用することで、紙や画像データの電子化、クラウドストレージの整理・共有といった業務をスムーズに効率化できます。
OCRを使った自動化例 OCRを導入することで、画像やPDFからのテキスト抽出を自動化できます。これにより、名刺情報の登録や契約書・請求書の電子化が効率化され、手入力の負担やミスを減らせます。営業担当者やバックオフィス業務を担う方に特に有効です！
GoogleフォームでPDFが送信されたら、OCRと翻訳を行いGoogle スプレッドシートに追加する
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Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、OCRを行い結果と元のファイルをGoogle Driveに格納する
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Outlookで画像ファイルを受信したら、OCRでテキスト化しSlackに通知する
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フォームに添付された書類ファイルをOCRして、Microsoft Excelにレコード追加とOutlookに送信する
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名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納しChatworkに通知する
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OneDriveを使った自動化例 OneDriveを使った自動化は、書類やファイルの保存・共有を効率化します。たとえば、契約完了書類の保存や、フォーム回答のファイル整理を自動化できるため、管理業務の手間を減らしつつ情報を正確に一元化できます。総務部門やチームでの共同作業に効果的です！
Docusignで書類が締結したら、書類をOneDriveに格納する
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Notionのデータベースにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する
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Salesforceに取引先が登録されたらOneDriveにフォルダを作成する
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フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Gmailでメールを送付する
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メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
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まとめ OCRによるテキスト抽出とドキュメント作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた画像やPDFからの文字起こしや転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより書類のデジタル化や情報共有が迅速かつ正確になり、より付加価値の高い業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。ぜひ こちら から無料登録 してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問 Q：ファイルごとに新しいドキュメントを作成できますか？
A：可能です。Googleドキュメントのアクションを「新しいドキュメントを作成する」に変更して設定してください。
Q：テキスト全体ではなく特定項目だけ抽出できますか？
A：可能です。例えば領収書の場合「日付,会社名,住所,電話番号,商品名,数量,金額,支払方法」のように入力すると、それらの項目のみが抽出されます。
Q：OneDrive以外のストレージでも自動化できますか？
A：可能です。例えばGoogle Driveでのファイルアップロードをトリガーとしたい場合、連携アカウントとアクションを選択する画面でOneDriveのトリガーをGoogle Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」、アクションを「ファイルをダウンロードする」等に変更してください。
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