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紙の書類やPDFの内容をドキュメントに手作業で書き起こしたり、OCRツールでテキスト化した後に結局コピー＆ペーストで転記したりする作業に、多くの時間を費やしていませんか？
画像やPDFからドキュメントへの手作業での文字起こしは時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
もし<span class="mark-yellow">画像やPDFファイルからOCRでテキストを自動で読み取り、直接ドキュメントファイルとして出力できる仕組み</span>があればこれらの作業がもっと簡単になりますよね。その結果、本来注力すべきコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">画像やPDFファイルからOCRでテキストを抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは様々なツールを起点としてOCRでテキストを抽出し、自動でドキュメントを作成する具体的な連携パターンをご紹介します。
手作業での転記作業をなくし、業務効率を向上させることができるでしょう。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">OneDriveなどのストレージサービスに保存された画像やPDFファイルをトリガーに、OCRでテキストを自動抽出してドキュメントファイルを作成する</span>フローです。
これまで手作業で行っていたファイルの文字起こしや転記作業の手間を削減し、業務を効率化しましょう。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで受信したファイルをもとにOCRでテキストを自動で読み取り、ドキュメントを発行・作成する</span>フローです。
申請書やアンケートに添付された画像のテキスト化といった定型業務を自動化できます。
<span class="mark-yellow">SalesforceなどのCRMサービスに追加されたファイルを起点としてOCR処理を行い、その内容をドキュメントとして自動で出力する</span>フローです。顧客から受け取った書類の管理やデータ入力を効率化し、営業活動に集中する環境を整えられますね。
それではここから代表的な例として、OneDriveに格納されたファイルをOCRし、Googleドキュメントにテキストを追加するフローを解説していきます！
このフローを使えば手作業での転記作業が不要になり、情報の整理や共有がスムーズになります。
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive／Googleドキュメント
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の手順をご参照ください。こちらはGoogle スプレッドシートの例ですが、Googleドキュメントも同じ手順で連携できます。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
はじめに、OneDriveのフォルダ内でファイルをアップロードしておきましょう。
今回は例として「領収書」フォルダを作成し、領収書のPDFファイルを追加しました。
※OCRの結果に空欄が含まれているとGoogleドキュメントの文末にテキストを追加するアクションが成功しません。どのような内容を取得するかによりますが、請求書のように文章がひと続きでないファイルのテキスト全文を取得したい場合は空欄を含めないようにしてください。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にドライブIDを候補から選択してください。
最後にフォルダIDを選択しましょう。
フォルダ名の欄に該当のキーワード(今回でいうと「領収書」)を入力すると、フォルダIDの候補が絞られます。先ほどアップロードしたファイルをクリックしてください。
ここまで設定が完了したら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功すると取得した値が表示され、OneDriveのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。なお、以下の取得した値をこの後の設定で活用することで、OCRを行ったり、OCRの結果をGoogleドキュメントに自動転記可能となります。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみましょう！
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。「コマンドオペレーション」をクリック。
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」、取得した値は「作成日時」のままで大丈夫です。
※「分岐」の設定方法もご参照ください。
次に分岐条件を設定しましょう。今回は、取得した値(作成日時)が最終更新日時と等しい場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、ファイルが新規作成された場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら保存してください。
ステップ3のトリガーで取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定画面に移るので、ドライブIDを候補から選択してください。
これは先ほど選択したものと同じになります。
ファイルのアイテムIDにはOneDriveの「アイテムID」の取得した値が予め設定されています。
なお、このアイテムIDは取得した値を活用したものです。このように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
ここまで設定できたら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。成功したら保存してください。ファイルがダウンロードされました！
なお、下記の「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
上記2記事も併せてご参照ください。
ここでは、先ほどダウンロードした画像ファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
ステップ3・5と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックします。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択しましょう。※料金プランについて
詳細設定に入ります。ファイルの添付方法は予め設定されている通りでOKです。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
抽出したい項目は今回「全文」としていますが、一部だけ読み取りたい場合は必要事項をカンマ区切りで入力しましょう。
あとは任意で使用するAIと言語をそれぞれ選択してテストをしてください。
成功したら保存しましょう。AIが画像ファイルの内容をテキストとして抽出してくれました！
抽出したテキストを指定したドキュメントに追加します。
「文末にテキストを追加」をクリックしてください。
これまでのステップと同様、アクションは「文末にテキストを追加」のまま「次へ」をクリック。
まずドキュメントIDを候補から選択しましょう。
今回は例として「領収書管理用」というドキュメントの文末にテキストを追加します。
追加するテキストは予め設定されていますが、OneDrive・OCR機能から取得した値を組み合わせて自由にカスタマイズ可能です。
なお、取得した値を活用せずテキストを直接入力した箇所は固定値のため定型文となります。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
OneDriveのファイルから抽出した内容がGoogleドキュメントの文末に追加されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、OneDriveに格納されたファイルをOCRし、Googleドキュメントにテキストを追加する方法でした！
OCRやOneDriveのAPIを活用することで、紙や画像データの電子化、クラウドストレージの整理・共有といった業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらを自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
OCRを導入することで、画像やPDFからのテキスト抽出を自動化できます。これにより、名刺情報の登録や契約書・請求書の電子化が効率化され、手入力の負担やミスを減らせます。
営業担当者やバックオフィス業務を担う方に特に有効です！
OneDriveを使った自動化は、書類やファイルの保存・共有を効率化します。たとえば、契約完了書類の保存や、フォーム回答のファイル整理を自動化できるため、管理業務の手間を減らしつつ情報を正確に一元化できます。
総務部門やチームでの共同作業に効果的です！
OCRによるテキスト抽出とドキュメント作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた画像やPDFからの文字起こしや転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより書類のデジタル化や情報共有が迅速かつ正確になり、より付加価値の高い業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：ファイルごとに新しいドキュメントを作成できますか？
A：可能です。Googleドキュメントのアクションを「新しいドキュメントを作成する」に変更して設定してください。
Q：テキスト全体ではなく特定項目だけ抽出できますか？
A：可能です。例えば領収書の場合「日付,会社名,住所,電話番号,商品名,数量,金額,支払方法」のように入力すると、それらの項目のみが抽出されます。
Q：OneDrive以外のストレージでも自動化できますか？
A：可能です。例えばGoogle Driveでのファイルアップロードをトリガーとしたい場合、連携アカウントとアクションを選択する画面でOneDriveのトリガーをGoogle Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」、アクションを「ファイルをダウンロードする」等に変更してください。
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