【OCR】履歴書を読み取りMicrosoft Excelに項目別で保存する方法とメリット

ステップ1：OCRツールとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

Yoomにログイン後、画面左にある「マイアプリ」をクリックしてください。
次に「+新規接続」をクリックします。

次に表示される「マイアプリの新規接続」でMicrosoft Excelを検索してください。
Microsoft ExcelをクリックするとMicrosoftのログインページが表示されます。お使いのMicrosoftアカウントでログインしてください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

次にテンプレートをコピーします。
下のバナーの『試してみる』をクリックして、コピーしてください。

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「テンプレートがコピーされました！」という画面がでたらコピー成功です。
「OK」をクリックしてフローの設定を進めましょう。

ステップ2：トリガーを設定

はじめに、応募者が履歴書をアップロードするフォームを作成していきます。
「履歴書送信フォーム」をクリックしてください。

フォームの作成画面では、内容の編集や追加が行えます。
フォーム作成は一部有料プランの場合のみ設定が可能な項目がございます。詳しくはこちらをご覧ください。
①フォームのタイトルと説明文の編集が行えます。今回は「履歴書送信フォーム」と設定しました。
②質問のタイトルと説明文の編集が行えます。１個目の質問は「氏名」と設定しました。
③質問に対するアクションを設定できます。今回は「テキスト」を選択し、「氏名」を入力してもらうよう設定しました。
④この質問は回答が必須であるか選択できます。
⑤作成したフォームを確認できます。編集途中でも確認できるので、少しずつ設定を進めていくことが可能です。

①先ほどと同じく質問のタイトルと説明文の編集が可能です。こちらは「履歴書」と設定しています。
②質問のアクションを設定します。今回は履歴書ファイルを送ってもらうため「添付ファイル」のアクションを選択しています。
③こちらも先ほどと同じく、回答が必須であるか設定できます。
④質問セクションを追加できます。確認事項のチェックボックスや数値データなど、任意で設定が可能です。
⑤送信ボタンのテキストを編集できます。「送信」以外のテキストにしたい場合にご利用ください。（有料プランの場合のみ設定が可能な項目）
⑥Yoomロゴの非表示設定です。回答フォームのページ下部にYoomロゴが表示されなくなります。（有料プランの場合のみ設定が可能な項目）

画面をスクロールダウンすると、フォーム送信後の「完了ページの設定」が行えます。
①完了メッセージを編集できます。初期設定では「送信完了」となっています。（有料プランの場合のみ設定が可能な項目）
②完了メッセージの説明文を追加できます。補足事項などを任意で入力できます。（有料プランの場合のみ設定が可能な項目）
③Yoomに関する表示の設定箇所です。オンにすると完了ページにYoomに関する表示を出さないように設定できます。（有料プランの場合のみ設定が可能な項目）
④アクセス制限の設定です。作成した回答フォームをオフィス内のみで利用する場合などにご利用ください。（プロプランの場合のみ設定可能な項目）
⑤フローボットの起動設定です。フォームが送信されたら起動するのか、管理者権限で起動するのかを設定できます。
各項目の設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。

次の画面では作成したページの確認とテスト用の値を設定します。
①完成した回答ページと完了ページを確認できます。
②この後行うテスト用の「氏名」を設定できます。今回は「履歴太郎」と設定しました。
③この後行うテスト用の「履歴書」をアップロードします。今回は画像の履歴書をアップロードしました。
各項目の確認および設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：OCRの設定

次にOCRの設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

「履歴書を読み取る」というアクションのタイトルを任意で編集できます。
一方「アクション」は変更せずに「次へ」をクリックしてください。

次に、読み取りの詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」では「取得した値を使用」か「ファイルをアップロード」を選択できます。
今回は、先ほど設定した質問セクションの「履歴書」にて送信された添付ファイルを使用するので「取得した値を使用」から「履歴書」を選択しました。
「追加で抽出したい項目」には、デフォルトで読み取れる情報以外に抽出したい項目を追加で設定できます。今回は「E-mail」を追加しました。
「使用するAI」でChatGPTかClaudeを選択できます。今回はChatGPTを選択しました。

ここで履歴書情報を追加するExcelシートを作成しておきましょう。
なおExcelシートの設定についてはこちらでも解説しています。
各項目の設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。

テストが成功し、OCRで読み取った履歴書の情報が「アウトプット」に表示されました。問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：アクションを設定

OCRで読み取った履歴書の情報をMicrosoft Excelに追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行います。
実行アクションは変更せず、ページをスクロールダウンしてください。

Microsoft Excelのデータベース連携設定を行なっていきます。
「ファイルの保存場所」は履歴書情報を追加するExcelファイルが保存されている場所を、OneDriveとSharepointから選択してください。
次に「ドライブID」を選択します。SharePointの場合は「サイトID」と表示されています。
空欄をクリックすると候補から選択できます。
同じく「アイテムID」と「シート名」も候補から選択してください。
「テーブル範囲」はExcelシートのデータ追加範囲を指定できます。
各項目の設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。

次の画面では、接続したExcelシートの項目に追加する値を設定していきます。
空欄をクリックし「アウトプット」から各項目を設定しましょう。

各項目の設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。

テストに成功するとOCRで読み取った履歴書情報がExcelシートに追加されます。
確認ができたら「保存する」をクリックしてください。

「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備をしましょう。

フローボット設定画面の右上から回答フォームをコピーできます。
これで回答フォームから履歴書が送信されたら、Excelデータに自動追加されるようになりました。

Microsoft Excelを使ったその他の自動化例

1.クラウドサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する

こちらは、クラウドサインの契約状況を、Microsoft Excelで自動管理できるフローです。
手動によるデータ更新作業や進捗状況の報告作業を省略でき、業務の効率化が図れます。

2.Wordpressで投稿が公開されたらMicrosoft Excelに追加する

こちらは、Wordpressの公開データを、Microsoft Excelに自動追加するフローです。
Wordpressでブログを公開するたびに手動でデータ管理をする必要がなくなるため、次の業務にすぐ取り掛かれるようになるでしょう。

3.毎日Google広告からレポートを取得してMicrosoft Excelに記載する

こちらは、Google広告のレポートデータをMicrosoft Excelに自動で記載するフローです。
Excelに正確なデータが保存されるため、広告分析に寄与します。

まとめ

OCRとMicrosoft Excelの連携で、履歴書をデジタルデータに変換し、情報を自動で管理することができます。
今まで行っていた手動でのデータ入力を省き、人為的ミスを低減させデータの正確性も向上します。
さらに、Excelデータとして保存されることで、情報取得のスピード向上にもつながります。

ぜひYoomのアプリ連携を活用して、業務の効率化を体験してください。