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採用業務において、手書きの履歴書をデジタル化し、管理ツールに登録する作業は時間がかかり、ヒューマンエラーも発生しがちです。このような煩雑さに悩む採用担当者の方も多いのではないでしょうか？特に、大量採用の時期には登録作業が滞り、後続業務にも影響が出ることが課題となることがあります。
Yoomを活用すれば、OCR機能を使って履歴書を効率よくデータ化し、オフィスステーションに自動で従業員情報を登録するフローを作ることが可能です。
これにより、手入力の手間を大幅に削減でき、登録内容の正確性を向上させることが期待できます。さらに、採用業務全体をスムーズに進められるようになり、忙しい時期でもスケジュールに余裕が生まれるでしょう。この記事では、Yoomを使った具体的な連携方法をご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
履歴書をOCRで読み取り、オフィスステーションに自動登録することで、手作業による入力時間を削減できます。
新卒採用で50名以上の応募者を処理する場合、従来の手入力では1件につき数分を要し、全体で数時間かかることもあります。
このフローを活用すれば、履歴書を読み込むだけで、名前や住所、連絡先などの情報がデジタル化され、システムに直接登録されます。
この効率化により、採用担当者は他の重要な業務に専念できる可能性が高まります。さらに、登録作業が迅速に完了することで、採用スケジュール全体が計画的に進めやすくなる点も魅力的です。
OCRを活用することで、手入力時に起こりやすい入力ミスを防ぎ、登録データの精度を高めることができます。
例えば、転職者採用で手書きの履歴書を扱う場合、漢字の読み間違いやタイポなどが発生することがあります。特に住所や名前などの重要な項目でミスが起きると、後の業務でトラブルの原因となりやすいです。
このフローでは、履歴書の内容を正確にデジタル化し、システムに取り込むことで、確認や修正にかかる手間を軽減できる可能性があります。
これにより、登録内容の信頼性が向上し、ミスの発生を抑えることが期待されます。
履歴書のデータ登録が迅速に行えることで、採用業務全体がスムーズに進むことが期待されます。
例えば、大量採用時には、履歴書データの登録作業が滞ると、契約書作成や入社準備などの後続業務が遅れるリスクがあります。このフローを利用すれば、履歴書データを効率よく取り込み、スムーズに次のステップへ移行できる可能性があります。
また、オフィスステーションにデータが集約されることで、必要な情報を確認しやすくなり、採用プロセス全体を管理しやすくなることが考えられます。
この仕組みは、特に繁忙期の業務負担を軽減するのに役立つでしょう。
ここからは、実際にYoomを使ってフローの設定を行います。
今回設定するのは「履歴書をOCRで読み取りオフィスステーションに従業員を登録する」というものです。
■概要
履歴書をOCRで読み取りオフィスステーションに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でオフィスステーションを活用する方
・人事業務でオフィスステーションを利用している方
・オフィスステーションへの入力作業を手動で行っている方
2.採用活動を担当している方
・履歴書のデータを元に従業員情報の登録を行う方
・入社手続きの業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
採用活動における入社手続きは、採用人数に応じて作業負担が増加する傾向にあり、生産性が低下する要因にもなり得ます。
特に、従業員情報の登録は手動で行う必要があり、登録後の確認作業や修正作業の工数が肥大化する恐れがあります。
このフローはフォームから履歴書を送信することでOCRでデータを読み取ることができ、そのデータをオフィスステーションに自動で登録することができるため、登録作業を効率化することができます。
■注意事項
・オフィスステーションとYoomを連携してください。
・AIオペレーション、オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
大まかなフローは以下の通りです。
AI機能(OCR)を使用しますが、難しいプログラミングの知識は不要です。
なお、AI機能は一部有料プランでのみ利用できます。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、注意してください
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のアプリやAI機能を使用することができます。
まずは、準備から始めていきましょう！
[Yoomとは]
最初に、Yoomとオフィスステーションをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
「アプリの新規接続」のウィンドウが出てきたら、オフィスステーションを検索してください。
ステーションIDはURLから取得して、ログインに必要な情報をして「追加」をクリックしてください。
マイアプリ一覧にオフィスステーションのアイコンが加わっていればマイアプリ連携は完了です。
続いて、フロー設定時のテストに使用する履歴書を用意しておきましょう。
オンラインで入力、ダウンロードができるサービスがあるので検索してみてください。
今回使用するのは下記のものです。
テスト用なので入力内容は仮のもので問題ありません。
ここまで準備できたら、下のバナーからテンプレートをコピーしておきましょう。
■概要
履歴書をOCRで読み取りオフィスステーションに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でオフィスステーションを活用する方
・人事業務でオフィスステーションを利用している方
・オフィスステーションへの入力作業を手動で行っている方
2.採用活動を担当している方
・履歴書のデータを元に従業員情報の登録を行う方
・入社手続きの業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
採用活動における入社手続きは、採用人数に応じて作業負担が増加する傾向にあり、生産性が低下する要因にもなり得ます。
特に、従業員情報の登録は手動で行う必要があり、登録後の確認作業や修正作業の工数が肥大化する恐れがあります。
このフローはフォームから履歴書を送信することでOCRでデータを読み取ることができ、そのデータをオフィスステーションに自動で登録することができるため、登録作業を効率化することができます。
■注意事項
・オフィスステーションとYoomを連携してください。
・AIオペレーション、オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
最初の設定は「履歴書送信フォーム」です。
履歴書を添付して、提出してもらうためのフォーム設定を行います。
氏名のほかにも、日付やプルダウン入力もできるので必要に応じて入力してください。
履歴書添付欄は必須項目なので、上記箇所の確認を忘れないようにしましょう。
従業員番号が発行されている場合、ここで必須項目として設定しておくと、オフィスステーションの設定で使用することができます。
また、フォーム送信後に表示される内容の設定も可能です。
必要事項をすべて入力したら次に進んでください。
次のページでは、フォームの画面確認と「取得した値」の設定を行います。
実際のフローでは、提出されたフォームから取得した内容がアウトプット(取得した値)として取得できますが、ここでは履歴書の内容に合わせて手入力をしてください。
入力ができたら「保存する」をクリックしてフォームトリガー設定は完了です。
続いては「画像・PDFから文字を読み取る」の設定です。
最初のページでは、タイトルの修正のみで次に進んでください。
次のページでは履歴書から抽出する内容の設定を行います。
履歴書の項目から、デフォルト以外の内容で必要な情報があればここで設定しておきましょう。
入力ができたら「テスト」をクリックして、正しく情報の抽出ができるかどうか確認しましょう。
上記のようにアウトプットに履歴書の内容が反映されていれば、テスト成功です。
「保存する」をクリックして、読み取りの設定は完了です。
最後の設定は「従業員台帳の登録」です。
1ページ目では、マイアプリ連携をしたオフィスステーションの情報が反映されています。
アカウント情報を確認し、必要であればタイトルの修正を行って次に進んでください。
次のページでは、オフィスステーションに登録する内容の設定を行います。
履歴書提出フォームで、従業員番号を入力している場合はアウトプットから選択可能です。
この段階で従業員番号がない場合は、画像のようにかの番号を設定しておいて後ほど、オフィスステーションの画面から修正するようにしましょう。
テストが成功すると、オフィスステーションに従業員台帳ができています。
最後に「保存する」をクリックしてすべての設定は完了です。
トリガーをONにしてフローを動かしましょう。
これで履歴書の内容からオフィスステーションに従業員台帳が自動で作成されるようになりました。
今回設定したフローは以下のものです。
■概要
履歴書をOCRで読み取りオフィスステーションに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でオフィスステーションを活用する方
・人事業務でオフィスステーションを利用している方
・オフィスステーションへの入力作業を手動で行っている方
2.採用活動を担当している方
・履歴書のデータを元に従業員情報の登録を行う方
・入社手続きの業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
採用活動における入社手続きは、採用人数に応じて作業負担が増加する傾向にあり、生産性が低下する要因にもなり得ます。
特に、従業員情報の登録は手動で行う必要があり、登録後の確認作業や修正作業の工数が肥大化する恐れがあります。
このフローはフォームから履歴書を送信することでOCRでデータを読み取ることができ、そのデータをオフィスステーションに自動で登録することができるため、登録作業を効率化することができます。
■注意事項
・オフィスステーションとYoomを連携してください。
・AIオペレーション、オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールで届いた請求書情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加
OCRを活用し、メールに添付された請求書情報を自動で読み取ってNotionのデータベースに登録するフローです。
手入力の手間を削減でき、情報の一元管理できます。請求書の記録や確認の精度向上が期待できます。作業効率を高めたい方におすすめです。
■概要
メールで届いた請求書情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書をメールで受け取る機会が多い経理担当者
・請求書の情報を手入力する手間を省いて業務効率を向上させたい方
・入力ミスを減らして正確な請求書情報をデータベースに登録したい方
・Notionで請求書情報を一元管理して検索や分析に活用したい方
2.請求書情報に基づいて業務を行う方
・請求書情報がNotionに自動で登録されることで支払い処理や承認手続きなどをスムーズに進めたい方
・Notion上で請求書情報を簡単に検索・確認したい方
3.ペーパーレス化・業務効率化を進める企業
・紙の請求書を電子化してペーパーレス化を進めたい方
・請求書処理の自動化により業務効率化とコスト削減を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
メールで届く請求書を手作業でNotionのデータベースに転記するのは、非常に多くの時間がかかってしまい転記ミスや情報漏れの原因にもなります。
このフローを活用することで、メールで届いた請求書をAI-OCRが自動的に読み取りNotionのデータベースに必要な情報が追加され、手作業での入力作業が不要になり業務効率が大幅に改善されます。また、ヒューマンエラーのリスクも軽減されることで、より正確な請求書管理が可能になります。
■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加
名刺をOCRでデジタル化し、Notionに自動登録するフローです。手入力が不要で、名刺の管理や情報検索が容易になります。営業活動の効率化や情報共有の円滑化が見込まれます。
データ管理に悩むビジネスパーソンに最適です。
■概要
名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業担当者
・名刺交換後に手入力で顧客情報を管理するのが面倒だと感じている方
・名刺情報の入力ミスを減らして顧客データベースの精度を高めたい方
・Notionで顧客情報を一元管理して検索や分析などを行い方
2.人事・総務担当者
・従業員や取引先の名刺情報をデジタル化して管理の手間を削減したい方
・名刺情報の紛失や劣化を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
名刺交換はビジネスシーンにおいて重要なコミュニケーション手段ですが、受け取った名刺を手作業でNotionのデータベースに入力するのは、入力ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。
このフローを活用することにより、AI-OCRが自動的に名刺情報を読み取り、Notionのデータベースへ必要な情報が追加されることで、手作業での入力作業が不要となり業務効率が大幅に改善します。また、人的なミスのリスクも軽減されて、より正確な顧客管理が可能になります。
■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
領収書をAI-OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに格納しTalknoteに通知
領収書の内容をOCRでデータ化し、Google スプレッドシートに自動登録、その後Talknoteで通知するフローです。
経費管理の効率化や迅速な情報共有が期待できます。経理作業の負担を軽減したい方に便利です。
■概要
経費精算などで発生する、溜まった領収書の処理に手間を感じていませんか。手作業でのデータ入力は時間がかかる上、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームから領収書をアップロードするだけでAI-OCRが内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ記録するため、面倒な入力作業を効率化し、申請内容をTalknoteへ自動で通知できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomを使えば、手書きの履歴書を簡単にデータ化し、オフィスステーションに自動で登録するフローを設定できます。プログラミングの知識が不要で、誰でも手軽に始められるのが特徴です。採用業務の効率化やミスの防止を目指す方にぴったりのツールです。
無料登録から始められるので、まずは試してみて、業務改善の可能性を実感してみてはいかがでしょうか？
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