オフィスステーションとOCRを連携して、履歴書をOCRで読み取りオフィスステーションに従業員を登録する方法

採用業務において、手書きの履歴書をデジタル化し、管理ツールに登録する作業は時間がかかり、ヒューマンエラーも発生しがちです。このような煩雑さに悩む採用担当者の方も多いのではないでしょうか？特に、大量採用の時期には登録作業が滞り、後続業務にも影響が出ることが課題となることがあります。

Yoomを活用すれば、OCR機能を使って履歴書を効率よくデータ化し、オフィスステーションに自動で従業員情報を登録するフローを作ることが可能です。
これにより、手入力の手間を大幅に削減でき、登録内容の正確性を向上させることが期待できます。さらに、採用業務全体をスムーズに進められるようになり、忙しい時期でもスケジュールに余裕が生まれるでしょう。この記事では、Yoomを使った具体的な連携方法をご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

こんな方におすすめ

新卒や中途の大量採用を行っており、履歴書登録作業の効率化を検討している方
手書きの履歴書や応募書類を扱う際の入力ミスを減らしたいと考えている方
採用業務全体の流れをスムーズにし、繁忙期の負担を軽減したいと考える方
APIやAIを活用した業務効率化ツールの導入を検討している人事担当者の方

オフィスステーションとOCR機能の連携メリットと具体的な利用シーン

メリット1: 従業員情報登録の効率化による時間削減

履歴書をOCRで読み取り、オフィスステーションに自動登録することで、手作業による入力時間を削減できます。

新卒採用で50名以上の応募者を処理する場合、従来の手入力では1件につき数分を要し、全体で数時間かかることもあります。
このフローを活用すれば、履歴書を読み込むだけで、名前や住所、連絡先などの情報がデジタル化され、システムに直接登録されます。
この効率化により、採用担当者は他の重要な業務に専念できる可能性が高まります。さらに、登録作業が迅速に完了することで、採用スケジュール全体が計画的に進めやすくなる点も魅力的です。

メリット2: ヒューマンエラーの防止で登録データの正確性を向上

OCRを活用することで、手入力時に起こりやすい入力ミスを防ぎ、登録データの精度を高めることができます。

例えば、転職者採用で手書きの履歴書を扱う場合、漢字の読み間違いやタイポなどが発生することがあります。特に住所や名前などの重要な項目でミスが起きると、後の業務でトラブルの原因となりやすいです。
このフローでは、履歴書の内容を正確にデジタル化し、システムに取り込むことで、確認や修正にかかる手間を軽減できる可能性があります。

これにより、登録内容の信頼性が向上し、ミスの発生を抑えることが期待されます。

メリット3: 採用業務全体の効率化と負担軽減

履歴書のデータ登録が迅速に行えることで、採用業務全体がスムーズに進むことが期待されます。

例えば、大量採用時には、履歴書データの登録作業が滞ると、契約書作成や入社準備などの後続業務が遅れるリスクがあります。このフローを利用すれば、履歴書データを効率よく取り込み、スムーズに次のステップへ移行できる可能性があります。
また、オフィスステーションにデータが集約されることで、必要な情報を確認しやすくなり、採用プロセス全体を管理しやすくなることが考えられます。

この仕組みは、特に繁忙期の業務負担を軽減するのに役立つでしょう。

履歴書をOCRで読み取りオフィスステーションに従業員を登録するフローの作り方

ここからは、実際にYoomを使ってフローの設定を行います。
今回設定するのは「履歴書をOCRで読み取りオフィスステーションに従業員を登録する」というものです。

大まかなフローは以下の通りです。

Yoomとオフィスステーションのマイアプリ連携・履歴書の準備
テンプレートのコピー
Yoomを使ってフローの詳細設定
トリガーをON

AI機能(OCR)を使用しますが、難しいプログラミングの知識は不要です。

なお、AI機能は一部有料プランでのみ利用できます。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、注意してください
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のアプリやAI機能を使用することができます。

まずは、準備から始めていきましょう！

[Yoomとは]

ステップ1：オフィスステーションをマイアプリ連携・履歴書の準備

最初に、Yoomとオフィスステーションをマイアプリ連携します。

Yoomにログインしたら、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

「アプリの新規接続」のウィンドウが出てきたら、オフィスステーションを検索してください。

ステーションIDはURLから取得して、ログインに必要な情報をして「追加」をクリックしてください。
マイアプリ一覧にオフィスステーションのアイコンが加わっていればマイアプリ連携は完了です。

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続いて、フロー設定時のテストに使用する履歴書を用意しておきましょう。
オンラインで入力、ダウンロードができるサービスがあるので検索してみてください。

今回使用するのは下記のものです。

テスト用なので入力内容は仮のもので問題ありません。
ここまで準備できたら、下のバナーからテンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：履歴書提出フォームの設定

最初の設定は「履歴書送信フォーム」です。
履歴書を添付して、提出してもらうためのフォーム設定を行います。

氏名のほかにも、日付やプルダウン入力もできるので必要に応じて入力してください。

履歴書添付欄は必須項目なので、上記箇所の確認を忘れないようにしましょう。
従業員番号が発行されている場合、ここで必須項目として設定しておくと、オフィスステーションの設定で使用することができます。

また、フォーム送信後に表示される内容の設定も可能です。

必要事項をすべて入力したら次に進んでください。
次のページでは、フォームの画面確認と「取得した値」の設定を行います。

実際のフローでは、提出されたフォームから取得した内容がアウトプット(取得した値)として取得できますが、ここでは履歴書の内容に合わせて手入力をしてください。

入力ができたら「保存する」をクリックしてフォームトリガー設定は完了です。

ステップ3：文字を読み取る設定

続いては「画像・PDFから文字を読み取る」の設定です。

最初のページでは、タイトルの修正のみで次に進んでください。
次のページでは履歴書から抽出する内容の設定を行います。

履歴書の項目から、デフォルト以外の内容で必要な情報があればここで設定しておきましょう。
入力ができたら「テスト」をクリックして、正しく情報の抽出ができるかどうか確認しましょう。

上記のようにアウトプットに履歴書の内容が反映されていれば、テスト成功です。
「保存する」をクリックして、読み取りの設定は完了です。

ステップ4：オフィスステーションの従業員台帳登録設定

最後の設定は「従業員台帳の登録」です。
1ページ目では、マイアプリ連携をしたオフィスステーションの情報が反映されています。

アカウント情報を確認し、必要であればタイトルの修正を行って次に進んでください。
次のページでは、オフィスステーションに登録する内容の設定を行います。

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履歴書提出フォームで、従業員番号を入力している場合はアウトプットから選択可能です。
この段階で従業員番号がない場合は、画像のようにかの番号を設定しておいて後ほど、オフィスステーションの画面から修正するようにしましょう。

テストが成功すると、オフィスステーションに従業員台帳ができています。
最後に「保存する」をクリックしてすべての設定は完了です。

トリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これで履歴書の内容からオフィスステーションに従業員台帳が自動で作成されるようになりました。

今回設定したフローは以下のものです。

OCR機能を使ったその他の自動化例

メールで届いた請求書情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加

OCRを活用し、メールに添付された請求書情報を自動で読み取ってNotionのデータベースに登録するフローです。

手入力の手間を削減でき、情報の一元管理できます。請求書の記録や確認の精度向上が期待できます。作業効率を高めたい方におすすめです。

名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加

名刺をOCRでデジタル化し、Notionに自動登録するフローです。手入力が不要で、名刺の管理や情報検索が容易になります。営業活動の効率化や情報共有の円滑化が見込まれます。

データ管理に悩むビジネスパーソンに最適です。

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領収書をAI-OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに格納しTalknoteに通知

領収書の内容をOCRでデータ化し、Google スプレッドシートに自動登録、その後Talknoteで通知するフローです。
経費管理の効率化や迅速な情報共有が期待できます。経理作業の負担を軽減したい方に便利です。

まとめ

Yoomを使えば、手書きの履歴書を簡単にデータ化し、オフィスステーションに自動で登録するフローを設定できます。プログラミングの知識が不要で、誰でも手軽に始められるのが特徴です。採用業務の効率化やミスの防止を目指す方にぴったりのツールです。

無料登録から始められるので、まずは試してみて、業務改善の可能性を実感してみてはいかがでしょうか？