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「OneDriveにアップロードしたファイルの情報を、毎回手作業でMicrosoft Excelの管理表に転記している…」
「ファイルが増えるたびに入力作業が発生し、単純作業なのに時間がかかってしまう…」
このように、OneDriveとMicrosoft Excel間でのデータ手入力に、手間や煩わしさを感じていませんか？
こうした定型的な業務は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">OneDriveに新しいファイルが追加されたら、その情報を自動でMicrosoft Excelの表に追記する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より正確で効率的なファイル管理が実現し、あなたはもっと重要なコア業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OneDriveとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OneDriveとMicrosoft ExcelのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていたファイル情報の転記や更新作業を完全に自動化できます。これにより、入力の手間やミスを削減し、常に最新の状態で情報を管理することが可能になります。
Yoomには、具体的な業務シーンを想定した連携テンプレートが用意されており、アカウント登録後すぐに試せます。登録はわずか30秒で完了しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
OneDriveの指定したフォルダに新しいファイルが作成された際に、ファイル名や作成日時、URLといった情報を抽出し、自動でMicrosoft Excelの指定した行にデータを追加します。
この連携により、<span class="mark-yellow">手作業でのファイルリスト作成や情報転記が不要となり、更新漏れや入力ミスを防ぐ</span>ことができます。また、特定のファイル形式のみを対象にするなど、条件に応じた処理も可能なため、より柔軟なファイル管理が実現します。
OneDrive上の既存ファイルが更新されたタイミングをトリガーとして、Microsoft Excelの対応するデータを自動で更新します。
例えば、契約書のバージョンが更新された際に、Microsoft Excel上の管理表にある最終更新日やステータスを自動で変更するといった運用が可能です。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">常に最新のファイル情報に基づいたデータ管理が実現</span>し、関係者への情報共有もスムーズになります。
それでは、さっそく実際にOneDriveとMicrosoft Excelを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOneDriveとMicrosoft Excelの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「OneDriveでファイルが作成されたら、Microsoft Excelにデータを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
OneDriveの連携
検索ボックスにOneDriveと入力し、OneDriveのアイコンをクリックします。
連携したいアカウントを選択してください。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
アカウントを選択すると、画面が遷移するのでパスワードを入力しサインインしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Microsoft Excelの連携
検索ボックスにMicrosoft Excelと入力し、Microsoft Excelのアイコンをクリックします。
先ほどと同じように連携したいアカウントを選択しログインしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
連携アカウントとアクションの選択画面になるので、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更してOKです。
アクションは、テンプレート通りに「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」のままで大丈夫です。
アプリトリガーのAPI接続設定の画面になります。こちらの設定の前に、テスト操作のためトリガーとなるOneDriveの特定フォルダ内に、ファイルを作成か更新しましょう。
今回は、下記のようなフォルダにテスト用のファイルを保存しました。
OneDriveのテスト操作前準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
設定が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。先ほどOneDriveに保存したファイル情報が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
次に、OneDriveに保存したファイルの作成・更新の判別をする分岐設定を行います。まずは、下記赤枠を選択してください。
ここでは、どんな時にMicrosoft Excelのレコードに追加するか具体的に設定していきます。「タイトル」は分かりやすい名前に変更してもOKです。
下記の「取得した値」にはデフォルトで作成日時が入力されています。今回はOneDriveの作成日時を元に分岐設定したいので、このままで大丈夫です。
分岐条件には、先ほどの「取得した値」がどんな条件に一致した時に分岐するか設定しましょう。
今回は、作成日時と最終更新日時が同じ場合に、次のアクションへ進むよう設定します。下記のように、入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので「最終更新日時」を選択してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
設定が完了したら「保存する」を押して次へ進んでください。
続いて、OneDriveの情報をMicrosoft Excelにレコードを追加する設定をしましょう。赤枠の「レコードを追加する」をクリックしてください。
画面が遷移するので、操作するMicrosoft Excelについて設定しましょう!
まだ、対象のMicrosoft Excelを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなMicrosoft Excelを作成したので、こちらにレコードを追加するように設定していきたいと思います。
Microsoft Excelの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まずは、タイトルとアクションを前のステップと同じように任意で修正・確認してください。
画面を下に進み、データベースの連携欄を入力していきましょう。下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
※データベースを操作するオペレーションの設定に関して、詳しくはこちらをご覧ください。
各項目を入力したら、「次へ」を押して進みましょう。
次の画面では、先ほど設定したMicrosoft Excelに追加するレコードを設定していきます。
「追加するレコードの値」の、それぞれの項目欄をクリックすると下記のようなアウトプットが表示されます。お好みに合わせてそれぞれの項目を入力してください。
今回は、それぞれの項目を下記のように入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、Microsoft Excelにレコードが追加されているはずなので確認してください。下記のように指定したデータが反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
日々のファイル管理やデータ入力作業も、OneDriveやMicrosoft Excelとの連携によって効率化できます！
通知や条件分岐との組み合わせにより、情報の整理や共有もスムーズに行えるようになるはずです。
気になる自動化があったら、ぜひ試してみてくださいね。
OutlookやGmailに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードするフローや、アップロード完了後にMicrosoft Teamsへ通知するフローが実現可能です。
また、Google スプレッドシートの従業員情報をもとに、所属部署ごとにファイルのアクセス権限を自動で設定することもできます。
さらに、Salesforceで取引先が登録された際に、OneDriveに専用フォルダを作成するなど、業務に応じたファイル管理も自動化できます。
Notionにタスクが追加されたらMicrosoft Excelにデータを反映したり、SharePointにファイルが格納されたときにその情報をExcelに記録することが可能です。
HubSpot、Zendesk、Trelloなどの外部ツールと連携し、コンタクト情報やチケット、カードなどをExcelに自動で追加することで、進捗管理やレポート作成の手間を削減できます。
OneDriveとMicrosoft Excelの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル情報の転記作業やリストの更新業務から解放され、ヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は単純作業に時間を奪われることなく、常に正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべき企画立案や分析といったコア業務に集中できる理想的な環境が整います！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現可能です。
もし、日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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