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OneDriveとBacklogを連携して、メールで届いた添付ファイルをOneDriveにアップロードし、Backlogの課題コメントにファイルを添付する方法
メールで添付ファイルを受けることが多い場合、ファイル保存や管理が手間に感じることもありますよね。今回は「ファイル整理をもっと簡素化したい…」「ファイル共有を円滑化する方法はないだろうか…」と悩んでいる方に向けて、OneDriveとBacklogを連携して、メールで届いた添付ファイルをOneDriveにアップロードし、Backlogの課題コメントにファイルを添付する方法をご紹介します。今まで手作業で行っていた、添付ファイルのアップロードやファイルの整理などが自動化するため、業務効率化が期待できます。
本記事では、フローの設定方法も詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
こんな方におすすめ
- OneDriveとBacklogをそれぞれ活用しており、メール添付ファイルの管理を簡素化したいと考えている方
- 顧客からの問合せや要望などに添付された画像データの整理を円滑に行いたいと思っているカスタマー担当者
- 顧客やクライアント間とファイルでのやり取りが多く、ファイル整理を手間に感じている営業事務担当者
それではここからノーコードツールYoomを使って、メールで届いた添付ファイルをOneDriveにアップロードし、Backlogの課題コメントにファイルを添付する方法をご紹介します。
[Yoomとは]
メールで届いた添付ファイルをOneDriveにアップロードし、Backlogの課題コメントにファイルを添付する方法
APIを用いて、メールで届いた添付ファイルをOneDriveのAPIを用いて、OneDriveに添付ファイルをアップロードし、BacklogのAPIを用いて、Backlogの課題コメントにファイル添付してくれます。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることで、プログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー設定の手順は以下の通りです。
- OneDriveとBacklogのマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- トリガー設定とオペレーション設定
- OneDriveとBacklogの自動化設定
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
メールで届いた添付ファイルをOneDriveにアップロードし、Backlogの課題コメントにファイルを添付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・メールで受け取った資料やファイルをBacklogの課題に紐づけて管理したい方
・手作業でのファイルダウンロード・アップロードの手間を省きたい方
・添付ファイルをOneDriveに自動保存し、バックアップを取りたい方
2.Backlogでタスク管理、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・フォームから提出されたファイルをチームで共有し、共同作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・メールに添付されたファイルを自動でOneDriveに保存し、Backlogの課題コメントに添付するため、手作業によるファイルのダウンロード・アップロードの手間が省け、業務効率が向上します。
・メール、OneDrive、Backlogを連携させることで、ファイル管理と情報共有を効率化し、チームの生産性向上に貢献することができます。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
メールで届いた添付ファイルをOneDriveにアップロードし、Backlogの課題コメントにファイルを添付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・メールで受け取った資料やファイルをBacklogの課題に紐づけて管理したい方
・手作業でのファイルダウンロード・アップロードの手間を省きたい方
・添付ファイルをOneDriveに自動保存し、バックアップを取りたい方
2.Backlogでタスク管理、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・フォームから提出されたファイルをチームで共有し、共同作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・メールに添付されたファイルを自動でOneDriveに保存し、Backlogの課題コメントに添付するため、手作業によるファイルのダウンロード・アップロードの手間が省け、業務効率が向上します。
・メール、OneDrive、Backlogを連携させることで、ファイル管理と情報共有を効率化し、チームの生産性向上に貢献することができます。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：OneDriveとBacklogをマイアプリ連携
まずはマイアプリ登録です。
マイアプリから「新規接続」をクリックしてください。
「OneDrive」を検索して、ログインしてください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いて「Backlog」のマイアプリ登録です。
「ドメイン」に黒丸部分を入力してください。
ドメインを入力したら、以下画面が出現するので「許可する」をクリックしてください。
マイアプリに「OneDrive」と「Backlog」が登録されていたら、設定完了です。
ステップ2：テンプレートとコピー
フローボットテンプレートをコピーします。
下記の「試してみる」をクリックしてください。
■概要
メールで届いた添付ファイルをOneDriveにアップロードし、Backlogの課題コメントにファイルを添付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・メールで受け取った資料やファイルをBacklogの課題に紐づけて管理したい方
・手作業でのファイルダウンロード・アップロードの手間を省きたい方
・添付ファイルをOneDriveに自動保存し、バックアップを取りたい方
2.Backlogでタスク管理、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・フォームから提出されたファイルをチームで共有し、共同作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・メールに添付されたファイルを自動でOneDriveに保存し、Backlogの課題コメントに添付するため、手作業によるファイルのダウンロード・アップロードの手間が省け、業務効率が向上します。
・メール、OneDrive、Backlogを連携させることで、ファイル管理と情報共有を効率化し、チームの生産性向上に貢献することができます。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
メールで届いた添付ファイルをOneDriveにアップロードし、Backlogの課題コメントにファイルを添付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・メールで受け取った資料やファイルをBacklogの課題に紐づけて管理したい方
・手作業でのファイルダウンロード・アップロードの手間を省きたい方
・添付ファイルをOneDriveに自動保存し、バックアップを取りたい方
2.Backlogでタスク管理、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・フォームから提出されたファイルをチームで共有し、共同作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・メールに添付されたファイルを自動でOneDriveに保存し、Backlogの課題コメントに添付するため、手作業によるファイルのダウンロード・アップロードの手間が省け、業務効率が向上します。
・メール、OneDrive、Backlogを連携させることで、ファイル管理と情報共有を効率化し、チームの生産性向上に貢献することができます。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下画面が出てきたら、コピー完了です。
■概要
メールで届いた添付ファイルをOneDriveにアップロードし、Backlogの課題コメントにファイルを添付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・メールで受け取った資料やファイルをBacklogの課題に紐づけて管理したい方
・手作業でのファイルダウンロード・アップロードの手間を省きたい方
・添付ファイルをOneDriveに自動保存し、バックアップを取りたい方
2.Backlogでタスク管理、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・フォームから提出されたファイルをチームで共有し、共同作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・メールに添付されたファイルを自動でOneDriveに保存し、Backlogの課題コメントに添付するため、手作業によるファイルのダウンロード・アップロードの手間が省け、業務効率が向上します。
・メール、OneDrive、Backlogを連携させることで、ファイル管理と情報共有を効率化し、チームの生産性向上に貢献することができます。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
メールで届いた添付ファイルをOneDriveにアップロードし、Backlogの課題コメントにファイルを添付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・メールで受け取った資料やファイルをBacklogの課題に紐づけて管理したい方
・手作業でのファイルダウンロード・アップロードの手間を省きたい方
・添付ファイルをOneDriveに自動保存し、バックアップを取りたい方
2.Backlogでタスク管理、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・フォームから提出されたファイルをチームで共有し、共同作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・メールに添付されたファイルを自動でOneDriveに保存し、Backlogの課題コメントに添付するため、手作業によるファイルのダウンロード・アップロードの手間が省け、業務効率が向上します。
・メール、OneDrive、Backlogを連携させることで、ファイル管理と情報共有を効率化し、チームの生産性向上に貢献することができます。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ3：メールトリガー設定
次に「メールが届いたら」をクリックしてください。
メールトリガーはこちらの記事を参考に設定していきましょう。
メールトリガーの条件設定を行っていきます。
以下を設定します。
- タイトル→必要に応じて変更
- 受信用のアドレス作成→受信用のアドレスを作成して入力
メールアドレスは、使用しているメールアドレスでもいいですが、フローボット起動用を設定しておく方が、業務用と混ざらずに使用できるので、おすすめです。
また、Gmailで受け取ったメールをYoomのメールアドレスに転送し、メールトリガーを起動することも可能です。
Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法はこちらから確認してみてください。
メール受信が正しく行われているかどうか、テストしてください。
メールトリガーが上手く起動しない場合はこちらの記事を参考確認事項をチェックしてみてください。
ステップ4：OneDriveのアプリ連携設定
次に「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
以下、項目を設定してください。
- タイトル→必要に応じて変更
- アプリ→そのままでOK
- OneDriveと連携するアカウント情報→アカウント情報を確認
- アクション→プルダウンから「ファイルをアップロード」を選択
続いて、API接続設定です。
以下項目を設定します。
- ドライブID→候補から選択
- 格納フォルダ名→自身で選択（アイテムIDがヒットしないときに入力してみてください）
- 格納先のフォルダアイテムID→候補から選択
- ファイル名→アウトプットから「添付ファイル1」を選択（メールトリガーで取得したファイルの名前をそのまま使用します）
- ファイル添付方法→「アウトプットを使用する」を選択
- ファイル→「ダウンロードしたファイル」を選択（メールトリガーで取得したファイルデータをそのまま使用します）
ドライブIDは「候補」から選択しましょう。
候補の一番上のアドレスを入植してください。
「格納フォルダ名」は以下のように使うため、一旦未記入でも構いません。
※アイテムIDを候補から探した際に検索にヒットしない場合は、そのときにそのフォルダ名の一部を入れることで、アイテムIDがヒットする場合があります。
「格納フォルダのアイテムID」では、欄をクリックし候補に表示される候補から対象のフォルダを選択してください。
※ちなみに、作成したばかりのフォルダが「格納先フォルダのアイテムID」に表示されない場合があります。その際は時間をおいて実行してください。
※「候補」をクリックしてからしばらく待つと候補が出て来ることもあります。
「ファイル名」は、アウトプットの「添付ファイル1」を選択してください。
ステップ4：添付ファイルの送信設定
次に「添付ファイルの送信」をクリックしてください。
以下、項目を設定します。
- タイトル→必要に応じて変更
- アプリ→そのままでOK
- Backlogと連携するアカウント情報→アカウント情報の確認
- アクション→プルダウンから「添付ファイル」を選択
次にAPI接続設定です。
- ドメイン→URL内の「https://●●●●●/」の黒丸部分を入力
- ファイル名→アウトプットから「ファイル名」を選択
- ファイル添付方法→「アウトプットを使用する」を選択
- ファイル→「ダウンロードしたファイル」を選択
ファイル名はアウトプットの「ファイルをアップロード」部分の「ファイル名」を選択してください。
ステップ5：課題コメントにファイル添付する設定
続いて「課題コメントにファイルを添付」をクリックしてください。
以下、項目を設定します。
- タイトル→必要に応じて変更
- アプリ→そのままでOK
- Backlogと連携するアカウント情報→アカウント情報を確認
- アクション→プルダウンから「課題コメントにファイルを添付」を選択
続いて、API接続設定です。
- ドメイン→URL内の「https://●●●●●/」の黒丸部分を入力
- 課題IDまたは課題キー→Backlogから取得して入力
- コメントの本文→サンプル例文を参考に設定
- ファイルID→アウトプットから「送信したファイルID」を選択
※事前に「添付ファイルの送信」アクションを実行し、取得したファイルIDを設定してください。
「コメント本文」は、自由に入力可能です。
メールの本文もここに入れることで、メールの本文も転記することができます。
課題を「要望」「バグ」などで使用する場合は「From」を入力するのがおすすめです。
「タスク」の場合は、「日付」などを入力するのもいいですね。自身でカスタムして、作成してください。
「送信ファイルID」は、アウトプットの「添付ファイルの送信」から「送信したID」を選択してください。
ステップ6：OneDriveとBacklogの自動連動設定の確認
最後に自動連携確認を行いましょう。
以下の画面が出現したら「トリガーをON」をクリックしてください。
自動化連携確認ができたら、全ての設定が完了です！お疲れ様でした！
今回使用したテンプレートは以下です。
■概要
メールで届いた添付ファイルをOneDriveにアップロードし、Backlogの課題コメントにファイルを添付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・メールで受け取った資料やファイルをBacklogの課題に紐づけて管理したい方
・手作業でのファイルダウンロード・アップロードの手間を省きたい方
・添付ファイルをOneDriveに自動保存し、バックアップを取りたい方
2.Backlogでタスク管理、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・フォームから提出されたファイルをチームで共有し、共同作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・メールに添付されたファイルを自動でOneDriveに保存し、Backlogの課題コメントに添付するため、手作業によるファイルのダウンロード・アップロードの手間が省け、業務効率が向上します。
・メール、OneDrive、Backlogを連携させることで、ファイル管理と情報共有を効率化し、チームの生産性向上に貢献することができます。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
メールで届いた添付ファイルをOneDriveにアップロードし、Backlogの課題コメントにファイルを添付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・メールで受け取った資料やファイルをBacklogの課題に紐づけて管理したい方
・手作業でのファイルダウンロード・アップロードの手間を省きたい方
・添付ファイルをOneDriveに自動保存し、バックアップを取りたい方
2.Backlogでタスク管理、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・フォームから提出されたファイルをチームで共有し、共同作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・メールに添付されたファイルを自動でOneDriveに保存し、Backlogの課題コメントに添付するため、手作業によるファイルのダウンロード・アップロードの手間が省け、業務効率が向上します。
・メール、OneDrive、Backlogを連携させることで、ファイル管理と情報共有を効率化し、チームの生産性向上に貢献することができます。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OneDriveやBacklogを使ったその他の自動化例
他にもOneDriveやBacklogを使った自動化の例がYoomにはたくさんありますので、いくつか紹介します。
1. フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Backlogにファイルを送信するフロー
フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Backlogに添付ファイルを送信してくれます。
BacklogとOneDriveを併用している企業担当者や、書類整理を簡素化したい方におすすめです。
■概要
フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Backlogに添付ファイルを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・フォームから提出された資料やファイルをBacklogの課題に紐づけて管理したい方
・手作業でのファイルアップロードの手間を省きたい方
・提出されたファイルをOneDriveに自動保存し、バックアップを取りたい方
2.Backlogでタスク管理、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・フォームから提出されたファイルをチームで共有し、共同作業を効率化したい方
・提出されたファイルのバージョン管理を徹底したい方
■このテンプレートを使うメリット
・フォームから提出されたファイルを自動でOneDriveに保存し、Backlogに添付するため、手作業によるファイルのダウンロード・アップロードの手間が省け、業務効率が向上します。
・提出されたファイルをOneDriveに集約することで、Backlogの課題と関連付けて管理でき、情報の一元化が実現します。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Backlogに添付ファイルを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・フォームから提出された資料やファイルをBacklogの課題に紐づけて管理したい方
・手作業でのファイルアップロードの手間を省きたい方
・提出されたファイルをOneDriveに自動保存し、バックアップを取りたい方
2.Backlogでタスク管理、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・フォームから提出されたファイルをチームで共有し、共同作業を効率化したい方
・提出されたファイルのバージョン管理を徹底したい方
■このテンプレートを使うメリット
・フォームから提出されたファイルを自動でOneDriveに保存し、Backlogに添付するため、手作業によるファイルのダウンロード・アップロードの手間が省け、業務効率が向上します。
・提出されたファイルをOneDriveに集約することで、Backlogの課題と関連付けて管理でき、情報の一元化が実現します。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2．Backlogに新しい課題が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成するフロー
Backlogに新しい課題が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成してくれます。
課題を追加後に自動でOneDriveのフォルダが作成されるため、プロジェクトごとの資料管理を一元化できます。
プロジェクト責任者におすすめです。
■概要
Backlogに新しい課題が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・Backlogの課題ごとにOneDriveに専用のフォルダを作成し、関連ファイルを整理したい方
・手作業でのフォルダ作成の手間を省き、効率的にファイル管理を行いたい方
2.Backlogで課題管理を行い、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・課題関連のファイルをOneDriveの専用フォルダに集約することで、情報共有をスムーズにしたい方
・フォルダ作成を自動化することで、チームメンバーの負担を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Backlogで新規課題が追加された際に、OneDriveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務効率を向上させます。
・手作業によるフォルダ作成ミスを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
・Backlogに追加された課題ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルの整理が容易となり、必要な情報をすぐに見つけることができます。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Backlogに新しい課題が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・Backlogの課題ごとにOneDriveに専用のフォルダを作成し、関連ファイルを整理したい方
・手作業でのフォルダ作成の手間を省き、効率的にファイル管理を行いたい方
2.Backlogで課題管理を行い、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・課題関連のファイルをOneDriveの専用フォルダに集約することで、情報共有をスムーズにしたい方
・フォルダ作成を自動化することで、チームメンバーの負担を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Backlogで新規課題が追加された際に、OneDriveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務効率を向上させます。
・手作業によるフォルダ作成ミスを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
・Backlogに追加された課題ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルの整理が容易となり、必要な情報をすぐに見つけることができます。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3．メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
メールで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしてMicrosoft Teamsに通知してくれます。
ファイルのやり取りが多い、企業担当者、OneDriveやMicrosoft Teamsを活用している方におすすめです。
■概要取引先からメールで届く請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手動でダウンロードしてクラウドストレージに保存し、さらにチャットで共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや共有忘れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、特定のメールに添付されたファイルを自動でOneDriveにアップロードし、その旨をMicrosoft Teamsに通知できるため、こうしたファイル管理の課題を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方- メールの添付ファイルを手動でOneDriveに保存、管理している方
- Microsoft Teamsでファイル共有を行っており、通知の手間を削減したいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に時間を充てたい方
■このテンプレートを使うメリット- 特定のメール受信をきっかけにファイル保存と共有通知が実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「Microsoft Teamsに通知する」アクションを設定し、ファイルがアップロードされた旨を指定のチームやチャネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メールトリガーでは、特定の送信元アドレスや件名など、自動化の対象とするメールの条件を任意で設定してください。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダは任意のフォルダIDを指定することが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知内容は、ファイル名や保存先URLなどを含めて自由にカスタマイズできます。
■注意事項- OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- メールの添付ファイルを手動でOneDriveに保存、管理している方
- Microsoft Teamsでファイル共有を行っており、通知の手間を削減したいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に時間を充てたい方
- 特定のメール受信をきっかけにファイル保存と共有通知が実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「Microsoft Teamsに通知する」アクションを設定し、ファイルがアップロードされた旨を指定のチームやチャネルに通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、特定の送信元アドレスや件名など、自動化の対象とするメールの条件を任意で設定してください。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダは任意のフォルダIDを指定することが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知内容は、ファイル名や保存先URLなどを含めて自由にカスタマイズできます。
- OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
OneDriveとBacklogを連携するメリットと具体例
メリット1: 手動作業を削減し、業務効率化が期待できる
OneDriveとBacklogを自動連携させることで、今まで手作業で行っていたファイルの保存や整理などの手間が省け、業務効率化が期待できます。メールからファイル添付をダウンロードし、ファイルにアップロードしてBacklogに転記していた工程が全て自動化されるため、手作業で行っていた作業時間を大幅に削減することが叶います。例えば、営業事務の方が毎日手作業で、クライアントからのファイルをダウンロードしたりフォルダの整理していたのが、自動化によりすぐにファイルのダウンロードから指定のフォルダへの保存、そして、Backlogの課題に添付するところまで行ってくれます。ファイル整理に割いてた時間を削減できるため、他の業務に時間を使うことができます。自動化することで、情報共有のスピード感の向上が期待できるのも魅力です。
メリット2: 手作業の際に起きていたヒューマンエラーの防止に繋がる
ファイル保存やファイルの転記などを手作業で行っていると、人的ミスも起きますよね。OneDriveとBacklogを自動連携させると、メールの添付ファイルの保存から、OneDriveの指定フォルダへのアップロード、Backlogの課題コメントにファイルを添付するところまでの全てを自動で行ってくれるため、ヒューマンエラーの防止が期待できます。人的ミスで起きてしまう、すれ違いや情報漏洩などを軽減することに繋がります。例えば、人事担当者や経理担当者が重要書類のファイルを保存し忘れたり、他のフォルダへ格納してしまうという人的ミスを防ぐことに繋がり、重要書類の個人情報の漏洩や機密事項の漏洩などを防ぐことに繋がります。自動化することで、ファイルの保存が正確な場所に保存され、Backlogの課題に正確に添付されることが期待できます。
メリット3: 情報共有のスピードアップが期待できる
ファイルの保存や整理に時間がかかってしまうと、他のチームや社内の関係者への情報共有が遅れてしまいますよね。OneDriveとBacklogを自動連携させることで、添付ファイル付きのメールを受信後、ファイル保存やBacklogの課題コメントへの転記まですぐに自動で行われるため、情報共有のスピード感のアップも期待できます。例えば、カスタマー担当者が顧客からの問合せを手作業で行ってから報告していたフローが自動化によりスピード感が上がり、他のチームや関係者へのファイル共有や情報共有がスムーズになります。添付ファイルのメール受信後、すぐにフォルダに格納されたデータやBacklogの課題に追加されたファイルにアクセスできるのも魅力です。
まとめ
ファイル整理や管理に毎日手間を取られていて、業務効率を上げたい…と悩んでいる方に向けて、OneDriveとBacklogを連携して、メールで届いた添付ファイルをOneDriveにアップロードし、Backlogの課題コメントにファイルを添付する方法を解説しました。自動化することで、手作業で行っていたファイル整理や管理の時間を他の業務に割けることが叶いますよ。また、他のチームとの情報共有のスピード感の向上が期待できますので、社内やチームでの活用を検討してみてくださいね。
ぜひ本記事を参考に、Yoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
