メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
OneDrive
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
取引先からメールで届く請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手動でダウンロードしてクラウドストレージに保存し、さらにチャットで共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや共有忘れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、特定のメールに添付されたファイルを自動でOneDriveにアップロードし、その旨をMicrosoft Teamsに通知できるため、こうしたファイル管理の課題を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールの添付ファイルを手動でOneDriveに保存、管理している方
- Microsoft Teamsでファイル共有を行っており、通知の手間を削減したいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に時間を充てたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をきっかけにファイル保存と共有通知が実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「Microsoft Teamsに通知する」アクションを設定し、ファイルがアップロードされた旨を指定のチームやチャネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、特定の送信元アドレスや件名など、自動化の対象とするメールの条件を任意で設定してください。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダは任意のフォルダIDを指定することが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知内容は、ファイル名や保存先URLなどを含めて自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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