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日々の業務で、フォームに添付された書類を手動で保存し関係者に共有する作業に手間がかかっていませんか？特に、OneDriveにアップロードした後にBacklogに登録する作業を手作業で行っていると、ファイルのアップロード漏れや共有ミスが発生するリスクがあります。
そこでOneDriveとBacklogを連携させることで、フォームに送信された書類を自動でOneDriveに保存し、そのままBacklogに送信することができます。手作業を挟まず、正確かつ迅速にファイルを管理する一助となるでしょう。これにより、業務の効率化やヒューマンエラーの削減、チーム間の情報共有の透明性向上が期待できます。
この記事では、フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Backlogに自動でファイルを送信する方法を紹介します。ノーコードで簡単に設定できる手順を詳しく解説するので、是非試してみてください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Backlogにファイルを送信する方法」を解説します。
[Yoomとは]
フォームに添付された書類を受け取り、OneDriveの提供するAPIを利用して自動で保存し、その後BacklogのAPIを通じてファイルを指定のプロジェクトに送信することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からOneDriveを検索してください。
お使いのアカウントでログインしてください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
同様の手順でBacklogを選択し、ドメインを入力します。
赤枠内の説明の通り、BacklogのURL内の「https://●●●●●/」部分がドメインです。
入力したら右下の「追加」をクリックしてください。
以下のような確認画面が表示されるので「許可する」をクリックしてください。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので、「OK」をクリックしてください。
「応募フォーム」をクリックしてください。
氏名や住所等、収集したい情報のフォームの形式を選択します。「テキスト」と書かれたボックスをクリックするとプルダウンで選択できます。
完了ページの内容も入力できます。アクセス制限とフローボットの起動者を選択して「次へ」をクリックしてください。
「フォームの表示確認と詳細設定」という画面が表示されます。
「取得した値」の各項目に回答のサンプルを入力すると、この値を使って後ほどの操作でテストを行うことができます。
入力したら「保存する」をクリックしてください。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
タイトルは編集可能です。アクションは「ファイルをアップロード」のままにしてください。
アカウントが正しいことを確認して「次へ」をクリックします。
API接続設定の画面が表示されるので、必要事項を入力していきます。
ドライブIDは「候補」から選択してください。テキストボックスをクリックするとプルダウンが表示されます。
格納先フォルダ名を入力します。次に、格納先フォルダのアイテムIDに「候補」が表示されるのでそこから選択してください。
ファイル名は拡張子を含めて入力してください。アウトプットを利用して入力することもできます。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」を選び、ファイルのプルダウンから選択してください。
今回は例として「履歴書」としています。
入力、選択が完了したら「テスト」をクリックしてください。
「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしてください。
なお「詳細設定」をクリックすると下記の設定を選択できます。
「添付ファイルを送信」をクリックしてください。
タイトルは編集可能です。アクションは「添付ファイルの送信」のままにしてください。
アカウントが正しいことを確認して「次へ」をクリックします。
API接続設定の画面が表示されるので、必要事項を入力していきます。
ドメインは、テキストボックス下部の説明通りURL内の「https://●●●●●/」部分を入力してください。
次にファイル名を入力します。先程取得したアウトプットを利用して入力することもできます。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」を選び、ファイルのプルダウンから選択してください。
今回は例として「履歴書」としています。
入力、選択が完了したら「テスト」をクリックしてください。
「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしてください。
なお「詳細設定」をクリックすると下記の設定を選択できます。
「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
1.メールで届いた添付ファイルをOneDriveにアップロードし、Backlogの課題コメントにファイルを添付する
メールで受信したファイルをOneDriveにアップロードし、その後Backlogの課題コメントにも添付するプロセスを自動化したフローです。
複数アプリでファイル管理する手間を省けるため、OneDriveとBacklog双方を使用したファイル管理に課題を感じている方にはおすすめです！
2.Backlogに新しい課題が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成する
Backlogに新しい課題が追加されたら、自動でOneDriveにフォルダを作成するフローです。
Backlogでのタスク管理と同時にフォルダ管理を行いたいとなったとき、それぞれのアプリにアクセスして対応するのは大変ですよね？
この自動化で自動的にタスク管理とフォルダ管理ができるので便利です。
3.指定のスケジュールになったら、Backlogで課題を取得しGoogle スプレッドシートに追加する
指定のスケジュールになったら、Backlogで課題を取得しGoogle スプレッドシートに追加するフローです。Google スプレッドシートへの追加作業が自動化されることで、手動による転記ミスや転記漏れの防止に寄与します。
フォームに添付された書類を手動でOneDriveにアップロードし、Backlogに送信するという作業は時間がかかるうえに業務負担も大きくなりがちです。この作業を自動化することで、ファイルがフォーム送信後スピーディーにOneDriveに保存されBacklogに自動で共有されるため、手動作業を削減でき生産性向上が見込めます。特に、日々多くの書類を処理する管理部門や、複数のプロジェクトを並行して進める開発チームで大幅な効率化が期待できます。
書類の手動管理では、アップロード漏れや誤ったフォルダへの保存、Backlogへの登録ミスが生じる可能性があります。特に、ファイル名の記入ミスや添付忘れは後々大きなトラブルになってしまうかもしれません。この作業を自動化することにより、事前に設定したルールに従ってOneDriveに保存され、Backlogにも適切なファイルが送信されるため、人的ミスの防止に寄与します。例えば正確なデータ管理が求められるプロジェクト進行や法務関連の業務においては大きな効果がありそうです。
OneDriveにファイルを保存しBacklogに自動送信することで書類の管理が一元化され、チームメンバーが常に正確かつ最新の情報にアクセスできるようになります。例えば、プロジェクトの進行状況をBacklogで管理している場合、フォーム経由で届いた設計書や仕様書がスピーディーにBacklogに共有され、関係者が都度確認しやすくなります。これにより、情報共有の遅れがなくなり、プロジェクトのスムーズな進行につながります。特に、リモートワークが普及する中でチームの連携を強化する役割も期待できます。
フォームで受け取った書類を手動でOneDriveに保存し、Backlogにアップロードして共有する作業は、時間がかかるうえに人的ミスが発生するリスクも伴います。手作業でのファイル管理は、業務の遅延やチームの認識ズレにつながる恐れもあります。
そこで活用したいのがOneDriveとBacklogを連携した自動化フローです。フォームで送信された書類が自動でOneDriveに保存され、Backlogにもスピーディーに共有されるため、業務の効率化、ヒューマンエラーの防止、チーム間のスムーズな情報共有に寄与します。
Yoomではノーコードで簡単に設定できるため、技術的な知識がなくても導入可能です。是非この記事を参考に自動化フローを活用してみてください。
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