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日々の業務で、フォームに添付された書類を手動で保存し関係者に共有する作業に手間がかかっていませんか？特に、OneDriveにアップロードした後にBacklogに登録する作業を手作業で行っていると、ファイルのアップロード漏れや共有ミスが発生するリスクがあります。
そこでOneDriveとBacklogを連携させることで、フォームに送信された書類を自動でOneDriveに保存し、そのままBacklogに送信することができます。手作業を挟まず、正確かつ迅速にファイルを管理する一助となるでしょう。これにより、業務の効率化やヒューマンエラーの削減、チーム間の情報共有の透明性向上が期待できます。
この記事では、フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Backlogに自動でファイルを送信する方法を紹介します。ノーコードで簡単に設定できる手順を詳しく解説するので、是非試してみてください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Backlogにファイルを送信する方法」を解説します。
[Yoomとは]
フォームに添付された書類を受け取り、OneDriveの提供するAPIを利用して自動で保存し、その後BacklogのAPIを通じてファイルを指定のプロジェクトに送信することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Backlogに添付ファイルを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・フォームから提出された資料やファイルをBacklogの課題に紐づけて管理したい方
・手作業でのファイルアップロードの手間を省きたい方
・提出されたファイルをOneDriveに自動保存し、バックアップを取りたい方
2.Backlogでタスク管理、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・フォームから提出されたファイルをチームで共有し、共同作業を効率化したい方
・提出されたファイルのバージョン管理を徹底したい方
■このテンプレートを使うメリット
・フォームから提出されたファイルを自動でOneDriveに保存し、Backlogに添付するため、手作業によるファイルのダウンロード・アップロードの手間が省け、業務効率が向上します。
・提出されたファイルをOneDriveに集約することで、Backlogの課題と関連付けて管理でき、情報の一元化が実現します。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からOneDriveを検索してください。
お使いのアカウントでログインしてください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
同様の手順でBacklogを選択し、ドメインを入力します。
赤枠内の説明の通り、BacklogのURL内の「https://●●●●●/」部分がドメインです。
入力したら右下の「追加」をクリックしてください。
以下のような確認画面が表示されるので「許可する」をクリックしてください。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Backlogに添付ファイルを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・フォームから提出された資料やファイルをBacklogの課題に紐づけて管理したい方
・手作業でのファイルアップロードの手間を省きたい方
・提出されたファイルをOneDriveに自動保存し、バックアップを取りたい方
2.Backlogでタスク管理、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・フォームから提出されたファイルをチームで共有し、共同作業を効率化したい方
・提出されたファイルのバージョン管理を徹底したい方
■このテンプレートを使うメリット
・フォームから提出されたファイルを自動でOneDriveに保存し、Backlogに添付するため、手作業によるファイルのダウンロード・アップロードの手間が省け、業務効率が向上します。
・提出されたファイルをOneDriveに集約することで、Backlogの課題と関連付けて管理でき、情報の一元化が実現します。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので、「OK」をクリックしてください。
「応募フォーム」をクリックしてください。
氏名や住所等、収集したい情報のフォームの形式を選択します。「テキスト」と書かれたボックスをクリックするとプルダウンで選択できます。
完了ページの内容も入力できます。アクセス制限とフローボットの起動者を選択して「次へ」をクリックしてください。
「フォームの表示確認と詳細設定」という画面が表示されます。
「取得した値」の各項目に回答のサンプルを入力すると、この値を使って後ほどの操作でテストを行うことができます。
入力したら「保存する」をクリックしてください。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
タイトルは編集可能です。アクションは「ファイルをアップロード」のままにしてください。
アカウントが正しいことを確認して「次へ」をクリックします。
API接続設定の画面が表示されるので、必要事項を入力していきます。
ドライブIDは「候補」から選択してください。テキストボックスをクリックするとプルダウンが表示されます。
格納先フォルダ名を入力します。次に、格納先フォルダのアイテムIDに「候補」が表示されるのでそこから選択してください。
ファイル名は拡張子を含めて入力してください。アウトプットを利用して入力することもできます。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」を選び、ファイルのプルダウンから選択してください。
今回は例として「履歴書」としています。
入力、選択が完了したら「テスト」をクリックしてください。
「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしてください。
なお「詳細設定」をクリックすると下記の設定を選択できます。
「添付ファイルを送信」をクリックしてください。
タイトルは編集可能です。アクションは「添付ファイルの送信」のままにしてください。
アカウントが正しいことを確認して「次へ」をクリックします。
API接続設定の画面が表示されるので、必要事項を入力していきます。
ドメインは、テキストボックス下部の説明通りURL内の「https://●●●●●/」部分を入力してください。
次にファイル名を入力します。先程取得したアウトプットを利用して入力することもできます。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」を選び、ファイルのプルダウンから選択してください。
今回は例として「履歴書」としています。
入力、選択が完了したら「テスト」をクリックしてください。
「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしてください。
なお「詳細設定」をクリックすると下記の設定を選択できます。
「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
フォームに添付された書類をOneDriveに保存し、Backlogに添付ファイルを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・フォームから提出された資料やファイルをBacklogの課題に紐づけて管理したい方
・手作業でのファイルアップロードの手間を省きたい方
・提出されたファイルをOneDriveに自動保存し、バックアップを取りたい方
2.Backlogでタスク管理、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・フォームから提出されたファイルをチームで共有し、共同作業を効率化したい方
・提出されたファイルのバージョン管理を徹底したい方
■このテンプレートを使うメリット
・フォームから提出されたファイルを自動でOneDriveに保存し、Backlogに添付するため、手作業によるファイルのダウンロード・アップロードの手間が省け、業務効率が向上します。
・提出されたファイルをOneDriveに集約することで、Backlogの課題と関連付けて管理でき、情報の一元化が実現します。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1.メールで届いた添付ファイルをOneDriveにアップロードし、Backlogの課題コメントにファイルを添付する
メールで受信したファイルをOneDriveにアップロードし、その後Backlogの課題コメントにも添付するプロセスを自動化したフローです。
複数アプリでファイル管理する手間を省けるため、OneDriveとBacklog双方を使用したファイル管理に課題を感じている方にはおすすめです！
■概要
メールで届いた添付ファイルをOneDriveにアップロードし、Backlogの課題コメントにファイルを添付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・メールで受け取った資料やファイルをBacklogの課題に紐づけて管理したい方
・手作業でのファイルダウンロード・アップロードの手間を省きたい方
・添付ファイルをOneDriveに自動保存し、バックアップを取りたい方
2.Backlogでタスク管理、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・フォームから提出されたファイルをチームで共有し、共同作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・メールに添付されたファイルを自動でOneDriveに保存し、Backlogの課題コメントに添付するため、手作業によるファイルのダウンロード・アップロードの手間が省け、業務効率が向上します。
・メール、OneDrive、Backlogを連携させることで、ファイル管理と情報共有を効率化し、チームの生産性向上に貢献することができます。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.Backlogに新しい課題が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成する
Backlogに新しい課題が追加されたら、自動でOneDriveにフォルダを作成するフローです。
Backlogでのタスク管理と同時にフォルダ管理を行いたいとなったとき、それぞれのアプリにアクセスして対応するのは大変ですよね？
この自動化で自動的にタスク管理とフォルダ管理ができるので便利です。
■概要
Backlogに新しい課題が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・Backlogの課題ごとにOneDriveに専用のフォルダを作成し、関連ファイルを整理したい方
・手作業でのフォルダ作成の手間を省き、効率的にファイル管理を行いたい方
2.Backlogで課題管理を行い、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・課題関連のファイルをOneDriveの専用フォルダに集約することで、情報共有をスムーズにしたい方
・フォルダ作成を自動化することで、チームメンバーの負担を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Backlogで新規課題が追加された際に、OneDriveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務効率を向上させます。
・手作業によるフォルダ作成ミスを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
・Backlogに追加された課題ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルの整理が容易となり、必要な情報をすぐに見つけることができます。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.指定のスケジュールになったら、Backlogで課題を取得しGoogle スプレッドシートに追加する
指定のスケジュールになったら、Backlogで課題を取得しGoogle スプレッドシートに追加するフローです。Google スプレッドシートへの追加作業が自動化されることで、手動による転記ミスや転記漏れの防止に寄与します。
■概要
Backlogで管理している課題の進捗状況を、定期的にGoogle スプレッドシートにまとめていませんか？この作業はプロジェクト管理に不可欠ですが、手作業での転記は時間がかかり、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にBacklogの課題情報を取得し、Google スプレッドシートへ追加することが可能です。これにより、定型的なレポート作成業務を効率化し、より正確な進捗管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
フォームに添付された書類を手動でOneDriveにアップロードし、Backlogに送信するという作業は時間がかかるうえに業務負担も大きくなりがちです。この作業を自動化することで、ファイルがフォーム送信後スピーディーにOneDriveに保存されBacklogに自動で共有されるため、手動作業を削減でき生産性向上が見込めます。特に、日々多くの書類を処理する管理部門や、複数のプロジェクトを並行して進める開発チームで大幅な効率化が期待できます。
書類の手動管理では、アップロード漏れや誤ったフォルダへの保存、Backlogへの登録ミスが生じる可能性があります。特に、ファイル名の記入ミスや添付忘れは後々大きなトラブルになってしまうかもしれません。この作業を自動化することにより、事前に設定したルールに従ってOneDriveに保存され、Backlogにも適切なファイルが送信されるため、人的ミスの防止に寄与します。例えば正確なデータ管理が求められるプロジェクト進行や法務関連の業務においては大きな効果がありそうです。
OneDriveにファイルを保存しBacklogに自動送信することで書類の管理が一元化され、チームメンバーが常に正確かつ最新の情報にアクセスできるようになります。例えば、プロジェクトの進行状況をBacklogで管理している場合、フォーム経由で届いた設計書や仕様書がスピーディーにBacklogに共有され、関係者が都度確認しやすくなります。これにより、情報共有の遅れがなくなり、プロジェクトのスムーズな進行につながります。特に、リモートワークが普及する中でチームの連携を強化する役割も期待できます。
フォームで受け取った書類を手動でOneDriveに保存し、Backlogにアップロードして共有する作業は、時間がかかるうえに人的ミスが発生するリスクも伴います。手作業でのファイル管理は、業務の遅延やチームの認識ズレにつながる恐れもあります。
そこで活用したいのがOneDriveとBacklogを連携した自動化フローです。フォームで送信された書類が自動でOneDriveに保存され、Backlogにもスピーディーに共有されるため、業務の効率化、ヒューマンエラーの防止、チーム間のスムーズな情報共有に寄与します。
Yoomではノーコードで簡単に設定できるため、技術的な知識がなくても導入可能です。是非この記事を参考に自動化フローを活用してみてください。
