■概要
Backlogで管理している課題の進捗状況を、定期的にGoogle スプレッドシートにまとめていませんか？この作業はプロジェクト管理に不可欠ですが、手作業での転記は時間がかかり、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にBacklogの課題情報を取得し、Google スプレッドシートへ追加することが可能です。これにより、定型的なレポート作成業務を効率化し、より正確な進捗管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Backlogでのプロジェクト管理で、定期的な課題の棚卸しや報告に手間を感じている方
- Backlogの課題情報をGoogle スプレッドシートで管理し、手作業で転記している方
- 定型的なレポート作成業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的に課題の抽出と転記が実行されるため、レポート作成にかかる時間を短縮できます。
- 手動でのデータ入力に伴うコピー＆ペーストのミスや、転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BacklogとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションで、Backlogの「特定のプロジェクトの課題一覧を取得」アクションを設定します。
- 次に、「繰り返し処理機能」を利用して、取得した課題一覧を1件ずつ処理できるようにします。
- 繰り返し処理の中で、Backlogの「課題情報の取得」アクションで個別の課題詳細を取得します。
- 続いて「分岐機能」を設定し、課題のステータスといった特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 条件に合致した場合、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、取得した課題情報をシートに行として追加します。
- 最後に、Backlogの「課題情報を更新」アクションを設定し、転記が完了した課題の情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「スケジュールトリガー機能」では、フローを実行したい曜日や日付を自由に設定してください。
- Backlogの「特定のプロジェクトの課題一覧を取得」では、対象となるドメインとプロジェクトIDを指定します。
- 「繰り返し処理機能」では、前のオペレーションで取得した課題一覧のデータを選択し、繰り返し処理の対象として設定してください。
- Backlogの「課題情報の取得」では、対象のドメインと、詳細を取得したい課題のIDまたは課題キーを指定します。
- 「分岐機能」では、前段で取得した課題情報を基に、後続のオペレーションを分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、スプレッドシートID、タブ名、テーブル範囲を指定します。また、追加するレコードの値も設定可能です。
- Backlogの「課題情報を更新」では、更新対象のドメイン、プロジェクトID、課題IDを指定し、更新したい件名や詳細内容を設定してください。
■注意事項
- Backlog、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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