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「OneDriveにアップロードしたファイルを元に、Asanaでタスクを作成している…」
「ファイル共有とタスク管理をもっと楽にしたい…」
このように、各ツールを併用する中で、データ連携の非効率さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">OneDriveでのファイル操作をきっかけに、Asanaのタスクを自動で作成できる仕組み</span>があれば、タスクの作成漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを今よりも防げるはずですよね。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現可能です。
タスク管理にお悩みの方はぜひこの機会に導入してみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">OneDriveとAsanaを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OneDriveとAsanaのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル管理とタスク管理の情報連携を自動化できます。
これにより、手作業による時間や手間の削減はもちろん、入力ミスなどのヒューマンエラーも減少します。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
ファイルアップロードをトリガーにAsanaのタスクが自動で追加されるため、<span class="mark-yellow">タスク作成の手間と対応漏れをなくし、迅速な業務連携を実現</span>します。
<span class="mark-yellow">OCR機能を用いてファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、そのデータをもとにAsanaでタスクを自動生成する連携</span>です。
面倒な内容確認や手入力の手間を削減し、転記ミスも防止できます。
それでは、実際にOneDriveとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive／Asana
[Yoomとは]
今回は「OneDriveでファイルが作成されたら、Asanaでタスクを追加する」フローを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながらマイアプリ登録を進めましょう！
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるため、ご注意ください
ここから、実際にフローを作っていきましょう！簡単に設定できるようテンプレートを利用します。
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
1つ目のオペレーションにある、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「ドライブID」「フォルダID」は候補から選択します。
トリガーの起動間隔について
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 ご利用のプランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、ご注意ください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
【要確認】テストを行う際の注意点
テストを行う際は、トリガーとなるファイルの作成が必要です。以下のように、OneDriveでファイルをアップロードしてみてください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。「取得した値」は、後のフローで使用することでAsanaに連携可能なデータとなります。
「アイテム名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
OneDriveのトリガーをもとに、「ファイルが作成されたら」という条件を指定するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「分岐する｜作成・更新の判別」をクリックしてください。
続いて、分岐条件を指定に進みます。
「タイトル」「分岐対象の取得した値」は、デフォルトで値が入力されていますので、そのままにしておきましょう。
この記事では取得した値を「作成日時」に設定していますが、「最終更新日時」など、他の項目を指定することも可能です。
「分岐」の設定方法
【要確認】分岐設定について
分岐は、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうため、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中であれば、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐条件」は、指定したい要件を取得した値から入力します。入力後、「保存する」をクリックしてください。
OneDriveでファイルが作成されたのを機に、Asanaでタスクを作成するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「タスクを追加」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。「タスク名」を取得した値から選択します。
「プロジェクトID」「セクションID」は、それぞれ候補から選択してください。
以降の項目は任意です。必要に応じて設定してください。
なお、取得した値はフローが起動する度に変動する値となりますが、直接テキストを入力した箇所は固定値のため定型文となります。
テストを実行し、Asanaにタスクが追加されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
今回はOneDriveからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAsanaからOneDriveへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートもあわせてご利用ください。
Asanaでのタスク追加と同時にOneDriveに関連フォルダが自動で生成されるため、<span class="mark-yellow">ファイルが整理され、フォルダ作成の手間を軽減</span>できます。
タスク完了をトリガーに、添付ファイルが自動で指定のOneDriveフォルダにアップロードされるため、<span class="mark-yellow">ファイルのバックアップ漏れを防ぎ、手作業によるファイル移動の手間を減らせます。</span>
OneDriveやAsanaのAPIを活用することで、ファイル管理やタスク管理の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
OneDriveでの自動化は、ファイルアップロードやフォルダ管理、通知業務を効率化します。
例えば、受信したファイルを自動で整理・格納したり、他ツールと連携してフォルダを生成することで、ファイル管理の手間を軽減できます。特に社内の情報共有やドキュメント管理の効率化に役立つかもしれません！
Asanaによる自動化は、タスク登録や進捗管理、データ同期の業務を効率化します。
例えば、タスク情報を他ツールと連携して管理したり、フォルダやカレンダーへ自動登録することで、タスク管理業務をスムーズに進められます。プロジェクト管理やチーム運営の効率化に特に有効です！
OneDriveとAsanaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業でのタスク作成や転記作業の手間を削減し、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防げます。</span>
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、簡単に業務フローを構築可能です。
OneDriveとAsanaを活用していてタスク管理を簡略化させたい方は、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定のファイル名や種類だけで連携したい
A：はい、可能です。分岐条件を指定する際に、特定の「アイテムID」や「アイテム名」を設定いただくことで連携できます。詳しくは「分岐」の設定方法をご覧ください。
Q：Asanaタスクの担当者を自動で割り振りたい
A：はい、可能です。Asanaの「タスクを追加」のオペレーションで、担当者や期日、コラボレーター（共同作業者）を設定できます。
Q：連携が失敗したらどうなる？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録されます。通知設定をしておくとメールなどで自動通知されますが、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
エラー時の対応方法について
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