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kintoneに登録した情報を、改めて手作業でMicrosoft Excelに入力するのはとても面倒ですよね。
Yoomを利用すれば、そんなお悩みも簡単に解決するはずです！
アプリ連携も数分で設定完了するため、自動化フローが簡単に実現します。
本記事では、kintoneとMicrosoft Excelを活用した、「kintoneにレコードが登録されたらMicrosoft Excelに情報を連携する方法」を解説します。
導入するメリットも紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
それでは実際に、YoomでkintoneとMicrosoft Excelを連携するフローを分かりやすく紹介していきます！
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。
さっそく、下のテンプレートの「試してみる」をクリックして、フローボットをコピーしてみましょう！
コピーが完了したら、アプリを連携していきます！
1.まず、Yoomにログインし左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択しましょう。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用するkintoneとMicrosoft Excelを選択し、アプリを連携して下さい。
3.左欄のプロジェクト一覧から任意のプロジェクトを選択し、「＋新規作成」をクリックします。
4.任意のタイトルを入力してください。
5.フローボット起動の条件として「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。
6.アプリ一覧からkintoneを選択します。
7.連携アカウントとアクションを設定します。
・アプリトリガーのタイトル：任意で設定してください。（今回は「レコードが登録されたら」等と記載すると分かりやすいです。）
・kintoneと連携するアカウント情報：任意のアカウントを設定してください。
・トリガーアクション：「レコードが登録されたら」を選択してください。
8.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
・トリガーの起動間隔：任意の時間を設定してください。
・サブドメイン名：URL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の部分を取得して入力してください。）
・アプリID：URL内の「/k/●●/」の部分がアプリIDです。（例：3）
9.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしましょう。
10.先ほど作成したアプリトリガーの下にある⊕ボタンをクリックします。
11.オペレーションタイプは「データベースを操作する」を選択し、「kintone」を選択します。
12.データベースの連携の設定をします。
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・オペレーションのタイトル：任意で設定してください（今回は「レコードを取得する」と記載しました。）
・kintoneと連携するアカウント情報：任意のアカウントを設定してください。
・実行アクション：「レコードを取得する」を選択してください。
・アプリID：枠内をクリックして、アウトプットの中にあるレコードが登録されたらをクリックして、「レコードID」を選択する。
※アプリID欄に{{レコードID}}と記載されているのを確認する。
※解説）上記のように設定することで、kintone上に新しく情報が入力されたとき、その情報を自動で引用できるようになります。
13.データベース操作の詳細設定をします。
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ここでは、取得したいレコードの条件を設定していきます。
一番左の空欄は、取得したい条件に必ず入っている項目を選択し、隣の項目は「空でない」を選択しましょう。
14.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックします。
15.先ほど作成したアクションの下にある⊕ボタンをクリックします。
16.オペレーションタイプは「データベースを操作する」を選択し、アプリ一覧から「Microsoft Excel」を選択します。
17..データベースの連携の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください（今回は「レコードを追加する」と記載しました。）
・Microsoft Excelと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
・実行アクション：「レコードを追加する」を選択します。
・ファイルの保存場所・ドライブID・アイテムID・シート名・テーブル範囲：候補から任意で選択してください。※補足）テーブル範囲の設定方法はヘルプ記事をご参照ください！
18.データベース操作の詳細設定をします。
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各項目の枠内をクリックし、アウトプットの中の「レコードを取得する」をクリックし、設問と同じ項目をクリックします。
全ての項目を上記のように設定していきます。
19.テストを行い成功したら、「保存する」をクリックしてください。
設定お疲れ様でした！
今回ご紹介したフロー以外にもkintoneとMicrosoft ExcelのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Yoomのトリガーアクションを使用し、問い合わせがあったらkintoneとMicrosoft Excelそれぞれに情報を登録したり、毎日kintoneのデータをMicrosoft Excelに追加することが可能です。
他にも、売上情報が追加されたら情報を同期し、Slackに自動通知できます。
kintoneにレコードが登録されたら自動で新しいフォルダを作成するため、フォルダを管理しやすくなるかもしれません。
kintoneへの登録を自動化することで登録の漏れを防ぎ、すべての予定に対して確実に営業アプローチを行える可能性があります。
kintoneの操作のみで情報の追加ができるため、手動による誤入力や入力漏れを防止でき、アプリ間のデータの整合性を保てるようになるかもしれません。
Microsoft Excelへのタスク追加が自動化されることで、手動による作業が不要となり、ヒューマンエラーの発生が抑制されるはずです。
予算情報を定期的に通知することで、確認作業が効率化され、予算超過の兆候を未然に把握できるようになるでしょう。
データを複数のアプリやファイルで管理する場合、更新作業が複雑で時間がかかってしまいますよね...
kintoneとMicrosoft Excelを連携することで、入力したデータを自動反映できるため、手入力の手間を削減できるようになるはずです！
手動作業が減ることで、入力ミスを防ぐことにもつながります。
データごとに情報を更新していると、どれが最新のデータか分からなくなります。
kintoneとMicrosoft Excelを連携することで、データを一元管理することができ、データの整合性を保てるようになるかもしれません。
例えば、情報登録時の転機作業で何度もツールを行き来していると、転記元のデータを見失いやすいですが、自動化フローの導入で一方のツールで操作を行うだけで情報を同期できます。
保持しているデータが管理しやすくなりそうです！
kintoneの情報をMicrosoft Excelファイルに手動で更新する場合、タイムラグが生じる可能性がありますよね。
kintoneとMicrosoft Excelが連携することで、データが素早く更新されるので、最新の情報をもとに迅速な意思決定が行えると予想されます。
また、同時に複数人が情報の更新作業を行っても自動でMicrosoft Excel上も情報が更新されるので、データの整合性が保たれるはずです。
本記事では「kintoneにレコードが登録されたらMicrosoft Excelに情報を連携する」フローを解説しました。
kintoneとMicrosoft Excelを連携することによって、データ管理と情報の更新がスムーズに行えます。
また、リアルタイムで情報を更新出来たり、手作業による手間も格段に減ったりと業務改善に役立てることができますよ。
Yoomでは、2週間の無料体験を実施しているので、ぜひこの機会に自動化フローを体験してみてくださいね。
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