2024/06/26
アプリ同士の連携方法

kintoneとMicrosoft Excelを連携してデータ管理を効率化!

y.matsumoto

目次

kintoneとExcelを連携するメリット

まずは、「kintone」と「Excel」を連携するメリットについて、実例を交えて紹介していきます!

メリット1:作業効率の向上

データを複数のアプリやファイルで管理する場合、更新作業が複雑で時間がかかります。

kintoneとExcelを連携することで、kintoneで入力したデータを自動的にExcelに反映することができるため、手入力の手間を削減し、入力ミスを防ぐことができます。

メリット2:データの一元管理

データごとに情報を更新していると、どれが最新のデータか分からなくなります。

kintoneとExcelを連携することで、すべてのデータを一元管理することができ、データの整合性が保たれます。

メリット3:リアルタイム更新

kintoneの情報をExcelファイルに手動で更新する場合、タイムラグが生じます。

kintoneとExcelが連携することで、データがリアルタイムで更新されます。これにより、最新の情報をもとに迅速な意思決定が可能です。

また、同時に複数人が情報の更新作業を行っても自動でExcel上も情報が更新されるので、データの整合性が保たれます。

ノーコードツールYoomで簡単にkintoneとExcelを連携

「kintone」と「Excel」を連携するメリットについてご理解いただけましたでしょうか?

さて、この便利な2つのアプリの連携ですが、どうすればできるのでしょうか?専門的な知識や、プログラミングができないと作れないと思っていませんか…?

実は、「Yoom」を使えば簡単に作成することができます! プログラミングの知識やスキルがなくても作成できますよ。

「Yoom」とは異なるSaaSツールやサービス間でデータ連携することでツールを跨いだあらゆる業務をワンストップで自動化できるツールです。

Yoomは難しい知識は必要とせず、ブラウザ上で直感的に操作を進めていくだけで設定できるため、誰でもすぐに利用できます!

今回取り上げる連携例の完成形は以下のフローになります。連携方法がわかったらぜひコピーして使ってみてください!

kintoneにレコードが登録されたらExcelに情報を連携する方法

それでは実際に、Yoomで「kintone」と「Excel」を連携するフローを分かりやすく紹介していきます!

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます!

また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

ステップ1:kintoneとExcelをマイアプリ連携

1.まず、Yoomにログインし左欄にある「マイアプリ」を選択し「+新規接続」を選択してください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用する「kintone」と「Microsoft Excel」を選択し、アプリを連携して下さい。

3.左欄のプロジェクト一覧から任意のプロジェクトを選択し、「+新規作成」をクリックします。

4.任意のタイトルを入力します。

ステップ2:kintoneにレコードが登録されたら起動するトリガーを設定

5.フローボット起動の条件として「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。

6.アプリ一覧から「kintone」を選択します。

7.連携アカウントとアクションを選択の設定をします。

 ・アプリトリガーのタイトル:任意で設定してください。(今回は「レコードが登録されたら」等と記載すると分かりやすいです。)

 ・kintoneと連携するアカウント情報:任意のアカウントを設定してください。

 ・トリガーアクション:「レコードが登録されたら」を選択してください。

8.「次へ」をクリックします。

9.アプリトリガーのAPI接続設定をします。

 ・トリガーの起動間隔:任意の時間を設定してください。

 ・サブドメイン名:URL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の部分を取得して入力してください。)

 ・アプリID:URL内の「/k/●●/」の部分がアプリIDです。(例:3)

10.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

11.先ほど作成したアプリトリガーの下にある⊕ボタンをクリックします。

12.オペレーションタイプは「データベースを操作する」を選択します。

13.アプリ一覧から「kintone」を選択します。

14.データベースの連携の設定をします。

 ・オペレーションのタイトル:任意で設定してください(今回は「レコードを取得する」と記載しました。)

 ・kintoneと連携するアカウント情報:任意のアカウントを設定してください。

 ・実行アクション:「レコードを取得する」を選択してください。

 ・アプリID:枠内をクリックして、アウトプットの中にあるレコードが登録されたらをクリックして、「レコードID」を選択する。

 ※アプリID欄に{{レコードID}}と記載されたいるのを確認する。

 ※解説)上記のように設定することで、kintone上に新しく情報が入力されたとき、その情報を自動で引用できるようになります。

15.「次へ」をクリックします。

16.データベース操作の詳細設定をします。

 ここでは、取得したいレコードの条件を設定していきます。

 一番左の空欄は、取得したい条件に必ず入っている項目を選択し、隣の項目は「空でない」を選択します。

17.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ3:Excelに情報を連携するアクションを設定

18.先ほど作成したアクションの下にある⊕ボタンをクリックします。

19.オペレーションタイプは「データベースを操作する」を選択します。

20.アプリ一覧から「Microsoft Excel」を選択します。

21.データベースの連携の設定をします。

 ・タイトル:任意で設定してください(今回は「レコードを追加する」と記載しました。)

 ・Microsoft Excelと連携するアカウント情報:任意で選択してください。

 ・実行アクション:「レコードを追加する」を選択します。

 ・ファイルの保存場所:候補から任意で選択してください。

 ・ドライブID:候補から任意で選択してください。

 ・アイテムID:候補から任意で選択してください。

 ・シート名:候補から任意で選択してください。

 ・テーブル範囲:任意で設定してください。

 ※補足)テーブル範囲の設定方法はヘルプ記事をご参照ください!

22.「次へ」をクリックします。

23.データベース操作の詳細設定をします。

 各項目の枠内をクリックし、アウトプットの中の「レコードを取得する」をクリックし、設問と同じ項目をクリックします。

 全ての項目を上記のように設定していきます※画像参照

24.テストを行い成功したら、「保存する」をクリックしてください。

kintoneとExcelの連携フロー応用編

「kintone」と「Excel」の連携フローの作成方法はご理解いただけましたでしょうか?

Yoomでは、様々なアプリと連携してフローボットを作成することができるので、今回紹介した連携方法以外にも業務に合わせて簡単に変更&アレンジできますよ!

例えば…こんな便利なフローもできます!

●kintoneにレコードが登録されたらMicrosoft Excelのデータベースに格納しMicrosoft Teamsに通知する

是非、業務にあわせたオリジナルのフローを作ってみてくださいね。

まとめ

今回は、「kintone」と「Excel」を連携するメリットとYoomを使った連携の設定方法を紹介しました!

アプリ同士を連携することで、リアルタイムで情報を更新出来たり手作業による手間も格段に減り、業務改善に役立てることができますよ。

専門的な知識は必要なく誰でも簡単に作成できるので、ぜひ活用してみてくださいね!

この記事を書いた人
y.matsumoto
座右の銘は「一期一会」 このブログを読んでいただいたのも、一期一会の巡り合いだと思います。 出会えてよかったと思える、皆様にお役立ちできるブログを提供していきます!
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