AsanaとNotionの連携でプロジェクト管理を最適化する方法

ステップ2: トリガーを設定

「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。

アプリの一覧から、Asanaを選択します。
画面が切り替わり、Asanaと連携するアカウント情報が合っているかを確認します。
アカウント情報が表示されない場合は、「+連携アカウントを追加」をクリックして登録してください。
トリガーアクションは「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を選択してください。
ここまで設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

次の画面では「アプリトリガーのAPI接続設定」を行います。
トリガーの起動時間は5分を選択します。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ワークスペースID・プロジェクトIDは、マイアプリ登録されたAsanaの情報から候補としてプルダウンメニューに表示されるので、任意のIDをそれぞれ選択してください。

「アプリトリガーのAPI接続設定」画面の全体です。
赤枠の設定が完了し、「テスト」をクリックしてエラーが出なければ「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3: Notionと連携する

次のような画面に切り替わるので、アプリトリガー下に表示される「＋」をクリックしてください。

オペレーションの中から「データベースを操作する」を選択しましょう。

アプリの一覧から「Notion」を選択しましょう。
そうすると、アプリと連携する画面が切り替わるので、連携するアカウント情報が合っているかを確認します。
アカウント情報が表示されない場合は、「+連携アカウントを追加」をクリックして登録してください。
トリガーアクションは「レコードを追加する」を選択してください。
データベースの連携にあるデータベースIDは、マイアプリ登録されたNotionの情報から候補としてプルダウンメニューに表示されるので、任意のIDを選択してください。
ここまで設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

次の画面では「データベース操作の詳細設定」を行います。
追加するレコードの値を選択しましょう。
今回、タスク名にはアウトプットから「タスク名」を設定しましょう。

「データベース操作の詳細設定」画面の全体です。
赤枠の設定が完了し、「テスト」をクリックしてエラーが出なければ「保存する」をクリックしましょう。

フローの一覧画面に切り替わるので、アプリトリガーをONに変更してください。

これで、フローの設定は完了です！
実際にフローを起動すると、Asanaで新しいタスクが追加された際に、Notionにも自動で追加されているのが確認できました。

AsanaやNotionを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもAsanaやNotionのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

AsanaとNotionの連携フロー応用編

応用編として、Asanaでタスクが更新された際に、Notionで管理しているタスク情報も自動的に更新することができる「Asanaでタスクが更新されたらNotionの情報を更新する」フローボットをご紹介いたします！

ステップ1: トリガーを設定

「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択した後に、アプリの一覧からAsanaを選択します。
トリガーアクションは「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」を選択してください。
ここまで設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

次の画面では「アプリトリガーのAPI接続設定」を行います。
トリガーの起動時間は5分を選択します。
ワークスペースID・プロジェクトIDは、マイアプリ登録されたAsanaの情報から候補としてプルダウンメニューに表示されるので、任意のIDをそれぞれ選択してください。
赤枠の設定が完了し、「テスト」をクリックしてエラーが出なければ「保存する」をクリックしましょう。

ステップ2: Notionと連携する

オペレーションの中から「データベースを操作する」を選択した後に、アプリの一覧から「Notion」を選択しましょう。
トリガーアクションは「レコードを更新する」を選択してください。
データベースの連携にあるデータベースIDは、マイアプリ登録されたNotionの情報から候補としてプルダウンメニューに表示されるので、任意のIDを選択してください。
ここまで設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

次の画面では「データベース操作の詳細設定」を行います。
今回は、更新したいレコードの条件で「割り当て」とアウトプットから設定した{{プロジェクトID}}が等しいことを条件にしています。
更新後のレコードの値で更新対象のアウトプットを任意で設定しましょう。
赤枠の設定が完了し、「テスト」をクリックしてエラーが出なければ「保存する」をクリックしましょう。
フローの一覧画面に切り替わるので、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！

他にも、Notionにタスクが追加されたらAsanaにも追加したり、Notionのタスク情報が更新されたらAsanaの情報を更新する連携もあります。

Asanaを活用した自動化例

Asanaでタスクが完了したらチャットツールに通知する

Asanaでタスクが完了したらSlackやChatworkなどに自動で通知します。

Asanaにタスクが追加されたら他のプロジェクト管理アプリにも追加する

Asanaにタスクが追加されたらTrelloやBacklogなどにもタスクを自動で追加します。

Asanaで登録されたタスクの期日をカレンダーに登録する

Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーなどに自動で登録します。

Notionを活用した自動化例

Notionに登録された情報をチャットツールに通知する

Notionのデータベースに登録された情報をSlackやChatworなどへ自動で通知します。

お問い合わせ内容をNotionに追加する

GoogleフォームやGmailに送信されたお問い合わせ内容をNotionに自動で追加します。

Notionに登録した内容をデータベースに追加する

Notionに登録した内容をGoogle スプレッドシートやkintoneなどのデータベースに自動で追加します。

AsanaとNotionを連携するメリット

1. 情報の一元管理

Asanaはタスク管理に特化したツールで、プロジェクトやタスクの作成、割り当て、期限設定、進捗管理を効果的に行うことができます。しかし、自由なカスタマイズや詳細な情報・ドキュメントの管理には限界があります。そこで、Notionと連携するとどうでしょうか？

自動的にNotionの特定のページやデータベースにAsanaの情報を反映しつつ、Notionが得意とする詳細な情報やドキュメントの管理ができ、情報が分散せず一元管理が可能になります！

2. プロジェクトの透明性向上

Asanaでプロジェクトメンバーごとのタスク割り当てや進捗管理を行い、Notionで個々のメンバーのタスク状況や優先度、作業時間などを詳細に管理することができます。

Notionでは、自分たちの作業スタイルやニーズに合わせてカスタマイズができるため、プロジェクトの進行状況を可視化することで、透明性が向上します。

3. 業務効率の向上

連携を自動化することで情報の同期や共有がスムーズになり、手動でのデータ移行が不要になるので、反映漏れの心配がなくなり時間も有効活用できます。

まとめ

今回は、Yoomを利用してAsanaとNotionを連携するメリットと連携方法を紹介しました。
AsanaとNotionの連携は、それぞれの強みを活かして業務効率を向上させることができます。ぜひYoomを使ってこの連携を試してみてください。