AsanaとNotionの連携でプロジェクト管理を最適化する方法

前始める前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
Yoomを初めて利用される方は「初めてのYoom」をチェックしてみてください。

ステップ1: AsanaとNotionをマイアプリ連携

準備段階として、お使いのAsanaアカウントとNotionアカウントをYoomと連携させるためにマイアプリ登録をする必要があります。

Asanaのマイアプリ登録方法‍

連携方法はYoomにログインし、画面左側にある「マイアプリ」をクリックします。
画面右側に「+新規接続」ボタンが表示されるので、クリックします。

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アプリの一覧からAsanaを選択します。

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アカウント情報(メールアドレスとパスワード)を入力し、「ログイン」をクリックするとマイアプリ登録が完了します。

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Notionのマイアプリ登録方法

先ほどと同様に、画面左側にある「マイアプリ」をクリックします。
画面右側に「+新規接続」ボタンが表示されるので、クリックします。
アプリの一覧からNotionを選択します。

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Notionへのアクセスをリクエストしている画面が表示されるので、

「ページを選択する」をクリックし、「アクセスを許可する」をクリックするとマイアプリ登録が完了します。

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ステップ2: トリガーを設定

「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。

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アプリの一覧から、Asanaを選択します。
画面が切り替わり、Asanaと連携するアカウント情報が合っているかを確認します。
アカウント情報が表示されない場合は、「+連携アカウントを追加」をクリックして登録してください。
トリガーアクションは「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を選択してください。
ここまで設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

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次の画面では「アプリトリガーのAPI接続設定」を行います。
トリガーの起動時間は5分を選択します。
ワークスペースID・プロジェクトIDは、マイアプリ登録されたAsanaの情報から候補としてプルダウンメニューに表示されるので、任意のIDをそれぞれ選択してください。

「アプリトリガーのAPI接続設定」画面の全体です。
赤枠の設定が完了し、「テスト」をクリックしてエラーが出なければ「保存する」をクリックしましょう。

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ステップ3: Notionと連携する

次のような画面に切り替わるので、アプリトリガー下に表示される「＋」をクリックしてください。

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オペレーションの中から「データベースを操作する」を選択しましょう。

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アプリの一覧から「Notion」を選択しましょう。
そうすると、アプリと連携する画面が切り替わるので、連携するアカウント情報が合っているかを確認します。
アカウント情報が表示されない場合は、「+連携アカウントを追加」をクリックして登録してください。
トリガーアクションは「レコードを追加する」を選択してください。
データベースの連携にあるデータベースIDは、マイアプリ登録されたNotionの情報から候補としてプルダウンメニューに表示されるので、任意のIDを選択してください。
ここまで設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

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次の画面では「データベース操作の詳細設定」を行います。
追加するレコードの値を選択しましょう。
今回、タスク名にはアウトプットから「タスク名」を設定しましょう。

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「データベース操作の詳細設定」画面の全体です。
赤枠の設定が完了し、「テスト」をクリックしてエラーが出なければ「保存する」をクリックしましょう。

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フローの一覧画面に切り替わるので、アプリトリガーをONに変更してください。

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これで、フローの設定は完了です！
実際にフローを起動すると、Asanaで新しいタスクが追加された際に、Notionにも自動で追加されているのが確認できました。

AsanaとNotionの連携フロー応用編

次は応用編で、Asanaでタスクが更新された際に、Notionで管理しているタスク情報も自動的に更新することができる「Asanaでタスクが更新されたらNotionの情報を更新する」フローボットをご紹介いたします！

ステップ1: トリガーを設定

「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択した後に、アプリの一覧からAsanaを選択します。
トリガーアクションは「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」を選択してください。
ここまで設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

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次の画面では「アプリトリガーのAPI接続設定」を行います。
トリガーの起動時間は5分を選択します。
ワークスペースID・プロジェクトIDは、マイアプリ登録されたAsanaの情報から候補としてプルダウンメニューに表示されるので、任意のIDをそれぞれ選択してください。
赤枠の設定が完了し、「テスト」をクリックしてエラーが出なければ「保存する」をクリックしましょう。

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ステップ2: Notionと連携する

オペレーションの中から「データベースを操作する」を選択した後に、アプリの一覧から「Notion」を選択しましょう。
トリガーアクションは「レコードを更新する」を選択してください。
データベースの連携にあるデータベースIDは、マイアプリ登録されたNotionの情報から候補としてプルダウンメニューに表示されるので、任意のIDを選択してください。
ここまで設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

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次の画面では「データベース操作の詳細設定」を行います。
今回は、更新したいレコードの条件で「割り当て」とアウトプットから設定した{{プロジェクトID}}が等しいことを条件にしています。
更新後のレコードの値で更新対象のアウトプットを任意で設定しましょう。
赤枠の設定が完了し、「テスト」をクリックしてエラーが出なければ「保存する」をクリックしましょう。
フローの一覧画面に切り替わるので、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！

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他にもAsanaとNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

「Slackに投稿された内容をAsanaにタスクとして追加する」
繰り返しの情報入力の手間が省けるため、業務進行をスムーズにできそうです。

「Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、そのファイルURLを使ってAsanaで新しいタスクを追加する」
自動でファイル情報とタスクを紐づけるため、誤ったファイル情報を追加することがなく、ヒューマンエラーを削減できますね。

「Asanaのタスク情報をGoogleスプレッドシートに同期する」
Googleスプレッドシートでも情報の管理を行なっている方に便利なフローです。

まとめ

今回は、Yoomを利用してAsanaとNotionを連携するメリットと連携方法を紹介しました。
AsanaとNotionの連携は、それぞれの強みを活かして業務効率を向上させることができます。ぜひYoomを使ってこの連携を試してみてください。