2024/07/03
アプリ同士の連携方法

AsanaとNotionの連携でプロジェクト管理を最適化する方法

t.nakaya

目次

AsanaとNotionを連携するメリット

1. 情報の一元管理

Asanaはタスク管理に特化したツールで、プロジェクトやタスクの作成、割り当て、期限設定、進捗管理を効果的に行うことができます。しかし、自由なカスタマイズや詳細な情報・ドキュメントの管理には限界があります。そこで、Notionと連携するとどうでしょうか?

自動的にNotionの特定のページやデータベースにAsanaの情報を反映しつつ、Notionが得意とする詳細な情報やドキュメントの管理ができ、情報が分散せず一元管理が可能になります!

2. プロジェクトの透明性向上

Asanaでプロジェクトメンバーごとのタスク割り当てや進捗管理を行い、Notionで個々のメンバーのタスク状況や優先度、作業時間などを詳細に管理することができます。

Notionでは、自分たちの作業スタイルやニーズに合わせてカスタマイズができるため、プロジェクトの進行状況を可視化することで、透明性が向上します。

3. 業務効率の向上

連携を自動化することで情報の同期や共有がスムーズになり、手動でのデータ移行が不要になるので、反映漏れの心配がなくなり時間も有効活用できます。

AsanaとNotionを連携するとできる業務自動化例

1. プロジェクトキックオフの準備

Asanaで新しいプロジェクトが作成されると、Notionで自動的にプロジェクトキックオフミーティングのページが生成されます。
キックオフミーティングのページにはプロジェクトの概要、目的、スコープ、参加メンバー、初期タスクなどが含まれており、プロジェクト開始に必要な情報がすぐに揃うため、スムーズなスタートが切れます!

2. プロジェクトの進捗レポートを生成

Asanaのタスクステータスが更新されるたびに、Notionのプロジェクトレポートが自動的に更新されます。
これにより、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで把握でき、レポート作成の手間が省けます。
さらに、自動生成されたレポートはチーム全体で共有しやすくなります。

3. タスクの優先順位設定

Asanaでタスクの重要度や期限を設定すると、その情報がNotionのタスクリストに自動的に反映されます。
これにより、チームメンバーは重要なタスクに自然とフォーカスできるようになります!

AsanaとNotionの連携フローの作り方

それでは「Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらNotionに追加」というフローボットを作っていきましょう!

前始める前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
Yoomを初めて利用される方は「初めてのYoom」をチェックしてみてください。

ステップ1: AsanaとNotionをマイアプリ連携

準備段階として、お使いのAsanaアカウントとNotionアカウントをYoomと連携させるためにマイアプリ登録をする必要があります。

Asanaのマイアプリ登録方法

連携方法はYoomにログインし、画面左側にある「マイアプリ」をクリックします。
画面右側に「+新規接続」ボタンが表示されるので、クリックします。

アプリの一覧からAsanaを選択します。

アカウント情報(メールアドレスとパスワード)を入力し、「ログイン」をクリックするとマイアプリ登録が完了します。



Notionのマイアプリ登録方法

先ほどと同様に、画面左側にある「マイアプリ」をクリックします。
画面右側に「+新規接続」ボタンが表示されるので、クリックします。
アプリの一覧からNotionを選択します。

Notionへのアクセスをリクエストしている画面が表示されるので、

「ページを選択する」をクリックし、「アクセスを許可する」をクリックするとマイアプリ登録が完了します。

ステップ2: トリガーを設定

「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。

アプリの一覧から、Asanaを選択します。
画面が切り替わり、Asanaと連携するアカウント情報が合っているかを確認します。
アカウント情報が表示されない場合は、「+連携アカウントを追加」をクリックして登録してください。
トリガーアクションは「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を選択してください。
ここまで設定できたら「次へ」をクリックしましょう。


次の画面では「アプリトリガーのAPI接続設定」を行います。
トリガーの起動時間は5分を選択します。
ワークスペースID・プロジェクトIDは、マイアプリ登録されたAsanaの情報から候補としてプルダウンメニューに表示されるので、任意のIDをそれぞれ選択してください。

「アプリトリガーのAPI接続設定」画面の全体です。
赤枠の設定が完了し、「テスト」をクリックしてエラーが出なければ「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3: Notionと連携する

次のような画面に切り替わるので、アプリトリガー下に表示される「+」をクリックしてください。

オペレーションの中から「データベースを操作する」を選択しましょう。

アプリの一覧から「Notion」を選択しましょう。
そうすると、アプリと連携する画面が切り替わるので、連携するアカウント情報が合っているかを確認します。
アカウント情報が表示されない場合は、「+連携アカウントを追加」をクリックして登録してください。
トリガーアクションは「レコードを追加する」を選択してください。
データベースの連携にあるデータベースIDは、マイアプリ登録されたNotionの情報から候補としてプルダウンメニューに表示されるので、任意のIDを選択してください。
ここまで設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

次の画面では「データベース操作の詳細設定」を行います。
追加するレコードの値を選択しましょう。
今回、タスク名にはアウトプットから「タスク名」を設定しましょう。

「データベース操作の詳細設定」画面の全体です。
赤枠の設定が完了し、「テスト」をクリックしてエラーが出なければ「保存する」をクリックしましょう。

フローの一覧画面に切り替わるので、アプリトリガーをONに変更してください。

これで、フローの設定は完了です!
実際にフローを起動すると、Asanaで新しいタスクが追加された際に、Notionにも自動で追加されているのが確認できました。

AsanaとNotionの連携フロー応用編

次は応用編で、Asanaでタスクが更新された際に、Notionで管理しているタスク情報も自動的に更新することができる「Asanaでタスクが更新されたらNotionの情報を更新する」フローボットをご紹介いたします!

ステップ1: トリガーを設定

「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択した後に、アプリの一覧からAsanaを選択します。
トリガーアクションは「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」を選択してください。
ここまで設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

次の画面では「アプリトリガーのAPI接続設定」を行います。
トリガーの起動時間は5分を選択します。
ワークスペースID・プロジェクトIDは、マイアプリ登録されたAsanaの情報から候補としてプルダウンメニューに表示されるので、任意のIDをそれぞれ選択してください。
赤枠の設定が完了し、「テスト」をクリックしてエラーが出なければ「保存する」をクリックしましょう。

ステップ2: Notionと連携する

オペレーションの中から「データベースを操作する」を選択した後に、アプリの一覧から「Notion」を選択しましょう。
トリガーアクションは「レコードを更新する」を選択してください。
データベースの連携にあるデータベースIDは、マイアプリ登録されたNotionの情報から候補としてプルダウンメニューに表示されるので、任意のIDを選択してください。
ここまで設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

次の画面では「データベース操作の詳細設定」を行います。
今回は、更新したいレコードの条件で「割り当て」とアウトプットから設定した{{プロジェクトID}}が等しいことを条件にしています。
更新後のレコードの値で更新対象のアウトプットを任意で設定しましょう。
赤枠の設定が完了し、「テスト」をクリックしてエラーが出なければ「保存する」をクリックしましょう。
フローの一覧画面に切り替わるので、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です!

まとめ

今回は、Yoomを利用してAsanaとNotionを連携するメリットと連携方法を紹介しました。
AsanaとNotionの連携は、それぞれの強みを活かして業務効率を向上させることができます。ぜひYoomを使ってこの連携を試してみてください。

この記事を書いた人
t.nakaya
埼玉県から兵庫県に移住し、保護猫と一緒にのどかな暮らしを楽しんでいます。Yoomの魅力を皆さんにお伝えできるよう、心を込めて取り組んでいきます。
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