Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する方法

[Yoomとは]

OutlookとAsanaの連携フローの作り方

それでは「Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する」フローボットを作っていきましょう！

始める前に‍

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
Yoomを初めて利用される方は初めてのYoomをチェックしてみてください。‍

ステップ1: OutlookとAsanaをマイアプリ連携

準備段階として、お使いのOutlookとAsanaアカウントをYoomと連携させるためにマイアプリ登録をする必要があります。
1.連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリックします。
2.画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリックしてください。

‍Asanaのマイアプリ登録方法
1.アプリの一覧からAsanaを選択してください。
2.アカウント情報(メールアドレスとパスワード)を入力し、ログインをクリックするとマイアプリ登録が完了します。

Outlookのマイアプリ登録方法
1.先ほどと同様に、画面左側にあるマイアプリをクリックします。
2.画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリックしましょう。
3.アプリの一覧からOutlookを選択してください。
4.連携したいアカウントでサインインをするとマイアプリ登録が完了します。
‍

‍
これで2つのマイアプリ登録が完了いたしました！

ステップ2: トリガーを設定

ここからはテンプレートを作成していきましょう。
1.プロジェクト一覧からテンプレートを作成するプロジェクトを任意で選択してください。
2.画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリックします。
3.はじめから作成を選択してください。

4.特定のアプリイベントを受信したときを選択します。

5.アプリの一覧からOutlookを選択します。
6.画面が切り替わるので、アプリトリガーのタイトルを設定してください。
7.Outlookと連携するアカウント情報が合っているかを確認します。
アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
8.トリガーアクションは「特定の件名のメールを受信したら」を選択してください。
9.ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。

次の画面ではアプリトリガーのAPI接続設定を行います。
10.トリガーの起動時間は5分を選択します。
11.メールフォルダIDは、マイアプリ登録されたOutlookの情報から候補としてプルダウンメニューに表示されるので、任意のIDを選択してください。
12.今回、キーワードには「お問い合わせ」を設定します。

13.赤枠の設定が完了し、テストをクリックしてエラーが出なければ保存するをクリックしましょう。

ステップ3: Asanaと連携する

1.フローの一覧画面に切り替わるので、先ほど作成したアプリトリガー下に表示される＋をクリックしてください。
2.オペレーションの中から「アプリと連携する」を選択しましょう。
3..アプリの一覧からAsanaを選択します。
4.画面が切り替わるので、連携するアカウント情報が合っているかを確認します。
アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
5.アクションは「タスクを追加」を選択してください。
6.ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。

次の画面ではAPI接続設定を行います。

7.今回、タスク名にはアウトプットを利用して、{{件名}}_{{from（メールアドレス）}}を設定します。

8.プロジェクトID・セクションIDは、マイアプリ登録されたAsanaの情報から候補としてプルダウンメニューに表示されるので、任意のIDをそれぞれ選択してください。

9.今回、タスクの説明にはアウトプットから{{本文}}を設定しましたが、アウトプットとテキストを組み合わせて、文章を構成することもできます。

10.開始日・期日(日付)にはアウトプットからそれぞれ任意で設定してください。

11.テストをクリックしてエラーが出なければ、Asanaにタスクが追加されていますので確認してください。
12.保存するをクリックしましょう。
13.フローの一覧画面に切り替わるので、アプリトリガーをONに変更してください。

これで、フローの設定は完了です！

OutlookやAsanaを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもOutlookやAsanaのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

OutlookとAsanaのその他の自動化例

添付ファイルを含むメールを受信したらAsanaでタスクを作成したり、新規タスクをOutlookに自動追加することが可能です。
さらに、特定のスケジュールになったらAsanaからタスク情報を取得しOutlookで送信することもできます。

Outlookを活用した自動化例

Outlookにメッセージが届いたら情報を追加する

新規メッセージの内容が自動的に追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくせるかもしれません。

特定の操作が行われたら自動でOutlookからメールを返信する

指定したメールアドレス宛にOutlookで操作の詳細をメール通知します。

Outlookで受信したお問い合わせ内容を登録する

受信したお問い合わせの情報を自動登録することで、手動作業が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられます。

Asanaを活用した自動化例

Asanaでタスクが更新されたら、情報を更新する

Asanaでタスクが更新されたら、データベースツールの情報も更新するフローボットです。

Asanaでタスクが完了したら通知する

Asanaでタスクが完了した後、コミュニケーションツールに自動的に通知を送ります。

OutlookとAsanaを連携するメリット

1.タスク管理の効率化

顧客からの問い合わせや重要なメールを見逃さず、即座にタスクとして管理できるようになり、対応の遅延を防ぎ、顧客満足度の向上が見込めます。
タスク管理の対応がスムーズになることで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況をリアルタイムで把握でき、協力して業務を進めやすくなります。

2.時間の節約

手動でメール内容をタスクに転記する手間が省けるため、時間を節約し、より重要な業務に集中できるようになるかもしれません。
また自動化により、手作業による転記ミスや忘れを防ぎ、正確で信頼性の高いタスク管理が実現されます。

3.タスクの一元管理

メールによる指示や依頼をAsanaで一元管理することで、タスク漏れや重複を防ぎ、効率的に業務を進められることが予想されます。
すべてのタスクが一箇所に集約されるため、見落としがなくなるかもしれません。

まとめ

OutlookとAsanaの連携により、手作業によるタスクの転記が不要になりました！
時間の節約、迅速な対応、タスク管理の一元化、そしてヒューマンエラーの削減など、多くのメリットが得られます。
Yoomを活用して、あなたのタスク管理を効率化しましょう！