2024/07/08
アプリ同士の連携方法

OutlookとAsanaを連携してスムーズな業務管理を実現!

t.nakaya

目次

Outlookで問い合わせメールを受け取った際に、その内容を手作業でAsanaのタスクとして登録していませんか?
そんなあなたに朗報です!OutlookとAsanaを連携し、メールが届くたびに自動でタスクを追加するフローのメリットをご紹介します。

OutlookとAsanaを連携するメリット

タスク管理の効率化

顧客からの問い合わせや重要なメールを見逃さず、即座にタスクとして管理できるようになり、対応の遅延を防ぎ、顧客満足度を向上させることができます。
タスク管理の対応がスムーズになることで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況をリアルタイムで把握でき、協力して業務を進めやすくなります。

時間の節約

手動でメール内容をタスクに転記する手間が省けるため、時間を節約し、より重要な業務に集中できます。
また自動化により、手作業による転記ミスや忘れを防ぎ、正確で信頼性の高いタスク管理が実現されます。

タスクの一元管理

メールによる指示や依頼をAsanaで一元管理することで、タスク漏れや重複を防ぎ、効率的に業務を進められます。
すべてのタスクが一箇所に集約されるため、見落としがなくなります。

OutlookとAsanaを連携するとできる業務自動化例

Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローの活用シーンをいくつかご紹介します。

メールからタスクを自動生成する

顧客から問い合わせメールを受け取った際に、その内容を自動でAsanaのタスクとして登録し、対応状況を管理します。
例えば、顧客からのサポートリクエストが届いた際、そのリクエストを自動的にAsanaにタスクとして追加することでスムーズに対応担当者をアサインできます。
これにより、迅速かつ漏れのない顧客対応が可能になります!

タスクの期限管理

プロジェクトに関する重要な情報がメールで送られてきた場合、そのメール内容を自動でAsanaにタスクとして追加し、プロジェクトチーム全体で共有します。
例えば、クライアントから「至急」や「急ぎ」の要件が送られてきた際、その要件が即座にタスクとして追加されることで、プロジェクトメンバーに通知することができます。

チーム間の情報共有

Outlookのメール内容をAsanaのプロジェクトに自動的に追加し、チーム全体で情報を共有できるので、チームメンバー全員がリアルタイムで最新情報を把握できるようになります。これにより、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで把握することが可能になります。

OutlookとAsanaの連携フローの作り方

それでは「Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する」フローボットを作っていきましょう!

始める前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
Yoomを初めて利用される方は初めてのYoomをチェックしてみてください。

ステップ1: OutlookとAsanaをマイアプリ連携

準備段階として、お使いのOutlookとAsanaアカウントをYoomと連携させるためにマイアプリ登録をする必要があります。
1.連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリックします。
2.画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリックします。

Asanaのマイアプリ登録方法
1.アプリの一覧からAsanaを選択します。
2.アカウント情報(メールアドレスとパスワード)を入力し、ログインをクリックするとマイアプリ登録が完了します。

Outlookのマイアプリ登録方法
1.先ほどと同様に、画面左側にあるマイアプリをクリックします。
2.画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリックします。
3.アプリの一覧からOutlookを選択します。
4.連携したいアカウントでサインインをするとマイアプリ登録が完了します。


これで2つのマイアプリ登録が完了いたしました!

ステップ2: トリガーを設定

ここからはテンプレートを作成していきましょう。
1.プロジェクト一覧からテンプレートを作成するプロジェクトを任意で選択してください。
2.画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリックします。
3.はじめから作成を選択してください。

4.特定のアプリイベントを受信したときを選択します。


5.アプリの一覧からOutlookを選択します。
6.画面が切り替わるので、アプリトリガーのタイトルを設定してください。
7.Outlookと連携するアカウント情報が合っているかを確認します。
アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
8.トリガーアクションは「特定の件名のメールを受信したら」を選択してください。
9.ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。


次の画面ではアプリトリガーのAPI接続設定を行います。
10.トリガーの起動時間は5分を選択します。
11.メールフォルダIDは、マイアプリ登録されたOutlookの情報から候補としてプルダウンメニューに表示されるので、任意のIDを選択してください。
12.今回、キーワードには「お問い合わせ」を設定します。


13.赤枠の設定が完了し、テストをクリックしてエラーが出なければ保存するをクリックしましょう。

ステップ3: Asanaと連携する

1.フローの一覧画面に切り替わるので、先ほど作成したアプリトリガー下に表示される+をクリックしてください。
2.オペレーションの中から「アプリと連携する」を選択しましょう。
3..アプリの一覧からAsanaを選択します。
4.画面が切り替わるので、連携するアカウント情報が合っているかを確認します。
アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
5.アクションは「タスクを追加」を選択してください。
6.ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。

次の画面ではAPI接続設定を行います。

7.今回、タスク名にはアウトプットを利用して、{{件名}}_{{from(メールアドレス)}}を設定します。


8.プロジェクトID・セクションIDは、マイアプリ登録されたAsanaの情報から候補としてプルダウンメニューに表示されるので、任意のIDをそれぞれ選択してください。

9.今回、タスクの説明にはアウトプットから{{本文}}を設定しましたが、アウトプットとテキストを組み合わせて、文章を構成することもできます。

10.開始日・期日(日付)にはアウトプットからそれぞれ任意で設定してください。


11.テストをクリックしてエラーが出なければ、Asanaにタスクが追加されていますので確認してください。
12.保存するをクリックしましょう。
13.フローの一覧画面に切り替わるので、アプリトリガーをONに変更してください。

これで、フローの設定は完了です!

OutlookとAsanaの連携フロー応用編

Yoomには、今回ご紹介したフロー以外にもOutlookとAsanaのフローテンプレートが用意されています。
これらのテンプレートの参考にして、ご自身の業務に合わせたアウトプットの設定やオペレーションを追加してオリジナルのフローテンプレートを作成してみましょう!

まとめ

OutlookとAsanaの連携により、手作業によるタスクの転記が不要になりました!
時間の節約、迅速な対応、タスク管理の一元化、そしてヒューマンエラーの削減など、多くのメリットが得られます。
Yoomを活用して、あなたのタスク管理を効率化しましょう!

この記事を書いた人
t.nakaya
埼玉県から兵庫県に移住し、保護猫と一緒にのどかな暮らしを楽しんでいます。Yoomの魅力を皆さんにお伝えできるよう、心を込めて取り組んでいきます。
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