Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する
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Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。
Outlookで問い合わせメールを受け取った際に、その内容を手作業でAsanaのタスクとして登録していませんか？
そんなあなたに朗報です！
OutlookとAsanaを連携し、メールが届くたびに自動でタスクを追加するフローのメリットをご紹介します。
このフローボットの活用して自動的にAsanaに追加することで、迅速かつ漏れのない顧客対応が実現できるかもしれません！
さらに、チーム全体で情報を共有できるので、チームメンバー全員がリアルタイムで最新情報を把握できるようになると予想されます。
プロジェクトの進行状況をリアルタイムで把握できるようになるはず。
業務の効率化を目指す方、必見の内容です！
こんな方におすすめ
- OutlookとAsanaを活用している方
- OutlookとAsanaを連携して、業務効率化を考えている方
- OutlookとAsanaを日常的に問い合わせやプロジェクト管理に活用している方
- OutlookとAsanaを連携して、タスク管理業務の手間を削減したいと考えている方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する
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Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。
[Yoomとは]
OutlookとAsanaの連携フローの作り方
それでは「Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する」フローボットを作っていきましょう！
始める前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
Yoomを初めて利用される方は初めてのYoomをチェックしてみてください。
ステップ1: OutlookとAsanaをマイアプリ連携
準備段階として、お使いのOutlookとAsanaアカウントをYoomと連携させるためにマイアプリ登録をする必要があります。
1.連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリックします。
2.画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリックしてください。
Asanaのマイアプリ登録方法
1.アプリの一覧からAsanaを選択してください。
2.アカウント情報(メールアドレスとパスワード)を入力し、ログインをクリックするとマイアプリ登録が完了します。
Outlookのマイアプリ登録方法
1.先ほどと同様に、画面左側にあるマイアプリをクリックします。
2.画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリックしましょう。
3.アプリの一覧からOutlookを選択してください。
4.連携したいアカウントでサインインをするとマイアプリ登録が完了します。
これで2つのマイアプリ登録が完了いたしました！
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する
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Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。
ステップ2: トリガーを設定
ここからはテンプレートを作成していきましょう。
1.プロジェクト一覧からテンプレートを作成するプロジェクトを任意で選択してください。
2.画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリックします。
3.はじめから作成を選択してください。
4.特定のアプリイベントを受信したときを選択します。
5.アプリの一覧からOutlookを選択します。
6.画面が切り替わるので、アプリトリガーのタイトルを設定してください。
7.Outlookと連携するアカウント情報が合っているかを確認します。
アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
8.トリガーアクションは「特定の件名のメールを受信したら」を選択してください。
9.ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
次の画面ではアプリトリガーのAPI接続設定を行います。
10.トリガーの起動時間は5分を選択します。
11.メールフォルダIDは、マイアプリ登録されたOutlookの情報から候補としてプルダウンメニューに表示されるので、任意のIDを選択してください。
12.今回、キーワードには「お問い合わせ」を設定します。
13.赤枠の設定が完了し、テストをクリックしてエラーが出なければ保存するをクリックしましょう。
ステップ3: Asanaと連携する
1.フローの一覧画面に切り替わるので、先ほど作成したアプリトリガー下に表示される＋をクリックしてください。
2.オペレーションの中から「アプリと連携する」を選択しましょう。
3..アプリの一覧からAsanaを選択します。
4.画面が切り替わるので、連携するアカウント情報が合っているかを確認します。
アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
5.アクションは「タスクを追加」を選択してください。
6.ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
次の画面ではAPI接続設定を行います。
7.今回、タスク名にはアウトプットを利用して、{{件名}}_{{from（メールアドレス）}}を設定します。
8.プロジェクトID・セクションIDは、マイアプリ登録されたAsanaの情報から候補としてプルダウンメニューに表示されるので、任意のIDをそれぞれ選択してください。
9.今回、タスクの説明にはアウトプットから{{本文}}を設定しましたが、アウトプットとテキストを組み合わせて、文章を構成することもできます。
10.開始日・期日(日付)にはアウトプットからそれぞれ任意で設定してください。
11.テストをクリックしてエラーが出なければ、Asanaにタスクが追加されていますので確認してください。
12.保存するをクリックしましょう。
13.フローの一覧画面に切り替わるので、アプリトリガーをONに変更してください。
これで、フローの設定は完了です！
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する
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Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。
OutlookやAsanaを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもOutlookやAsanaのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
OutlookとAsanaのその他の自動化例
添付ファイルを含むメールを受信したらAsanaでタスクを作成したり、新規タスクをOutlookに自動追加することが可能です。
さらに、特定のスケジュールになったらAsanaからタスク情報を取得しOutlookで送信することもできます。
Asanaの新規タスクをOutlookに自動追加する
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■概要
「Asanaの新規タスクをOutlookに自動追加する」フローは、タスク管理とスケジュール管理を一元化する業務ワークフローです。
Asanaで新しいタスクが作成されると、Yoomを通じて自動的にOutlookの予定表に追加されます。これにより手動でのデータ入力が不要となり、情報の漏れや二重管理のリスクを軽減します。
プロジェクト管理とスケジュール管理をスムーズに連携させたい方に最適なこのワークフローは、チーム全体の生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとOutlookを日常的に使用し、両者のデータ連携に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・新規タスクのスケジュール管理を効率化したいと考えているチームリーダーの方
・業務フローの自動化を推進し、時間の有効活用を図りたいビジネスオーナーの方
・Asanaでのタスク管理とOutlookでのスケジュール管理を統合し、情報の一元化を目指す管理者の方
・手動でのデータ入力や情報転送によるヒューマンエラーを減らしたいと考えているユーザーの方
・業務効率化のために、Yoomを活用したワークフロー自動化に興味がある方
■注意事項
・App、AppのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで添付ファイルを含むメールを受信したらAsanaでタスクを作成する
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■概要
「Outlookで添付ファイルを含むメールを受信したらAsanaでタスクを作成する」ワークフローは、電子メール管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Outlookで特定の条件に合致するメールを自動的に検出し、その内容をAsanaにタスクとして登録します。これにより重要なメールの見落としを防ぎ効率的なタスク管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookでのメール管理に時間を取られているビジネスパーソン
・Asanaを活用してプロジェクト管理を行いたいチームリーダー
・添付ファイル付きのメールを見逃さずにタスク化したい管理者
・手動でのタスク登録に煩わしさを感じている方
・業務の自動化を進め、効率化を図りたい企業
■注意事項
・Outlook、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
特定のスケジュールになったらAsanaからタスク情報を取得しOutlookで送信する
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特定のスケジュールになったらAsanaからタスク情報を取得しOutlookで送信するフローです
Outlookを活用した自動化例
Outlookにメッセージが届いたら情報を追加する
新規メッセージの内容が自動的に追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくせるかもしれません。
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する
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Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。
Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
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Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
Outlookにメッセージが届いたら、kintoneにレコードを追加する
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Outlookに新しいメッセージが届いたら、kintoneにメッセージの内容をレコードに追加するフローです。
特定の操作が行われたら自動でOutlookからメールを返信する
指定したメールアドレス宛にOutlookで操作の詳細をメール通知します。
Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する
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■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Wixでサイトを運営し、フォームからの問い合わせ対応に時間を要している方
・Outlookを使った手動での定型メール返信に非効率を感じている担当者の方
・フォームからのリードに対して、一次対応を自動化したいと考えている方
■注意事項
・ Wix、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知
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Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Outlookで完了メール通知します
Zendeskにチケットが作成されたらOutlookに通知する
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Zendeskで新しいチケットが作成される毎に、Outlookに通知されるフローです。
Outlookで受信したお問い合わせ内容を登録する
受信したお問い合わせの情報を自動登録することで、手動作業が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられます。
Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
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Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する
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■概要
「Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する」ワークフローは、情報管理の効率化に貢献します。
情報の転記作業が自動化されるため、生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に利用している方
・Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者
・kintoneを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方
・顧客からの問い合わせをkintoneに蓄積してデータ分析などに活用したい方
■注意事項
・kintoneとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・レコード追加時はデータベースを操作するメニュー内のレコード追加アクションを使用してください。詳細は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9076230
Outlookで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録する
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Outlookで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録するフローです。
Asanaを活用した自動化例
Asanaでタスクが更新されたら、情報を更新する
Asanaでタスクが更新されたら、データベースツールの情報も更新するフローボットです。
Asanaの指定プロジェクト内のタスクが更新されたら、kintoneのレコードを更新する
試してみる
Asanaの指定プロジェクト内のタスクが更新されたら、kintoneのレコードを更新するフローです。
Asanaでタスクが更新されたらNotionの情報を更新する
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■概要
Asanaで管理しているタスクの進捗状況を、別途Notionで管理しているプロジェクト情報に手作業で反映させていませんか？
この二重入力は手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用することで、Asanaでタスクが更新されると、関連するNotionのデータベース情報が自動で更新されるため、これらの課題を解消し、常に最新の情報をチームで共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとNotionを併用し、プロジェクトやタスクの進捗管理を行っている方
・手作業での情報転記による更新漏れや入力ミスを防ぎたいと考えている方
・チーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクト管理を効率化したいマネージャーの方
■注意事項
・Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに同期する
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Asanaのタスク情報をスプレッドシートに同期して、スプレッドシート上でAsanaのタスクを管理できるフローボットです。Asanaでタスクが追加・更新されたら、スプレッドシートに情報を自動的に同期します。
Asanaでタスクが完了したら通知する
Asanaでタスクが完了した後、コミュニケーションツールに自動的に通知を送ります。
Asanaでタスクが完了したらChatworkに通知
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Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Chatworkに通知を送信します。
Asanaでタスクが完了したらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Microsoft Teamsの指定のチャンネルに通知を送信します。
Asanaの特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Slackに通知する
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Asanaの特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Slackの指定したチャンネルにその情報を自動で送信します。
OutlookとAsanaを連携するメリット
1.タスク管理の効率化
顧客からの問い合わせや重要なメールを見逃さず、即座にタスクとして管理できるようになり、対応の遅延を防ぎ、顧客満足度の向上が見込めます。
タスク管理の対応がスムーズになることで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況をリアルタイムで把握でき、協力して業務を進めやすくなります。
2.時間の節約
手動でメール内容をタスクに転記する手間が省けるため、時間を節約し、より重要な業務に集中できるようになるかもしれません。
また自動化により、手作業による転記ミスや忘れを防ぎ、正確で信頼性の高いタスク管理が実現されます。
3.タスクの一元管理
メールによる指示や依頼をAsanaで一元管理することで、タスク漏れや重複を防ぎ、効率的に業務を進められることが予想されます。
すべてのタスクが一箇所に集約されるため、見落としがなくなるかもしれません。
まとめ
OutlookとAsanaの連携により、手作業によるタスクの転記が不要になりました！
時間の節約、迅速な対応、タスク管理の一元化、そしてヒューマンエラーの削減など、多くのメリットが得られます。
Yoomを活用して、あなたのタスク管理を効率化しましょう！
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