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【簡単設定】Outlookで受信したファイルをセキュアSAMBAに自動連携する方法
「セキュアSAMBAとOutlookを使って、ファイルの共有や管理をもっとスムーズにしたい！」
「でも、Outlookに届いた添付ファイルを手作業でセキュアSAMBAに格納するのは大変…」
このように、OutlookとセキュアSAMBAの間でのファイル連携に非効率さを感じていませんか？
こうした日々の定型業務は、OutlookとセキュアSAMBAの自動連携で効率化できるんです！
本記事では、Outlookで受信したメールの添付ファイルを、自動でセキュアSAMBAの指定フォルダに格納する仕組みをご紹介します。
ダウンロードとアップロードの繰り返しにかかっていた手間を削減し、格納漏れやフォルダミスといったヒューマンエラーも防ぐことができますよ。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても直感的に設定できます。面倒なファイル管理を効率化する方法を見ていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookとセキュアSAMBAを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてスタートしてください！
- Outlookで受信する添付ファイルのセキュアSAMBAへの格納を手作業で行っている方
- セキュアSAMBAとOutlookを連携させ、ファイル共有のプロセスを効率化したい方
- 手作業によるファイルの格納ミスや漏れを防ぎ、セキュリティを高めたい情報システム担当者の方
- Outlookでのメール受信を起点にファイルが自動でセキュアSAMBAに格納されるため、手動でのアップロード作業にかかる時間を削減できます。
- 人の手による作業を介さないことで、ファイルの格納漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、セキュアSAMBAとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 続いて、テキスト抽出アクションで変換後のファイル名を取得し、さらにファイル名の変換機能を設定して、ダウンロードしたレポートのファイル名を前段で取得した値や日付などをつけて分かりやすく変更します。
- 最後に、オペレーションでセキュアSAMBAの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象とするメールフォルダを「受信トレイ」や特定のフォルダに任意で設定できます。
- 特定の件名や差出人のメールアドレスなど、処理の対象とするメールを絞り込むためのキーワードも任意で設定が可能です。
- ファイル名の変換機能では、ダウンロードしたファイルに対して、日付などを含めた分かりやすいファイル名に任意で設定することが可能です。
- セキュアSAMBA、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐オペレーションはパーソナルプラン以上、セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただける機能・アプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象の機能・アプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
OutlookとセキュアSAMBAの連携フローを作ってみよう
それでは早速、OutlookとセキュアSAMBAを連携したフローを作成していきます！
今回使用するテンプレートは「Outlookで特定のメールを受信したら、添付ファイルを自動でセキュアSAMBAの指定フォルダにアップロードする」という業務フローを自動化するものとなっています。
ノーコードツールのYoomを使用して、OutlookとセキュアSAMBAの連携を進めていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておいてください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／セキュアSAMBA
[Yoomとは]
フローの作成方法
フローは大きく分けて以下の手順で作成します。
- OutlookとセキュアSAMBAのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーと各アクションの設定
- フローの起動と動作確認
- Outlookで受信する添付ファイルのセキュアSAMBAへの格納を手作業で行っている方
- セキュアSAMBAとOutlookを連携させ、ファイル共有のプロセスを効率化したい方
- 手作業によるファイルの格納ミスや漏れを防ぎ、セキュリティを高めたい情報システム担当者の方
- Outlookでのメール受信を起点にファイルが自動でセキュアSAMBAに格納されるため、手動でのアップロード作業にかかる時間を削減できます。
- 人の手による作業を介さないことで、ファイルの格納漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、セキュアSAMBAとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 続いて、テキスト抽出アクションで変換後のファイル名を取得し、さらにファイル名の変換機能を設定して、ダウンロードしたレポートのファイル名を前段で取得した値や日付などをつけて分かりやすく変更します。
- 最後に、オペレーションでセキュアSAMBAの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象とするメールフォルダを「受信トレイ」や特定のフォルダに任意で設定できます。
- 特定の件名や差出人のメールアドレスなど、処理の対象とするメールを絞り込むためのキーワードも任意で設定が可能です。
- ファイル名の変換機能では、ダウンロードしたファイルに対して、日付などを含めた分かりやすいファイル名に任意で設定することが可能です。
- セキュアSAMBA、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐オペレーションはパーソナルプラン以上、セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただける機能・アプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象の機能・アプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ステップ1：OutlookとセキュアSAMBAのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
左側のメニューから「マイアプリ」を開き、「新規接続」をクリック。
検索バーで連携するアプリ（まずはOutlook）を検索して選択。
Outlookの連携方法は以下の解説ナビをご覧ください！
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
マイアプリの一覧にOutlookのアイコンが表示されていれば連携は完了です！
次は、セキュアSAMBAを検索して、マイアプリ連携を進めていきましょう。
- セキュアSAMBAは、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。フリープランやパーソナルプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
- 有料プラン（パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているセキュアSAMBAも問題なくお試しいただけます。詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひこの機会に様々な機能を体験してみてください！
セキュアSAMBAのマイアプリ連携では、アカウント名とAPIキーを設定します。
「アカウント名」は連携するアカウントが判別しやすいような名前にするとよいでしょう。
「APIキー」にはセキュアSAMBA上から取得したAPIキーを設定します。
- セキュアSAMBAにログイン→「管理画面」の「APIキー」をクリック→「APIキー発行」をクリック→必要な項目を入力して「発行」をクリック→発行される「APIキー」を取得。
- APIキーは一度しか表示されないため、安全な場所に保存しておくことをおすすめします。
- API連携の利用にはAPIの利用申し込みが必要です。kubellストレージにてお申し込みください。
それぞれの項目を設定したら「追加」をクリック。
セキュアSAMBAの連携も完了したら、次のステップに進みましょう。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いて、今回使用するYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
- Outlookで受信する添付ファイルのセキュアSAMBAへの格納を手作業で行っている方
- セキュアSAMBAとOutlookを連携させ、ファイル共有のプロセスを効率化したい方
- 手作業によるファイルの格納ミスや漏れを防ぎ、セキュリティを高めたい情報システム担当者の方
- Outlookでのメール受信を起点にファイルが自動でセキュアSAMBAに格納されるため、手動でのアップロード作業にかかる時間を削減できます。
- 人の手による作業を介さないことで、ファイルの格納漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、セキュアSAMBAとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 続いて、テキスト抽出アクションで変換後のファイル名を取得し、さらにファイル名の変換機能を設定して、ダウンロードしたレポートのファイル名を前段で取得した値や日付などをつけて分かりやすく変更します。
- 最後に、オペレーションでセキュアSAMBAの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象とするメールフォルダを「受信トレイ」や特定のフォルダに任意で設定できます。
- 特定の件名や差出人のメールアドレスなど、処理の対象とするメールを絞り込むためのキーワードも任意で設定が可能です。
- ファイル名の変換機能では、ダウンロードしたファイルに対して、日付などを含めた分かりやすいファイル名に任意で設定することが可能です。
- セキュアSAMBA、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐オペレーションはパーソナルプラン以上、セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただける機能・アプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象の機能・アプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
以下のような画面が表示されればコピーは成功です！「OK」を押して設定を進めていきます。
※コピーしたテンプレートは、サイドメニューの「フローボット」から確認できます。
ステップ3：トリガーを設定する
それでは、Outlookで特定の件名のメールを受信したらフローが起動するようにトリガーアクションを設定していきましょう！
1. フローの「特定の件名のメールを受信したら」をクリック。
2. タイトルは分かりやすい名前（件名に○○を含むメールが届いたら、など）に変更可能です。
3. 連携アカウントにステップ1で連携したアカウントが設定されていることを確認。
4. 「次へ」をクリック。
5. 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
ご利用プランで設定できる最短の起動間隔にすることで、Outlookがメールを受信した際により早くフローを起動させられます。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのでご注意ください。
ヘルプページ：ポーリングトリガーの仕組みについて
6. メールの受信を検知したいメールフォルダのIDを設定。
入力欄をクリックすると候補が表示されますので、対象となるフォルダを選択してください。
検索欄にフォルダ名を入れることで候補が絞られます。
7. 検知したいキーワードを設定。
ここで設定したキーワードを含む件名のメールを受信した際にフローが起動します。
8. 連携したアカウント宛に、ファイルを添付したテスト用のメールを送信します。
9. 「テスト」をクリック。
※ 直近1時間以内に該当するメールが送られていない場合はテストに失敗します。
10. テストに成功すると、「取得した値」にメールIDや件名などが追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数（フローが稼働する度に更新される値）として使用できるようになります。
ヘルプページ：取得した値について／取得した値のテスト値について
11. 「完了」をクリック。フローの設定画面に戻ります。
ステップ4：分岐条件を設定する
このトリガー設定では、添付ファイルの有無に関わらず受信メールが検知されてしまうため、受信メールにファイルが添付されているかを確認する分岐処理が設定されています。内容を確認しましょう。
ヘルプページ：「分岐」の設定方法
※「分岐」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能です。
1. フローの「分岐する」をクリック。
2. タイトルと分岐条件を確認します。
分岐条件はデフォルトで「取得したメールの添付ファイルの有無がtrueであれば処理を実行する」設定になっています。
変更してしまった場合は、下図を参考に設定してください。
3. 確認できたら「完了」をクリック。
ステップ5：添付ファイルの情報を取得する
添付ファイルが存在するメールは次の処理に移ります。ここでは添付ファイルをダウンロードするにあたってのファイル情報を取得していきます。
1. フローの「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリック。
2. タイトルと連携アカウントを確認して「次へ」をクリック。
3. メールIDには、取得した受信メールのIDを設定。
入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションのメニューから、対応する項目を選択してください。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
4. 「テスト」をクリック。
5. テストに成功すると、「取得した値」に添付ファイルのIDなどが追加されます。
6. 「完了」をクリック。
ステップ6：添付ファイルをダウンロードする
ステップ5で取得した情報を使って添付ファイルをダウンロードします。
※ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
1. フローの「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリック。
2. タイトルと連携アカウントを確認して「次へ」をクリック。
3. メールIDとファイルIDには、これまでに取得した値を設定。
※デフォルトの設定のままでOKです。
4. 「テスト」をクリック。
5. テストに成功すると、「取得した値」に添付ファイルが追加されます。
※ダウンロードファイルは「Untitled.拡張子」で固定となりますが、次のアクションで名称を変更していきます。
6. 「完了」をクリック。
ステップ7：ファイル名を抽出する
ファイル名を整えるために、添付ファイルからファイル名だけを抽出します。
1. フローの「テキスト抽出」をクリック。
2. 対象テキストには添付ファイル情報から「ファイル一覧の名前」を設定。
3. 抽出したい項目には「ファイル名」を設定。
4. 指示内容には「ファイル名の拡張子は削除して抽出してください。」などの拡張子以外を抽出する指示があればOKです。
5. AIモデルは消費タスク数の少ないモデルを選択。
6. 「テスト」をクリック。
7. テストに成功すると抽出したファイル名が取得されます。
8. 「完了」をクリック。
ステップ8：ファイル名の変換
抽出したファイル名を使って、「Untitled.pdf」を元のファイル名に変換していきます。
1. フローの「ファイル名の変換」をクリック。
2. 取得したファイルが、抽出したファイル名で変換されるように設定。
3. 「テスト」をクリック。
4. テストに成功すると、指定したファイル名で変換されたファイルが取得されます。
5. 「完了」をクリック。
ステップ9：セキュアSAMBAにアップロードする
最後に、メールから取得した添付ファイルをセキュアSAMBAのどのフォルダにアップロードするかを指定しましょう。
1. フローの「ファイルをアップロード」をクリック。
2. タイトルと連携アカウントを確認して「次へ」をクリック。
3. ファイルをアップロードするフォルダのIDを設定。
フォルダIDはURL（/shared-folders/フォルダID）から取得できます。
4. ファイルの添付方法とアップロードするファイルは、「取得した値」の「ファイル名変換後のファイル」になるように設定。
5. 設定が完了したら「テスト」をクリック。
※実際に指定したフォルダに添付ファイルがアップロードされます。
6. テストに成功したら、セキュアSAMBAの指定フォルダを確認しましょう。
7. 期待通りにファイルがアップロードされていれば「完了」をクリック。
ステップ10：トリガーをONにする
全ての設定が完了すると、以下の画面が表示されます。
早速、フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで稼働させる場合は、任意のタイミングで設定画面右上のトリガースイッチをONにしてください。
これで、Outlookの特定のメールが届いたら、添付ファイルが自動でセキュアSAMBAの指定フォルダにアップロードされるようになりました！
まとめ
いかがでしたか？
本記事では、OutlookとセキュアSAMBAを連携して、受信したメールの添付ファイルを自動でオンラインストレージに格納するフローの作り方を解説しました。
メールでやり取りされる請求書や契約書などの重要ファイルを、自動でセキュアSAMBAに集約できるようになるため、「保存し忘れてファイルが見つからない」「どのフォルダに入れたか分からない」といったヒューマンエラーを防ぐことができ、監査対応や社内共有もスムーズになりますよ。
今回ご紹介したフローは、プログラミングの知識がない方でも設定可能です。もし「添付ファイルの管理をもっと楽にしたい」「ファイル保存でのミスをなくしたい」と感じたら、ぜひYoomのアカウントを登録してOutlookとセキュアSAMBAの連携をお試しください！
よくあるご質問
Q：保存通知をSlackやMicrosoft Teamsに送れるか？
A：
セキュアSAMBAのファイルアップロードの後に、SlackやTeamsのメッセージ送信アクションを追加することで、保存通知を行うことができます。
ヘルプページ：「アプリと連携する」の設定方法
Q：既存の同名ファイルが上書きされることはありませんか？
A：
「契約書.pdf」などの同じファイル名の添付ファイルを重複受信した場合、エラーが発生して処理が停止されます。上書き保存されることはありません。
エラー発生時にはYoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
ヘルプページ：エラー時の対応方法について／エラー停止したフローボットの修正・再開可否について
Q：複数の添付ファイルも全部自動で保存されますか？
A：
今回ご紹介したフローは、添付ファイルの1件目のみをセキュアSAMBAにアップロードする作りとなっています。
複数のファイルを全て保存したい場合は、以下を参考に「繰り返し処理」を追加して、ファイルの件数だけアップロードが実行するようにしてください。
※ 「繰り返し処理」はパーソナルプラン以上のプランで使用可能です。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
