Outlookで受信したファイルをセキュアSAMBAに格納する
Outlookで受信したファイルをセキュアSAMBAに格納する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
セキュアSAMBA
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信した重要なファイルの管理に手間を感じていませんか。添付ファイルを都度ダウンロードし、手作業でセキュアSAMBAへ格納する業務は、時間がかかるだけでなく、格納漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり得ます。このワークフローは、セキュアSAMBAとOutlookの連携を自動化し、特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でセキュアSAMBAに格納するものです。ファイル管理業務の負担を軽減し、より正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する添付ファイルのセキュアSAMBAへの格納を手作業で行っている方
- セキュアSAMBAとOutlookを連携させ、ファイル共有のプロセスを効率化したい方
- 手作業によるファイルの格納ミスや漏れを防ぎ、セキュリティを高めたい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点にファイルが自動でセキュアSAMBAに格納されるため、手動でのアップロード作業にかかる時間を削減できます。
- 人の手による作業を介さないことで、ファイルの格納漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、セキュアSAMBAとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 続いて、テキスト抽出アクションで変換後のファイル名を取得し、さらにファイル名の変換機能を設定して、ダウンロードしたレポートのファイル名を前段で取得した値や日付などをつけて分かりやすく変更します。
- 最後に、オペレーションでセキュアSAMBAの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象とするメールフォルダを「受信トレイ」や特定のフォルダに任意で設定できます。
- 特定の件名や差出人のメールアドレスなど、処理の対象とするメールを絞り込むためのキーワードも任意で設定が可能です。
- ファイル名の変換機能では、ダウンロードしたファイルに対して、日付などを含めた分かりやすいファイル名に任意で設定することが可能です。
■注意事項
- セキュアSAMBA、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐オペレーションはパーソナルプラン以上、セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただける機能・アプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象の機能・アプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
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