Outlookで受信したファイルをセキュアSAMBAに格納する
Outlookで受信したファイルをセキュアSAMBAに格納する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
セキュアSAMBA
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信した重要なファイルの管理に手間を感じていませんか。添付ファイルを都度ダウンロードし、手作業でセキュアSAMBAへ格納する業務は、時間がかかるだけでなく、格納漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり得ます。このワークフローは、セキュアSAMBAとOutlookの連携を自動化し、特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でセキュアSAMBAに格納するものです。ファイル管理業務の負担を軽減し、より正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する添付ファイルのセキュアSAMBAへの格納を手作業で行っている方
- セキュアSAMBAとOutlookを連携させ、ファイル共有のプロセスを効率化したい方
- 手作業によるファイルの格納ミスや漏れを防ぎ、セキュリティを高めたい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点にファイルが自動でセキュアSAMBAに格納されるため、手動でのアップロード作業にかかる時間を削減できます。
- 人の手による作業を介さないことで、ファイルの格納漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、セキュアSAMBAとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでセキュアSAMBAの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象とするメールフォルダを「受信トレイ」や特定のフォルダに任意で設定できます。
- 特定の件名や差出人のメールアドレスなど、処理の対象とするメールを絞り込むためのキーワードも任意で設定が可能です。
■注意事項
- セキュアSAMBA、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐オペレーションはパーソナルプラン以上、セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただける機能・アプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象の機能・アプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
類似したテンプレートをご紹介！
すべてのテンプレートを見る
使用しているアプリについて
セキュアSAMBA
を使ったテンプレート
Gmailの特定ラベル付きメールから添付ファイルを自動でセキュアSAMBAへ格納するフローです。手動アップロードの手間と漏れを防ぎ、安全なファイル管理を支援します。
Outlook
Outlook
を使ったテンプレート
Googleフォーム回答を受け取るとOutlookで配送依頼メールを自動送信するフローです。入力転記や送信漏れを減らし、注文増加時も安定して処理を回せ、手作業の負担とヒューマンエラーを抑えられます。
Outlookで受信したメールに添付されたDWGファイルを自動でPDF化しDiscordへ共有するフローです。転送や変換の手作業を減らし、作業時間短縮と共有漏れや変換ミスの防止、業務効率向上につながります。
Outlookの受信メールをAIで重要度判定し、緊急度が高い場合のみSlackへ自動通知するフローです。煩雑な確認作業を減らし、対応漏れや優先順位の判断ミスを防ぎ、チーム全体の対応速度向上にもつながります。
使用しているアプリについて
セキュアSAMBA
YoomではセキュアSAMBAとノーコードで連携し、ファイルのアップロードや検索、ダウンロードを自動化することが可能です。例えば、メールやフォームで受信したファイルを自動でアップロードしたり、セキュアSAMBA内のファイルを検索してダウンロードしたりすることで、フォルダ・ファイル管理業務を効率化できます。
詳しくみるテンプレート
Gmailの特定ラベル付きメールから添付ファイルを自動でセキュアSAMBAへ格納するフローです。手動アップロードの手間と漏れを防ぎ、安全なファイル管理を支援します。
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、セキュアSAMBAにファイルを格納する
Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
詳しくみるテンプレート
Googleフォーム回答を受け取るとOutlookで配送依頼メールを自動送信するフローです。入力転記や送信漏れを減らし、注文増加時も安定して処理を回せ、手作業の負担とヒューマンエラーを抑えられます。
Googleフォームで注文情報が送信されたら、Outlookで配送依頼のメールを自動送信する
Outlookで受信したメールに添付されたDWGファイルを自動でPDF化しDiscordへ共有するフローです。転送や変換の手作業を減らし、作業時間短縮と共有漏れや変換ミスの防止、業務効率向上につながります。
OutlookでDWGファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換してDiscordで共有する
Outlookの受信メールをAIで重要度判定し、緊急度が高い場合のみSlackへ自動通知するフローです。煩雑な確認作業を減らし、対応漏れや優先順位の判断ミスを防ぎ、チーム全体の対応速度向上にもつながります。
Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてSlackに通知する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
特定の件名のメールを受信したら
メールを受信したら
カレンダーにイベントが登録されたら
カレンダーのイベントが追加・更新されたら
タスクが作成されたら
本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
ファイル/フォルダを検索
ファイル/フォルダを取得
ファイル/フォルダ名を更新
ファイル/フォルダを移動
ファイル/フォルダを削除
フォルダを作成
フォルダ内一覧を取得
ファイルをアップロード
ファイルをチャンクアップロード（開始）
ルートフォルダを取得
ファイルをチャンクアップロード（送信）
ファイルをチャンクアップロード（完了）
ファイルダウンロードURLを取得
ファイルをダウンロード
自分のカレンダーにイベントを登録する
予定表を作成する
指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する
メールの添付ファイルの情報を取得する
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
ファイル/フォルダを検索ファイル/フォルダを取得ファイル/フォルダ名を更新ファイル/フォルダを移動ファイル/フォルダを削除フォルダを作成フォルダ内一覧を取得ファイルをアップロードファイルをチャンクアップロード（開始）ルートフォルダを取得ファイルをチャンクアップロード（送信）ファイルをチャンクアップロード（完了）ファイルダウンロードURLを取得ファイルをダウンロード
フローボットトリガー
特定の件名のメールを受信したらメールを受信したらカレンダーにイベントが登録されたらカレンダーのイベントが追加・更新されたらタスクが作成されたら本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
自分のカレンダーにイベントを登録する予定表を作成する指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録するメールの添付ファイルの情報を取得するメールの添付ファイルをダウンロード指定のユーザーのカレンダーのイベントを削除する指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する自分のカレンダーのイベントを削除する自分のカレンダーのイベントを更新するタスクを作成する（リマインド設定対応）タスクを作成する（リマインド設定非対応）自分のカレンダーのイベントを検索する指定のユーザーのカレンダーのイベントを検索する会議の日時を検索する予定表一覧を取得メールのメッセージを取得メッセージを移動特定のメッセージを取得特定のフォルダーのメッセージを検索メッセージを更新指定のユーザーの空き時間スケジュールを検索する指定のユーザーの予定表一覧を取得指定のグループの予定表一覧を取得関連するブログ記事一覧
今回使用したアプリを使って業務を自動化する方法を詳しく解説しています！
