【プログラミング不要】OutlookのデータをChatGPTに自動的に連携する方法

OutlookとChatGPTの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくOutlookとChatGPTを連携したフローを作成してみましょう！
Yoomを使用して、ノーコードでOutlookとChatGPTの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらのリンクからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はOutlookの添付ファイルのテキストを抽出し、ChatGPTで要約して通知するフローボットを作成していきます！
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• OutlookとChatGPTをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Outlookのトリガー設定とChatGPTのオペレーション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

ステップ1：OutlookとChatGPTをマイアプリ連携

OutlookとChatGPTをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

連携前に、Outlookに設定で使用する添付ファイルを送信しましょう！
※今回は、以下画像のようなファイルを送信しました。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Outlook」と入力し、検索結果からOutlookのアイコンを選択します。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。

次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。

3.続いてChatGPTをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、ChatGPTを検索します。

※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。詳しくは、こちらを参照してください。

次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。
※ChatGPTのマイアプリ登録方法は、こちらを参照してください。

※こちらのフローボットは、Microsoft Teamsも使用するため、Microsoft Teamsもマイアプリ登録しましょう。
先ほどまでと同様の手順で、Microsoft Teamsを検索します。
表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。

次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。

マイアプリにOutlookとChatGPTが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Outlookのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Outlookの添付ファイルのテキストを抽出し、ChatGPTで要約して通知する」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。

2.表示された画面で各項目を確認します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。

4.「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

5.入力を終えたら、用意したテスト用の書類を添付し、指定したフォルダに送信後「テスト」を実行しましょう。
成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。

ステップ4：Outlookのファイル情報取得設定

1.アプリと連携する「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「メールID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ5：Outlookのファイルダウンロード設定

1.アプリと連携する「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「メールID」「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルが取得されたのを確認して「保存する」をクリックします。

ステップ6：画像・PDFから文字を読み取る設定

1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」「抽出したい項目」は、テンプレートを活用して、以下画像のように設定しました。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ7：ChatGPTの設定

1.アプリと連携する「テキストを生成」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「メッセージ内容」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ8：Microsoft Teamsの設定

1.アプリと連携する「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「チームID」「チャネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ9：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

※設定が完了すると、以下画像のようにMicrosoft Teamsで要約されたファイルの文章が通知されます。

OutlookやChatGPTのAPIを使ったその他の自動化例

OutlookやChatGPTのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Outlookを使った自動化例

データの追記・更新の他、Google スプレッドシートから他アプリへのデータ転送なども行えます。

ChatGPTを使った自動化例

AIを活用した返答の自動生成・要約・翻訳・データのラベル別けを自動化可能です！

終わりに

OutlookとChatGPTを連携することで、2つのツールを何度も往復する手間が省け、今まで以上にChatGPTを頼りやすくなるでしょう！
これにより、AIの活用がスムーズになり、Outlookのメッセージの要約、翻訳といった作業を素早く完結できるはずです。

なお、このようなAPI連携は<span class="mark-yellow">ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても簡単に実現可能です！</span>

設定もシンプルなため、初心者の方でもすぐに自動化の導入ができます。
気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみましょう！

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