Outlookのデータをストレージサービスに自動で送信・転送する

Outlookで受信したメール内容を、Google Drivelなどのクラウドストレージアプリで書き込み・転記するフローです。複数のアプリでデータ管理をしていると業務が煩雑になりますが、このような自動化で管理を一元化することもできそうです。

Outlookのデータをデータベース/CRMサービスに自動で送信・転送する

Outlookでメールを受信したら、Microsoft Excelなどのアプリに書き込み・転記するフローです。メールの受信内容を確認しなくても自動でデータを更新できるため、手作業の負担を軽減できます。

Outlookのデータで自動更新するフローを作ってみよう

それでは、実際にOutlookのデータを自動更新するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はOutlookで受信したメール内容をもとに、Googleカレンダーの予定を更新するフローボットを作成していきます！
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• OutlookとGoogle カレンダーをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Outlookのトリガー設定とGoogle カレンダーのオペレーション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

ステップ1：OutlookとGoogle カレンダーをマイアプリ連携

OutlookとGoogle カレンダーをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

【事前準備】

連携前に、Outlookでメールを用意しましょう！
※今回は、以下画像のようなメール内容で設定を進めていきます。

※Google カレンダーの予定は、以下画像の予定を更新する想定です。

マイアプリ連携

Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。

先ずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それでは、今回のフローで使用するOutlookとGoogle カレンダーのマイアプリ登録方法を解説していきます。

Outlookのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

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※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

Google カレンダーのマイアプリ登録

続いてGoogle カレンダーをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Google カレンダーを検索します。
表示された画面で、画像赤枠部分をクリックしてください。

次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。

マイアプリにOutlookとGoogle カレンダーが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Outlookのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Outlookで受信したメール内容をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「メールを受信したら」をクリックしてください。

2.表示された画面で各項目を確認します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。

4.「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。

ステップ4：テキストからデータを抽出する設定

1.「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。

3.「抽出したい項目」は、テンプレートで抽出されるテキストから特に抽出したい項目を入力してください。
※今回は、テンプレートを活用して以下画像のように入力しました。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ5：Google カレンダーの予定検索設定

1.アプリと連携する「予定を検索する」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「カレンダーID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「取得する期間の開始(終了)日時」「検索キーワード」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ6：Google カレンダーの予定更新設定

1.アプリと連携する「予定を更新」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「カレンダーID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「予定ID」「予定のタイトル」「予定の開始(終了)日時」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。

※「予定のタイトル」「予定の開始(終了)日時」は、アウトプットの「テキストからデータを抽出する」から選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

※設定が成功すると、以下画像のように予定が更新されます。

ステップ7：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

Outlookを使ったその他の自動化例

Outlookを使った便利な自動化例

メッセージを受信・予定やイベントが登録されたらチャットツールやデータベースに通知・追加、データベースやフローボットの起動情報を自動送信できます。
他CRMツールやデータベースへの登録も可能です！

まとめ

Outlookのメール内容を基に他システムの更新を自動化すれば、手作業での更新ミスや漏れを防止できます。
たとえば、Outlookのメッセージ内容からGoogleカレンダーの予定を更新したり、Microsoft Excelのデータを更新したりできます。
これにより、<span class="mark-yellow">複数のシステムを移動する必要がなくなり、スムーズにデータ更新ができるでしょう。</span>

「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録可能です！

Yoomを活用すればテンプレートを設定するだけで簡単に自動化を導入できます。
手間のかかる更新作業から解放され、優先度の高い業務に専念してくださいね！

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よくあるご質問

Q：特定のメールだけを自動化の対象にできますか？

A：はい、分岐条件を追加することで登録対象となる内容も細かく絞り込むことができます。
ただ、分岐設定は有料プランでご利用いただけます。詳しくはこちらをご確認ください。

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Q：自動化フローがエラーで止まったらどうなりますか？

‍A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。

・Yoomヘルプセンター
・‍Yoomお問い合わせ窓口

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Q：Outlookのメール以外のデータも自動化できますか？

‍A：はい、できます。
Outlookのトリガーには、タスク作成やカレンダー登録などに関するアクションも設定できます。
詳細は、利用できるアクションの一覧は、こちらのページでご確認ください。