とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Outlookで受信したメール内容をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する
試してみる
■概要
「Outlookで受信したメール内容をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する」ワークフローは、メールから自動的にスケジュールを作成・更新する業務ワークフローです。
日々大量のメールを受信していると、手動でカレンダーに予定を追加するのは手間がかかります。
このワークフローを利用すれば、Outlookで受信した重要な情報を自動的にGoogleカレンダーに反映でき、スケジュール管理が簡単になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとGoogleカレンダーを日常的に使用しているビジネスパーソンの方
・メールからのスケジュール登録に時間がかかっていると感じている方
・手動での予定追加によるミスを減らしたいと考えている方
・効率的なスケジュール管理を実現したいチームリーダーやマネージャーの方
・業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者の方
■注意事項
・Outlook、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「Outlookで受信したメールの内容、毎回手動でカレンダーに転記したり、ファイルに保存したりするの、時間がかかりすぎる…」
「OutlookとGoogleカレンダーやGoogleドライブを連携して、情報管理をもっとスムーズにしたい！」
そんな悩みを抱える情報管理に時間を取られているビジネスパーソン、必見です！
Outlookのデータを自動更新する方法は色々ありますが、この記事では、受信したメールの内容をもとに、Googleカレンダーの予定を自動更新する方法をご紹介します。
この記事を参考にすれば、情報管理を効率化し、業務効率を大幅に向上させることができるでしょう。
ぜひ、この記事を参考にして、Outlookと様々なアプリの連携を試してみてください！
承知いたしました。上記の分析結果と提案に基づき、ブログ記事に挿入する追加コンテンツの概要（導入部分と課題提起）を400字程度で、自社製品（Yoom）へ遠回しに誘導するトーンでまとめます。
そもそもOutlookの「自動更新」とは？
一般的な自動送受信設定は、あくまで「決まった時間ごと」にメールを受信する処理に過ぎません。これでは、「特定の件名のメールが来たら自動でGoogleカレンダーに予定を登録する」「添付ファイルのデータを抽出してスプレッドシートに転記する」といった、より複雑でツールを跨いだ業務は自動化できません。
例えば、Outlookの自動更新や他のツールとの連携をノーコードで実現することができるツールを活用することで、面倒な手動操作を減らし、ワークフロー全体を自動化できます。Yoomのようなツールを使えば、複数のツールを簡単に連携させて、業務の効率化を一段と進めることが可能です。
Outlookのデータで自動更新する様々な方法
いろいろな方法で、Outlookのデータを自動更新することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにアプリの自動化を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Outlookのデータをスケジュールツールに自動で送信・転送する
Outlookのメール内容を、Google カレンダーなどのスケジュールアプリに書き込み・転記するフローです。使い慣れたスケジュールアプリでデータ管理が行えるので便利です。
Outlookのカレンダーでイベントが更新されたら、TickTickの該当タスクを更新する
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■概要
「Outlookのカレンダーでイベントが更新されたら、TickTickの該当タスクを更新する」フローは、スケジュール管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Outlookで予定を変更すると、TickTickに自動で反映されるため、二重管理の手間が省けます。
効率的に予定とタスクを一元管理でき、日々の業務がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookのカレンダーとTickTickを併用しているビジネスパーソンの方
・スケジュール変更時にタスクも自動で更新したいと考えているユーザー
・手動での連携に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・効率的な業務管理を目指すチームリーダー
■注意事項
・Outlook、TickTickのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Outlookの予定に、TickTickのプロジェクトIDとタスクIDを記載しておいてください。
Outlookで受信したメール内容をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する
試してみる
■概要
「Outlookで受信したメール内容をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する」ワークフローは、メールから自動的にスケジュールを作成・更新する業務ワークフローです。
日々大量のメールを受信していると、手動でカレンダーに予定を追加するのは手間がかかります。
このワークフローを利用すれば、Outlookで受信した重要な情報を自動的にGoogleカレンダーに反映でき、スケジュール管理が簡単になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとGoogleカレンダーを日常的に使用しているビジネスパーソンの方
・メールからのスケジュール登録に時間がかかっていると感じている方
・手動での予定追加によるミスを減らしたいと考えている方
・効率的なスケジュール管理を実現したいチームリーダーやマネージャーの方
・業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者の方
■注意事項
・Outlook、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookのデータをストレージサービスに自動で送信・転送する
Outlookで受信したメール内容を、Google Drivelなどのクラウドストレージアプリで書き込み・転記するフローです。複数のアプリでデータ管理をしていると業務が煩雑になりますが、このような自動化で管理を一元化することもできそうです。
Outlookで受信したメール内容をもとに、GoogleDriveのファイル説明を更新する
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■概要
「Outlookで受信したメール内容をもとに、GoogleDriveのファイル説明を更新する」ワークフローは、メール管理とファイル整理を効率化する業務ワークフローです。
Outlookで受信したメールの重要な情報を自動的に抽出し、対応するGoogleDriveのファイル説明に反映させます。
これにより、情報の一元管理が実現し、作業の手間やミスを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで大量のメールを管理しており、手動でファイル説明を更新するのが煩雑な方
・GoogleDrive上のファイル情報を常に最新の状態に保ちたいと考えているチームリーダー
・情報管理の効率化を図り、業務の自動化を推進したいIT担当者
・メール内容を基にしたファイル整理を自動化し、作業時間を短縮したいビジネスマン
・Yoomを活用して既存のSaaSアプリ間の連携を強化したい企業の運営者
■注意事項
・Outlook、GoogleDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookのデータをデータベース/CRMサービスに自動で送信・転送する
Outlookでメールを受信したら、Microsoft Excelなどのアプリに書き込み・転記するフローです。メールの受信内容を確認しなくても自動でデータを更新できるため、手作業の負担を軽減できます。
Outlookでメールを受信したら、Microsoft Excelの情報を更新する
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■概要
「Outlookでメールを受信したら、Microsoft Excelの情報を更新する」ワークフローを利用すると、特定のメールを検知してデータ更新を自動化できます。
手作業で行う業務が軽減され、生産性向上につながるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用してメールの受信を行っている方
・Outlookで受信した情報をスピーディに役立てたいと考える方
・Microsoft Excelを活用してデータ管理や分析を行っている方
・メールで受け取った情報をMicrosoft Excelに手動で入力する手間を省きたい方
・ITツールを使って業務の効率化を図りたいと考える方
・チームでの情報共有を迅速に行い、スピーディな意思決定を望む方
■注意事項
・OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する」ワークフローは、メール管理とデータ集計を自動化する業務ワークフローです。
Outlookで特定の件名のメールを受信するたびに、Google スプレッドシートの情報が自動的に更新されます。
情報の整理がスムーズに行え、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信するメールの管理に時間を取られているビジネスパーソン
・メールの内容をGoogle スプレッドシートに手動で入力している担当者
・データ集計や情報整理を自動化して、業務効率を向上させたいチームリーダー
・情報の自動更新により、正確なデータ管理を目指している経営者
■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookのデータで自動更新するフローを作ってみよう
それでは、実際にOutlookのデータを自動更新するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOutlookで受信したメール内容をもとに、Googleカレンダーの予定を更新するフローボットを作成していきます！
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
- OutlookとGoogle カレンダーをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Outlookのトリガー設定とGoogle カレンダーのオペレーション設定
- トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする
Outlookで受信したメール内容をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する
試してみる
■概要
「Outlookで受信したメール内容をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する」ワークフローは、メールから自動的にスケジュールを作成・更新する業務ワークフローです。
日々大量のメールを受信していると、手動でカレンダーに予定を追加するのは手間がかかります。
このワークフローを利用すれば、Outlookで受信した重要な情報を自動的にGoogleカレンダーに反映でき、スケジュール管理が簡単になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとGoogleカレンダーを日常的に使用しているビジネスパーソンの方
・メールからのスケジュール登録に時間がかかっていると感じている方
・手動での予定追加によるミスを減らしたいと考えている方
・効率的なスケジュール管理を実現したいチームリーダーやマネージャーの方
・業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者の方
■注意事項
・Outlook、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：OutlookとGoogle カレンダーをマイアプリ連携
OutlookとGoogle カレンダーをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
【事前準備】
連携前に、Outlookでメールを用意しましょう！
※今回は、以下画像のようなメール内容で設定を進めていきます。
※Google カレンダーの予定は、以下画像の予定を更新する想定です。
マイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するOutlookとGoogle カレンダーのマイアプリ登録方法を解説していきます。
Outlookのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Google カレンダーのマイアプリ登録
続いてGoogle カレンダーをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Google カレンダーを検索します。
表示された画面で、画像赤枠部分をクリックしてください。
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
マイアプリにOutlookとGoogle カレンダーが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Outlookで受信したメール内容をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する
試してみる
■概要
「Outlookで受信したメール内容をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する」ワークフローは、メールから自動的にスケジュールを作成・更新する業務ワークフローです。
日々大量のメールを受信していると、手動でカレンダーに予定を追加するのは手間がかかります。
このワークフローを利用すれば、Outlookで受信した重要な情報を自動的にGoogleカレンダーに反映でき、スケジュール管理が簡単になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとGoogleカレンダーを日常的に使用しているビジネスパーソンの方
・メールからのスケジュール登録に時間がかかっていると感じている方
・手動での予定追加によるミスを減らしたいと考えている方
・効率的なスケジュール管理を実現したいチームリーダーやマネージャーの方
・業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者の方
■注意事項
・Outlook、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Outlookで受信したメール内容をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「メールを受信したら」をクリックしてください。
2.表示された画面で各項目を確認します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。
4.「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。
ステップ4：テキストからデータを抽出する設定
1.「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
3.「抽出したい項目」は、テンプレートで抽出されるテキストから特に抽出したい項目を入力してください。
※今回は、テンプレートを活用して以下画像のように入力しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ5：Google カレンダーの予定検索設定
1.アプリと連携する「予定を検索する」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「カレンダーID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「取得する期間の開始(終了)日時」「検索キーワード」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ6：Google カレンダーの予定更新設定
1.アプリと連携する「予定を更新」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「カレンダーID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「予定ID」「予定のタイトル」「予定の開始(終了)日時」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
※「予定のタイトル」「予定の開始(終了)日時」は、アウトプットの「テキストからデータを抽出する」から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が成功すると、以下画像のように予定が更新されます。
ステップ7：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
Outlookを使ったその他の自動化例
Outlookを使った便利な自動化例
メッセージを受信・予定やイベントが登録されたらチャットツールやデータベースに通知・追加、データベースやフローボットの起動情報を自動送信できます。
他CRMツールやデータベースへの登録も可能です！
Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、情報共有をスピーディにします。
自動で通知されるため、通知漏れを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを活用してスケジュール管理を行っているビジネスパーソン
・チームでOutlookのカレンダーを共有しているが、予定の見落としが発生しやすい方
・カレンダーに登録されたイベントの情報を迅速に共有し、スムーズな業務を行いたいと考える方
・Microsoft Teamsをメインのコミュニケーションツールとして利用している方
・イベントや会議の最新情報を迅速に把握したい方
・チームリーダーとして、メンバーのスケジュールを効率的に管理したい方
■注意事項
・OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
「Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する」ワークフローは、顧客のフォローアップを迅速化します。
顧客情報が登録されたと同時に自動でメールが送信されるので、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを利用して営業活動を行っている方
・Salesforceに登録されたリード情報を迅速に確認し、迅速に行動に移したいと考えている方
・メールクライアントとしてOutlookを活用している企業
・リード情報が登録された際に、手動でメールを送信する手間を省きたい方
・営業チーム全体でリード情報を効率的に共有し、スピーディに対応したい方
・新しい営業リードを逃さず、営業機会を最大化したいと考える方
■注意事項
・SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信
試してみる
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信するフローです
Outlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する
試してみる
Outlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加するフローです。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
まとめ
Outlookのメール内容を基に他システムの更新を自動化すれば、手作業での更新ミスや漏れを防止できます。
たとえば、Outlookのメッセージ内容からGoogleカレンダーの予定を更新したり、Microsoft Excelのデータを更新したりできます。
これにより、複数のシステムを移動する必要がなくなり、スムーズにデータ更新ができるでしょう。
「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録可能です！
Yoomを活用すればテンプレートを設定するだけで簡単に自動化を導入できます。
手間のかかる更新作業から解放され、優先度の高い業務に専念してくださいね！
関連記事：Outlookでメールを自動で送信・転送するフローを紹介した記事
よくあるご質問
Q：特定のメールだけを自動化の対象にできますか？
A：はい、分岐条件を追加することで登録対象となる内容も細かく絞り込むことができます。
ただ、分岐設定は有料プランでご利用いただけます。詳しくはこちらをご確認ください。
Q：自動化フローがエラーで止まったらどうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
・Yoomヘルプセンター
・Yoomお問い合わせ窓口
Q：Outlookのメール以外のデータも自動化できますか？
A：はい、できます。
Outlookのトリガーには、タスク作成やカレンダー登録などに関するアクションも設定できます。
詳細は、利用できるアクションの一覧は、こちらのページでご確認ください。
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