とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Outlookで受信したメール内容をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する
試してみる
■概要
Outlookで受信した予定変更のメールを確認し、都度手作業でGoogleカレンダーを更新するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新忘れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけにAIがメール内容を解析して関連するGoogleカレンダーの予定を自動で更新するため、面倒な転記作業から解放されて正確なスケジュール管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGoogleカレンダーを併用し、予定の更新作業を効率化したい方
- メールでの予定調整が多く、手作業によるカレンダーへの反映漏れを防ぎたい方
- スケジュール管理にかかる時間を減らし、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの確認からカレンダーの更新まで一連の作業が自動化されるため、スケジュール管理に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、日時の入力間違いや予定の更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信したメール本文から予定の更新に必要な情報を抽出します。
- 次に、Googleカレンダーの「予定を検索する」アクションで、メール内容と合致する更新対象の予定を検索します。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、AIで抽出した情報をもとに、検索した予定の内容を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIでメール本文からデータを抽出する際、プロンプト（指示文）を自由に設定できます。受信するメールの形式に合わせて「更新後の日時」や「新しい場所」など、抽出したい項目を具体的に指定してください。
- Outlookのトリガー設定では、特定の差出人や件名に含まれるキーワードを指定することで、どのようなメールを受信した時にワークフローを起動させるか、条件を細かくカスタマイズできます。
■注意事項
- Outlook、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「Outlookで受信したメールの内容、毎回手動でカレンダーに転記したり、ファイルに保存したりするの、時間がかかりすぎる…」
「OutlookとGoogleカレンダーやGoogleドライブを連携して、情報管理をもっとスムーズにしたい！」
そんな悩みを抱える情報管理に時間を取られているビジネスパーソン、必見です！
Outlookのデータを自動更新する方法は色々ありますが、この記事では、受信したメールの内容をもとに、Googleカレンダーの予定を自動更新する方法をご紹介します。
この記事を参考にすれば、情報管理を効率化し、業務効率を大幅に向上させることができるでしょう。
ぜひ、この記事を参考にして、Outlookと様々なアプリの連携を試してみてください！
承知いたしました。上記の分析結果と提案に基づき、ブログ記事に挿入する追加コンテンツの概要（導入部分と課題提起）を400字程度で、自社製品（Yoom）へ遠回しに誘導するトーンでまとめます。
そもそもOutlookの「自動更新」とは？
一般的な自動送受信設定は、あくまで「決まった時間ごと」にメールを受信する処理に過ぎません。これでは、「特定の件名のメールが来たら自動でGoogleカレンダーに予定を登録する」「添付ファイルのデータを抽出してスプレッドシートに転記する」といった、より複雑でツールを跨いだ業務は自動化できません。
例えば、Outlookの自動更新や他のツールとの連携をノーコードで実現することができるツールを活用することで、面倒な手動操作を減らし、ワークフロー全体を自動化できます。Yoomのようなツールを使えば、複数のツールを簡単に連携させて、業務の効率化を一段と進めることが可能です。
Outlookのデータで自動更新する様々な方法
いろいろな方法で、Outlookのデータを自動更新することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにアプリの自動化を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Outlookのデータをスケジュールツールに自動で送信・転送する
Outlookのメール内容を、Google カレンダーなどのスケジュールアプリに書き込み・転記するフローです。使い慣れたスケジュールアプリでデータ管理が行えるので便利です。
Outlookのカレンダーでイベントが更新されたら、TickTickの該当タスクを更新する
試してみる
■概要
Outlookでの会議やアポイントの予定が変更になるたびにTickTickのタスクを手動で更新するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookカレンダーのイベント更新を自動で検知しTickTickの該当タスク情報を更新できるため、タスク管理の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとTickTickでスケジュールとタスクを管理しており、手動更新をなくしたい方
- カレンダーの予定変更に伴うタスクの更新漏れを防ぎ、管理精度を高めたい方
- 日々の定型的な情報転記作業から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのイベント情報が更新されると自動でTickTickのタスク内容も更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での情報更新作業が不要になることで更新漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、タスク管理の正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとTickTickをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーのイベントが追加・更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、イベントが更新された場合のみ後続の処理が進むようにします。
- 続いて、オペレーションのAI機能で「テキストからデータを抽出する」を設定し、Outlookのイベント情報からタスク更新に必要なデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでTickTickの「タスクを更新」を設定し、前段で抽出したデータを用いて該当タスクを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、Outlookのイベント本文や件名から具体的にどの情報を抽出するかを任意で設定できます。
- TickTickの「タスクを更新」オペレーションでは、タスクのタイトルや説明欄に前段で抽出した値を「変数」として埋め込み、動的に内容を更新することが可能です。
■注意事項
- Outlook、TickTickのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Outlookの予定に、TickTickのプロジェクトIDとタスクIDを記載しておいてください。
Outlookで受信したメール内容をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する
試してみる
■概要
Outlookで受信した予定変更のメールを確認し、都度手作業でGoogleカレンダーを更新するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新忘れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけにAIがメール内容を解析して関連するGoogleカレンダーの予定を自動で更新するため、面倒な転記作業から解放されて正確なスケジュール管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGoogleカレンダーを併用し、予定の更新作業を効率化したい方
- メールでの予定調整が多く、手作業によるカレンダーへの反映漏れを防ぎたい方
- スケジュール管理にかかる時間を減らし、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの確認からカレンダーの更新まで一連の作業が自動化されるため、スケジュール管理に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、日時の入力間違いや予定の更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信したメール本文から予定の更新に必要な情報を抽出します。
- 次に、Googleカレンダーの「予定を検索する」アクションで、メール内容と合致する更新対象の予定を検索します。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、AIで抽出した情報をもとに、検索した予定の内容を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIでメール本文からデータを抽出する際、プロンプト（指示文）を自由に設定できます。受信するメールの形式に合わせて「更新後の日時」や「新しい場所」など、抽出したい項目を具体的に指定してください。
- Outlookのトリガー設定では、特定の差出人や件名に含まれるキーワードを指定することで、どのようなメールを受信した時にワークフローを起動させるか、条件を細かくカスタマイズできます。
■注意事項
- Outlook、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookのデータをストレージサービスに自動で送信・転送する
Outlookで受信したメール内容を、Google Drivelなどのクラウドストレージアプリで書き込み・転記するフローです。複数のアプリでデータ管理をしていると業務が煩雑になりますが、このような自動化で管理を一元化することもできそうです。
Outlookで受信したメール内容をもとに、GoogleDriveのファイル説明を更新する
試してみる
■概要
特定のメールを受信するたびに、関連するGoogle Drive上のファイルを探し出し、手作業で説明文を更新する業務は手間がかかる上に、更新漏れや記載ミスが発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信すると、AIが自動でメール内容を解析し、該当するGoogle Driveのファイル説明を更新します。これにより、手作業による更新業務の非効率性を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGoogle Driveを連携させ、ファイル管理業務を効率化したいと考えている方
- メールで受け取った情報を元にした手作業での更新業務に、時間的な制約を感じている方
- AIを活用して定型業務を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点にファイル説明が自動更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動での転記作業が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や送信者のメールのみを対象とするよう、条件を指定することも可能です。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメールの本文から、ファイル名や更新したい説明文などの必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、Google Driveの「ファイル・フォルダの説明を更新」を選択し、AIによって抽出された情報をもとに、対象となるファイルの説明を自動で更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIの「テキストからデータを抽出する」オペレーションにおいて、どのような情報をメール本文から抽出したいかに応じて、プロンプト（指示文）を自由にカスタマイズしてください。
- 特定のキーワードを含むメールのみを処理の対象とするなど、業務内容に合わせて抽出の条件を細かく設定することも可能です。
■注意事項
- Outlook、GoogleDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookのデータをデータベース/CRMサービスに自動で送信・転送する
Outlookでメールを受信したら、Microsoft Excelなどのアプリに書き込み・転記するフローです。メールの受信内容を確認しなくても自動でデータを更新できるため、手作業の負担を軽減できます。
Outlookでメールを受信したら、Microsoft Excelの情報を更新する
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■概要
Outlookで受信した問い合わせや顧客からの連絡メールを、一件ずつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？このような定型業務は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Microsoft Excelへデータを更新するため、手作業による転記業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するメールの内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- メールからのデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中する時間を確保したい方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや対応漏れなどの課題を解決したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft Excelへのデータ更新までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、特定のフォルダでメールを受信したことを検知するアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信メールの本文から会社名や担当者名などの必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「データベースを操作する」を設定し、抽出したデータを指定のファイルやシートに追記・更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを指定したり、件名や本文に特定のキーワードを含むメールのみを対象とするように設定が可能です。
- AI機能では、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、問い合わせ内容など）をカスタムすることができます。
- Microsoft Excelでは、更新対象となるドライブIDやアイテムID、シート名、テーブルの範囲を指定することが可能です。
■注意事項
- OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
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■概要
Outlookで受信する特定のお問い合わせや注文メールなどを、一件ずつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、AIが内容を読み取りGoogle スプレッドシートへ自動で追記します。面倒な転記作業から解放され、情報の集計や管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- メールからのデータ転記作業における入力ミスや確認の手間を削減したいと考えている方
- ルーティン化しているメールの処理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するだけで情報がスプレッドシートに蓄積されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペースト時の転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、特定の条件（件名や差出人など）に合致するメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」を設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールフォルダや、件名に含まれる特定のキーワードなどを指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追記したいスプレッドシートのIDや、情報を入力するテーブルの範囲を指定してください。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookのデータで自動更新するフローを作ってみよう
それでは、実際にOutlookのデータを自動更新するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOutlookで受信したメール内容をもとに、Googleカレンダーの予定を更新するフローボットを作成していきます！
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
- OutlookとGoogle カレンダーをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Outlookのトリガー設定とGoogle カレンダーのオペレーション設定
- トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする
Outlookで受信したメール内容をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する
試してみる
■概要
Outlookで受信した予定変更のメールを確認し、都度手作業でGoogleカレンダーを更新するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新忘れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけにAIがメール内容を解析して関連するGoogleカレンダーの予定を自動で更新するため、面倒な転記作業から解放されて正確なスケジュール管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGoogleカレンダーを併用し、予定の更新作業を効率化したい方
- メールでの予定調整が多く、手作業によるカレンダーへの反映漏れを防ぎたい方
- スケジュール管理にかかる時間を減らし、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの確認からカレンダーの更新まで一連の作業が自動化されるため、スケジュール管理に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、日時の入力間違いや予定の更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信したメール本文から予定の更新に必要な情報を抽出します。
- 次に、Googleカレンダーの「予定を検索する」アクションで、メール内容と合致する更新対象の予定を検索します。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、AIで抽出した情報をもとに、検索した予定の内容を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIでメール本文からデータを抽出する際、プロンプト（指示文）を自由に設定できます。受信するメールの形式に合わせて「更新後の日時」や「新しい場所」など、抽出したい項目を具体的に指定してください。
- Outlookのトリガー設定では、特定の差出人や件名に含まれるキーワードを指定することで、どのようなメールを受信した時にワークフローを起動させるか、条件を細かくカスタマイズできます。
■注意事項
- Outlook、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：OutlookとGoogle カレンダーをマイアプリ連携
OutlookとGoogle カレンダーをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
【事前準備】
連携前に、Outlookでメールを用意しましょう！
※今回は、以下画像のようなメール内容で設定を進めていきます。
※Google カレンダーの予定は、以下画像の予定を更新する想定です。
マイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するOutlookとGoogle カレンダーのマイアプリ登録方法を解説していきます。
Outlookのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Google カレンダーのマイアプリ登録
続いてGoogle カレンダーをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Google カレンダーを検索します。
表示された画面で、画像赤枠部分をクリックしてください。
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
マイアプリにOutlookとGoogle カレンダーが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Outlookで受信したメール内容をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する
試してみる
■概要
Outlookで受信した予定変更のメールを確認し、都度手作業でGoogleカレンダーを更新するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新忘れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけにAIがメール内容を解析して関連するGoogleカレンダーの予定を自動で更新するため、面倒な転記作業から解放されて正確なスケジュール管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGoogleカレンダーを併用し、予定の更新作業を効率化したい方
- メールでの予定調整が多く、手作業によるカレンダーへの反映漏れを防ぎたい方
- スケジュール管理にかかる時間を減らし、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの確認からカレンダーの更新まで一連の作業が自動化されるため、スケジュール管理に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、日時の入力間違いや予定の更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信したメール本文から予定の更新に必要な情報を抽出します。
- 次に、Googleカレンダーの「予定を検索する」アクションで、メール内容と合致する更新対象の予定を検索します。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、AIで抽出した情報をもとに、検索した予定の内容を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIでメール本文からデータを抽出する際、プロンプト（指示文）を自由に設定できます。受信するメールの形式に合わせて「更新後の日時」や「新しい場所」など、抽出したい項目を具体的に指定してください。
- Outlookのトリガー設定では、特定の差出人や件名に含まれるキーワードを指定することで、どのようなメールを受信した時にワークフローを起動させるか、条件を細かくカスタマイズできます。
■注意事項
- Outlook、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Outlookで受信したメール内容をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「メールを受信したら」をクリックしてください。
2.表示された画面で各項目を確認します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。
4.「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。
ステップ4：テキストからデータを抽出する設定
1.「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
3.「抽出したい項目」は、テンプレートで抽出されるテキストから特に抽出したい項目を入力してください。
※今回は、テンプレートを活用して以下画像のように入力しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ5：Google カレンダーの予定検索設定
1.アプリと連携する「予定を検索する」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「カレンダーID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「取得する期間の開始(終了)日時」「検索キーワード」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ6：Google カレンダーの予定更新設定
1.アプリと連携する「予定を更新」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「カレンダーID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「予定ID」「予定のタイトル」「予定の開始(終了)日時」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
※「予定のタイトル」「予定の開始(終了)日時」は、アウトプットの「テキストからデータを抽出する」から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が成功すると、以下画像のように予定が更新されます。
ステップ7：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
Outlookを使ったその他の自動化例
Outlookを使った便利な自動化例
メッセージを受信・予定やイベントが登録されたらチャットツールやデータベースに通知・追加、データベースやフローボットの起動情報を自動送信できます。
他CRMツールやデータベースへの登録も可能です！
Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
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■概要
Outlookで重要な予定を管理していても、関係者への共有が漏れてしまったり、その都度Microsoft Teamsで通知するのが手間に感じたりすることはありませんか。このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信します。情報共有における手間や連絡漏れといった課題を解消し、スムーズなチーム連携を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとMicrosoft Teamsを使い、チームのスケジュール共有を手作業で行っている方
- 重要な会議や顧客とのアポイントなどの共有漏れをなくしたいと考えているマネージャーの方
- 日々の定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookに予定を登録するだけで自動的にMicrosoft Teamsへ通知されるため、手動でメッセージを作成し投稿する手間と時間を短縮することができます。
- 手作業による通知のし忘れや、共有先のチャネル間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで通知内容や送信先を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいカレンダーを持つユーザーIDを選択してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを自由に設定可能です。また、本文には固定のテキストだけでなく、Outlookのイベント名や日時といった情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、Outlookを開いて手作業でフォローメールを送るのは手間がかかりませんか。また、対応が遅れたり、宛先を間違えたりといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Outlookから指定した内容のメールを自動で送信でき、リードへの迅速なアプローチが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceのリード情報を基に、Outlookでメールを手動作成・送信している方
- リード獲得後の初回アプローチの速度と正確性を向上させたいと考えている営業担当者の方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのリード登録後、即座にメールが自動送信されるため、対応時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手作業によるメールの作成や送信が不要になるため、宛先間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでSalesforceを選択し、「アプリトリガー」を設定して、リードが新規作成されたことを検知できるようにします。
- 次に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。
- 最後に、Salesforceから取得したリードのメールアドレスや氏名などの情報を活用し、送信するメールの宛先や本文を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLや、対象となるオブジェクトのAPI参照名（例: Lead）を設定してください。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。Salesforceから取得した会社名や担当者名などを本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールを送信できます。
■注意事項
- SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信
試してみる
◼️概要
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信するフローです。
メッセージを自動転送することにより漏れを防ぐことができ、業務効率化を図れます。
◼️注意事項
・ Outlook、SlackそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する
試してみる
■概要
Outlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加するフローボットです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Outlookを用いて予定の登録をされている方
・Microsoft365サービスを契約しており、会社でOutlookのカレンダーを使用している
・商談や社内ミーティング含め包括的にOutlookを用いて予定管理している
2.Notionでデータベース管理をされている方
・Outlookでの予定情報をNotionに一覧化し、チーム内のスケジュールを管理されている方
・手作業でOutlookの予定情報をNotionに記録しており、手間を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
OutlookはMicrosoft365のサービスの中でもメール利用やスケジュール管理など様々な活用が可能です。Notionをデータベースとして使用している場合、Outlook内の予定をNotionに記録し、チーム内の情報を一元管理するといったこともできます。
しかし、このような流れを手作業で行う場合、転記に伴う手間やミスによる情報不備といったリスクが発生する恐れがあります。このテンプレートは、Outlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加することができます。
手動による転記とは違い、自動で情報が更新されるため手間の削減やヒューマンエラーの防止につながります。
■注意事項
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
■概要
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
Microsoft Excelへの集計処理や毎月の請求書発行処理など、様々な用途でご活用ください。
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Outlookのメール内容を基に他システムの更新を自動化すれば、手作業での更新ミスや漏れを防止できます。
たとえば、Outlookのメッセージ内容からGoogleカレンダーの予定を更新したり、Microsoft Excelのデータを更新したりできます。
これにより、複数のシステムを移動する必要がなくなり、スムーズにデータ更新ができるでしょう。
「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録可能です！
Yoomを活用すればテンプレートを設定するだけで簡単に自動化を導入できます。
手間のかかる更新作業から解放され、優先度の高い業務に専念してくださいね！
関連記事：Outlookでメールを自動で送信・転送するフローを紹介した記事
よくあるご質問
Q：特定のメールだけを自動化の対象にできますか？
A：はい、分岐条件を追加することで登録対象となる内容も細かく絞り込むことができます。
ただ、分岐設定は有料プランでご利用いただけます。詳しくはこちらをご確認ください。
Q：自動化フローがエラーで止まったらどうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
・Yoomヘルプセンター
・Yoomお問い合わせ窓口
Q：Outlookのメール以外のデータも自動化できますか？
A：はい、できます。
Outlookのトリガーには、タスク作成やカレンダー登録などに関するアクションも設定できます。
詳細は、利用できるアクションの一覧は、こちらのページでご確認ください。
