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「OutlookとGoogleカレンダーを併用していて、両方に予定を手入力するのが面倒…」
「片方に入力した予定を、もう一方に転記し忘れてダブルブッキングしてしまった…」
このように、複数のカレンダーツールを手作業で管理することに、手間や限界を感じていませんか？
日々のスケジュール管理は重要ですが、単純な転記作業に時間を取られたり、うっかりミスで信頼を損ねてしまうのは避けたいものです。
もし、<span class="mark-yellow">Outlookカレンダーに登録した予定が、Googleカレンダーにも自動で反映される仕組み</span>があれば、こうした悩みから解放され、入力の手間やミスの心配なく、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々のスケジュール管理をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとGoogleカレンダーを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとGoogleカレンダーのAPIを連携すれば、一方のカレンダーに入力した予定をもう一方へ自動的に同期させることが可能になり、手作業による二重入力の手間や転記ミスを根本からなくすことができます。
これにより、常に最新のスケジュールが両方のツールで共有され、ダブルブッキングなどのトラブルを未然に防ぎます。
これからご紹介する具体的な自動化例は、アカウント登録後すぐに試すことが可能です。
登録はわずか30秒で完了するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookカレンダーに登録した予定を、わざわざGoogleカレンダーにも手動で登録し直す作業は手間がかかり、入力漏れの原因にもなります。
この連携を設定すれば、Outlookカレンダーに新しい予定が作成されるとその情報が自動でGoogleカレンダーにも登録されるため、<span class="mark-yellow">カレンダー間の面倒な転記作業が一切不要になり、ダブルブッキングのリスクを解消</span>できます。
定例会議の案内メールを送った後に、改めてカレンダーに予定を登録するのは二度手間で、忘れてしまうリスクもあります。
このテンプレートを使えば、特定の件名を持つメールをOutlookから送信するだけで、その内容から必要な情報を抽出し、Googleカレンダーに繰り返しの予定として自動登録するため<span class="mark-yellow">定例会議などの定期的な予定設定の手間と登録忘れをなくします。</span>
それでは、さっそく実際にOutlookとGoogleカレンダーを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとGoogleカレンダーの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
今回はOutlookカレンダーの予定をGoogleカレンダーに連携するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Outlookを検索窓に入力し、表示された候補をクリックします。
以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。
パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。
サインインが完了するとマイアプリの画面が表示されます。
先ほど同様に画面右側の「新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogleカレンダーと入力し、表示された候補をクリックします。
Googleの連携画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。
Googleのアカウント連携を進めましょう。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の「すべて選択」をクリックし、「続行」をクリックします。
マイアプリにGoogleカレンダーが表示されたらマイアプリ登録が完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Outlookのカレンダーにスケジュールが登録されたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するOutlookのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
入力後、対象のOutlookにスケジュールを作成し、「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面のようにアウトプットにOutlookに作成したスケジュールの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
日付を変換するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アクションを選択する画面が表示されます。
任意で使用するAIを変更することができます。
今回は変更せずそのまま使用します。
※()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。料金プランについて | Yoomヘルプセンター
対象のテキストには、以下のようにOutlookのカレンダーに作成されたスケジュールの開始日時と終了日時を、「取得した値」を使用し入力しましょう。
抽出したい項目には以下のように入力しました。
設定後「テスト」をクリックし、実際に日付や時間が取得できているか確認しましょう。
最後にGoogleカレンダーに予定を作成するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogleカレンダーのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定が表示されるので内容に従って入力を進めましょう。
カレンダーIDは、下に表示される候補から選択します。
予定のタイトルには以下のように「取得した値」からOutlookのカレンダーの情報から「タイトル」選択しましょう。
予定の開始日、予定の開始時間、予定の終了日、予定の終了日時には「取得した値」から抽出した項目を入力していきます。
入力完了後、「テスト」をクリックし、実際にGoogleカレンダーに予定が作成されているかを確認しましょう。
確認後Yoomに戻り「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はOutlookからGoogleカレンダーへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogleカレンダーからOutlookへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。その際は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Googleカレンダーに新しい予定を登録した際、その都度関係者へ手動で通知メールを送るのは手間がかかり、連絡漏れのリスクも伴います。この自動化フローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が登録されると、その予定詳細を基に自動でOutlookから関係者へ通知メールを送信するため、<span class="mark-yellow">手動での連絡作業が不要になり、迅速かつ正確な情報共有を実現</span>します。
主にGoogleカレンダーでスケジュール管理をしている場合でも、社内ではOutlookカレンダーが標準ツールというケースは少なくありません。この連携により、Googleカレンダーで作成された予定情報を、Outlookカレンダーにも自動で同期・追加することで、<span class="mark-yellow">どちらのツールを主に使っているメンバーがいても、常に最新のスケジュールを共有でき、認識の齟齬を防ぎます。</span>
今回ご紹介したフロー以外にもOutlookやGoogleカレンダーのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Outlookでは、メールの送信や受信をトリガーとして、チャットツールやクラウドストレージサービスに添付ファイルを自動で格納することが可能です。
また、日時を指定してOutlookから定型メールを自動送信することで、定型業務の負担を軽減することができるでしょう！
Googleカレンダーをトリガーとして、他のアプリケーションに情報を通知したり、予定の作成にあわせて自動的にミーティングの設定や投稿の作成を行うことが可能です。
また、他のアプリケーションをトリガーとして、Googleカレンダーにスケジュールを自動登録することもできます。
OutlookとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたカレンダー間の予定の二重入力や転記作業の手間を完全に削減し、入力漏れやダブルブッキングといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒なスケジュール調整作業から解放され、常に正確な情報に基づいた行動が可能となり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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