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「Outlookで受信した問い合わせメールの内容を、毎回Geminiにコピー＆ペーストして回答文案を作成している…」
「手作業での対応だと時間がかかるし、単純なミスも起きてしまう…」
このように、OutlookとGeminiを併用する中で、非効率な手作業に課題を感じていませんか？
特に、顧客対応のように迅速さと正確性が求められる業務では、手作業による遅延やミスが大きな機会損失につながりかねません…
もし、<span class="mark-yellow">Outlookでメールを受信するだけで、自動的にGeminiが最適な回答文を生成し、返信まで行える仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、問い合わせ対応にかかる時間を大幅に削減しながら、より質の高い顧客コミュニケーションを実現できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとGeminiを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとGeminiのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたメール対応業務の多くを自動化できます。
例えば、Outlookで受信した問い合わせメールの内容をトリガーとして、Geminiに回答文案を自動で生成させることが可能です。
これにより、担当者の作業負担を大幅に軽減し、より迅速で均一な品質の顧客対応が実現します。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで受信したすべての問い合わせメールに対し、その内容に基づいてGeminiが自動で回答文を生成し、返信するフローです。
これにより、<span class="mark-yellow">一次対応にかかる時間を減らすことができ、担当者はより複雑な問い合わせや重要な業務に集中できます。</span>
この連携は、シンプルな直接連携だけでなく、特定の条件で処理を分岐させるような複雑な設定も可能です。
Outlookで受信したメールの中から、「至急」「クレーム」といった特定のキーワードを含むメールや、特定の顧客からのメールのみを対象として、Geminiに回答文の生成を指示するフローです。
この設定により、<span class="mark-yellow">緊急度や重要度の高い問い合わせを自動で判別し、優先的に対応することで、顧客満足度の向上やトラブルの未然防止に繋がるかもしれません。</span>
それでは、さっそく実際にOutlookとGeminiを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとGeminiの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOutlookで問い合わせを受信したら、Geminiで回答を生成して返信するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomにログイン後、OutlookとGeminiのマイアプリ連携を行いましょう。
左メニューバーの「マイアプリ」を選択し、右にある「新規接続」を選択します。
【注意事項】
・「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されるので、Outlookを検索して選択しましょう。
Yoomと連携するアカウント情報を入力しましょう。
「パスワード」を入力して「サインイン」しましょう。
「マイアプリ」にOutlookが表示されていれば連携完了です！
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されるので、Geminiを検索して選択しましょう。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」を選択しましょう。
APIキーはこちらから取得可能です！
「マイアプリ」にGeminiが表示されていれば連携完了です！
テンプレートをコピーして、実際にフローを作っていきましょう！
バナーの「試してみる」を選択してください。
テンプレートがコピーされたら「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「特定の件名のメールを受信したら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
【注意事項】
「メールフォルダID」を候補から選択してください。
「キーワード」を設定しましょう。
今回は例として「テスト」をキーワードに設定しました！
設定できたら、テスト用に先ほど設定したキーワードを含むメールを送信しましょう。
今回は、以下のようなメールを送信しました！
送信できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、送信したメールの内容が「取得した値」に反映されます。
「取得した値」について詳しくはこちらをご覧ください。
「保存する」を選択しましょう。
以下の赤枠内の「コンテンツを生成」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進んだら、Geminiの「モデル」を設定しましょう。
Geminiのページの左上からモデルを確認してください。
2.5 Flashを使用しているので、候補から以下のように設定しました！
「プロンプト」を入力しましょう。
今回は例として、「取得した値」の「メールの本文」を利用して以下のように設定しました！
「システムプロンプト」を設定しましょう。
今回は以下のように設定しましたが、任意で設定可能です！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に「生成されたコンテンツ」が反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
以下の赤枠内の「メールを送る」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認しましょう。
「メール内容」を設定します！
「To」には「取得した値」を用いて、問い合わせの送り主のメールアドレスがデフォルトで設定されています。
「件名」を設定します！
今回は例として「特定の件名のメールを受信したら」のアウトプットを用いて以下のように設定しました！
「本文」を設定します！
こちらでは先ほどGeminiで生成したコンテンツを以下のように設定しました！
次に進んで「メールの送信内容」を確認して「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Outlookにメールが届きました！
設定完了です！トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回はOutlookからGeminiへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGeminiで生成した情報をOutlookへ連携させたい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Webサイトの問い合わせフォームなど、Outlook以外の窓口で受信した内容をトリガーとして、Geminiが回答文案を生成し、その結果を担当者のOutlookに通知するフローです
これにより、<span class="mark-yellow">対応窓口が分散していても、問い合わせ情報と回答案がOutlookに集約されるため、対応漏れを防ぎ、スムーズな情報共有が可能になります。</span>
問い合わせフォームの入力内容から、「製品Aに関する質問」「見積もり依頼」といった特定の条件に合致する場合にのみ、Geminiで回答を生成し、担当者のOutlookに通知するフローです。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">担当者は対応すべき問い合わせだけを効率的に把握でき、より迅速かつ的確なアクションを起こすことができます。</span>
OutlookやGeminiを活用すれば、メール・ファイル・フォーム入力などのデータをもとに、シートへの反映・要約・通知・文章生成などさまざまな業務の自動化が可能です。
業務のスピードと正確性を同時に向上させたい方におすすめです。
Outlookの受信・送信メールをきっかけに、Google スプレッドシートの更新や提案書の要約、連絡先の作成まで一気通貫で自動化できます。
情報の整理や社内連携を手間なく行える点が大きなメリットです。
Geminiを使えば、アップロードされた画像やフォーム回答、Google スプレッドシートの情報をもとに、文章生成・要約・通知などの処理が自動で行えます。
特にAIによる自然な文章整理・要約が求められる場面で効果を発揮できますよ！
OutlookとGeminiの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容のコピー＆ペーストや、回答文案の作成といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>これにより、問い合わせ対応の速度と品質が向上し、担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる理想的な環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的にフローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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