Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールの署名情報、一件一件HubSpotに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、署名から氏名や会社名などを自動で抽出し、HubSpotへコンタクトとして登録することが可能になり、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール情報をもとに、HubSpotへ手動でコンタクト登録を行っている方
- HubSpotへのデータ入力作業を効率化し、入力ミスを削減したいと考えている営業企画の方
- 見込み顧客情報の管理を自動化し、より迅速なアプローチを実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールの署名情報を自動でHubSpotに登録するため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの署名から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出したデータをそれぞれの項目に紐付けてコンタクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象にするなど、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名部分のテキストから会社名や氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意で設定してください。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成するアクションでは、抽出したデータをHubSpotのどの項目（会社名、メールアドレス、氏名、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookで受信したメールの署名情報からHubSpotに登録する方法を連携し、日々の様々な業務フローを自動化するテンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールの署名情報、一件一件HubSpotに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、署名から氏名や会社名などを自動で抽出し、HubSpotへコンタクトとして登録することが可能になり、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール情報をもとに、HubSpotへ手動でコンタクト登録を行っている方
- HubSpotへのデータ入力作業を効率化し、入力ミスを削減したいと考えている営業企画の方
- 見込み顧客情報の管理を自動化し、より迅速なアプローチを実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールの署名情報を自動でHubSpotに登録するため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの署名から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出したデータをそれぞれの項目に紐付けてコンタクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象にするなど、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名部分のテキストから会社名や氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意で設定してください。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成するアクションでは、抽出したデータをHubSpotのどの項目（会社名、メールアドレス、氏名、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「OutlookとHubSpotを日常的に使っているけど、お互いの情報を手作業で入力し合うのが面倒…」
「Outlookで受け取ったお客様の情報をHubSpotに登録する際に、コピー＆ペーストによる入力ミスが起きてしまった…」
このようにOutlookとHubSpotを併用している場合、ツール間の手作業によるデータ連携に非効率さや課題を感じていませんか？
これらのツールは多くのビジネスシーンで活用されますが、それぞれの情報を手動で同期させる作業は、時間と手間がかかるだけでなく、重要な顧客情報の入力ミスといったヒューマンエラーの温床にもなりかねません。
もし、HubSpotとOutlook間での情報のやり取りを完全に自動化する仕組みがあればどうでしょう？きっと、こうした日々の煩わしい作業から解放され、より戦略的な顧客アプローチや分析といった、本来時間をかけるべきコア業務に集中できる貴重な時間を創出できるはず！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに効率化させましょう！
OutlookとHubSpotを連携してできること
OutlookとHubSpotのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報登録や通知、メール送信といった一連の業務を自動化できます。これにより、作業時間を大幅に削減し、入力ミスや対応漏れを防ぐことが可能になりますよ！
Yoomには、これらの連携をすぐに実現できるテンプレートが多数用意されており、わずか30秒で完了するアカウント登録を行うだけで、すぐに連携設定を体験できます。気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
このテンプレートは、Outlookで受信したメールの署名情報をAIが自動で解析し、会社名や氏名、役職、メールアドレスなどを抽出してHubSpotに新しいコンタクトとして登録します。
この連携は、AIによる情報抽出処理を活用しており、これまで手作業で行っていたリード情報の入力作業を省き、スピーディーかつ正確なコンタクト登録を実現することで、営業活動の初動を加速させることが期待できます。
Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
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■概要
Outlookで受信したメールの署名情報、一件一件HubSpotに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、署名から氏名や会社名などを自動で抽出し、HubSpotへコンタクトとして登録することが可能になり、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール情報をもとに、HubSpotへ手動でコンタクト登録を行っている方
- HubSpotへのデータ入力作業を効率化し、入力ミスを削減したいと考えている営業企画の方
- 見込み顧客情報の管理を自動化し、より迅速なアプローチを実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールの署名情報を自動でHubSpotに登録するため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの署名から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出したデータをそれぞれの項目に紐付けてコンタクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象にするなど、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名部分のテキストから会社名や氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意で設定してください。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成するアクションでは、抽出したデータをHubSpotのどの項目（会社名、メールアドレス、氏名、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する
特定の条件に合致するOutlookのメールを受信した際に、そのメール内容をAIが自動で要約し、関連するHubSpotのコンタクト情報に活動記録としてメモを追加することができるテンプレートです。
この処理により、顧客との重要なやり取りを手動で記録する手間を省き、コミュニケーション履歴をHubSpotに自動で集約できるため、担当者以外が顧客の状況をスピーディーに把握することをサポートし、チーム全体での対応品質向上に貢献します。
Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する
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■概要
Outlookで受信した顧客からの重要なメールを、都度HubSpotにコピー＆ペーストで転記する作業は手間がかかるだけでなく、情報の入力漏れや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、関連するHubSpotのコンタクト情報へ自動でメモを追加し、顧客情報の一元管理と迅速な対応を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとHubSpotを併用し、メールからの情報転記を手作業で行っている方
- 顧客とのやり取りをHubSpotに集約し、対応履歴の管理を効率化したい営業担当者の方
- 手作業による連絡漏れや対応遅れを防ぎ、顧客対応の質を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール情報をHubSpotへ自動で記録するため、転記作業にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、情報の入力漏れや間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象となるメールの件名を指定します。
- 続いて、オペレーションの「テキストを生成する」で、受信日時をHubSpotに適した形式に変換します。
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトを検索」アクションでメールの送信元アドレスをもとに該当コンタクトを検索します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションを設定し、検索したコンタクトに対して受信したメールの内容を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象とする場合、対象のメールフォルダIDを任意で設定してください。
- HubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションでは、メモを追加する対象のコンタクトIDを、前のステップで取得した情報などをもとに動的に設定してください。
OutlookとHubSpotの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOutlookとHubSpotを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとHubSpotの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- OutlookとHubSpotをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
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■概要
Outlookで受信したメールの署名情報、一件一件HubSpotに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、署名から氏名や会社名などを自動で抽出し、HubSpotへコンタクトとして登録することが可能になり、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール情報をもとに、HubSpotへ手動でコンタクト登録を行っている方
- HubSpotへのデータ入力作業を効率化し、入力ミスを削減したいと考えている営業企画の方
- 見込み顧客情報の管理を自動化し、より迅速なアプローチを実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールの署名情報を自動でHubSpotに登録するため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの署名から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出したデータをそれぞれの項目に紐付けてコンタクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象にするなど、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名部分のテキストから会社名や氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意で設定してください。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成するアクションでは、抽出したデータをHubSpotのどの項目（会社名、メールアドレス、氏名、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：OutlookとHubSpotをマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Outlookのマイアプリ登録】
検索窓にOutlookと入力し、表示された候補からOutlookを選択します。
Yoomと連携するMicrosoftアカウント情報を入力すると、自動的にYoomとの連携が完了しますよ！
※Microsoft 365（旧称：Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合にはYoomとの連携が失敗する可能性があるので、ご注意ください。
【HubSpotのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓にHubSpotと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in to your HubSpot account」をクリックしてください。
Yoomと連携するアカウントを選択したら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用しています。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールの署名情報、一件一件HubSpotに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、署名から氏名や会社名などを自動で抽出し、HubSpotへコンタクトとして登録することが可能になり、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール情報をもとに、HubSpotへ手動でコンタクト登録を行っている方
- HubSpotへのデータ入力作業を効率化し、入力ミスを削減したいと考えている営業企画の方
- 見込み顧客情報の管理を自動化し、より迅速なアプローチを実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールの署名情報を自動でHubSpotに登録するため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの署名から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出したデータをそれぞれの項目に紐付けてコンタクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象にするなど、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、署名部分のテキストから会社名や氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意で設定してください。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成するアクションでは、抽出したデータをHubSpotのどの項目（会社名、メールアドレス、氏名、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：Outlookのトリガー設定
最初の設定です！
まずは、Outlookでメールを受信した際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「メールを受信したら」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認します。基本的には、ステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、スピーディーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。ここで設定したフォルダにメールが入ると、フローが起動するようになりますよ！
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
今回は、Outlookに届いたメールの署名情報を使って、HubSpotにコンタクトを作成するので、テスト送信するメールには署名情報を記載してくださいね！
テストなので、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです。
テスト用のメールを送信したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどしたメールの内容が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ4：AI機能を使ったテキストからのデータ抽出設定
続いて、AI機能を使ってOutlookに受信したメールの本文からデータを抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
タイトルは必要であれば変更し、「変換タイプ」を利用用途に合わせて選択します。
デフォルトでは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」が設定されていますが、下図から選択できるので活用する業務内容に合わせて選択してみてくださいね！
次に、詳細設定を下記のように設定していきます。
-
対象のテキスト：テキストデータを抽出する対象となる値をアウトプットを使って設定します。ここではOutlookで受信したメールの本文が対象となるので、下図のように設定してください。
-
抽出したい項目：メールの本文から抽出したいテキストデータの項目を設定します。「署名情報の会社名」や「署名情報の姓」など、抽出したい項目をカンマ（,）区切りで入力してくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「抽出したい項目」に設定した項目のテキストが、正しく抽出されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ5：HubSpotのコンタクト作成設定
最後に、ステップ4で抽出したデータを使って、HubSpotにコンタクトを作成する設定です。
「コンタクトの作成」をクリックしてください。
タイトルは任意で編集し、連携するアカウントがフローで使用するものであることを確認しましょう。アクションは変更せず「コンタクトの作成」のままにして、次に進みます。
次にAPI接続設定を行います。
ここでは「会社名」や「性」など、HubSpotにコンタクトを作成する際に必要な各項目の情報を、アウトプットを使って設定していきますよ！
たとえば、「会社名」には「取得した値」の「テキストからデータを抽出する」内にある「署名情報の会社名」を設定する、といった形でそれぞれに適切なアウトプットを設定してみてくださいね！
各項目の設定が完了したら「テスト」をクリックし、HubSpotにコンタクトが作成されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して設定完了です！
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認
これで全ての設定が完了しました。
設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、設定したフローボットが正常に動作するかチェックしてみましょう！
以上が、「Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する」フローの設定手順でした！
HubSpotのデータをOutlookに連携したい場合
今回はOutlookからHubSpotへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にHubSpotの情報をトリガーとしてOutlookでアクションを実行する、といった逆方向のデータ連携ももちろん可能です。HubSpotの顧客情報を活用して、より効率的なコミュニケーションを実現したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する
HubSpotに新しいコンタクトが登録されたタイミングをトリガーに、そのリード情報をもとにOutlookからあらかじめ設定しておいた定型メールを自動で送信することができます。
このシンプルな直接連携により、リード獲得後の初回アプローチを迅速かつ自動的に行えるため、機会損失を防ぎ、営業効率を最大化に寄与することが期待できます。
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する
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■概要
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. HubSpotを利用してリードの管理を行っている方
・HubSpotに登録されたリードに対して効率的にアプローチしたいと考えている方
・リードのフォローアップメールを手間なく送信したい方
2. Outlookを普段から利用してメールのやり取りを行っている方
・手動で一件一件メールを送る手間を省きたい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信するフローを活用することで、以下のメリットが得られます。
まず、手動でのメール送信作業を減らすことができるため、業務効率が向上します。
定型メールをワンクリックですぐに送信することで、リードへの迅速な対応が可能になり、リードナーチャリングの時間が短縮されます。
これにより、リードの温度感が高いうちに適切な対応ができるため、クロージングの確率が上がり、売上の向上が期待できるでしょう。
また、手作業によるメール送信のミスが減り、精度の高い顧客対応が実現します。
■注意事項
・HubSpotとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
HubSpotでコンタクトが作成されたら、Outlookに自動で通知する
HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、その情報を速やかに担当者のOutlookアカウントにメールで通知することも可能です。
この連携により、営業担当者は自身の使い慣れたメールクライアントで新規リードの発生をタイムリーに把握できるため、重要なビジネスチャンスを見逃すことなく、迅速なフォローアップ対応を実現できるでしょう。
HubSpotでコンタクトが作成されたら、Outlookに自動で通知する
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■概要
HubSpotで新しいコンタクトが作成されるたびに、手動でOutlookから関係者に通知メールを送る作業は手間がかかり、時には情報共有の遅れや対応漏れに繋がるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotにコンタクトが登録されるとOutlookへ自動で通知が送信されるため、情報共有の迅速化と手作業による連絡ミスの削減が期待でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとOutlookを日常的に利用し、情報連携の効率化を求めている営業担当者
- 新規コンタクトへの迅速なアプローチやフォローアップ体制を強化したいマーケティング担当者
- チーム内での情報共有を自動化し、顧客対応の質とスピードを向上させたいマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotに新しいコンタクトが追加されると、自動でOutlookに通知メールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知作成や送信の時間を削減できます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達と迅速な顧客対応の実現に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携ページでHubSpotアカウントとOutlookアカウントをYoomに登録し、連携を完了させます。
- 次に、フローボットのトリガーとしてHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。これにより、HubSpotに新しいコンタクトデータが登録されたことを検知してフローが起動します。
- 最後に、オペレーションとしてOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。ここで、HubSpotで取得したコンタクト情報（氏名、会社名、メールアドレスなど）をメールの本文や件名に含めるように設定し、指定した宛先に自動で通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookで送信するメールの通知先（To, Cc, Bcc）は、特定のメールアドレスやグループメーリングリストなど、任意の宛先を設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストメッセージを設定するだけでなく、HubSpotのトリガーで取得した新しいコンタクトの情報（例：コンタクトの氏名、会社名、作成日時など）を変数として柔軟に埋め込み、通知内容を具体的にカスタマイズできます。
■注意事項
- HubSpot、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OutlookやHubSpotを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやHubSpotのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Outlookを使った便利な自動化例
Salesforceでリード情報が登録されたら、その内容を基にOutlookで自動的にメールを送信することができます。これにより、リード獲得後の初回アプローチを迅速かつ効率的に行うことが可能になります。また、Outlookで受信した添付ファイルをDropboxに自動的にアップロードする設定もできます。
Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Outlookで重要な予定を管理していても、関係者への共有が漏れてしまったり、その都度Microsoft Teamsで通知するのが手間に感じたりすることはありませんか。このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信します。情報共有における手間や連絡漏れといった課題を解消し、スムーズなチーム連携を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとMicrosoft Teamsを使い、チームのスケジュール共有を手作業で行っている方
- 重要な会議や顧客とのアポイントなどの共有漏れをなくしたいと考えているマネージャーの方
- 日々の定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookに予定を登録するだけで自動的にMicrosoft Teamsへ通知されるため、手動でメッセージを作成し投稿する手間と時間を短縮することができます。
- 手作業による通知のし忘れや、共有先のチャネル間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで通知内容や送信先を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいカレンダーを持つユーザーIDを選択してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを自由に設定可能です。また、本文には固定のテキストだけでなく、Outlookのイベント名や日時といった情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、Outlookを開いて手作業でフォローメールを送るのは手間がかかりませんか。また、対応が遅れたり、宛先を間違えたりといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Outlookから指定した内容のメールを自動で送信でき、リードへの迅速なアプローチが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceのリード情報を基に、Outlookでメールを手動作成・送信している方
- リード獲得後の初回アプローチの速度と正確性を向上させたいと考えている営業担当者の方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのリード登録後、即座にメールが自動送信されるため、対応時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手作業によるメールの作成や送信が不要になるため、宛先間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでSalesforceを選択し、「アプリトリガー」を設定して、リードが新規作成されたことを検知できるようにします。
- 次に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。
- 最後に、Salesforceから取得したリードのメールアドレスや氏名などの情報を活用し、送信するメールの宛先や本文を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLや、対象となるオブジェクトのAPI参照名（例: Lead）を設定してください。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。Salesforceから取得した会社名や担当者名などを本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールを送信できます。
■注意事項
- SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
- チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
- 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。
■注意事項
- OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
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■概要
Typeformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、都度Outlookでタスク化していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると同時にOutlookにタスクを自動作成するため、こうした課題を解消してスムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Typeformで受けた問い合わせや依頼内容をOutlookでタスク管理している方
- 手作業でのデータ転記による対応漏れや入力ミスを防ぎたいと考えているチーム
- フォームからのリード情報を迅速かつ確実に担当者へ割り振りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Typeformへのフォーム送信後、自動でOutlookにタスクが作成されるため、手作業での転記やタスク作成にかかる時間を削減できます。
- 手動での対応で起こりがちなタスクの作成漏れや、内容の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、TypeformとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、Typeformから取得した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Typeformのトリガー設定で、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Outlookのタスク作成オペレーションでは、件名や本文、期日などの各項目に、固定のテキストやTypeformで取得した回答内容などを自由に設定できます。
■注意事項
- Typeform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
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■概要
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
Microsoft Excelへの集計処理や毎月の請求書発行処理など、様々な用途でご活用ください。
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
HubSpotを使った便利な自動化例
HubSpotの新規コンタクト登録に基づいて、LINE WORKSに自動で通知を送信できます。さらに、HubSpotで取引が作成された際には、Slackに通知することも可能です。
HubSpotで取引が作成されたらGoogle Chatに通知する
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■概要
HubSpotで新しい取引が作成された際、その都度関係者に手作業で情報を共有していませんか。手動での共有は、タイムラグや伝達漏れの原因となり、ビジネスチャンスを逃す一因になることもあります。このワークフローを活用すれば、HubSpotでの取引作成をトリガーに、関連情報をGoogle Chatへ自動で通知できるため、迅速で確実な情報共有体制を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで管理する取引情報を、迅速にチームへ共有したいと考えている営業担当者の方
- 営業部門と他部門間の情報連携をスムーズにし、機会損失を防ぎたいマネージャーの方
- HubSpotとGoogle Chatを手作業で連携しており、業務の自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotに取引が作成されると自動で通知が送信されるため、情報共有にかかる時間を短縮し、迅速な対応が可能になります。
- 手作業による情報共有で起こりがちな、通知漏れや伝達ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知先のスペースやメッセージ内容を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへ通知するメッセージは、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したHubSpotの取引名や金額、担当者名などの情報を組み込んで送信できます。
■注意事項
- HubSpot、Google ChatとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご確認ください。
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらLINE WORKSに通知
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■概要
HubSpotに新規コンタクトが登録されたら、LINE WORKSに通知することができます。
通知を受け取ることで、スピーディーなフォローアップが可能になります。
通知先のトークルームは任意のトークルームを指定することが可能です。
■設定方法
HubSpotとLINE WORKSをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
HubSpotのトリガーで「新規コンタクトが登録されたら」を選択し、連携アカウントを設定してください。
LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」オペレーションで、連携アカウント、送信先のルーム、メッセージ内容を設定してください。
HubSpotから取得したコンタクト情報をメッセージに含めることができます。
トリガーをONに変更されると、HubSpotに新規コンタクトが登録された際に、その情報を含む通知が指定したLINE WORKSルームに送信されます。
■注意事項
・各アプリで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・LINE WORKSの設定情報を変更してご利用ください。
HubSpotにコンタクトが作成されたら、SendGridにもコンタクトリストを作成する
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■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、SendGridにもコンタクトリストを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティング部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報をSendGridにも反映させ、メールマーケティングキャンペーンを迅速に行いたいチーム
・顧客リストを自動で更新し、効果的なメール配信を行いたいチーム
2.営業部門
・新規コンタクト情報をHubSpotとSendGridで共有し、顧客とのコミュニケーションを効率化したいチーム
・メールを活用したリード育成やフォローアップを行いたいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・HubSpotに登録された新しいコンタクト情報をSendGridにも反映させ、カスタマーサポートのメール配信を効率化したいチーム
4.データ管理チーム
・HubSpotとSendGridのデータの一貫性を保ち、コンタクト情報を一元管理したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でSendGridにコンタクトリストが作成されるため迅速な対応が可能となります。
・ンタクト情報が常に最新の状態で管理されるため対応の質が向上します。
■注意事項
・JUST.DB、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携してフォルダを作成する
試してみる
■概要
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携して会社名のフォルダを指定の場所に作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.企業ごとのデータをGoogle Driveに格納している企業
・営業アシスタントや部門長
・全社の情報を統括している事務担当者
・会社ごとに帳票類を発行する経理担当者
2.HubSpotで関連企業の情報を管理している企業
・名刺や会社情報を管理している営業担当者
・マーケティング業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、業務の漏れの改善に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Hubspotのコンタクトが特定のステータスになったらGoogle スプレッドシートで書類を発行する
試してみる
■概要
HubSpotのコンタクトステータスが更新されるたびに、手動で書類を作成・管理する作業に時間を取られていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクトが特定のステータスに更新されたことをトリガーに、Googleドキュメントから自動で書類を発行できます。これにより、定型的な書類発行業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで顧客管理を行い、ステータス変更に応じた書類発行を手作業で行っている方
- 営業プロセスや契約手続きにおける書類作成の時間を削減し、コア業務に集中したい方
- 手作業による情報転記ミスを防ぎ、正確な書類をスピーディーに発行したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのコンタクトステータス更新を自動で検知し書類発行まで行うため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による顧客情報の転記ミスや、発行漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」アクションを設定し、フローボットが起動するきっかけとします。
- オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーで取得したコンタクトのステータス情報が、指定した条件と一致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotの情報を差し込んだ書類を自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、HubSpotから取得したコンタクトのステータス（例：「商談化」「契約済み」など）に応じて、書類を発行する条件を自由にカスタマイズできます。
- Googleドキュメントの書類発行アクションでは、使用するテンプレート（雛形）を任意で指定し、書類内の特定の箇所に、HubSpotから取得した会社名や担当者名などの情報を自動で差し込めます。
■注意事項
- HubSpotとGoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
いかがでしたか？この記事では、OutlookとHubSpotを連携し、日々の業務を自動化する方法についてご紹介しました。メールの署名情報からのコンタクト自動登録や、HubSpotへの活動記録の自動追加などを実現することで、これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ転記作業の手間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、担当者は面倒な定型業務から解放され、顧客との関係構築や戦略的な営業活動といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
「プログラミング知識ないけど、本当に設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
関連記事：【簡単設定】HubSpotに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する方法
よくあるご質問
Q：もっと複雑な条件で連携できますか？
A：はい、可能です。
「差出人が特定のアドレスで、かつ件名にキーワードを含む場合」など、複数条件を組み合わせた分岐設定ができます。
ただし、1つの「分岐」オペレーションで分けられるルートは最大2つまでです。
詳しい分岐の設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
「分岐」の設定方法
Q：HubSpotに同じ連絡先がいたらどうなりますか？
A：もしHubSpotにすでに登録されている情報がOutlooOutlookに追加された場合は、アプリトリガーがエラーを引き起こします。
「Contact already exists. Existing ID:●●●」といったように、すでに存在するHubSpot側のコンタクトIDがエラーコードと共に表示されます。
Q：連携のエラーはどうやって確認できますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！自社の業務に合った最適なフローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
まずは1つ自動化を試してみて、業務効率がどれだけ改善されるのか、ぜひこの機会に体験してみてくださいね！
