・
.avif)
「OutlookとHubSpotを日常的に使っているけど、お互いの情報を手作業で入力し合うのが面倒…」
「Outlookで受け取ったお客様の情報をHubSpotに登録する際に、コピー＆ペーストによる入力ミスが起きてしまった…」
このようにOutlookとHubSpotを併用している場合、ツール間の手作業によるデータ連携に非効率さや課題を感じていませんか？
これらのツールは多くのビジネスシーンで活用されますが、それぞれの情報を手動で同期させる作業は、時間と手間がかかるだけでなく、重要な顧客情報の入力ミスといったヒューマンエラーの温床にもなりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">HubSpotとOutlook間での情報のやり取りを完全に自動化する仕組み</span>があればどうでしょう？きっと、こうした日々の煩わしい作業から解放され、より戦略的な顧客アプローチや分析といった、本来時間をかけるべきコア業務に集中できる貴重な時間を創出できるはず！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとHubSpotを連携し、日々の様々な業務フローを自動化する</span>テンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
OutlookとHubSpotのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報登録や通知、メール送信といった一連の業務を自動化できます。これにより、作業時間を大幅に削減し、入力ミスや対応漏れを防ぐことが可能になりますよ！
Yoomには、これらの連携をすぐに実現できるテンプレートが多数用意されており、わずか30秒で完了するアカウント登録を行うだけで、すぐに連携設定を体験できます。気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
このテンプレートは、Outlookで受信したメールの署名情報をAIが自動で解析し、会社名や氏名、役職、メールアドレスなどを抽出してHubSpotに新しいコンタクトとして登録します。
この連携は、AIによる情報抽出処理を活用しており、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたリード情報の入力作業を省き、スピーディーかつ正確なコンタクト登録を実現</span>することで、営業活動の初動を加速させることが期待できます。
特定の条件に合致するOutlookのメールを受信した際に、そのメール内容をAIが自動で要約し、関連するHubSpotのコンタクト情報に活動記録としてメモを追加することができるテンプレートです。
この処理により、<span class="mark-yellow">顧客との重要なやり取りを手動で記録する手間を省き、コミュニケーション履歴をHubSpotに自動で集約</span>できるため、担当者以外が顧客の状況をスピーディーに把握することをサポートし、チーム全体での対応品質向上に貢献します。
それでは、さっそく実際にOutlookとHubSpotを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとHubSpotの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Outlookのマイアプリ登録】
検索窓にOutlookと入力し、表示された候補からOutlookを選択します。
Yoomと連携するMicrosoftアカウント情報を入力すると、自動的にYoomとの連携が完了しますよ！
※Microsoft 365（旧称：Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合にはYoomとの連携が失敗する可能性があるので、ご注意ください。
【HubSpotのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓にHubSpotと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in to your HubSpot account」をクリックしてください。
Yoomと連携するアカウントを選択したら連携完了です！
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用しています。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Outlookでメールを受信した際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「メールを受信したら」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認します。基本的には、ステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、スピーディーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。ここで設定したフォルダにメールが入ると、フローが起動するようになりますよ！
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
今回は、Outlookに届いたメールの署名情報を使って、HubSpotにコンタクトを作成するので、テスト送信するメールには署名情報を記載してくださいね！
テストなので、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです。
テスト用のメールを送信したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどしたメールの内容が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、AI機能を使ってOutlookに受信したメールの本文からデータを抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
タイトルは必要であれば変更し、「変換タイプ」を利用用途に合わせて選択します。
デフォルトでは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」が設定されていますが、下図から選択できるので活用する業務内容に合わせて選択してみてくださいね！
次に、詳細設定を下記のように設定していきます。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「抽出したい項目」に設定した項目のテキストが、正しく抽出されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
最後に、ステップ4で抽出したデータを使って、HubSpotにコンタクトを作成する設定です。
「コンタクトの作成」をクリックしてください。
タイトルは任意で編集し、連携するアカウントがフローで使用するものであることを確認しましょう。アクションは変更せず「コンタクトの作成」のままにして、次に進みます。
次にAPI接続設定を行います。
ここでは「会社名」や「性」など、HubSpotにコンタクトを作成する際に必要な各項目の情報を、アウトプットを使って設定していきますよ！
たとえば、「会社名」には「取得した値」の「テキストからデータを抽出する」内にある「署名情報の会社名」を設定する、といった形でそれぞれに適切なアウトプットを設定してみてくださいね！
各項目の設定が完了したら「テスト」をクリックし、HubSpotにコンタクトが作成されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。
設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、設定したフローボットが正常に動作するかチェックしてみましょう！
以上が、「Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する」フローの設定手順でした！
今回はOutlookからHubSpotへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にHubSpotの情報をトリガーとしてOutlookでアクションを実行する、といった逆方向のデータ連携ももちろん可能です。HubSpotの顧客情報を活用して、より効率的なコミュニケーションを実現したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
HubSpotに新しいコンタクトが登録されたタイミングをトリガーに、そのリード情報をもとにOutlookからあらかじめ設定しておいた定型メールを自動で送信することができます。
このシンプルな直接連携により、<span class="mark-yellow">リード獲得後の初回アプローチを迅速かつ自動的に行えるため、機会損失を防ぎ、営業効率を最大化</span>に寄与することが期待できます。
HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、その情報を速やかに担当者のOutlookアカウントにメールで通知することも可能です。
この連携により、営業担当者は<span class="mark-yellow">自身の使い慣れたメールクライアントで新規リードの発生をタイムリーに把握できる</span>ため、重要なビジネスチャンスを見逃すことなく、迅速なフォローアップ対応を実現できるでしょう。
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやHubSpotのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Salesforceでリード情報が登録されたら、その内容を基にOutlookで自動的にメールを送信することができます。これにより、リード獲得後の初回アプローチを迅速かつ効率的に行うことが可能になります。また、Outlookで受信した添付ファイルをDropboxに自動的にアップロードする設定もできます。
HubSpotの新規コンタクト登録に基づいて、LINE WORKSに自動で通知を送信できます。さらに、HubSpotで取引が作成された際には、Slackに通知することも可能です。
いかがでしたか？この記事では、OutlookとHubSpotを連携し、日々の業務を自動化する方法についてご紹介しました。メールの署名情報からのコンタクト自動登録や、HubSpotへの活動記録の自動追加などを実現することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ転記作業の手間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>これにより、担当者は面倒な定型業務から解放され、顧客との関係構築や戦略的な営業活動といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
「プログラミング知識ないけど、本当に設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！自社の業務に合った最適なフローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
まずは1つ自動化を試してみて、業務効率がどれだけ改善されるのか、ぜひこの機会に体験してみてくださいね！
.png)
.png)
.webp)
.webp)