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【簡単設定】Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotに登録する方法
■概要Outlookで受信したメールに記載されている署名情報を見て、HubSpotに手動でコンタクト情報を登録する作業に手間を感じてはいないでしょうか。この作業は重要な一方で、入力ミスや登録漏れが発生しやすく、営業機会の損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが署名情報を自動で抽出し、HubSpotへコンタクトを自動で登録できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受け取った署名情報を基に、HubSpotへ手動でコンタクト登録をしている方
- メールからの顧客情報登録を自動化し、営業やマーケティング活動を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な顧客情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信からHubSpotへのコンタクト登録が自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 署名情報からの手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」を設定し、抽出した情報を基に新しいコンタクトを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、特定のラベルが付いたメールのみを対象とするなど、処理を実行する条件を任意で設定できます。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文から「会社名」「氏名」「電話番号」など、抽出したいテキスト項目を任意で設定可能です。
- HubSpotへのコンタクト登録では、前段のAI機能で抽出した情報を、HubSpot上のどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。
■注意事項- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った署名情報を基に、HubSpotへ手動でコンタクト登録をしている方
- メールからの顧客情報登録を自動化し、営業やマーケティング活動を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な顧客情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からHubSpotへのコンタクト登録が自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 署名情報からの手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」を設定し、抽出した情報を基に新しいコンタクトを登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のラベルが付いたメールのみを対象とするなど、処理を実行する条件を任意で設定できます。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文から「会社名」「氏名」「電話番号」など、抽出したいテキスト項目を任意で設定可能です。
- HubSpotへのコンタクト登録では、前段のAI機能で抽出した情報を、HubSpot上のどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookで受信したメールの署名情報からHubSpotに登録する方法を連携し、日々の様々な業務フローを自動化するテンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
■概要Outlookで受信したメールに記載されている署名情報を見て、HubSpotに手動でコンタクト情報を登録する作業に手間を感じてはいないでしょうか。この作業は重要な一方で、入力ミスや登録漏れが発生しやすく、営業機会の損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが署名情報を自動で抽出し、HubSpotへコンタクトを自動で登録できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受け取った署名情報を基に、HubSpotへ手動でコンタクト登録をしている方
- メールからの顧客情報登録を自動化し、営業やマーケティング活動を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な顧客情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信からHubSpotへのコンタクト登録が自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 署名情報からの手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」を設定し、抽出した情報を基に新しいコンタクトを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、特定のラベルが付いたメールのみを対象とするなど、処理を実行する条件を任意で設定できます。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文から「会社名」「氏名」「電話番号」など、抽出したいテキスト項目を任意で設定可能です。
- HubSpotへのコンタクト登録では、前段のAI機能で抽出した情報を、HubSpot上のどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。
■注意事項- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った署名情報を基に、HubSpotへ手動でコンタクト登録をしている方
- メールからの顧客情報登録を自動化し、営業やマーケティング活動を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な顧客情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からHubSpotへのコンタクト登録が自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 署名情報からの手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」を設定し、抽出した情報を基に新しいコンタクトを登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のラベルが付いたメールのみを対象とするなど、処理を実行する条件を任意で設定できます。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文から「会社名」「氏名」「電話番号」など、抽出したいテキスト項目を任意で設定可能です。
- HubSpotへのコンタクト登録では、前段のAI機能で抽出した情報を、HubSpot上のどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「OutlookとHubSpotを日常的に使っているけど、お互いの情報を手作業で入力し合うのが面倒…」
「Outlookで受け取ったお客様の情報をHubSpotに登録する際に、コピー＆ペーストによる入力ミスが起きてしまった…」
このようにOutlookとHubSpotを併用している場合、ツール間の手作業によるデータ連携に非効率さや課題を感じていませんか？
これらのツールは多くのビジネスシーンで活用されますが、それぞれの情報を手動で同期させる作業は、時間と手間がかかるだけでなく、重要な顧客情報の入力ミスといったヒューマンエラーの温床にもなりかねません。
もし、HubSpotとOutlook間での情報のやり取りを完全に自動化する仕組みがあればどうでしょう？きっと、こうした日々の煩わしい作業から解放され、より戦略的な顧客アプローチや分析といった、本来時間をかけるべきコア業務に集中できる貴重な時間を創出できるはず！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに効率化させましょう！
OutlookとHubSpotを連携してできること
OutlookとHubSpotのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報登録や通知、メール送信といった一連の業務を自動化できます。これにより、作業時間を大幅に削減し、入力ミスや対応漏れを防ぐことが可能になりますよ！
Yoomには、これらの連携をすぐに実現できるテンプレートが多数用意されており、わずか30秒で完了するアカウント登録を行うだけで、すぐに連携設定を体験できます。気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
このテンプレートは、Outlookで受信したメールの署名情報をAIが自動で解析し、会社名や氏名、役職、メールアドレスなどを抽出してHubSpotに新しいコンタクトとして登録します。
この連携は、AIによる情報抽出処理を活用しており、これまで手作業で行っていたリード情報の入力作業を省き、スピーディーかつ正確なコンタクト登録を実現することで、営業活動の初動を加速させることが期待できます。
■概要Outlookで受信したメールに記載されている署名情報を見て、HubSpotに手動でコンタクト情報を登録する作業に手間を感じてはいないでしょうか。この作業は重要な一方で、入力ミスや登録漏れが発生しやすく、営業機会の損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが署名情報を自動で抽出し、HubSpotへコンタクトを自動で登録できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受け取った署名情報を基に、HubSpotへ手動でコンタクト登録をしている方
- メールからの顧客情報登録を自動化し、営業やマーケティング活動を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な顧客情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信からHubSpotへのコンタクト登録が自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 署名情報からの手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」を設定し、抽出した情報を基に新しいコンタクトを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、特定のラベルが付いたメールのみを対象とするなど、処理を実行する条件を任意で設定できます。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文から「会社名」「氏名」「電話番号」など、抽出したいテキスト項目を任意で設定可能です。
- HubSpotへのコンタクト登録では、前段のAI機能で抽出した情報を、HubSpot上のどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。
■注意事項- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った署名情報を基に、HubSpotへ手動でコンタクト登録をしている方
- メールからの顧客情報登録を自動化し、営業やマーケティング活動を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な顧客情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からHubSpotへのコンタクト登録が自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 署名情報からの手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」を設定し、抽出した情報を基に新しいコンタクトを登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のラベルが付いたメールのみを対象とするなど、処理を実行する条件を任意で設定できます。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文から「会社名」「氏名」「電話番号」など、抽出したいテキスト項目を任意で設定可能です。
- HubSpotへのコンタクト登録では、前段のAI機能で抽出した情報を、HubSpot上のどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する
特定の条件に合致するOutlookのメールを受信した際に、そのメール内容をAIが自動で要約し、関連するHubSpotのコンタクト情報に活動記録としてメモを追加することができるテンプレートです。
この処理により、顧客との重要なやり取りを手動で記録する手間を省き、コミュニケーション履歴をHubSpotに自動で集約できるため、担当者以外が顧客の状況をスピーディーに把握することをサポートし、チーム全体での対応品質向上に貢献します。
■概要Outlookで受信した顧客からの重要なメールを、都度HubSpotにコピー＆ペーストで転記する作業は手間がかかるだけでなく、情報の入力漏れや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、関連するHubSpotのコンタクト情報へ自動でメモを追加し、顧客情報の一元管理と迅速な対応を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方- OutlookとHubSpotを併用し、メールからの情報転記を手作業で行っている方
- 顧客とのやり取りをHubSpotに集約し、対応履歴の管理を効率化したい営業担当者の方
- 手作業による連絡漏れや対応遅れを防ぎ、顧客対応の質を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookのメール情報をHubSpotへ自動で記録するため、転記作業にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、情報の入力漏れや間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象となるメールの件名を指定します。
- 続いて、オペレーションの「テキストを生成する」で、受信日時をHubSpotに適した形式に変換します。
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトを検索」アクションでメールの送信元アドレスをもとに該当コンタクトを検索します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションを設定し、検索したコンタクトに対して受信したメールの内容を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象とする場合、対象のメールフォルダIDを任意で設定してください。
- HubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションでは、メモを追加する対象のコンタクトIDを、前のステップで取得した情報などをもとに動的に設定してください。
■注意事項- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとHubSpotを併用し、メールからの情報転記を手作業で行っている方
- 顧客とのやり取りをHubSpotに集約し、対応履歴の管理を効率化したい営業担当者の方
- 手作業による連絡漏れや対応遅れを防ぎ、顧客対応の質を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール情報をHubSpotへ自動で記録するため、転記作業にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、情報の入力漏れや間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象となるメールの件名を指定します。
- 続いて、オペレーションの「テキストを生成する」で、受信日時をHubSpotに適した形式に変換します。
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトを検索」アクションでメールの送信元アドレスをもとに該当コンタクトを検索します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションを設定し、検索したコンタクトに対して受信したメールの内容を記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象とする場合、対象のメールフォルダIDを任意で設定してください。
- HubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションでは、メモを追加する対象のコンタクトIDを、前のステップで取得した情報などをもとに動的に設定してください。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OutlookとHubSpotの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOutlookとHubSpotを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとHubSpotの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- OutlookとHubSpotをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
■概要Outlookで受信したメールに記載されている署名情報を見て、HubSpotに手動でコンタクト情報を登録する作業に手間を感じてはいないでしょうか。この作業は重要な一方で、入力ミスや登録漏れが発生しやすく、営業機会の損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが署名情報を自動で抽出し、HubSpotへコンタクトを自動で登録できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受け取った署名情報を基に、HubSpotへ手動でコンタクト登録をしている方
- メールからの顧客情報登録を自動化し、営業やマーケティング活動を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な顧客情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信からHubSpotへのコンタクト登録が自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 署名情報からの手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」を設定し、抽出した情報を基に新しいコンタクトを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、特定のラベルが付いたメールのみを対象とするなど、処理を実行する条件を任意で設定できます。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文から「会社名」「氏名」「電話番号」など、抽出したいテキスト項目を任意で設定可能です。
- HubSpotへのコンタクト登録では、前段のAI機能で抽出した情報を、HubSpot上のどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。
■注意事項- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った署名情報を基に、HubSpotへ手動でコンタクト登録をしている方
- メールからの顧客情報登録を自動化し、営業やマーケティング活動を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な顧客情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からHubSpotへのコンタクト登録が自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 署名情報からの手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」を設定し、抽出した情報を基に新しいコンタクトを登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のラベルが付いたメールのみを対象とするなど、処理を実行する条件を任意で設定できます。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文から「会社名」「氏名」「電話番号」など、抽出したいテキスト項目を任意で設定可能です。
- HubSpotへのコンタクト登録では、前段のAI機能で抽出した情報を、HubSpot上のどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：OutlookとHubSpotをマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Outlookのマイアプリ登録】
検索窓にOutlookと入力し、表示された候補からOutlookを選択します。
Yoomと連携するMicrosoftアカウント情報を入力すると、自動的にYoomとの連携が完了しますよ！
※Microsoft 365（旧称：Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合にはYoomとの連携が失敗する可能性があるので、ご注意ください。
【HubSpotのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓にHubSpotと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in to your HubSpot account」をクリックしてください。
Yoomと連携するアカウントを選択したら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用しています。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要Outlookで受信したメールに記載されている署名情報を見て、HubSpotに手動でコンタクト情報を登録する作業に手間を感じてはいないでしょうか。この作業は重要な一方で、入力ミスや登録漏れが発生しやすく、営業機会の損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが署名情報を自動で抽出し、HubSpotへコンタクトを自動で登録できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受け取った署名情報を基に、HubSpotへ手動でコンタクト登録をしている方
- メールからの顧客情報登録を自動化し、営業やマーケティング活動を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な顧客情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信からHubSpotへのコンタクト登録が自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 署名情報からの手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」を設定し、抽出した情報を基に新しいコンタクトを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、特定のラベルが付いたメールのみを対象とするなど、処理を実行する条件を任意で設定できます。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文から「会社名」「氏名」「電話番号」など、抽出したいテキスト項目を任意で設定可能です。
- HubSpotへのコンタクト登録では、前段のAI機能で抽出した情報を、HubSpot上のどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。
■注意事項- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った署名情報を基に、HubSpotへ手動でコンタクト登録をしている方
- メールからの顧客情報登録を自動化し、営業やマーケティング活動を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な顧客情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からHubSpotへのコンタクト登録が自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 署名情報からの手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの本文から署名情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」を設定し、抽出した情報を基に新しいコンタクトを登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のラベルが付いたメールのみを対象とするなど、処理を実行する条件を任意で設定できます。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文から「会社名」「氏名」「電話番号」など、抽出したいテキスト項目を任意で設定可能です。
- HubSpotへのコンタクト登録では、前段のAI機能で抽出した情報を、HubSpot上のどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：Outlookのトリガー設定
最初の設定です！
まずは、Outlookでメールを受信した際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「メールを受信したら」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認します。基本的には、ステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、スピーディーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。ここで設定したフォルダにメールが入ると、フローが起動するようになりますよ！
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
今回は、Outlookに届いたメールの署名情報を使って、HubSpotにコンタクトを作成するので、テスト送信するメールには署名情報を記載してくださいね！
テストなので、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです。
テスト用のメールを送信したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどしたメールの内容が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ4：AI機能を使ったテキストからのデータ抽出設定
続いて、AI機能を使ってOutlookに受信したメールの本文からデータを抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
タイトルは必要であれば変更し、「変換タイプ」を利用用途に合わせて選択します。
デフォルトでは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」が設定されていますが、下図から選択できるので活用する業務内容に合わせて選択してみてくださいね！
次に、詳細設定を下記のように設定していきます。
- 対象のテキスト：テキストデータを抽出する対象となる値をアウトプットを使って設定します。ここではOutlookで受信したメールの本文が対象となるので、下図のように設定してください。
- 抽出したい項目：メールの本文から抽出したいテキストデータの項目を設定します。「署名情報の会社名」や「署名情報の姓」など、抽出したい項目をカンマ（,）区切りで入力してくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「抽出したい項目」に設定した項目のテキストが、正しく抽出されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ5：HubSpotのコンタクト作成設定
最後に、ステップ4で抽出したデータを使って、HubSpotにコンタクトを作成する設定です。
「コンタクトの作成」をクリックしてください。
タイトルは任意で編集し、連携するアカウントがフローで使用するものであることを確認しましょう。アクションは変更せず「コンタクトの作成」のままにして、次に進みます。
次にAPI接続設定を行います。
ここでは「会社名」や「性」など、HubSpotにコンタクトを作成する際に必要な各項目の情報を、アウトプットを使って設定していきますよ！
たとえば、「会社名」には「取得した値」の「テキストからデータを抽出する」内にある「署名情報の会社名」を設定する、といった形でそれぞれに適切なアウトプットを設定してみてくださいね！
各項目の設定が完了したら「テスト」をクリックし、HubSpotにコンタクトが作成されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して設定完了です！
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認
これで全ての設定が完了しました。
設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、設定したフローボットが正常に動作するかチェックしてみましょう！
以上が、「Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する」フローの設定手順でした！
HubSpotのデータをOutlookに連携したい場合
今回はOutlookからHubSpotへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にHubSpotの情報をトリガーとしてOutlookでアクションを実行する、といった逆方向のデータ連携ももちろん可能です。HubSpotの顧客情報を活用して、より効率的なコミュニケーションを実現したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する
HubSpotに新しいコンタクトが登録されたタイミングをトリガーに、そのリード情報をもとにOutlookからあらかじめ設定しておいた定型メールを自動で送信することができます。
このシンプルな直接連携により、リード獲得後の初回アプローチを迅速かつ自動的に行えるため、機会損失を防ぎ、営業効率を最大化に寄与することが期待できます。
■概要HubSpotに登録された新しいコンタクトに対して、一件ずつOutlookを開いて定型メールを送る作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。特に、リードへの迅速なアプローチが求められる場面では、こうした手作業が機会損失に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクト詳細ページからワンクリックでOutlookのメール送信を自動化でき、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotで管理しているリードに対し、Outlookでアプローチメールを手動で送信している方
- 手作業によるメールの宛先間違いや送信漏れなどのミスを減らしたいと考えている方
- 営業活動における定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotの画面上からメール送信が完結するため、アプリ間を移動する手間がなくなり、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による宛先の設定ミスや、定型文の入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、コミュニケーションの質を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてYoomのChrome拡張機能を設定し、HubSpotのコンタクト詳細ページからフローボットを起動できるようにします。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、HubSpotから取得したコンタクト情報を元に定型メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、メールの宛先、件名、本文などを任意の内容に設定できます。HubSpotから取得した担当者名や会社名などを本文に差し込むことで、よりパーソナライズされたメールの送信が可能です。
■注意事項- HubSpot、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、HubSpotの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになります。アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めていただけます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- HubSpotで管理しているリードに対し、Outlookでアプローチメールを手動で送信している方
- 手作業によるメールの宛先間違いや送信漏れなどのミスを減らしたいと考えている方
- 営業活動における定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したい方
- HubSpotの画面上からメール送信が完結するため、アプリ間を移動する手間がなくなり、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による宛先の設定ミスや、定型文の入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、コミュニケーションの質を維持することに繋がります。
- はじめに、HubSpotとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてYoomのChrome拡張機能を設定し、HubSpotのコンタクト詳細ページからフローボットを起動できるようにします。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、HubSpotから取得したコンタクト情報を元に定型メールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、メールの宛先、件名、本文などを任意の内容に設定できます。HubSpotから取得した担当者名や会社名などを本文に差し込むことで、よりパーソナライズされたメールの送信が可能です。
- HubSpot、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、HubSpotの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになります。アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めていただけます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
HubSpotでコンタクトが作成されたら、Outlookに自動で通知する
HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、その情報を速やかに担当者のOutlookアカウントにメールで通知することも可能です。
この連携により、営業担当者は自身の使い慣れたメールクライアントで新規リードの発生をタイムリーに把握できるため、重要なビジネスチャンスを見逃すことなく、迅速なフォローアップ対応を実現できるでしょう。
■概要
HubSpotで新しいコンタクトが作成されるたびに、手動でOutlookから関係者に通知メールを送る作業は手間がかかり、時には情報共有の遅れや対応漏れに繋がるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotにコンタクトが登録されるとOutlookへ自動で通知が送信されるため、情報共有の迅速化と手作業による連絡ミスの削減が期待でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとOutlookを日常的に利用し、情報連携の効率化を求めている営業担当者
- 新規コンタクトへの迅速なアプローチやフォローアップ体制を強化したいマーケティング担当者
- チーム内での情報共有を自動化し、顧客対応の質とスピードを向上させたいマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotに新しいコンタクトが追加されると、自動でOutlookに通知メールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知作成や送信の時間を削減できます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達と迅速な顧客対応の実現に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携ページでHubSpotアカウントとOutlookアカウントをYoomに登録し、連携を完了させます。
- 次に、フローボットのトリガーとしてHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。これにより、HubSpotに新しいコンタクトデータが登録されたことを検知してフローが起動します。
- 最後に、オペレーションとしてOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。ここで、HubSpotで取得したコンタクト情報（氏名、会社名、メールアドレスなど）をメールの本文や件名に含めるように設定し、指定した宛先に自動で通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookで送信するメールの通知先（To, Cc, Bcc）は、特定のメールアドレスやグループメーリングリストなど、任意の宛先を設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストメッセージを設定するだけでなく、HubSpotのトリガーで取得した新しいコンタクトの情報（例：コンタクトの氏名、会社名、作成日時など）を変数として柔軟に埋め込み、通知内容を具体的にカスタマイズできます。
■注意事項
- HubSpot、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
HubSpotで新しいコンタクトが作成されるたびに、手動でOutlookから関係者に通知メールを送る作業は手間がかかり、時には情報共有の遅れや対応漏れに繋がるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotにコンタクトが登録されるとOutlookへ自動で通知が送信されるため、情報共有の迅速化と手作業による連絡ミスの削減が期待でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとOutlookを日常的に利用し、情報連携の効率化を求めている営業担当者
- 新規コンタクトへの迅速なアプローチやフォローアップ体制を強化したいマーケティング担当者
- チーム内での情報共有を自動化し、顧客対応の質とスピードを向上させたいマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotに新しいコンタクトが追加されると、自動でOutlookに通知メールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知作成や送信の時間を削減できます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達と迅速な顧客対応の実現に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携ページでHubSpotアカウントとOutlookアカウントをYoomに登録し、連携を完了させます。
- 次に、フローボットのトリガーとしてHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。これにより、HubSpotに新しいコンタクトデータが登録されたことを検知してフローが起動します。
- 最後に、オペレーションとしてOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。ここで、HubSpotで取得したコンタクト情報（氏名、会社名、メールアドレスなど）をメールの本文や件名に含めるように設定し、指定した宛先に自動で通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookで送信するメールの通知先（To, Cc, Bcc）は、特定のメールアドレスやグループメーリングリストなど、任意の宛先を設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストメッセージを設定するだけでなく、HubSpotのトリガーで取得した新しいコンタクトの情報（例：コンタクトの氏名、会社名、作成日時など）を変数として柔軟に埋め込み、通知内容を具体的にカスタマイズできます。
■注意事項
- HubSpot、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OutlookやHubSpotを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやHubSpotのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Outlookを使った便利な自動化例
Salesforceでリード情報が登録されたら、その内容を基にOutlookで自動的にメールを送信することができます。これにより、リード獲得後の初回アプローチを迅速かつ効率的に行うことが可能になります。また、Outlookで受信した添付ファイルをDropboxに自動的にアップロードする設定もできます。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、Outlookを開いて手作業でフォローメールを送るのは手間がかかりませんか。また、対応が遅れたり、宛先を間違えたりといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Outlookから指定した内容のメールを自動で送信でき、リードへの迅速なアプローチが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceのリード情報を基に、Outlookでメールを手動作成・送信している方
- リード獲得後の初回アプローチの速度と正確性を向上させたいと考えている営業担当者の方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのリード登録後、即座にメールが自動送信されるため、対応時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手作業によるメールの作成や送信が不要になるため、宛先間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでSalesforceを選択し、「アプリトリガー」を設定して、リードが新規作成されたことを検知できるようにします。
- 次に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。
- 最後に、Salesforceから取得したリードのメールアドレスや氏名などの情報を活用し、送信するメールの宛先や本文を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLや、対象となるオブジェクトのAPI参照名（例: Lead）を設定してください。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。Salesforceから取得した会社名や担当者名などを本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールを送信できます。
■注意事項
- SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
- チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
- 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。
■注意事項
- OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要Outlookで重要な予定を管理していても、関係者への共有が漏れてしまったり、その都度Microsoft Teamsで通知するのが手間に感じたりすることはありませんか。このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信します。情報共有における手間や連絡漏れといった課題を解消し、スムーズなチーム連携を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方- OutlookとMicrosoft Teamsを使い、チームのスケジュール共有を手作業で行っている方
- 重要な会議や顧客とのアポイントなどの共有漏れをなくしたいと考えているマネージャーの方
- 日々の定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookに予定を登録するだけで自動的にMicrosoft Teamsへ通知されるため、手動でメッセージを作成し投稿する手間と時間を短縮することができます。
- 手作業による通知のし忘れや、共有先のチャネル間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで通知内容や送信先を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいカレンダーを持つユーザーIDを選択してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを自由に設定可能です。また、本文には固定のテキストだけでなく、Outlookのイベント名や日時といった情報を変数として埋め込めます。
■注意事項- OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Typeformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、都度Outlookでタスク化していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると同時にOutlookにタスクを自動作成するため、こうした課題を解消してスムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Typeformで受けた問い合わせや依頼内容をOutlookでタスク管理している方
- 手作業でのデータ転記による対応漏れや入力ミスを防ぎたいと考えているチーム
- フォームからのリード情報を迅速かつ確実に担当者へ割り振りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Typeformへのフォーム送信後、自動でOutlookにタスクが作成されるため、手作業での転記やタスク作成にかかる時間を削減できます。
- 手動での対応で起こりがちなタスクの作成漏れや、内容の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、TypeformとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、Typeformから取得した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Typeformのトリガー設定で、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Outlookのタスク作成オペレーションでは、件名や本文、期日などの各項目に、固定のテキストやTypeformで取得した回答内容などを自由に設定できます。
■注意事項- Typeform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Typeformの回答内容を取得する方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要毎月の月末に発生する定例のメール連絡やリマインド業務は、忘れてはいけない重要なタスクでありながら、手間がかかる作業ではないでしょうか。毎回同じ内容のメールを作成・送信する作業は、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュール、例えば毎月の月末に自動でOutlookからメールを送信することが可能になります。定型的な連絡業務を自動化し、連絡漏れの防止と業務の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- 毎月の月末に発生する定例連絡やリマインド業務を自動化したいと考えている方
- Outlookを利用しており、定期的なメール送信の手間を削減したいと考えている方
- 重要な連絡の送信漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 毎月の月末など、設定したスケジュールでメールが自動送信されるため、定型的な連絡業務にかかる時間を短縮できます。
- 手動での対応による送信忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な連絡を確実に行うことができます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時（例：毎月月末）を設定します。
- 続いて、オペレーションで「日時・日付の加算減算」を設定し、必要に応じて日付の計算を行います。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の日付や曜日などの条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送信する」アクションを設定し、送信先や件名、本文などを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーでは、毎月、毎週、毎日など、フローボットを起動するタイミングを任意で設定してください。
- 「日時・日付の加算減算」のオペレーションでは、変換したい日時や、加算・減算する期間を自由に設定できます。
- 分岐機能では、前段のオペレーションで取得した情報などをもとに、処理を実行する条件を柔軟にカスタマイズしてください。
- Outlookのメール送信設定では、送信先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、前段の処理で取得した値を埋め込むことも可能です。
■注意事項- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象 のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、Outlookを開いて手作業でフォローメールを送るのは手間がかかりませんか。また、対応が遅れたり、宛先を間違えたりといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Outlookから指定した内容のメールを自動で送信でき、リードへの迅速なアプローチが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceのリード情報を基に、Outlookでメールを手動作成・送信している方
- リード獲得後の初回アプローチの速度と正確性を向上させたいと考えている営業担当者の方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのリード登録後、即座にメールが自動送信されるため、対応時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手作業によるメールの作成や送信が不要になるため、宛先間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでSalesforceを選択し、「アプリトリガー」を設定して、リードが新規作成されたことを検知できるようにします。
- 次に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。
- 最後に、Salesforceから取得したリードのメールアドレスや氏名などの情報を活用し、送信するメールの宛先や本文を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLや、対象となるオブジェクトのAPI参照名（例: Lead）を設定してください。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。Salesforceから取得した会社名や担当者名などを本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールを送信できます。
■注意事項
- SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
- チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
- 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。
■注意事項
- OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとMicrosoft Teamsを使い、チームのスケジュール共有を手作業で行っている方
- 重要な会議や顧客とのアポイントなどの共有漏れをなくしたいと考えているマネージャーの方
- 日々の定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookに予定を登録するだけで自動的にMicrosoft Teamsへ通知されるため、手動でメッセージを作成し投稿する手間と時間を短縮することができます。
- 手作業による通知のし忘れや、共有先のチャネル間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで通知内容や送信先を設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいカレンダーを持つユーザーIDを選択してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを自由に設定可能です。また、本文には固定のテキストだけでなく、Outlookのイベント名や日時といった情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Typeformで受けた問い合わせや依頼内容をOutlookでタスク管理している方
- 手作業でのデータ転記による対応漏れや入力ミスを防ぎたいと考えているチーム
- フォームからのリード情報を迅速かつ確実に担当者へ割り振りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Typeformへのフォーム送信後、自動でOutlookにタスクが作成されるため、手作業での転記やタスク作成にかかる時間を削減できます。
- 手動での対応で起こりがちなタスクの作成漏れや、内容の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、TypeformとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、Typeformから取得した情報をもとにタスクを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Typeformのトリガー設定で、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Outlookのタスク作成オペレーションでは、件名や本文、期日などの各項目に、固定のテキストやTypeformで取得した回答内容などを自由に設定できます。
■注意事項
- Typeform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Typeformの回答内容を取得する方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 毎月の月末に発生する定例連絡やリマインド業務を自動化したいと考えている方
- Outlookを利用しており、定期的なメール送信の手間を削減したいと考えている方
- 重要な連絡の送信漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
- 毎月の月末など、設定したスケジュールでメールが自動送信されるため、定型的な連絡業務にかかる時間を短縮できます。
- 手動での対応による送信忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な連絡を確実に行うことができます。
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時（例：毎月月末）を設定します。
- 続いて、オペレーションで「日時・日付の加算減算」を設定し、必要に応じて日付の計算を行います。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の日付や曜日などの条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送信する」アクションを設定し、送信先や件名、本文などを指定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎月、毎週、毎日など、フローボットを起動するタイミングを任意で設定してください。
- 「日時・日付の加算減算」のオペレーションでは、変換したい日時や、加算・減算する期間を自由に設定できます。
- 分岐機能では、前段のオペレーションで取得した情報などをもとに、処理を実行する条件を柔軟にカスタマイズしてください。
- Outlookのメール送信設定では、送信先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、前段の処理で取得した値を埋め込むことも可能です。
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象 のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
HubSpotを使った便利な自動化例
HubSpotの新規コンタクト登録に基づいて、LINE WORKSに自動で通知を送信できます。さらに、HubSpotで取引が作成された際には、Slackに通知することも可能です。
■概要HubSpotで新規コンタクトを獲得した際、営業担当への情報共有に手間がかかっていたり、対応が遅れてしまったりするケースはありませんか。手動での通知は、タイムラグや連絡漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいコンタクトが登録されたことをトリガーに、LINE WORKSへ自動で通知が送信されるため、情報共有とスピーディーな顧客対応を実現できます。■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotで獲得した新規コンタクトへの初動を早めたい営業担当者の方
- LINE WORKSを主要な連絡ツールとしており、手動での通知作業を減らしたい方
- 新規リードの発生をチームで共有し、機会損失を防ぎたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotへのコンタクト登録を検知してLINE WORKSへ自動通知するため、手動での連絡作業や確認の手間を減らすことができます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスクを低減します。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「HubSpotに新規コンタクトが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、HubSpotで取得した情報を任意のトークルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- LINE WORKSへの通知メッセージは、HubSpotから取得したコンタクト情報（会社名、担当者名、メールアドレスなど）を組み合わせて、自由にカスタマイズすることが可能です。
- LINE WORKSのオペレーション設定で、メッセージを送信するトークルームを任意で設定してください。
■注意事項- HubSpot、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要HubSpotのコンタクトステータスが更新されるたびに、手動で書類を作成・管理する作業に時間を取られていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクトが特定のステータスに更新されたことをトリガーに、Googleドキュメントから自動で書類を発行できます。これにより、定型的な書類発行業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotで顧客管理を行い、ステータス変更に応じた書類発行を手作業で行っている方
- 営業プロセスや契約手続きにおける書類作成の時間を削減し、コア業務に集中したい方
- 手作業による情報転記ミスを防ぎ、正確な書類をスピーディーに発行したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotのコンタクトステータス更新を自動で検知し書類発行まで行うため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による顧客情報の転記ミスや、発行漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」アクションを設定し、フローボットが起動するきっかけとします。
- オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーで取得したコンタクトのステータス情報が、指定した条件と一致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotの情報を差し込んだ書類を自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- 分岐機能の設定では、HubSpotから取得したコンタクトのステータス（例：「商談化」「契約済み」など）に応じて、書類を発行する条件を自由にカスタマイズできます。
- Googleドキュメントの書類発行アクションでは、使用するテンプレート（雛形）を任意で指定し、書類内の特定の箇所に、HubSpotから取得した会社名や担当者名などの情報を自動で差し込めます。
■注意事項- HubSpotとGoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要HubSpotに新しい取引先企業を登録した後、関連資料を保管するためにGoogle Driveで手動でフォルダを作成していませんか？ この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成忘れや命名ルールの徹底が難しいといった課題にも繋がります。 このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しい会社情報が登録されると、Google Driveに自動で専用フォルダが作成されるため、こうした管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotで顧客管理を行い、Google Driveで資料を保管している営業担当者の方
- 手作業によるフォルダ作成の手間や、作成漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
- 顧客管理に関連する業務フローを自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotに会社情報を登録するだけで、Google Driveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、会社名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度が向上します。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、HubSpotで登録された会社名のフォルダが作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveでフォルダを作成する際に、フォルダ名を任意で設定できます。例えば、HubSpotから取得した会社情報をもとに「【取引先】株式会社〇〇」のように、任意の命名規則でフォルダを作成することが可能です。
- Google Driveのどの場所にフォルダを作成するかを、親フォルダのIDを指定することで任意に設定できます。例えば、「2024年度取引先」といった特定のフォルダ内に新しい会社フォルダを自動で作成できます。
■注意事項- HubSpot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要HubSpotで管理しているコンタクト情報を、メール配信のためにSendGridへ手作業で登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいコンタクトが作成されたタイミングで、自動的にSendGridにもコンタクトリストを作成できるため、こうした手間やミスを解消し、効率的な顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotとSendGridを利用し、コンタクト情報の手動登録に手間を感じている方
- 顧客情報の二重管理をやめ、マーケティング活動の効率化を図りたいと考えている方
- リード獲得からメール配信までのプロセスを自動化し、迅速なアプローチを実現したい方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotにコンタクトが追加されると自動でSendGridにリストが作成されるため、手作業でのデータ移行にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるコンタクト情報の転記がなくなるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとSendGridをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSendGridを選択し、「コンタクトリストの作成」アクションを設定し、HubSpotから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- SendGridでコンタクトリストを作成する際に、リスト名を任意の値で設定することが可能です。HubSpotから取得した情報などを活用し、管理しやすいリスト名を設定してください。
■注意事項- HubSpot、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要HubSpotで新しい取引が作成された際、その都度関係者に手作業で情報を共有していませんか。手動での共有は、タイムラグや伝達漏れの原因となり、ビジネスチャンスを逃す一因になることもあります。このワークフローを活用すれば、HubSpotでの取引作成をトリガーに、関連情報をGoogle Chatへ自動で通知できるため、迅速で確実な情報共有体制を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotで管理する取引情報を、迅速にチームへ共有したいと考えている営業担当者の方
- 営業部門と他部門間の情報連携をスムーズにし、機会損失を防ぎたいマネージャーの方
- HubSpotとGoogle Chatを手作業で連携しており、業務の自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotに取引が作成されると自動で通知が送信されるため、情報共有にかかる時間を短縮し、迅速な対応が可能になります。
- 手作業による情報共有で起こりがちな、通知漏れや伝達ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な連携を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知先のスペースやメッセージ内容を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Chatへ通知するメッセージは、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したHubSpotの取引名や金額、担当者名などの情報を組み込んで送信できます。
■注意事項- HubSpot、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- HubSpotで獲得した新規コンタクトへの初動を早めたい営業担当者の方
- LINE WORKSを主要な連絡ツールとしており、手動での通知作業を減らしたい方
- 新規リードの発生をチームで共有し、機会損失を防ぎたいマネージャーの方
- HubSpotへのコンタクト登録を検知してLINE WORKSへ自動通知するため、手動での連絡作業や確認の手間を減らすことができます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスクを低減します。
- はじめに、HubSpotとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「HubSpotに新規コンタクトが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、HubSpotで取得した情報を任意のトークルームに通知します。
- LINE WORKSへの通知メッセージは、HubSpotから取得したコンタクト情報（会社名、担当者名、メールアドレスなど）を組み合わせて、自由にカスタマイズすることが可能です。
- LINE WORKSのオペレーション設定で、メッセージを送信するトークルームを任意で設定してください。
- HubSpot、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- HubSpotで顧客管理を行い、ステータス変更に応じた書類発行を手作業で行っている方
- 営業プロセスや契約手続きにおける書類作成の時間を削減し、コア業務に集中したい方
- 手作業による情報転記ミスを防ぎ、正確な書類をスピーディーに発行したいと考えている方
- HubSpotのコンタクトステータス更新を自動で検知し書類発行まで行うため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による顧客情報の転記ミスや、発行漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
- はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」アクションを設定し、フローボットが起動するきっかけとします。
- オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーで取得したコンタクトのステータス情報が、指定した条件と一致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotの情報を差し込んだ書類を自動で作成します。
- 分岐機能の設定では、HubSpotから取得したコンタクトのステータス（例：「商談化」「契約済み」など）に応じて、書類を発行する条件を自由にカスタマイズできます。
- Googleドキュメントの書類発行アクションでは、使用するテンプレート（雛形）を任意で指定し、書類内の特定の箇所に、HubSpotから取得した会社名や担当者名などの情報を自動で差し込めます。
- HubSpotとGoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで顧客管理を行い、Google Driveで資料を保管している営業担当者の方
- 手作業によるフォルダ作成の手間や、作成漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
- 顧客管理に関連する業務フローを自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotに会社情報を登録するだけで、Google Driveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、会社名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、HubSpotで登録された会社名のフォルダが作成されるように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveでフォルダを作成する際に、フォルダ名を任意で設定できます。例えば、HubSpotから取得した会社情報をもとに「【取引先】株式会社〇〇」のように、任意の命名規則でフォルダを作成することが可能です。
- Google Driveのどの場所にフォルダを作成するかを、親フォルダのIDを指定することで任意に設定できます。例えば、「2024年度取引先」といった特定のフォルダ内に新しい会社フォルダを自動で作成できます。
■注意事項
- HubSpot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとSendGridを利用し、コンタクト情報の手動登録に手間を感じている方
- 顧客情報の二重管理をやめ、マーケティング活動の効率化を図りたいと考えている方
- リード獲得からメール配信までのプロセスを自動化し、迅速なアプローチを実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが追加されると自動でSendGridにリストが作成されるため、手作業でのデータ移行にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるコンタクト情報の転記がなくなるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとSendGridをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSendGridを選択し、「コンタクトリストの作成」アクションを設定し、HubSpotから取得した情報を紐付けます。
■このワークフローのカスタムポイント
- SendGridでコンタクトリストを作成する際に、リスト名を任意の値で設定することが可能です。HubSpotから取得した情報などを活用し、管理しやすいリスト名を設定してください。
■注意事項
- HubSpot、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで管理する取引情報を、迅速にチームへ共有したいと考えている営業担当者の方
- 営業部門と他部門間の情報連携をスムーズにし、機会損失を防ぎたいマネージャーの方
- HubSpotとGoogle Chatを手作業で連携しており、業務の自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotに取引が作成されると自動で通知が送信されるため、情報共有にかかる時間を短縮し、迅速な対応が可能になります。
- 手作業による情報共有で起こりがちな、通知漏れや伝達ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知先のスペースやメッセージ内容を指定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへ通知するメッセージは、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したHubSpotの取引名や金額、担当者名などの情報を組み込んで送信できます。
■注意事項
- HubSpot、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
まとめ
いかがでしたか？この記事では、OutlookとHubSpotを連携し、日々の業務を自動化する方法についてご紹介しました。メールの署名情報からのコンタクト自動登録や、HubSpotへの活動記録の自動追加などを実現することで、これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ転記作業の手間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、担当者は面倒な定型業務から解放され、顧客との関係構築や戦略的な営業活動といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
「プログラミング知識ないけど、本当に設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
関連記事：【簡単設定】HubSpotに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する方法
よくあるご質問
Q：もっと複雑な条件で連携できますか？
A：はい、可能です。
「差出人が特定のアドレスで、かつ件名にキーワードを含む場合」など、複数条件を組み合わせた分岐設定ができます。
ただし、1つの「分岐」オペレーションで分けられるルートは最大2つまでです。
詳しい分岐の設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
Q：HubSpotに同じ連絡先がいたらどうなりますか？
A：もしHubSpotにすでに登録されている情報がOutlooOutlookに追加された場合は、アプリトリガーがエラーを引き起こします。
「Contact already exists. Existing ID:●●●」といったように、すでに存在するHubSpot側のコンタクトIDがエラーコードと共に表示されます。
Q：連携のエラーはどうやって確認できますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！自社の業務に合った最適なフローを構築してみてください。
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