Outlook・Dify・Chatworkを連携して、Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しChatworkに通知する方法

ステップ1：Outlook・Dify・Chatworkをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Outlookをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(3)サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインをします。

(4)次はDifyをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からDifyをクリックします。
(5)「Difyの新規登録」画面から赤枠を確認の上、アカウント名、アクセストークンを入力し「追加」をクリックします。
Difyのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。

(6)次はChatworkをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からChatworkをクリックします。
(7)お持ちのアカウントでログインをします。
(8)以下のような画像がでるので、「許可」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにOutlook・Dify・Chatworkが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Outlookと連携してメールを受信した際の設定をする

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

アプリトリガーの「特定の件名のメールを受信したら」をクリックします。

(2)Outlookの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Outlookと連携するアカウント情報に誤りがないかと確認し、トリガーアクションは「メールを受信したら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

下へ進み、メールフォルダIDを候補から選択します。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3：Difyと連携してチャットメッセージを送信する

(1)次にDifyと連携してAIで回答案を作成し、チャットメッセージを送信します。
「チャットメッセージを送信」をクリックします。

(2)Difyの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Difyと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャットメッセージを送信」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、queryをアウトプットから選択します。アウトプットから選択することでOutlookの情報を引用できます。
userは半角英数字で任意の識別子を設定します。

そのほかの項目は必須項目ではありませんが、活用することでプロンプトや通知をより柔軟で効率的に設定できます。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ4：Chatworkと連携してメッセージ送信設定をする

(1)次にChatworkと連携してメッセージの送信設定をします。
「メッセージを送る」をクリックします。

(2)Chatworkの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Chatworkと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「メッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、ルームIDを候補から選択します。
メッセージ内容に入力した内容がChatworkに通知されます。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しChatworkに通知する」フローボットの完成です。

DifyとChatworkを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもDifyとChatworkを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。

1.Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してChatworkに通知する

Googleフォームと連携することで、Googleフォームからお問い合わせがあった際に、回答内容を自動でDifyで作成し、Chatworkに通知されます。一連の動作を自動で行われるため、スムーズに顧客へ返信することができるでしょう。

2.Chatworkにメッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答する

このフローを活用すると、顧客からのお問い合わせに対してチャットボットがすぐに返答できるため、顧客を待たせることなく対応することができるでしょう。一方で、自動化により担当者の負担軽減も期待できます。

3.Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しChatworkに通知する

このフローはGmailを使用してお問い合わせ対応を行っている方におすすめです。自動化により、返答時間の短縮が期待できます。また、Chatworkで通知することで、チーム内の情報共有がスムーズに進むでしょう。

さらに、Outlook・Dify・Chatworkを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Outlookを使用したフローボットテンプレート一覧

Difyを使用したフローボットテンプレート一覧

Chatworkを使用したフローボットテンプレート一覧    

まとめ

Outlook、Dify、Chatworkを連携させることで、お問い合わせ対応のスピードと品質の向上が期待できそうです！
AIが回答案を生成することで対応速度が劇的に向上し、担当者の負担が軽減されるだけでなく、必要に応じて人間の目で内容を確認することで、適切で正確な返信ができるでしょう。また、Chatworkを通じてチーム全体で情報をタイムリーに共有することで、業務の透明性が高まり、連携がスムーズに進みやすくなります。
効率化と高品質な対応を両立させたいと考える方は、ぜひこの連携を導入し、業務改善に役立ててみてください。