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顧客対応において、定型的なお問い合わせに素早く対応し、重要な問題に対してリソースを割くことは、効率的な業務進行において大切です。
ですが、実際の現場ではマルチタスクで業務を進めている場合が多く、結果としてリソース配分が困難になり、対応が遅れたり、人為的ミスが発生することがあると思います。
そこで今回は、Outlookで受信したお問い合わせメールに対し、Difyで自動的に回答内容を作成し、それぞれの内容をDiscordを用いてチームで共有する方法をご紹介します。
この自動化を導入することで、対応速度が向上し、作業負担が軽減されるだけでなく、チーム全体の生産性向上にもつながると予想されます。
このアプリ連携は、プログラミング不要で手軽に導入できますので、ぜひお試しください。
アプリ連携により、対応速度の向上が期待できます。具体的には、Outlookで受信した問い合わせメールに対し、Difyが自動で返答内容を作成することで、担当者の負担を削減しながら素早く返答することができます。
さらにDiscordで問い合わせ内容と返答内容を一括確認できるため、業務プロセスが効率化されます。
例えば、製品の使用方法に関する質問が寄せられた場合、Difyで適切な回答がすぐに生成されるため、担当者は内容を確認し、適宜修正を行うだけで顧客に返答することができます。
これにより、業務効率と対応スピードが飛躍的に向上すると予想されます。
アプリ連携による自動化を活用することで、スタッフが単純作業に時間を費やす必要がなくなり、優先度の高い業務に集中しやすい環境整備がサポートされます。
例えば、定型的な質問や簡単なトラブルシューティングなど、よくある問い合わせに対して自動生成された回答を活用することで、担当者は顧客への提案業務や複雑な問題の対応にリソースを割きやすくなると予想されます。
これにより、チーム全体の生産性向上と、問題解決の効率化が促進されるでしょう。
人的ミスはどの業務にもつきものですが、自動化を導入することでそのリスクを減らすことが期待できます。
例えば、手動で回答を作成する際に起こりがちな誤字や情報の取り違えが、アプリ連携によって防止されます。
具体的には、問い合わせ内容をDifyで確認し、返答内容を自動生成した後、担当者がDiscordで内容を確認するといったプロセスとなり、人的ミスが発生するタイミングを削減することができます。
結果として、問い合わせに対し的確な返答を提供し、ミスなく効率的な対応が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Outlookで受信したお問い合わせメールに対しする回答をDifyで自動作成し、Discordに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Outlookでメールを受信したことをOutlookのAPIを利用して受け取り、Difyの提供するAPIを用いて、メール内容に対する回答をDifyで自動作成することで実現可能です。
また、Discordが提供するAPIを用いることで、更にDiscordに通知することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください。
まず、OutlookとDify、Discordをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からOutlookを検索してクリックしてください。
クリックするとMicrosoftのサインインページが表示されます。
使用したいアカウントの情報を入力して「次へ」をクリックしてください。
これで、Outlookのマイアプリ連携が完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いて、Difyを検索してください。
「アカウント名」は、任意の名称を設定してください。
「アクセストークン」は、Difyで発行したAPIキーを設定してください。
※Difyの詳しいマイアプリ連携方法はこちらをご確認ください。
全ての設定が完了したら「追加」をクリックし、マイアプリ連携を完了しましょう。
次にDiscordを検索してください。
「アカウント名」は、任意の名称を設定してください。（例：管理用アカウント）
「アクセストークン」には、Discord Developer Portalから取得したBotトークンを入力してください。
※Discordの詳しいマイアプリ連携方法はこちらをご確認ください。
全ての設定が完了したら、「追加」をクリックしてマイアプリ連携を完了してください。
次にフローボットのテンプレートをコピーしましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました！」の表示が出たら「OK」をクリックしてコピー完了です。
Outlookのトリガーを設定します。「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。
次に、「Outlookと連携するアカウント情報」を確認します。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
次に、APIの接続設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
「メールフォルダID」は、欄をクリックし表示された候補から選択してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、アウトプットにOutlookから取得した情報が表示されているか確認をしましょう。
問題なければ「保存する」をクリックしてください。
次に、Difyのアクションを設定します。「チャットメッセージを送信」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
Difyに送信するメッセージ内容を以下の手順で設定します。
「query」は、欄をクリックし表示された候補からお問い合わせ内容である「本文」を選択してください。
「user」には注釈の通り、半角数値の値（任意の識別子）を入力してください。
全ての設定が完了したら「テスト」をクリックし、アウトプットに表示された情報を確認してください。
問題なければ「保存する」をクリックしましょう。
次にDiscordのアクションを設定します。「メッセージを送信」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
「チャンネルID」は注釈を参照し、Discordで取得したチャンネルIDを設定してください。
「メッセージ内容」は、任意で編集可能です。今回はメールの件名、本文、Difyの返答内容を含むメッセージを設定しました。
設定後、「テスト」をクリックして、Discordチャンネルにメッセージが送信されるか確認してください。
問題なくメッセージが送信されたことを確認した後、「保存する」をクリックしてください。
「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備を完了させます。
これで、Outlookでお問い合わせメールを受信すると、Difyで自動作成した回答がDiscordで通知されるようになります。
HubSpotでお問い合わせが発生すると、Difyが自動で回答を作成し、その内容をGoogle Chatに通知します。これにより、サポート担当者が素早く問い合わせ内容と回答案を確認でき、スムーズな対応が可能となります。
チャネルトークでチャットが開始されると、Difyで回答を自動作成し、Slackに通知します。これにより、問い合わせの詳細と回答例をチームメンバー全員に共有でき、状況に応じた適切な対応がサポートされます。
Gmailでお問い合わせメールを受信すると、Difyが回答を作成し、その内容をLINE WORKSに通知します。これにより、メール対応が効率化され、LINE WORKSを活用してスムーズな情報共有が可能となります。
Outlook、Dify、Discordを連携することで、メール対応の迅速化、作業負担の軽減、ヒューマンエラーの削減といった多くのメリットが期待できます。
また、メールの内容確認や回答作成など、従来は手動で行なっていた業務を自動化することで、より重要な業務にリソースを割きやすくなると予想されます。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で簡単に導入できます。ぜひ、自動化による業務効率化を体験してください。
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