顧客対応に多くの時間を費やしている皆さん、問い合わせ対応が効率化できたらと思いませんか?
スピーディーで的確な対応は顧客満足度を高める一方、担当者の負担にもなります。
本記事では、Outlookで受信したお問い合わせメールに対し、Difyを活用して自動的に回答内容を作成し、Outlookに送信する方法をご紹介します。
この自動化で、業務効率化と顧客満足度向上を同時に実現してみませんか?
Difyを活用して問い合わせメールへの回答を自動生成することで、対応に要する時間を大幅に短縮できます。
通常、問い合わせに対する回答を作成するプロセスでは、質問内容の確認、適切な回答の選定といった手順を踏む必要がありますが、これらの工程をこのフローは自動化できます。
例えば、製品の使用方法に関する質問が届いた場合、Difyは過去の回答や学習させたデータから最適な内容をすぐに生成できます。
その回答案がOutlookで送信されることで、担当者は確認・調整後に素早く返信できます。
結果として、業務時間が短縮されるだけでなく、顧客にスピーディーな対応を提供することが可能になるでしょう。
DifyはOutlookで受信した問い合わせ内容に応じた回答を自動で提案できるため、手動対応に伴う認識違いや曖昧な表現を削減できます。
従来、担当者が個別に回答を作成する際、問い合わせ内容を十分に理解せずに回答を送信したり、異なる問い合わせについての回答を送信してしまうリスクがありました。
しかし、このフローでは、事前に設定された回答ルールや過去のデータをもとに、問い合わせ内容をDifyが解析し回答を生成します。
例えば、料金プランに関する質問があった場合、Difyは学習した最新の料金情報を基に回答案を提示します。
これにより、回答内容の不一致を防ぐことができ、顧客に対する信頼性向上が期待できます。
また、自動化された回答プロセスは担当者の個々のスキルに依存しないため、対応品質を一定に保つことができます。
このフローを活用することにより、繁忙期や急な問い合わせ増加時でも安定した顧客対応を可能にします。
年末商戦や新製品発売直後には、通常以上の問い合わせが寄せられることが予想されますが、このフローの導入により迅速かつ的確な対応を継続できます。
例えば、返品ポリシーに関する問い合わせが殺到した場合、Difyが統一された回答を迅速に適用することで、担当者の負担を軽減し、対応遅延を防ぐことが期待できます。
結果として、顧客対応が滞ることなく進み、スムーズなサービス提供の実現が見込めます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Outlookでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しOutlookに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
OutlookのAPIを利用して問い合わせメールの内容を受け取り、
Difyの提供するAPIを用いて、問い合わせに対する自動返答を作成し、担当者にそれをメール送信することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のOutlookとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いてDifyと連携します。
表示された項目を設定しましょう。
詳しくはこちらを参考に入力してください。
Outlook・Difyがマイアプリに連携されたらOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定の件名のメールを受信したら」を選択します。
タイトルは、任意で変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。
ここで以下のようなテストメールを送信します。
フローボットに戻り、テストします。
アウトプットにメール内容が反映したら保存しましょう。
続いて「チャットメッセージを送信」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進み、項目の設定を行います。
queryにはアウトプットから選択しましょう。
userも注意事項に沿って設定してください。
こちらもテストし、成功したら保存します。
続いて「メールを送る」をクリックしましょう。
メール内容を設定していきます。
本文はアウトプットを活用して作成しましょう。
作成が完了したら次に進みます。
ここで送信内容に間違いがないか確認しましょう。
サンプルなのでアウトプットを利用した箇所が空欄ですが、取得できていればここに申請内容が反映されています。
こちらもテストし、成功したら保存します。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、YoomにはOutlook・Difyを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しMicrosoft Teamsに通知するフローです。
こちらはDifyの回答をMicrosoft Teamsに通知できます。
Microsoft Teamsに通知することで、チームメンバーと回答例を共有できます。
2.Slackでメッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答するフローです。
こちらは問い合わせの一次回答に便利です。
よくある質問は、自動化することで担当者の負担軽減が見込めます。
3.HubSpotでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してLINE WORKSに通知するフローです。
Webサイトからの問い合わせでも、業務効率化が可能です。
回答が作成されたら顧客に送信する流れになるので、他の業務に集中できそうです。
今回は「Outlookでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しOutlookに通知する」フローボットを紹介しました。
OutlookとDifyを連携することで、対応時間の短縮やミスの軽減、安定した顧客対応の実現が期待できます。
また、業務効率を向上させることで顧客満足度を高めることができるでしょう。
ぜひ本記事を参考に、OutlookとDifyの連携を試してみてください。
.png)
.png)
.webp)
.webp)