Outlookでメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しOutlookに通知する方法

Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定の件名のメールを受信したら」を選択します。
タイトルは、任意で変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
• キーワード:問い合わせ、としました。

ここで以下のようなテストメールを送信します。

フローボットに戻り、テストします。
アウトプットにメール内容が反映したら保存しましょう。

続いて「チャットメッセージを送信」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進み、項目の設定を行います。
queryにはアウトプットから選択しましょう。

userも注意事項に沿って設定してください。

こちらもテストし、成功したら保存します。

続いて「メールを送る」をクリックしましょう。
メール内容を設定していきます。

本文はアウトプットを活用して作成しましょう。

作成が完了したら次に進みます。

ここで送信内容に間違いがないか確認しましょう。
サンプルなのでアウトプットを利用した箇所が空欄ですが、取得できていればここに申請内容が反映されています。

こちらもテストし、成功したら保存します。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

OutlookやDifyを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもOutlookやDifyのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

OutlookとDifyを連携した自動化例

Outlookのメッセージの回答をDifyで作成してチャットツールに自動で通知したり、Googleフォームなどで送信された情報をもとにDifyで文章を生成してOutlookで自動返信したりする連携も可能です。

Outlookを活用した自動化例

Outlookで受信したメッセージや書類内容をデータベースに保存する

Outlookで受信したメッセージや添付書類の内容をMicrosoft Excelやkintoneなどに自動で保存します。

顧客管理ツールの情報をもとにOutlookでメールを送る

SalesforceやHubSpotなどの登録情報をもとに自動で顧客へメールを送信します。

Outlookで受信した書類を自動でクラウドストレージに保存する

Outlookで受信した書類をOneDriveやMicrosoft SharePointなどに自動で保存します。

Difyを活用した自動化例

チャットツールへのお問い合わせの回答をDifyで生成し返答する

ChatworkやSlackなどへのお問い合わせの回答をDifyで生成し自動で返信します。

カスタマーサポートツールに送信されたお問い合わせの回答をDifyで作成してチャットツールに通知する

IntercomやZendeskなどに送信されたお問い合わせの回答をDifyで作成してMicrosoft TeamsやLINE WORKSなどに自動通知します。

フォームでお問い合わせがあったら回答をDifyで作成してチャットツールに通知する

Googleフォームなどでお問い合わせがあったら回答をDifyで作成してSlackやMicrosoft Teamsなどに自動で通知します。

OutlookとDifyを連携するメリットと具体例

メリット1：顧客対応時間の大幅な短縮

Difyを活用して問い合わせメールへの回答を自動生成することで、対応に要する時間を大幅に短縮できます。
通常、問い合わせに対する回答を作成するプロセスでは、質問内容の確認、適切な回答の選定といった手順を踏む必要がありますが、これらの工程をこのフローでは自動化できます。
例えば、製品の使用方法に関する質問が届いた場合、Difyは過去の回答や学習させたデータから最適な内容をスムーズに生成することが可能です。
その回答案がOutlookで送信されることで、担当者は確認・調整後に素早く返信できます。
結果として、業務時間が短縮されるだけでなく、顧客にスピーディーな対応を提供することが可能になるでしょう。

メリット2：ミスの軽減

DifyはOutlookで受信した問い合わせ内容に応じた回答を自動で提案できるため、手動対応に伴う認識違いや曖昧な表現を削減できます。
従来、担当者が個別に回答を作成する際、問い合わせ内容を十分に理解せずに回答を送信したり、異なる問い合わせについての回答を送信したりしてしまうリスクがありました。
しかし、このフローでは、事前に設定された回答ルールや過去のデータをもとに、問い合わせ内容をDifyが解析し回答を生成します。
例えば、料金プランに関する質問があった場合、Difyは学習した最新の料金情報を基に回答案の作成が可能です。
これにより、回答内容の不一致を防ぐことができ、顧客に対する信頼性向上が期待できます。
また、自動化された回答プロセスは担当者の個々のスキルに依存しないため、対応品質を一定に保つことができるでしょう。

メリット3：安定した顧客対応の実現

このフローを活用することにより、繁忙期や急な問い合わせ増加時でも安定した顧客対応が可能です。
年末商戦や新製品発売直後には、通常以上の問い合わせが寄せられることが予想されますが、このフローの導入により迅速かつ的確な対応を継続できます。
例えば、返品ポリシーに関する問い合わせが殺到した場合、Difyが統一された回答を迅速に適用することで、担当者の負担を軽減し、対応遅延を防ぐこともできます。

まとめ

今回は「Outlookでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しOutlookに通知する」フローボットを紹介しました。
OutlookとDifyを連携することで、対応時間の短縮やミスの軽減、安定した顧客対応の実現が期待できます。
また、業務効率を向上させることで顧客満足度を高めることができるでしょう。

ぜひ本記事を参考に、OutlookとDifyの連携を試してみてください。