Outlookでメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しOutlookに通知する方法

顧客対応に多くの時間を費やしている皆さん、問い合わせ対応が効率化できたらと思いませんか?
スピーディーで的確な対応は顧客満足度を高める一方、担当者の負担にもなります。
本記事では、Outlookで受信したお問い合わせメールに対し、Difyを活用して自動的に回答内容を作成し、Outlookに送信する方法をご紹介します。
この自動化で、業務効率化と顧客満足度向上を同時に実現してみませんか?

こんな方におすすめ

• Outlookを顧客対応に活用しており、回答作成の効率化を検討している担当者
• 繁忙期の問い合わせ対応で業務が圧迫される課題を感じている方
• 手動での問い合わせ対応中にミスが発生しやすいと感じている方
• 顧客対応の一貫性を向上させたいが、運用の負担軽減も必要と考えている管理者
• APIや自動化ツールを使って業務プロセスの改善を目指している経営者

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！

Outlookでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しOutlookに通知する

試してみる

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Outlookでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しOutlookに通知するフローです。

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[Yoomとは]

Outlookでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しOutlookに通知する方法

それではここからノーコードツールYoomを使って、Outlookでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しOutlookに通知する方法をご説明します。

OutlookのAPIを利用して問い合わせメールの内容を受け取り、
Difyの提供するAPIを用いて、問い合わせに対する自動返答を作成し、担当者にそれをメール送信することで実現できます。

一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!

• OutlookとDifyをマイアプリ連携する。
• テンプレートをコピーする。
• フロー起点のOutlookのトリガー設定と、その後のDifyのオペレーション設定を行う。
• トリガーボタンをONにして、OutlookとDifyの連携フローの動作確認をする。

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のOutlookとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

続いてDifyと連携します。
表示された項目を設定しましょう。
詳しくはこちらを参考に入力してください。

Outlook・Difyがマイアプリに連携されたらOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

Outlookでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しOutlookに通知する

試してみる

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Outlookでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しOutlookに通知するフローです。

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Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定の件名のメールを受信したら」を選択します。
タイトルは、任意で変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
• キーワード:問い合わせ、としました。

ここで以下のようなテストメールを送信します。

フローボットに戻り、テストします。
アウトプットにメール内容が反映したら保存しましょう。

続いて「チャットメッセージを送信」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進み、項目の設定を行います。
queryにはアウトプットから選択しましょう。

userも注意事項に沿って設定してください。

こちらもテストし、成功したら保存します。

続いて「メールを送る」をクリックしましょう。
メール内容を設定していきます。

本文はアウトプットを活用して作成しましょう。

作成が完了したら次に進みます。

ここで送信内容に間違いがないか確認しましょう。
サンプルなのでアウトプットを利用した箇所が空欄ですが、取得できていればここに申請内容が反映されています。

こちらもテストし、成功したら保存します。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

Outlookでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しOutlookに通知する

試してみる

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Outlookでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しOutlookに通知するフローです。

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OutlookやDifyを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもOutlookやDifyのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

OutlookとDifyを連携した自動化例

Outlookのメッセージの回答をDifyで作成してチャットツールに自動で通知したり、Googleフォームなどで送信された情報をもとにDifyで文章を生成してOutlookで自動返信したりする連携も可能です。

Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しMicrosoft Teamsに通知する

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Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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Outlookを活用した自動化例

Outlookで受信したメッセージや書類内容をデータベースに保存する

Outlookで受信したメッセージや添付書類の内容をMicrosoft Excelやkintoneなどに自動で保存します。

Outlookで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加する

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Outlookで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加するフローです。

■注意事項
・kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Outlookに添付された履歴書をOCRしてNotionに追加する

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■概要‍
このフローでは、Outlookに届いた履歴書を自動でOCR処理し、Notionにスムーズに追加できます。この自動化によって採用管理がよりスピーディーかつ正確に行えるようになるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方‍‍
・OutlookとNotionを活用して採用管理を行っている人事担当者の方
・多くの応募者情報を扱うため、手作業による入力に時間がかかっているチームリーダーの方
・採用プロセスの標準化とエラー防止を目指している経営者の方
・AIやOCR技術を活用して業務をスマートにしたいと考えているIT担当者の方

■注意事項
・NotionとOutlookをYoomと連携させてください。
・OCR機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft Excelに追加する

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■概要
「OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft Excelに追加する」ワークフローは、受信したメール内容を効率的に整理し、データ化する自動化プロセスです。
ビジネスのスピードを保ちながら、データ管理の手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・大量のOutlookメールを効率的に管理したいビジネスパーソン
　・毎日膨大なメールを処理しており、重要な情報の見逃し防止やデータ整理の効率化が課題となっている方
・Microsoft Excelでのデータ管理を自動化したいチームリーダー
　・チームで共有するデータを手作業でMicrosoft Excelに手動で入力するのは手間を削減したい方
・業務の自動化を推進しているIT担当者
　・メールの要約からデータ追加までを自動化し、業務の効率化と精度向上を目指したい方

■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

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顧客管理ツールの情報をもとにOutlookでメールを送る

SalesforceやHubSpotなどの登録情報をもとに自動で顧客へメールを送信します。

Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをOutlookに通知する

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Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをOutlookに通知するフローです。

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Hubspotのフォーム情報をもとにOutlookで日程調整のメールを送信する

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■概要
このフローでは、Hubspotのフォーム情報をもとにOutlookで日程調整のメールを送信することが可能です。この自動化で、手動によるミーティングのスケジュール調整の手間を削減し、効率的な営業活動をサポートします。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・普段からOutlookやHubspotを仕事で活用している方
・Hubspotを利用してリードを管理している営業担当者の方
・顧客とのミーティング調整にOutlookを活用している方
・フォーム入力後のフォローアップを自動化したいマーケティング担当者の方
・営業プロセスの効率化を図りたい中小企業の経営者の方

■注意事項
・OutlookをYoomに連携させる必要があります。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Salesforceで商談ステージが更新されたら、Outlookから担当者にお礼メールを送信する

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■概要
「Salesforceで商談ステージが更新されたら、Outlookから担当者にお礼メールを送信する」フローは、商談管理をよりスムーズにし、担当者とのコミュニケーションを自動化する業務ワークフローです。
商談ステージの更新に応じて自動的にお礼メールが送信されるため、業務効率が向上し、担当者との信頼関係も深まります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して商談管理を行っており、進捗に応じたコミュニケーションを自動化したい営業担当者の方
・OutlookとSalesforceの連携を通じて、日々の業務を効率化したいビジネスプロフェッショナルの方
・商談ステージの更新に伴うメール送信作業を手動で行っており、業務負担の軽減を図りたい営業マネージャーの方
・チーム全体で統一されたお礼メールの送信を自動化し、品質を一定に保ちたい企業の導入担当者の方

■注意事項
・Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Outlookで受信した書類を自動でクラウドストレージに保存する

Outlookで受信した書類をOneDriveやMicrosoft SharePointなどに自動で保存します。

Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しDropboxに格納する

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■概要
Outlookで受信する請求書や見積書などの書類管理に、手間を感じていませんか。
添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更して特定のフォルダに格納する、といった一連の作業は定型的でありながらも時間を要します。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された書類をOCRで読み取り、その内容に基づいてファイル名を自動で更新し、Dropboxへ格納する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受け取る請求書などの書類管理に手間を感じている経理・総務担当者の方
・Dropboxを使ったファイル管理で、手作業でのファイル名変更や格納に課題を感じる方
・書類関連業務の自動化によって、コア業務に集中できる環境を構築したいと考えている方

■注意事項
・Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする

試してみる

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Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。

■注意事項
・Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする

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Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。

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Difyを活用した自動化例

チャットツールへのお問い合わせの回答をDifyで生成し返答する

ChatworkやSlackなどへのお問い合わせの回答をDifyで生成し自動で返信します。

Slackでメッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答する

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Slackでメッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答するフローです。

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Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答する

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■概要
Microsoft Teamsでの問い合わせ対応、一つひとつに時間を取られていませんか？特に定型的な質問への返信は、手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Teamsに投稿されたメッセージをきっかけに、DifyのAIチャットボットが内容を自動生成し返信するため、担当者の負担を軽減し、迅速な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsでの定型的な問い合わせ対応に、多くの時間を費やしている方
・DifyなどのAIを活用して、カスタマーサポートや社内ヘルプデスクを効率化したい方
・手作業での返信業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいチームリーダーの方

■注意事項
・Dify、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925

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Chatworkにメッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答する

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Chatworkに新しいメッセージがルームに投稿されたら、Difyのチャットボットが返答内容を自動生成して投稿するフローです。

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カスタマーサポートツールに送信されたお問い合わせの回答をDifyで作成してチャットツールに通知する

IntercomやZendeskなどに送信されたお問い合わせの回答をDifyで作成してMicrosoft TeamsやLINE WORKSなどに自動通知します。

Intercomで新しい会話が作成されたら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知する

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Intercomで新しい会話が作成されたら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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Zendeskでチケットが作成されたら、回答内容をDifyで作成してLINE WORKSに通知する

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Zendeskでチケットが作成されたら、回答内容をDifyで作成してLINE WORKSに通知するフローです。

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Chat Plusでチケットが作成されたら、回答内容をDifyで作成してDiscordに通知する

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Chat Plusでチケットが作成されたら、回答内容をDifyで作成してDiscordに通知するフローです。

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フォームでお問い合わせがあったら回答をDifyで作成してチャットツールに通知する

Googleフォームなどでお問い合わせがあったら回答をDifyで作成してSlackやMicrosoft Teamsなどに自動で通知します。

Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知する

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Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してTelegramに通知する

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Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してTelegramに通知するフローです。

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フォームにお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してSlackに通知する

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■概要
フォームにお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。‍‍

■このテンプレートをおすすめする方
1.問い合わせのフォームを活用している方
・顧客からの問い合わせをフォームで受信して対応を進めている方
・問い合わせ内容の確認や回答の作成に時間がかかっている方‍

2.Difyを導入している企業
・業務効率化でDifyを活用している方
・問い合せフォームとDifyを連携し回答内容の生成をスピーディーに行いたい方

■注意事項
・Dify、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925

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OutlookとDifyを連携するメリットと具体例

メリット1：顧客対応時間の大幅な短縮

Difyを活用して問い合わせメールへの回答を自動生成することで、対応に要する時間を大幅に短縮できます。
通常、問い合わせに対する回答を作成するプロセスでは、質問内容の確認、適切な回答の選定といった手順を踏む必要がありますが、これらの工程をこのフローでは自動化できます。
例えば、製品の使用方法に関する質問が届いた場合、Difyは過去の回答や学習させたデータから最適な内容をスムーズに生成することが可能です。
その回答案がOutlookで送信されることで、担当者は確認・調整後に素早く返信できます。
結果として、業務時間が短縮されるだけでなく、顧客にスピーディーな対応を提供することが可能になるでしょう。

メリット2：ミスの軽減

DifyはOutlookで受信した問い合わせ内容に応じた回答を自動で提案できるため、手動対応に伴う認識違いや曖昧な表現を削減できます。
従来、担当者が個別に回答を作成する際、問い合わせ内容を十分に理解せずに回答を送信したり、異なる問い合わせについての回答を送信したりしてしまうリスクがありました。
しかし、このフローでは、事前に設定された回答ルールや過去のデータをもとに、問い合わせ内容をDifyが解析し回答を生成します。
例えば、料金プランに関する質問があった場合、Difyは学習した最新の料金情報を基に回答案の作成が可能です。
これにより、回答内容の不一致を防ぐことができ、顧客に対する信頼性向上が期待できます。
また、自動化された回答プロセスは担当者の個々のスキルに依存しないため、対応品質を一定に保つことができるでしょう。

メリット3：安定した顧客対応の実現

このフローを活用することにより、繁忙期や急な問い合わせ増加時でも安定した顧客対応が可能です。
年末商戦や新製品発売直後には、通常以上の問い合わせが寄せられることが予想されますが、このフローの導入により迅速かつ的確な対応を継続できます。
例えば、返品ポリシーに関する問い合わせが殺到した場合、Difyが統一された回答を迅速に適用することで、担当者の負担を軽減し、対応遅延を防ぐこともできます。

まとめ

今回は「Outlookでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しOutlookに通知する」フローボットを紹介しました。
OutlookとDifyを連携することで、対応時間の短縮やミスの軽減、安定した顧客対応の実現が期待できます。
また、業務効率を向上させることで顧客満足度を高めることができるでしょう。

ぜひ本記事を参考に、OutlookとDifyの連携を試してみてください。