Outlookでお問い合わせメールを受信したらDifyで回答内容を作成しGoogle Chatに通知する方法

日々の業務で大量のメール対応に追われていませんか？
カスタマーサポートやECサイト運営において、お問い合わせへの迅速かつ的確な対応は顧客満足度を高める重要な要素です。
本記事では、Outlook、Dify、Google Chatを連携して、Outlookで受信したお問い合わせメールにDifyで自動的に回答内容を作成し、その情報をGoogle Chatに通知する方法をご紹介します。
これにより、業務効率の向上や対応スピードの改善が期待できます。
このアプリ連携は、プログラミング不要で手軽に導入できますので、ぜひお試しください。

こんな方におすすめ

毎日Outlookでメール対応しているカスタマーサポートチーム
顧客対応において、素早く正確な返信を求めるECサイト運営者
問い合わせの対応状況をチーム内で素早く共有したいチームリーダー

OutlookとDify、Google Chatの連携メリットと具体例

メリット1: 顧客対応業務の効率向上

Outlookからのお問い合わせ対応フローを自動化することで、担当者が手作業でメールを確認し、回答内容を作成する時間を削減できます。
また、Difyによる回答作成により、担当者が変わっても、回答の品質を保ちながら対応することができます。
さらに、Google Chatへの通知により、内容が素早く確認できるため、優先度の管理がしやすくなると予想されます。
この効率化により、より重要な業務へリソースを集中させることができるため、業務効率の向上が期待できます。

メリット2: 対応スピードの向上

お問い合わせに対する素早い返信は、顧客対応にとって重要な要素のひとつです。
Difyを活用した回答作成と、Google Chat通知により、問い合わせを受け次第、すぐに対応を開始できるようになります。
たとえば、営業時間外に受信したメールも自動処理されるため、翌営業日には対応準備が整い、業務効率化と顧客の待ち時間短縮が期待できます。
こうした素早い対応により、顧客は企業に対する満足度が高まると予想されます。
特にECサイト運営など、顧客対応がビジネスの要となる業界で効果を発揮すると考えられます。

メリット3: ミスの軽減と一貫性の確保

お問い合わせ対応には文章内容の正確さが求められます。
問い合わせに対するDifyによる回答作成は、テンプレートや過去のデータを活用して生成するため、ヒューマンエラーを最小限に抑えられます。
たとえば、担当者が異なる場合でも内容のぶれを防ぎ、一貫性のある回答提供が期待できます。
また、誤った情報の記載や誤字脱字などのミスが減少するため、顧客対応の品質が向上すると予想されます。
これにより、ヒューマンエラーを削減しながら顧客からの信頼を維持、向上しやすくなると考えられます。

それではここからノーコードツールYoomを使って、Outlookでお問い合わせメールを受信したらDifyで回答内容を作成しGoogle Chatに通知する方法をご説明します。

[Yoomとは]

Outlookでお問い合わせメールを受信したらDifyで回答内容を作成しGoogle Chatに通知する方法

Outlookで受信したメール内容をOutlookのAPIを利用して受け取り、 Difyの提供するAPIを用いて、お問い合わせに対する回答案をDifyで作成することで実現可能です。
また、Google Chatが提供するAPIを用いることで、更にGoogle Chatにメールの本文とDifyの回答案を通知することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

OutlookとDify、Google Chatをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Outlookでトリガーを設定し、DifyとGoogle Chatでアクションを設定する
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください。

ステップ1：OutlookとDify、Google Chatをマイアプリ連携

まず、OutlookとDify、Google Chatをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からOutlookを検索してクリックしてください。

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クリックするとMicrosoftのサインインページが表示されます。
使用したいアカウントの情報を入力し、「次へ」をクリックしてください。
これでOutlookのマイアプリ連携が完了しました。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

続いて、Difyを検索してください。

Difyの詳しいマイアプリ連携方法はこちらをご確認ください。
「アカウント名」は、任意の名称を設定してください。
「アクセストークン」は、Difyで発行したAPIキーを設定してください。
全ての設定が完了したら「追加」をクリックし、マイアプリ連携を完了しましょう。

次にGoogle Chatを検索してください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
※検索結果に2つのアプリが表示された場合は、Google Chat（OAuth）をクリックしてください。

次に「Sign in with Google」をクリックしてください。

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※Google Chat（OAuth）の連携はこちらで解説しています。
「Client ID」と「Client Secret」を入力し、「登録」をクリックしてください。
これでGoogle Chatのマイアプリ登録が完了しました。

次にフローボットのテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

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「テンプレートがコピーされました！」の表示が出たら「OK」をクリックしてコピー完了です。

ステップ2：Outlookのトリガーを設定

次に、Outlookのトリガーを設定します。
「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。

次に、「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。

「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
「メールフォルダID」は、欄をクリックし表示された候補から選択してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、アウトプットにOutlookから取得した情報が表示されているか確認をしましょう。
問題なければ、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：Difyのアクションを設定

次に、Difyのアクションを設定します。「チャットメッセージを送信」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

Difyに送信するメッセージ内容を設定します。
「query」は、欄をクリックし表示された候補からお問い合わせ内容である「本文」を選択してください。
「user」には注釈の通り、半角数値の値（任意の識別子）を入力してください。
全ての設定が完了したら「テスト」をクリックし、アウトプットに表示された情報を確認してください。
問題なければ、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：Google Chatのアクションを設定

次に、Google Chatのアクションを設定します。
「メッセージを送信」をクリックしてください。

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タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

「スペースのリソース名」は、候補からスペースを選択するか、注釈を参照してGoogle ChatのURLからリソース名を引用してください。
「メッセージ内容」は、任意で編集可能です。今回はメールの件名と本文、Difyの返答内容を含むメッセージを設定しました。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてGoogle Chatにメッセージが送信されるか確認しましょう。
問題なくメッセージが送信されたことを確認したら「保存する」をクリックしてください。

「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、Outlookでお問い合わせメールを受信すると、Difyで自動的に回答内容が作成され、Google Chatに通知が届きます。

OutlookとDifyを使ったその他の自動化例

他にもOutlookとDifyを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しMicrosoft Teamsに通知する

Outlookでお問い合わせメールを受信すると、Difyが回答を自動生成し、その内容をMicrosoft Teamsに通知します。
これにより、Microsoft Teamsを活用すればスムーズな顧客対応が可能となり、チーム全体の連携強化も期待できます。

2. Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しLINE WORKSに通知する

Outlookで問い合わせメールを受信すると、Difyが回答を作成し、LINE WORKSに通知します。
これにより、LINE WORKSを活用したスムーズな情報共有が実現し、業務スピードの向上が期待できます。

3. Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しDiscordに通知する

Outlookでお問い合わせメールを受信すると、Difyが回答を生成し、Discordへ通知します。
これにより、手作業による負担を軽減し、Discordを通じてスムーズな連携が期待されます。

まとめ

本記事では、Outlook、Dify、Google Chatを連携することで、お問い合わせ対応を効率化する方法をご紹介しました。
この連携により、対応スピードの向上や、ヒューマンエラーのリスク軽減が期待できます。
現代のカスタマーサポート業界では、迅速で正確な顧客対応が求められ、この自動化はそのニーズに応える手段となるでしょう。

Yoomはプログラミング不要で簡単に導入できます。ぜひ、この機会に自動化による業務効率化を体験してください。