Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しSlackに通知する方法

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「テンプレートがコピーされました！」の表示が出たら「OK」をクリックしてコピー完了です。

ステップ2：トリガーを設定

次に、Outlookのトリガーを設定します。
「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。

次に、「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。

「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
「メールフォルダID」は、表示された候補から選択してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
アウトプットにOutlookから取得した情報が表示されているか確認し、問題なければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：アクションを設定

次に、Difyのアクションを設定します。「チャットメッセージを送信」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

Difyに送信するメッセージ内容を設定します。
「query」は、欄をクリックし表示された候補からOutlookの「本文」を選択してください。
「user」には注釈の通り、半角数値の値（任意の識別子）を入力してください。
全ての設定が完了したら「テスト」をクリックし、アウトプットに出力されたDifyの情報を確認してください。
問題なければ「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：アクションを設定

次に、Slackのアクションを設定します。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

「投稿先のチャンネルID」は、欄をクリックして表示された候補からYoomを追加したチャンネルを選択してください。
「メッセージ内容」は、任意で編集可能です。今回は問い合わせメールの件名と本文、Difyの返答内容を含むメッセージを設定しました。
設定が終わったら「テスト」をクリックして、Slackに設定したメッセージが送信されるか確認しましょう。
問題なければ「保存する」をクリックしてください。

「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで自動作成し、問い合わせ内容とDifyの回答案がSlackに通知されます。

Outlook,Dify,Slackを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもOutlookやDify、SlackのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

OutlookとSlackを連携した自動化例

Outlookでメッセージを受信したらSlackへ通知したり、Outlookで添付ファイル付きメールを受信したらSlackにファイルを共有したりすることもできます。
また、Slackにファイルが投稿されたら連携したOutlookで送付する連携も可能です。

Outlookを活用した自動化例

Outlookで受信したメッセージや書類内容をデータベースに保存する

Outlookで受信したメッセージや添付書類の内容をMicrosoft ExcelやNotionなどに自動で保存します。

Outlookで受信した書類を自動でクラウドストレージに保存する

Outlookで受信した書類をOneDriveやMicrosoft SharePointなどに自動で保存します。

Difyを活用した自動化例

フォームでお問い合わせがあったら回答をDifyで作成してチャットツールに通知する

Googleフォームなどでお問い合わせがあったら回答をDifyで作成してSlackやMicrosoft Teamsなどに自動で通知します。

カスタマーサポートツールに送信されたお問い合わせの回答をDifyで作成してチャットツールに通知する

IntercomやZendeskなどに送信されたお問い合わせの回答をDifyで作成してSlackやMicrosoft Teamsなどに自動通知します。

Slackを活用した自動化例

今日の予定や今日が期日のタスクをSlackに通知する

Googleカレンダーの今日の予定やNotionで期日が今日のタスクなどをSlackに自動で通知します。

Web会議の終了後に会議内容を要約してSlackへ投稿する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、内容を文字起こしして要約し、Slackに自動で通知します。

OutlookとDify、Slackの連携メリットと具体例

メリット1：メール対応の迅速化による顧客満足度の向上

カスタマーサポートスタッフやチームリーダーにとって、問い合わせメールへの迅速な対応は顧客満足度を高めるために欠かせませんよね。
しかし、手動でメールを確認し、個別に回答を作成するのは時間と手間がかかります。
そこでOutlookとDify、Slackを連携して、受信したメールの内容に基づいた回答案をDifyで自動生成し、Slackに通知します。
これにより、担当者は素早く適切な回答を提供でき、対応漏れを防げるはずです。
例えば、営業時間外に来た問い合わせも自動で処理され、次の業務開始時にすぐ対応を始めることが可能になるのではないでしょうか。

メリット2：ヒューマンエラーの削減と回答品質の向上

品質管理部の担当者やチームリーダーにとって、サポートスタッフの問い合わせ対応時に発生しがちなヒューマンエラーは避けたい課題ですよね。
ただし、手動で回答を作成すると、誤字脱字や情報の抜け漏れが発生するリスクがあります。
そこでDifyを活用すれば、一貫性のある正確な回答を短時間で用意できるはずです。
さらに、Slackでチーム全体に通知されれば、他のメンバーと共有・確認が容易になり、ダブルチェックが可能になりますよね。
例えば、回答内容をチームで確認することで、重要な情報の抜け漏れを防げるのではないでしょうか。
これにより、ヒューマンエラーを最小限に抑え、顧客対応の品質向上につながります。

メリット3：業務プロセスの効率化とリソースの最適化

メール対応業務に多くの時間を割いている企業において、業務プロセスの効率化は重要な課題ではないでしょうか。
そこでOutlook、Dify、Slackを連携して、お問い合わせ内容に基づく回答案をDifyで自動生成して、Slackに通知します。
これにより、定型的な初期対応プロセスが簡素化されれば、担当者は付加価値の高い業務にリソースを割くことができるのではないでしょうか。
例えば、Difyが生成した回答案に必要な情報を追加するだけで対応が完了し、対応状況もSlackでタイムリーに共有できますよね。
結果として、チーム全体の業務効率の向上と、スムーズな進捗管理につながります。

まとめ

Outlook、Dify、Slackの連携により、問い合わせ対応業務を効率化し、手間を削減しながら品質の高い顧客対応が可能になるはずです。
自動化の導入は、回答案の作成に伴う手動作業の削減やヒューマンエラーの防止、顧客対応業務プロセスの効率化など、多くのメリットが期待できます。

Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で簡単に導入できるので、ぜひこの機会に自動化による業務効率化を体験してみてください！