OutlookとDropboxを連携して、Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする方法

ステップ1：OutlookとDropboxをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

OutlookとYoomの連携

1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。

※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2.検索する

Outlookのアイコンをクリックします。

3.連携完了

すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。

DropboxとYoomの連携

1.検索する

Dropboxのアイコンを選択してください。

2.ログインする

ログイン画面が表示されるため、Dropboxにログインしましょう。

3.許可する

その後、上記のような画面に移行します。
内容を確認し、「許可する」ボタンを押しましょう。

4.追加する

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Outlookを起動してデータを取得・ダウンロードを行う設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする」をクリックします。

3.アプリトリガー

Outlookのアイコンの「メールを受信したら」を選択してください。
次へ進みます。‍

4.トリガーの指定

‍

トリガーの起動間隔を設定します。

画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。

トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.フォルダの指定

フォルダIDを指定します。

ボックスをクリックすることでフォルダが一覧表示されるため、選択して設定しましょう。‍

6.テストの実行

テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。
※事前にテスト用のメールを作成し、添付ファイルを付けてOutlookへ送信しておきましょう。

続けてメールの添付ファイルの情報を取得する設定を行います。

1.アプリと連携する

Outlookのアイコンの「メールの添付ファイルの情報を取得する」を選択してください。
次へ進みます。

2.メールIDの設定

メールIDの設定を行います。

テンプレートを活用しているため既にデータが挿入されている状態です。
画像と同様になっているか確認しましょう。‍

3.テストの実行

テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう。
次はOutlookのファイルをダウンロードする設定を行いましょう。

1.アプリと連携する

Outlookのアイコンの「メールの添付ファイルをダウンロード」を選択してください。
次へを押します。

2.テストの実行

こちらに関してもテンプレートを活用しているため設定は完了しています。
そのためテストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう

ステップ4：Dropboxにアップロードする設定

1.アプリと連携する

‍
Dropboxのアイコンの「ファイルをアップロード」を選択してください。
次へを押します。

2.必須項目の入力

ボックス下部の捕捉のとおりに入力してください。
なお、件名や受信日時など、Outlookのデータを用いることも可能です。
まずはボックスをクリックしてください。

Outlookの「メールを受信したら」をクリックしてください。

Outlookで受信した添付ファイル付きメールのデータが表示されます。
ここからファイル名にしたいものをクリックで選択しましょう。

拡張子も指定すると、画像のようになります。

フォルダパスの設定に関しては任意です。

3.テストの実行

設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。

4.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする

OutlookやDropboxを使ったその他の自動化例

Yoomには他にもOutlookやDropboxを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。

1.Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しDropboxに格納する

AI機能のOCRで読み取った内容を基にファイル名を自動更新します。どのようなファイルなのか把握し易くなる可能性があるでしょう。

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2.Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Slackに通知する

「請求書」のみを通知するため、経理や総務の方におすすめです。毎月の請求管理が行いやすくなるかもしれません。

3.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する

例えば、Google スプレッドシートに新しい従業員や新しい取引先が追加された場合、専用のフォルダが自動作成されます。

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まとめ

添付ファイルのダウンロードとアップロードは、日頃から行うことの多い定型業務とも言えるのではないでしょうか。
社内外問わずやり取りが多いファイルの処理が自動化できれば、今よりも業務負担が軽減し、作業にゆとりが持てるかもしれません。また、ファイルをメンバーと素早く共有することで、後工程もスムーズに行える可能性が高まるでしょう。
Yoomは今回紹介した以外にも、様々な業務の自動化がプログラミング不要で行えます。この機会にぜひお試しください。