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Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする方法
メールの添付ファイルを自動でダウンロードし、それを常用しているクラウドストレージに自動アップロードできるとしたら、とても便利ですよね。ダウンロードとアップロードの手間が省けるため、時間の節約や作業負担が軽減するはずです。
中でも毎日多くのファイルデータをやり取りする場合には、このような自動化のメリットは多いのではないでしょうか。
そこで今回はOutlookとDropboxを連携し、添付ファイルのダウンロードとアップロードが自動化できる方法をご紹介します。
今まで手動で行っていた作業がオートメーション化可能です。この機会にぜひお試しください。
こんな方におすすめ
- ファイルをOutlook経由で受け取ることが多い方
- 日々多くのファイルがOutlookに送られてきて処理に時間がかかっている方
- ファイルの保管場所にDropboxを活用している方
- メンバーと素早くファイルを共有したい方
OutlookとDropboxの連携メリットと具体例
メリット1：時間の節約になる
今回の連携を行うことで、Outlookに送られてきた添付ファイルを自動ダウンロードした後、Dropboxに自動アップロード可能となります。これにより、ダウンロードとアップロードの手間が解消され、時間の節約が見込めるでしょう。
例えば、通常であれば添付ファイルの処理を行う際、まずはOutlookをチェックしてファイルが添付されているメールを探す必要がありました。
しかし今回の連携を導入すれば、添付ファイルが自動でDropboxに保存されるため、どれだけ大量の添付ファイルがあった場合でも処理に手を煩わせる必要がなくなります。これにより時間の節約ができるかもしれません。
メリット2：ファイルの保存ミスを回避できる
Outlookに送られてきた添付ファイルが自動でDropboxに保存されるため、ファイルのアップロードミスなどが回避しやすくなる可能性があります。
例えば、メールの文面のみ確認し、急ぎではないと判断した場合、添付ファイルの処理などは後回しになりませんか？もしくは、ダウンロードしたは良いもののアップロードを忘れてしまうことはありませんか？
今回の連携を行うことで一連のフローは自動化されるため、このようなミスが回避できる見込みがあります。
結果として、メールから特定のファイルを探し出す機会が少なくなるかもしれません。
メリット3：共有が素早く行える
Outlookのファイルは素早くDropboxにアップロードされます。そのため、今までよりも共有スピード向上が期待できるでしょう。
例えば、これまではDropboxにアップロードされなければ、他メンバーがファイルを確認できる術がありませんでした。そのため、Outlookでファイルを受け取った本人が立て込んでしまうと、ファイルの共有までに時間がかかってしまうでしょう。
そこで今回の連携を導入すれば、Dropboxへのアップロードが自動化されるため、他メンバーは今までよりも素早く新しいファイルを確認しやすくなるはずです。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする方法
まず、Outlookに送信されたメールに添付ファイルがある場合、OutlookのAPIを用いてダウンロードを行います。その後、DropboxのAPIを利用してデータを取得し、Dropboxにアップロードします。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
- OutlookとDropboxをマイアプリ連携
- Outlookを起動してデータを取得・ダウンロードを行う設定
- Dropboxにアップロードする設定
- トリガーボタンをONにして、OutlookとDropboxの連携動作を確認
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
- チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
- 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。
■注意事項
- OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
- チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
- 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。
■注意事項
- OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：OutlookとDropboxをマイアプリ連携
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
OutlookとYoomの連携
1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.検索する
Outlookのアイコンをクリックします。
3.連携完了
すぐに画面が切り替わります。下記の表示がされれば連携完了です。
DropboxとYoomの連携
1.検索する
Dropboxのアイコンを選択してください。
2.ログインする
ログイン画面が表示されるため、Dropboxにログインしましょう。
3.許可する
その後、下記のような画面に移行します。
内容を確認し、「許可する」ボタンを押しましょう。
4.追加する
画面が切り替わり、下記の表示がされれば連携完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
- チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
- 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。
■注意事項
- OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
- チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
- 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。
■注意事項
- OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
1.上のバナーを押し、「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする」をクリックします。
3.アプリトリガー
Outlookのアイコンの「メールを受信したら」を選択してください。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、「次へ」を押しましょう。
4.トリガーの指定
移行後の画面で、「トリガーの起動間隔」を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
5.フォルダの指定
フォルダIDを指定します。ボックスをクリックすることでフォルダが一覧表示されるため、選択して設定しましょう。
6.テストの実行
設定後、トリガーとなるアクション（今回はデータファイルが添付されているメールの送受信）を行って、[テスト]を押してください。
テストが成功するとメール情報を取得できます。
取得した情報が確認できたら、『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
ステップ4：分岐アクションの設定
続いて、「分岐：コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
ここでは、指定した条件に応じて後続のアクションに進むか否かを設定します。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐対象の取得した値」は、プルダウンから選択できます。
今回は、トリガーのアクションを対象とします。
また、「分岐条件」は運用状況に合わせて、複数設定可能です。追加する際は【+分岐条件を追加】をクリックして値を設定してくださいね。
今回のフローでは、ファイルデータが添付されていると、後続アクションに進むように設定しました。
このように設定することで、指定したメールにファイルが添付されていない場合は後続アクションに進まないことになるので、その都度ファイルの添付有無を確認する必要がなくなりますね。
設定後、『保存する』をクリックしましょう。
ステップ5：添付データを取得する設定
続けてメールの添付ファイルの情報を取得する設定を行います。
1.アプリと連携する
Outlookのアイコンの「メールの添付ファイルの情報を取得する」を選択してください。
連携するアカウント情報を確認して、[次へ]を押します。
2.メールIDの設定
メールIDの設定を行います。今回はトリガーアクションで取得したアウトプット【メールID】を引用しました。（テンプレートを活用しているため既にデータが挿入されている状態です。）
3.テストの実行
テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して『保存する』を押しましょう。
ステップ6：ファイルデータをダウンロードする設定
次はOutlookのファイルをダウンロードする設定を行います。
1.アプリと連携する
Outlookのアイコンの「メールの添付ファイルをダウンロード」を選択してください。
連携するアカウント情報を確認して、[次へ]を押します。
2.テストの実行
メールIDとファイルIDの設定を行います。こちらでも前ステップで取得したアウトプットを引用しましょう。（テンプレートを活用しているため既にデータが挿入されている状態です。）
情報入力を確認してテストボタンを押します。以下のように、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して『保存する』を押しましょう。
（ダウンロードされたファイルは【Untitled.pdf】と表示されます。「ダウンロード」することで、ファイルの中身を確認できます。）
ステップ7：Dropboxにアップロードする設定
1.アプリと連携する
最後に、Dropboxのアイコンの「ファイルをアップロード」を選択してください。
連携するアカウント情報を確認して、[次へ]を押します。
2.必須項目の入力
フォルダのパスは、注釈に沿って情報を入力してください。空欄のまま設定すると、ルートフォルダにファイルが格納されます。
ファイル名は、アウトプットから設定します。
ファイルの添付方法は、プルダウンから【取得したファイル】を選択し設定します。
3.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
テストが成功し、実際に添付ファイルデータがDropboxに格納されていれば設定は完了となります。
反映結果に問題がなければ、『保存する』を押しましょう。
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したフローボットテンプレート
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
- チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
- 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。
■注意事項
- OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
- チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
- 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。
■注意事項
- OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OutlookやDropboxを使ったその他の自動化例
Yoomには他にもOutlookやDropboxを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。
1.Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しDropboxに格納する
AI機能のOCRで読み取った内容を基にファイル名を自動更新します。どのようなファイルなのか把握し易くなる可能性があるでしょう。
■概要
Outlookで受信する請求書や見積書などの書類管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更して特定のフォルダに格納する、といった一連の作業は定型的でありながらも時間を要します。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された書類をOCRで読み取り、その内容に基づいてファイル名を自動で更新し、Dropboxへ格納する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る請求書などの書類管理に手間を感じている経理・総務担当者の方
- Dropboxを使ったファイル管理で、手作業でのファイル名変更や格納に課題を感じる方
- 書類関連業務の自動化によって、コア業務に集中できる環境を構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- ダウンロードしたファイルを、オペレーションのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、テキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとにファイル名を変更して格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールの件名に含まれるキーワードやメールフォルダ、フローの起動間隔を任意で設定してください。
- 分岐機能では、メールに添付ファイルがある場合や特定の差出人の場合など、後続のオペレーションを動かすための条件を自由にカスタマイズできます。
- OCR機能では、読み取るファイルや抽出したい項目（例：請求日、金額、会社名など）、使用するAIモデル、言語を自由に設定できます。
- Dropboxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダパスやファイル名を任意で設定可能です。OCRで抽出した情報をファイル名に含めることもできます。
■注意事項
- Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで受信する請求書や見積書などの書類管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更して特定のフォルダに格納する、といった一連の作業は定型的でありながらも時間を要します。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された書類をOCRで読み取り、その内容に基づいてファイル名を自動で更新し、Dropboxへ格納する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る請求書などの書類管理に手間を感じている経理・総務担当者の方
- Dropboxを使ったファイル管理で、手作業でのファイル名変更や格納に課題を感じる方
- 書類関連業務の自動化によって、コア業務に集中できる環境を構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- ダウンロードしたファイルを、オペレーションのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、テキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとにファイル名を変更して格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールの件名に含まれるキーワードやメールフォルダ、フローの起動間隔を任意で設定してください。
- 分岐機能では、メールに添付ファイルがある場合や特定の差出人の場合など、後続のオペレーションを動かすための条件を自由にカスタマイズできます。
- OCR機能では、読み取るファイルや抽出したい項目（例：請求日、金額、会社名など）、使用するAIモデル、言語を自由に設定できます。
- Dropboxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダパスやファイル名を任意で設定可能です。OCRで抽出した情報をファイル名に含めることもできます。
■注意事項
- Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Slackに通知する
「請求書」のみを通知するため、経理や総務の方におすすめです。毎月の請求管理が行いやすくなるかもしれません。
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
- オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
- フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.Slackを利用している企業やチーム
- Slackを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
- オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
- フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.Slackを利用している企業やチーム
- Slackを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
3.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
例えば、Google スプレッドシートに新しい従業員や新しい取引先が追加された場合、専用のフォルダが自動作成されます。
■概要
Google スプレッドシートで案件管理などを行う際、新しい行が追加されるたびに手作業でDropboxにフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成忘れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、関連するフォルダをDropboxに自動で作成でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとDropboxを利用した情報管理で、フォルダ作成を手作業で行っている方
- 案件やプロジェクトの増加に伴い、関連ファイルの整理業務に課題を感じているチームリーダーの方
- 手作業によるフォルダ作成の手間や、作成漏れなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加に連動し、Dropboxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちなフォルダの作成忘れや命名規則の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。作成するフォルダの名前には、トリガーで取得した行の情報を活用できます。
- 最後に、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、フォルダが作成された行に完了ステータスなどを書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定で、フローボットを起動させたいスプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
- Dropboxの「フォルダを作成」オペレーションでは、作成先の親フォルダを自由に指定したり、フォルダ名に顧客名や案件番号といった動的な値を含めるなど、柔軟な設定が可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」オペレーションでは、どの行を更新するかを特定するための条件や、更新する列、書き込む値を任意で設定してください。
■注意事項
- oogle スプレッドシート、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで案件管理などを行う際、新しい行が追加されるたびに手作業でDropboxにフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成忘れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、関連するフォルダをDropboxに自動で作成でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとDropboxを利用した情報管理で、フォルダ作成を手作業で行っている方
- 案件やプロジェクトの増加に伴い、関連ファイルの整理業務に課題を感じているチームリーダーの方
- 手作業によるフォルダ作成の手間や、作成漏れなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加に連動し、Dropboxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちなフォルダの作成忘れや命名規則の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。作成するフォルダの名前には、トリガーで取得した行の情報を活用できます。
- 最後に、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、フォルダが作成された行に完了ステータスなどを書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定で、フローボットを起動させたいスプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
- Dropboxの「フォルダを作成」オペレーションでは、作成先の親フォルダを自由に指定したり、フォルダ名に顧客名や案件番号といった動的な値を含めるなど、柔軟な設定が可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」オペレーションでは、どの行を更新するかを特定するための条件や、更新する列、書き込む値を任意で設定してください。
■注意事項
- oogle スプレッドシート、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
添付ファイルのダウンロードとアップロードは、日頃から行うことの多い定型業務とも言えるのではないでしょうか。
社内外問わずやり取りが多いファイルの処理が自動化できれば、今よりも業務負担が軽減し、作業にゆとりが持てるかもしれません。また、ファイルをメンバーと素早く共有することで、後工程もスムーズに行える可能性が高まるでしょう。
Yoomは今回紹介した以外にも、様々な業務の自動化がプログラミング不要で行えます。この機会にぜひお試しください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
