Outookで受信したメールの署名情報からMicrosoft Dynamics365 Salesにリードを自動登録する方法

ステップ1:OutlookとMicrosoft Dynamics365 Salesをマイアプリ登録

OutlookとMicrosoft Dynamics365 SalesをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前に、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定をスムーズに進められます。

まず、Outlookのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
Outlookを検索欄で検索するか、一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されたら、Outlookにログインします。

次に、Microsoft Dynamics365 Salesのマイアプリ登録を行ってください。
先ほどと同じように、検索欄からMicrosoft Dynamics365 Salesを検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を行ってください。

OutlookとMicrosoft Dynamics365 Salesがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、以下のページから変更しましょう。
最初に、Outlookの設定を行うため、「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるOutlookのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Dynamics365 Salesのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Outlookと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「トリガーアクション」→特定の件名のメールを受信したら

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から選択します。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意しましょう。

次に、「メールフォルダID」を設定します。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、当てはまるIDを選択しましょう。

スクロールし、「キーワード」を設定してください。
こちらで設定したキーワードが件名に含まれている場合のみフローボットが起動します。
今回は、「問い合わせ」というキーワードを設定しました。
以下は例ですので、任意で設定してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、受信したメールから署名情報を取得する設定を行うので、「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「変換タイプ」→3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）
  

以下の注意事項を確認しましょう。

次に、「対象のテキスト」を設定します。
Outlookのアウトプットを活用して以下のように設定してください。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。

スクロールし、「抽出したい項目」を設定しましょう。
今回は以下のように設定しました。
他にも取得したい項目があれば、適宜追加してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、Microsoft Dynamics365 Salesのリード情報を検索する設定を行うので、「リード情報を検索」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Microsoft Dynamics365 Salesと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「アクション」→リード情報を検索
  

以下の注意事項を確認してください。

次に、「ドメイン」と「検索項目」を設定します。

• 「ドメイン」→説明の通りに設定
• 「検索項目」→メールアドレス
  

スクロールし、「値」を設定しましょう。
「テキストからデータを抽出する」のアウトプットから署名のメールアドレスを選択してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、リードの登録有無により分岐する設定を行うので、「分岐｜リード登録の有無」をクリックします。
※分岐は一部有料プランのみ利用可能な機能です。
その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなるため、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→任意で設定

分岐対象のアウトプット

• 「オペレーション」→リード情報を検索
• 「アウトプット」→リードのID

分岐条件

「リードのID」、「アウトプットが空」

確認後、「保存する」をクリックします。

次に、Microsoft Dynamics365 Salesにリードを登録する設定を行うので、「リードを作成」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Microsoft Dynamics365 Salesと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「アクション」→リードを作成
  

以下の画面が表示されたら、必須項目の設定をします。
説明の通りに設定してください。

次に、リード情報を設定しましょう。
「テキストからデータを抽出する」のアウトプットから選択します。
他の項目も同じように設定してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、OutlookとMicrosoft Dynamics365 Salesの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するかチェックしてください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のOutlookやMicrosoft Dynamics365 Salesを使った自動化の例

他にもOutlookやMicrosoft Dynamics365 Salesを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Microsoft Dynamics365 Salesで自動的にOutlookでリードに定型メールを通知するフローです。
Microsoft Dynamics365 Salesにリードが作成されたら、Outlookで定型メールを送付できるため、スピーディーにリードにアプローチできます。
リードの登録件数が多くても、スムーズにメールを送信できます。

2.Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、Google Chatに自動通知するフローです。
リード作成後にGoogle Chatに自動通知されるため、新規リード情報を把握したい方におすすめです。
チームメンバーに手動でリード登録を通知する必要がなくなるので、作業負担を軽減できます。

3.Microsoft Dynamics365 Salesでリードが登録されたら、Microsoft Excelに自動追加するフローです。
‍リード情報を手動で転記する必要がなくなり、作業時間を短縮できます。
正確にリード情報を入力できるため、データ分析に役立つでしょう。

OutlookとMicrosoft Dynamics365 Salesの連携メリットと具体例

メリット1:手作業でのリード登録を削減する

メールの署名情報から、リード情報を手作業で登録するのは時間がかかる上に作業負担が大きくなりがちです。
その課題を解消できるのが、Outlookで受信したメールからAIを活用して署名情報を取得し、Microsoft Dynamics365 Salesに自動登録する方法です。
たとえば、<span class="mark-yellow">顧客からの問い合わせをメールで受け取った際に、署名情報を自動取得し、リードを登録できるため、手作業の負担を軽減できるでしょう。</span>
これにより、担当者は登録作業に追われることなく、優先度の高い業務に専念できるかもしれません。

メリット2:リードの登録漏れを防ぐ

営業担当者が手動でリードを登録していると、登録漏れや間違った情報を登録するリスクがあります。
たとえば、登録したリード情報に誤りがあると、せっかくの営業機会を逃してしまう可能性もあるでしょう。
しかし、<span class="mark-yellow">AIを活用したリードの自動登録は、ヒューマンエラーを防止できるため、正確なリード情報の登録が期待できます。</span>
これにより、リード情報の取りこぼしを回避し、営業チームはリードに対して確実にアクションできるはずです。

メリット3:スピーディーにリードへアプローチできる

リードからの問い合わせに対してスピーディーに対応することは、商談や契約成立につながるかもしれません。
しかし、リード登録を手入力している場合、入力作業に時間がかかり、スピーディーにアプローチできない可能性があります。
たとえば、メール受信後に自動的にリードを登録できれば、その問題を解決できるかもしれません。
これにより、<span class="mark-yellow">競合他社が先にリードにアプローチすることなく、適切なタイミングで対応できるでしょう。</span>

まとめ

メールの署名情報からリードを手動で登録するのは、手間と時間がかかる作業です。
しかし、自動化を導入すれば、手動でのリード登録から解放され、負担を軽減できるでしょう。
AIを活用して署名情報を取得できるため、データを正確に維持したままリードを登録できます。
さらに、リード登録が遅れることがなくなるので、スピーディーにリードにアプローチできるかもしれません。
今回ご紹介したテンプレートの署名情報は、取得したいデータを自由に設定できるので必要に応じて変更してください。