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「このメール、急ぎで対応すべき？」
毎日大量のメールが届く中で、どれが本当に重要なのかを一つひとつ確認するのは手間がかかりますよね。
見逃してはいけないメールほど、埋もれてしまいがち…。
そんな悩みを解決するのが、OutlookとAIを活用した自動振り分けフローです。
受信したメールの内容をAIが瞬時に重要度を分析・判定し、優先度の高いものだけをSlackに通知することで、大事なメールを確実にキャッチできます。
対応の遅れを防ぎ、業務の効率の向上も期待できるでしょう！
「メール管理に時間を取られるのはもう終わり！」
OutlookとSlackを連携し、最適なメール処理フローを作る方法を詳しくご紹介します。
OutlookとSlackを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
このテンプレートは、Outlookでメールを受信すると、AIが自動で重要度を判別し、Slackに通知する仕組みです。
例えば、営業チームが顧客からの問い合わせメールを受信すると、AIが内容を分析し、重要な案件はSlackの「営業チーム」チャンネルに投稿されます。
これにより、チームメンバーは優先度の高いメールを素早く把握できるようになるでしょう。
また、自動通知によって対応の遅れがなくなり、業務の効率化や顧客満足度の向上が期待できます。
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
事前準備
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。これをマイアプリ連携といいます。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
Outlookを選択したら、使用するアカウントでログインしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
まずは、1つ目のOutlookの登録が完了しました。
次に、Slackを登録します。
Slackを選択すると以下の画面に移行するので、投稿先を選択して「許可する」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
1)最初に下記バナーの「試してみる」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしましょう。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー 特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてみましょう！
1) 連携するアカウント情報が入力されていることを確認してください。確認後、[次へ]をクリックします。
2) 次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
起動間隔とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するか、というものです。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
3)「メールフォルダID」は、入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。「キーワード」は今回【問い合わせ】と設定します。
4)設定後、フローボットのトリガーとなるアクション（今回は指定キーワードを含むメールの受信）を行い、[テスト]をクリックします。テストのため、このようなメールを送信してみました。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
メールの内容を取得できているようです！
5)テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
取得した値（アウトプット）は後続アクションで変数として利用できます。
つまり、この後の判定アクションやSlackの通知設定アクションで判定対象にしたり、メールの本文を通知メッセージ内に引用したりすることが可能となります。
1) フローに戻り、「テキストを生成する」のアイコンをクリックします。
2) アクションはメールの文章量に応じて選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。以下の画像のように、プロンプトは取得した値を活用して入力可能です。
プロンプトはすでに入力されていますが、運用状況に合わせて適宜調整してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。テスト成功後、「保存する」をクリックしましょう。
1) フローに戻り、「切り替え 重要度の判定結果」のアイコンをクリックします。
■注意ポイント
・「進行先を切り替える」機能（オペレーション）は、ミニプラン以上の有料プランでのみ利用できます。もしフリープランでこの機能を使おうとするとエラーになってしまうので、ご注意ください！
・ミニプランをはじめとした有料プランは、2週間の無料トライアルができます。無料トライアル期間中は、普段は制限があるアプリや機能（オペレーション）もしっかり試せるので、ぜひ活用してみてくださいね。
2) 切り替え条件を指定します。
オペレーションは「テキストを生成する」、アウトプットは「生成結果」として、切り替え条件を「重要度：高、中、小」と３つ指定し、「保存する」を押します。
「進行先を切り替える」の設定方法については、こちらのページも確認しておきましょう。
1) フローに戻り、今回は判定された「重要度：中」の「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックし、設定します。
2) 連携するアカウント情報を確認し、［次へ］をクリックします。
3) 必須項目を入力します。「投稿先のチャンネルID」は、入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいたチャンネルが『候補』に表示されます。
なお、Slackで任意のチャンネルにメッセージを送信する場合、該当のチャンネルにYoomアプリを事前にインストールしておく必要があります。
詳細はこちらのページをご確認ください。
「メッセージ」は、前ステップから取得した値を活用して入力できます。
Slackでメンション付きのメッセージを送る手順は、こちらのページを確認してください。
情報を入力した後、［テスト］をクリックします。ここで、実際にSlackに通知が届くかを確認してください。
結果に問題がなければ『保存する』をクリックしましょう。
4) フローに戻り、同様に「重要度：高」と「重要度：小」の「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」のアイコンを順にクリックし、設定します。設定後、『保存する』を押してください。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
これで【Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてSlackに通知する】というフローが完成です。
他にもOutlookやSlackを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
受信したメールの情報を別ツールにそのまま反映することで、誤転記などのヒューマンエラーが低減するかもしれません。
他にも、AI機能によってその都度メールを整理・要約するため、作業効率の向上も見込めます。
問い合わせの回答文をAI生成ツールが自動作成し、その結果を素早く通知することで、対応速度の向上が期待できるでしょう。
さらに、会議終了後、議事録とともにその旨を関係者に共有することで、情報共有プロセスの効率化が図れます。
受信したメールの内容を記録し、素早く共有することは、チームの生産性向上に不可欠です。
でも、重要情報の要約や抽出は時間がかかるし、情報の抜け漏れも心配…。
そんな悩みを解決するのが、今回ご紹介したOutlookで受信したメールの自動判別とSlackへの自動通知を行う自動化フローボットです。
AIによる判断結果をチームメンバーと素早く共有できるため、情報伝達のスピードアップが期待できます。
手間を減らしつつ、確実に情報を処理できるこの方法を取り入れて、スマートに業務を進めましょう！
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