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「このメール、急ぎで対応すべき？」
毎日大量のメールが届く中で、どれが本当に重要なのかを一つひとつ確認するのは手間がかかりますよね。
見逃してはいけないメールほど、埋もれてしまいがち…。
そんな悩みを解決するのが、OutlookとAIを活用した自動振り分けフローです。
受信したメールの内容をAIが瞬時に分析し、重要度を判定し、優先度の高いものだけをSlackに通知することで、大事なメールを確実にキャッチできます。
対応の遅れを防ぎ、業務の効率の向上も期待できます！
「メール管理に時間を取られるのはもう終わり！」
OutlookとSlackを連携し、最適なメール処理フローを作る方法を詳しくご紹介します。
それではここからノーコードツールYoomを使って「Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてSlackに通知する」方法をご説明します。
このテンプレートは、Outlookでメールを受信すると、AIが自動で重要度を判別し、Slackに通知する仕組みです。
例えば、営業チームが顧客からの問い合わせメールを受信すると、AIが内容を分析し、重要な案件はSlackの「営業チーム」チャンネルに投稿されます。
これにより、チームメンバーは優先度の高いメールを素早く把握し、迅速な対応が見込めます。
また、自動通知により、対応の遅れを防ぎ、業務の効率化や顧客満足度の向上が期待できます。
[Yoomとは]
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
事前準備
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
Outlookを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
Slackを選択できたら、投稿先を選択して、「許可する」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー 特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてみましょう！
1) アクションは「特定の件名のメールを受信したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「テキストを生成する」のアイコンをクリックします。
2) アクションはメールの文章量に応じてを選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
プロンプトはアウトプット情報を活用して入力できます。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「切り替え 重要度の判定結果」のアイコンをクリックします。
2) 切り替え条件を指定します。
オペレーションは「テキストを生成する」アウトレットは「生成結果」として、切り替え条件を「重要度：高、中、小」と３つ指定し、「保存」します。
1) フローに戻り、まずは「重要度：高」の「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックし、設定します。
2) アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
メッセージにはアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
4) フローに戻り、同様に「重要度：中」と「重要度：小」の「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」のアイコンを順にクリックし、設定します。
これで【Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてSlackに通知する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
このテンプレートは、Outlookでメールを受信すると、AIが自動で重要度を判別し、Microsoft Teamsに通知する仕組みです。
例えば、カスタマーサポートチームが問い合わせメールを受信すると、AIが内容を分析し、「高」「中」「低」の重要度を設定し、重要なメールのみをMicrosoft Teamsの「サポート対応」チャンネルに投稿します。
これにより、チームメンバーは優先度の高い案件を素早く把握し、迅速な対応が見込めます。
また、自動分類と通知により、対応の遅れを防ぎ、業務の効率化や顧客満足度の向上が期待できます。
最後に通知する先の設定だけ説明します！
まずは「重要度：高」の「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックし、設定します。
2) アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
メッセージにはアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
4) フローに戻り、同様に「重要度：中」と「重要度：小」の「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」のアイコンを順にクリックし、設定します。
これで【Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてMicrosoft Teamsに通知する】というフローが完成です。
もう一つフローをご紹介します。
このテンプレートは、Outlookでメールを受信すると、AIが自動で重要度を判別し、Microsoft Excelに追加する仕組みです。
例えば、総務部が問い合わせメールを受信すると、AIが内容を分析し、「高」「中」「低」の重要度を割り振り、Microsoft Excelの管理シートに自動入力します。
これにより、優先度の高いメールを素早く確認でき、対応漏れを防ぐことが見込めます。
また、自動分類と記録により、業務の効率化や対応スピードの向上が期待できます。
事前準備
このフローは、文字起こしした議事録を基にMicrosoft Excelに自動追加するため、事前に追加するMicrosoft Excelのデータベースを準備する必要があります。
なお、今回は以下のように準備しました。
最後にデータベースを操作する設定だけ説明します！
1)まずは「重要度：高」の「アプリと連携する レコードを追加する」のアイコンをクリックし、設定します。
2) アクションは「レコードを追加する」を選択して、必要事項を入力し、「次へ」をクリックします。
3) 追加するレコードの値を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
4) フローに戻り、同様に「重要度：中」と「重要度：小」の「アプリと連携する レコードを追加する」のアイコンを順にクリックし、設定します。
これで【Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてMicrosoft Excelに追加する】というフローが完成です。
他にもOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Outlookの受信内容をChatGPTで解析し、Microsoft Teamsにアラートを通知する
このテンプレートは、Outlookで受信したメールの内容をChatGPTで解析し、Microsoft Teamsにアラートを通知する仕組みです。
例えば、情報システム部がセキュリティ関連の警告メールを受信すると、ChatGPTが内容を分析し、緊急度に応じたアラートをMicrosoft Teamsの「セキュリティ対策」チャンネルに投稿します。
これにより、チームは重要な通知を素早く把握し、迅速な対応が可能になります。
AIによる解析と自動通知により、リスク管理の強化や対応スピードの向上が期待できます。「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックし、テンプレートのコピーをしてください。
2.Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
このテンプレートは、Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新してMicrosoft SharePointに格納する仕組みです。
例えば、経理部が請求書をメールで受信すると、OCRが会社名や請求日を抽出し、ファイル名を「〇〇株式会社_202402.xlsx」のように自動変更でき、手作業でのリネームや保存ミスを防止が見込まれます。
また、SharePointの指定フォルダーに保存されることで、素早いアクセスが見込め、業務効率の向上が期待できます。
3.Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
このテンプレートは、Outlookで受信した添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointにアップロードする仕組みです。
例えば、総務部が毎月受け取る経費精算書のExcelファイルを、手作業なしでSharePointの「経費管理」フォルダーに保存できます。
これにより、手動でのダウンロード・アップロード作業が不要になり、ファイル管理の効率化や共有の迅速化が期待できます。
会議の内容を記録し、素早く共有することは、チームの生産性向上に不可欠です。
でも、手作業での議事録作成は時間がかかるし、情報の抜け漏れも心配…。
そんな悩みを解決するのが、今回ご紹介したGoogle Meetでの会議終了後に自動で文字起こしを行い、Microsoft Teamsに通知する仕組みです。
AIによる文字起こしで正確な議事録が作成され、チームメンバーと素早く共有できるため、情報伝達のスピードアップが期待できます。
手間を減らしつつ、確実に情報を残せるこの方法を取り入れて、スマートに業務を進めましょう！
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