【ノーコードで実現】Outlookでのメールチェック依頼と送信を自動化する方法

「お客様からの問い合わせフォームの内容を確認して、担当者にOutlookでメールを送る作業、毎回地味に時間がかかる…」
「Slackで依頼された内容、確認してOutlookでメールしなきゃいけないけど、他のタスクに埋もれて忘れそう…」

このように、メールチェックとその後の対応依頼、さらにはメール送信といった一連の作業に手間を感じたり、対応漏れのリスクを感じたりしていませんか？

もし、フォームの回答やチャットツールの投稿、データベースの更新などをきっかけに、担当者へのメールチェック依頼と、その後のOutlookからのメール送信までを自動化できる仕組みがあれば、これらの定型的な作業から解放され、より生産的な業務に集中するための貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、日々の業務負担を軽減できるので、ぜひこの機会に自動化を導入して、メール関連業務をもっと効率化しましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはOutlookでのメールチェック依頼と送信プロセスを自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する

試してみる

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■概要
「Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、フォーム回答後の対応がスムーズに進みます。
担当者への依頼やメール送信を自動化することで、誤送信などを防げます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してアンケートや申請の受付をしている方
・Googleフォームの回答をもとに担当者によるメールチェックが必要な業務を行っている方
・メール送信業務をOutlookで完結させたいが、手動でメール作成・送信を行うのに手間を感じている方
・複数人でメール対応を分担しており、対応抜けや見落としを防ぎたい方
・Googleフォームの回答受付から担当者への依頼メール送信までをスピーディに処理したい方
・日々の業務効率化や業務フローの自動化を積極的に進めたい方

■注意事項
・GoogleフォームとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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Outlookのメールチェック依頼・送信を自動化する連携パターン

普段お使いの様々なツールを起点として、Outlookでのメールチェック依頼やその後のメール送信を自動化する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。
これらの自動化により、確認漏れや送信ミスを防ぎ、コミュニケーションを迅速かつ正確に行えるようになるため、業務全体の効率が向上します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

フォームの回答をトリガーにメールチェック依頼・送信

Googleフォームなどで受け付けた回答内容に基づき、担当者へのメールチェック依頼とOutlookからのメール送信を自動化できるので、問い合わせ対応や申請処理などのプロセスを効率化し、迅速な対応を実現しましょう！

Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する

試してみる

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■概要
「Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、フォーム回答後の対応がスムーズに進みます。
担当者への依頼やメール送信を自動化することで、誤送信などを防げます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してアンケートや申請の受付をしている方
・Googleフォームの回答をもとに担当者によるメールチェックが必要な業務を行っている方
・メール送信業務をOutlookで完結させたいが、手動でメール作成・送信を行うのに手間を感じている方
・複数人でメール対応を分担しており、対応抜けや見落としを防ぎたい方
・Googleフォームの回答受付から担当者への依頼メール送信までをスピーディに処理したい方
・日々の業務効率化や業務フローの自動化を積極的に進めたい方

■注意事項
・GoogleフォームとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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データベース/CRMサービスの更新をトリガーにメールチェック依頼・送信

NotionなどのデータベースやCRMサービスでのデータ更新（例：ページ作成）をトリガーとして、担当者へのメールチェック依頼とOutlookからのメール送信を自動化できるので、顧客情報やプロジェクトの更新に応じたメール連絡を確実に実行し、情報連携の遅延を防ぎましょう！

Notionにページが作成されたら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する

試してみる

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■概要
「Notionにページが作成されたら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する」ワークフローは、担当者へのメール確認依頼を自動化します。
メールの内容をチェックした上で送信できるため、人的エラーを防げます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを利用して情報共有やタスク管理を行っている方
・メール業務を効率化し、担当者がスピーディに対応できる環境を構築したい方
・Outlookでのメール送信業務が頻繁に発生し、自動化による負担軽減を目指している方
・情報伝達や作業依頼を漏れなく行うための仕組みづくりに課題を感じている方
・部門やチームでタスク進行状況を迅速に共有し、対応スピードを高めたいと考えている方
・メール連携を活用し、確実な業務依頼やレスポンスの改善を目指したい方

■注意事項
・NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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チャットツールの投稿をトリガーにメールチェック依頼・送信

Slackなどのチャットツールでの特定の投稿をきっかけに、担当者へのメールチェック依頼とOutlookからのメール送信を自動化できるので、チャットでの指示からメール対応までの流れをスムーズにし、対応漏れを防ぎましょう！

Slackの投稿内容をもとに担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する

試してみる

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■概要
「Slackの投稿内容をもとに担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、チャットから担当者へのメールチェック依頼を自動化できます。
Outlookによるメール送信作業の手間を削減し、確認作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを活用して社内コミュニケーションを行っている方
・メールでの連絡事項を、担当者へスピーディに伝える必要のある方
・メールチェックの依頼が業務フロー内で頻繁に発生し、運用効率を高めたいと考えている方
・Outlookを日常的なメール送信・管理ツールとして利用している方
・担当者への連絡や確認依頼を迅速に行い、対応漏れを防止したい方
・複数のツール（SlackとOutlook）を連携させ、業務の自動化や効率化に関心のある方

■注意事項
・SlackとOutlookのYoomのそれぞれと連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Googleフォーム起点でOutlookのメールチェック依頼・送信フローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答があった際に、担当者にメールチェックを依頼し、確認後にOutlookからメールを自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GoogleフォームとOutlookのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Googleフォームのトリガー設定
• 担当者へのメールチェック依頼アクションの設定
• Outlookのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する

試してみる

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■概要
「Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、フォーム回答後の対応がスムーズに進みます。
担当者への依頼やメール送信を自動化することで、誤送信などを防げます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してアンケートや申請の受付をしている方
・Googleフォームの回答をもとに担当者によるメールチェックが必要な業務を行っている方
・メール送信業務をOutlookで完結させたいが、手動でメール作成・送信を行うのに手間を感じている方
・複数人でメール対応を分担しており、対応抜けや見落としを防ぎたい方
・Googleフォームの回答受付から担当者への依頼メール送信までをスピーディに処理したい方
・日々の業務効率化や業務フローの自動化を積極的に進めたい方

■注意事項
・GoogleフォームとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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ステップ1：Googleフォーム、Outlookのマイアプリ連携

Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。

右上の検索窓からGoogleフォームを検索してください。

この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。

メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。

パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。

「続行」をクリックするとGoogleフォームのマイアプリ連携が完了します。

同様にOutlookを検索し、ログインしてください。これだけで連携完了です。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する

試してみる

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■概要
「Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、フォーム回答後の対応がスムーズに進みます。
担当者への依頼やメール送信を自動化することで、誤送信などを防げます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してアンケートや申請の受付をしている方
・Googleフォームの回答をもとに担当者によるメールチェックが必要な業務を行っている方
・メール送信業務をOutlookで完結させたいが、手動でメール作成・送信を行うのに手間を感じている方
・複数人でメール対応を分担しており、対応抜けや見落としを防ぎたい方
・Googleフォームの回答受付から担当者への依頼メール送信までをスピーディに処理したい方
・日々の業務効率化や業務フローの自動化を積極的に進めたい方

■注意事項
・GoogleフォームとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ3：Googleフォームのトリガー設定

「フォームに回答が送信されたら」をクリック。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法についてはこちらを参考にしてみてくださいね！

まずテストする準備として、フォームを作成して回答したものをご用意ください。
今回は以下のような添付ファイル付きのフォームを作り、自分で回答してみました。

Googleフォームの用意ができたらYoomの設定画面に戻り、トリガーの起動間隔とフォームIDを入力してテストしましょう。

※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

※「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDです。

成功したら保存してください。Googleフォームの内容が反映されていますね！

ステップ4：対応依頼の設定

「担当者へ対応を依頼する」をクリックしてください。

対応の詳細を設定していきます。まず対応を依頼する担当者をプルダウンから選択してください。

次に、対応を依頼する内容の詳細を設定しましょう。今回はテンプレートを使っているので予め入力されていますが、文面や項目を任意で編集・追加することも可能です。
項目を追加する際は、テキストボックスをクリックすると出てくるプルダウンからアウトプットを選択すると簡単に設定できます。

さらに「+ フォームを追加」から入力フォームを追加することもできます。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。

ステップ5：Outlookのアクション設定

設定はこれで最後です！「メールを送る」をクリック。

メールの詳細設定をしていきます。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。

次にメール内容を設定していきます。
宛先、件名、本文を入力してください。アウトプットを利用して入力することもできます。

「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面になります。
内容に誤りがないか確認してテストしてください。

成功したら保存してください。メールが届きました！

ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

以上が、Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する方法でした！

Outlookに関するその他の自動化例

Yoomには、今回ご紹介したもの以外にも、Outlookのメールを起点にメッセージツールへの通知やデータベースへのアップロードなど、外部ツールとのデータ連携を自動化できるテンプレートが豊富にそろっています！
以下を参考に、「これも使ってみたい」と思ったらバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。

Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する

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■概要
「Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する」ワークフローは、顧客のフォローアップを迅速化します。
顧客情報が登録されたと同時に自動でメールが送信されるので、作業効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを利用して営業活動を行っている方
・Salesforceに登録されたリード情報を迅速に確認し、迅速に行動に移したいと考えている方
・メールクライアントとしてOutlookを活用している企業
・リード情報が登録された際に、手動でメールを送信する手間を省きたい方
・営業チーム全体でリード情報を効率的に共有し、スピーディに対応したい方
・新しい営業リードを逃さず、営業機会を最大化したいと考える方

■注意事項
・SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信

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Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信するフローです

詳細を見る 試してみる

Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする

試してみる

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■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。
この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
・チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
・請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方

■注意事項
・OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする

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Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。

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毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する

試してみる

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毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。

詳細を見る 試してみる

まとめ

Outlookでのメールチェック依頼やその後の送信作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた確認依頼の手間や、メール作成・送信にかかる時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる対応漏れや遅延を防ぐことができます。
これにより、担当者は確認依頼をスムーズに受け取り、承認や指示に基づいた正確なメールを迅速に送信できるため、コミュニケーションの質とスピードが向上し、より重要な業務にリソースを集中させることが可能になります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしOutlook関連業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！