データベース/CRMサービスの更新をトリガーにメールチェック依頼・送信
<span class="mark-yellow">NotionなどのデータベースやCRMサービスでのデータ更新（例：ページ作成）をトリガーとして、担当者へのメールチェック依頼とOutlookからのメール送信を自動化できる</span>ので、顧客情報やプロジェクトの更新に応じたメール連絡を確実に実行し、情報連携の遅延を防ぎましょう！
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「お客様からの問い合わせフォームの内容を確認して、担当者にOutlookでメールを送る作業、毎回地味に時間がかかる…」
「Slackで依頼された内容、確認してOutlookでメールしなきゃいけないけど、他のタスクに埋もれて忘れそう…」
このように、メールチェックとその後の対応依頼、さらにはメール送信といった一連の作業に手間を感じたり、対応漏れのリスクを感じたりしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">フォームの回答やチャットツールの投稿、データベースの更新などをきっかけに、担当者へのメールチェック依頼と、その後のOutlookからのメール送信までを自動化できる仕組み</span>があれば、これらの定型的な作業から解放され、より生産的な業務に集中するための貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、日々の業務負担を軽減できるので、ぜひこの機会に自動化を導入して、メール関連業務をもっと効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Outlookでのメールチェック依頼と送信プロセスを自動化するテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点として、Outlookでのメールチェック依頼やその後のメール送信を自動化する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。
これらの自動化により、確認漏れや送信ミスを防ぎ、コミュニケーションを迅速かつ正確に行えるようになるため、業務全体の効率が向上します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで受け付けた回答内容に基づき、担当者へのメールチェック依頼とOutlookからのメール送信を自動化できる</span>ので、問い合わせ対応や申請処理などのプロセスを効率化し、迅速な対応を実現しましょう！
<span class="mark-yellow">NotionなどのデータベースやCRMサービスでのデータ更新（例：ページ作成）をトリガーとして、担当者へのメールチェック依頼とOutlookからのメール送信を自動化できる</span>ので、顧客情報やプロジェクトの更新に応じたメール連絡を確実に実行し、情報連携の遅延を防ぎましょう！
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールでの特定の投稿をきっかけに、担当者へのメールチェック依頼とOutlookからのメール送信を自動化できる</span>ので、チャットでの指示からメール対応までの流れをスムーズにし、対応漏れを防ぎましょう！
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答があった際に、担当者にメールチェックを依頼し、確認後にOutlookからメールを自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGoogleフォームを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleフォームのマイアプリ連携が完了します。
同様にOutlookを検索し、ログインしてください。これだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「フォームに回答が送信されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法についてはこちらを参考にしてみてくださいね！
まずテストする準備として、フォームを作成して回答したものをご用意ください。
今回は以下のような添付ファイル付きのフォームを作り、自分で回答してみました。
Googleフォームの用意ができたらYoomの設定画面に戻り、トリガーの起動間隔とフォームIDを入力してテストしましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDです。
成功したら保存してください。Googleフォームの内容が反映されていますね！
「担当者へ対応を依頼する」をクリックしてください。
対応の詳細を設定していきます。まず対応を依頼する担当者をプルダウンから選択してください。
次に、対応を依頼する内容の詳細を設定しましょう。今回はテンプレートを使っているので予め入力されていますが、文面や項目を任意で編集・追加することも可能です。
項目を追加する際は、テキストボックスをクリックすると出てくるプルダウンからアウトプットを選択すると簡単に設定できます。
さらに「+ フォームを追加」から入力フォームを追加することもできます。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
設定はこれで最後です！「メールを送る」をクリック。
メールの詳細設定をしていきます。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次にメール内容を設定していきます。
宛先、件名、本文を入力してください。アウトプットを利用して入力することもできます。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面になります。
内容に誤りがないか確認してテストしてください。
成功したら保存してください。メールが届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する方法でした！
Yoomには、今回ご紹介したもの以外にも、Outlookのメールを起点にメッセージツールへの通知やデータベースへのアップロードなど、外部ツールとのデータ連携を自動化できるテンプレートが豊富にそろっています！
以下を参考に、「これも使ってみたい」と思ったらバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
Outlookでのメールチェック依頼やその後の送信作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた確認依頼の手間や、メール作成・送信にかかる時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる対応漏れや遅延を防ぐことができます。
</span>これにより、担当者は確認依頼をスムーズに受け取り、承認や指示に基づいた正確なメールを迅速に送信できるため、コミュニケーションの質とスピードが向上し、より重要な業務にリソースを集中させることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしOutlook関連業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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