【ノーコードで実現】Outlookでのメールチェック依頼と送信を自動化する方法

データベース/CRMサービスの更新をトリガーにメールチェック依頼・送信

<span class="mark-yellow">NotionなどのデータベースやCRMサービスでのデータ更新（例：ページ作成）をトリガーとして、担当者へのメールチェック依頼とOutlookからのメール送信を自動化できる</span>ので、顧客情報やプロジェクトの更新に応じたメール連絡を確実に実行し、情報連携の遅延を防ぎましょう！

チャットツールの投稿をトリガーにメールチェック依頼・送信

<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールでの特定の投稿をきっかけに、担当者へのメールチェック依頼とOutlookからのメール送信を自動化できる</span>ので、チャットでの指示からメール対応までの流れをスムーズにし、対応漏れを防ぎましょう！

Googleフォーム起点でOutlookのメールチェック依頼・送信フローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答があった際に、担当者にメールチェックを依頼し、確認後にOutlookからメールを自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GoogleフォームとOutlookのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Googleフォームのトリガー設定
• 担当者へのメールチェック依頼アクションの設定
• Outlookのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Googleフォーム、Outlookのマイアプリ連携

Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。

右上の検索窓からGoogleフォームを検索してください。

この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。

メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。

パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。

「続行」をクリックするとGoogleフォームのマイアプリ連携が完了します。

同様にOutlookを検索し、ログインしてください。これだけで連携完了です。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

‍ステップ3：Googleフォームのトリガー設定

「フォームに回答が送信されたら」をクリック。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法についてはこちらを参考にしてみてくださいね！

まずテストする準備として、フォームを作成して回答したものをご用意ください。
今回は以下のような添付ファイル付きのフォームを作り、自分で回答してみました。

Googleフォームの用意ができたらYoomの設定画面に戻り、トリガーの起動間隔とフォームIDを入力してテストしましょう。

※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
‍ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

※「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDです。

成功したら保存してください。Googleフォームの内容が反映されていますね！

ステップ4：対応依頼の設定

「担当者へ対応を依頼する」をクリックしてください。

対応の詳細を設定していきます。まず対応を依頼する担当者をプルダウンから選択してください。

次に、対応を依頼する内容の詳細を設定しましょう。今回はテンプレートを使っているので予め入力されていますが、文面や項目を任意で編集・追加することも可能です。
項目を追加する際は、テキストボックスをクリックすると出てくるプルダウンからアウトプットを選択すると簡単に設定できます。

さらに「+ フォームを追加」から入力フォームを追加することもできます。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。

‍ステップ5：Outlookのアクション設定

設定はこれで最後です！「メールを送る」をクリック。

メールの詳細設定をしていきます。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。

次にメール内容を設定していきます。
宛先、件名、本文を入力してください。アウトプットを利用して入力することもできます。

「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面になります。
内容に誤りがないか確認してテストしてください。

成功したら保存してください。メールが届きました！

ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

以上が、Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する方法でした！

Outlookに関するその他の自動化例

Yoomには、今回ご紹介したもの以外にも、Outlookのメールを起点にメッセージツールへの通知やデータベースへのアップロードなど、外部ツールとのデータ連携を自動化できるテンプレートが豊富にそろっています！
以下を参考に、「これも使ってみたい」と思ったらバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。

まとめ

Outlookでのメールチェック依頼やその後の送信作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた確認依頼の手間や、メール作成・送信にかかる時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる対応漏れや遅延を防ぐことができます。
</span>これにより、担当者は確認依頼をスムーズに受け取り、承認や指示に基づいた正確なメールを迅速に送信できるため、コミュニケーションの質とスピードが向上し、より重要な業務にリソースを集中させることが可能になります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしOutlook関連業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！