「お客様からの問い合わせフォームの内容を確認して、担当者にOutlookでメールを送る作業、毎回地味に時間がかかる…」
「Slackで依頼された内容、確認してOutlookでメールしなきゃいけないけど、他のタスクに埋もれて忘れそう…」
このように、メールチェックとその後の対応依頼、さらにはメール送信といった一連の作業に手間を感じたり、対応漏れのリスクを感じたりしていませんか？
もし、フォームの回答やチャットツールの投稿、データベースの更新などをきっかけに、担当者へのメールチェック依頼と、その後のOutlookからのメール送信までを自動化できる仕組みがあれば、これらの定型的な作業から解放され、より生産的な業務に集中するための貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、日々の業務負担を軽減できるので、ぜひこの機会に自動化を導入して、メール関連業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookでのメールチェック依頼と送信プロセスを自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Googleフォームでアンケートや問い合わせを受け付けた後、担当者への確認依頼や回答者へのフォローアップメールを手作業で行っていませんか？これらの作業は時間がかかる上に、対応漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーに、担当者へのメールチェック依頼とOutlookからのメール送信までを自動化し、こうした課題の解決に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとOutlookを利用し、手作業での連絡に手間を感じている担当者の方
- フォーム回答後のフォローアップを迅速かつ確実に行いたいと考えているチームリーダーの方
- 定型的なメール連絡業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答があると、担当者への確認依頼とOutlookからのメール送信が自動で行われるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による確認漏れやメールの宛先間違い、送信忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで「担当者へ対応を依頼機能」を選択し、「担当者へ対応を依頼」アクションを設定します。ここで、フォームの回答内容などを踏まえて、担当者に確認してほしい内容を依頼メッセージとして設定できます。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。フォームの回答内容や担当者への依頼結果などを活用して、適切な宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- 「担当者へ対応を依頼機能」のオペレーションでは、依頼するメッセージ内容を自由にカスタマイズでき、Googleフォームで受け付けた回答情報を変数としてメッセージ内に含めることも可能です。
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス（To, CC, BCC）、件名、本文を任意に設定できます。本文には、Googleフォームの回答内容や固定の文章を変数として組み込むことができます。
■注意事項
- GoogleフォームとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Outlookのメールチェック依頼・送信を自動化する連携パターン
普段お使いの様々なツールを起点として、Outlookでのメールチェック依頼やその後のメール送信を自動化する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します。
これらの自動化により、確認漏れや送信ミスを防ぎ、コミュニケーションを迅速かつ正確に行えるようになるため、業務全体の効率が向上します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームの回答をトリガーにメールチェック依頼・送信
Googleフォームなどで受け付けた回答内容に基づき、担当者へのメールチェック依頼とOutlookからのメール送信を自動化できるので、問い合わせ対応や申請処理などのプロセスを効率化し、迅速な対応を実現しましょう！
Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Googleフォームでアンケートや問い合わせを受け付けた後、担当者への確認依頼や回答者へのフォローアップメールを手作業で行っていませんか？これらの作業は時間がかかる上に、対応漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーに、担当者へのメールチェック依頼とOutlookからのメール送信までを自動化し、こうした課題の解決に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとOutlookを利用し、手作業での連絡に手間を感じている担当者の方
- フォーム回答後のフォローアップを迅速かつ確実に行いたいと考えているチームリーダーの方
- 定型的なメール連絡業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答があると、担当者への確認依頼とOutlookからのメール送信が自動で行われるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による確認漏れやメールの宛先間違い、送信忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで「担当者へ対応を依頼機能」を選択し、「担当者へ対応を依頼」アクションを設定します。ここで、フォームの回答内容などを踏まえて、担当者に確認してほしい内容を依頼メッセージとして設定できます。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。フォームの回答内容や担当者への依頼結果などを活用して、適切な宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- 「担当者へ対応を依頼機能」のオペレーションでは、依頼するメッセージ内容を自由にカスタマイズでき、Googleフォームで受け付けた回答情報を変数としてメッセージ内に含めることも可能です。
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス（To, CC, BCC）、件名、本文を任意に設定できます。本文には、Googleフォームの回答内容や固定の文章を変数として組み込むことができます。
■注意事項
- GoogleフォームとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
データベース/CRMサービスの更新をトリガーにメールチェック依頼・送信
NotionなどのデータベースやCRMサービスでのデータ更新（例：ページ作成）をトリガーとして、担当者へのメールチェック依頼とOutlookからのメール送信を自動化できるので、顧客情報やプロジェクトの更新に応じたメール連絡を確実に実行し、情報連携の遅延を防ぎましょう！
Notionにページが作成されたら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionに新しいページが作成されるたびに、担当者への連絡やOutlookでのメール作成・送信を手作業で行っていませんか？
これらの定型業務は時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Notionのページ作成をトリガーに、担当者への確認依頼とOutlookからのメール送信までを自動化でき、業務の効率化と連絡漏れの防止に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとOutlookを連携させ、情報共有の効率を上げたいと考えている方
- 手作業によるメール作成や担当者への連絡業務に手間を感じている方
- 定型的な通知業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionでのページ作成を起点に、担当者への確認依頼とOutlookでのメール送信が自動化されるため、手作業で行っていた時間を削減できます。
- 手動による情報伝達やメール作成時の宛先間違い、送信漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、確実な情報共有を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、作成されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで対応依頼機能の「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、メール送信前の確認を依頼します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、確認済みの内容でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionの「レコードを取得する」アクションでは、フローボットで利用したいページ情報に応じて、取得するレコードの条件を任意で設定してください。
- 対応依頼機能の「担当者へ対応を依頼する」アクションでは、メール内容の確認を依頼する担当者や、依頼メッセージの内容などを任意で設定してください。
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、メールの宛先（To, CC, BCC）、件名、本文の内容などを、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
チャットツールの投稿をトリガーにメールチェック依頼・送信
Slackなどのチャットツールでの特定の投稿をきっかけに、担当者へのメールチェック依頼とOutlookからのメール送信を自動化できるので、チャットでの指示からメール対応までの流れをスムーズにし、対応漏れを防ぎましょう！
Slackの投稿内容をもとに担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Slackでの連絡事項を担当者が見落としてしまったり、その内容をOutlookでメール送信する際に手間取ったりしていませんか？特に複数の情報が飛び交うチャンネルでは、重要な投稿が埋もれてしまいがちであり、手作業でのメール作成は時間もかかるうえにミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Slackの特定の投稿をトリガーに、AIが内容を解析し、担当者へメールチェックを依頼した上でOutlookから自動でメール送信まで行えるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackの投稿内容をもとに、Outlookでメール作成・送信する業務に手間を感じている方
- Slackでの重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な対応を実現したいと考えているチームの方
- 情報伝達の正確性を高め、手作業によるミスを減らしたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿後、メール作成から送信までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 人の手を介さずに処理が進むため、メール作成時の転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、特定のチャンネルを指定します。
- 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Slackの投稿内容からメール作成に必要な情報を抽出します。
- 続けて、オペレーションで、担当者へ対応を依頼機能の「担当者へ対応を依頼」アクションを設定し、Slackや抽出した情報をもとにメール内容の確認を依頼します。
- 最後に、オペレーションで、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、承認された内容でメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、通知を受け取りたいメッセージが投稿されるチャンネルを任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、Slackの投稿から抽出したい項目（例：宛先、件名、本文の要素など）を任意で設定できます。
- 担当者へ対応を依頼機能のオペレーションでは、依頼する際のメッセージ内容を任意で指定でき、前段階でSlackやAI機能から取得した情報を変数として文中に含めることが可能です。
- Outlookのオペレーションでは、メールの件名や本文にSlackの投稿内容やAI機能で抽出した情報を変数として組み込めるほか、固定の挨拶文などを設定することもでき、送信先のメールアドレスも任意で指定可能です。
■注意事項
- SlackとOutlookのYoomのそれぞれと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォーム起点でOutlookのメールチェック依頼・送信フローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答があった際に、担当者にメールチェックを依頼し、確認後にOutlookからメールを自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとOutlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定
- 担当者へのメールチェック依頼アクションの設定
- Outlookのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Googleフォームでアンケートや問い合わせを受け付けた後、担当者への確認依頼や回答者へのフォローアップメールを手作業で行っていませんか？これらの作業は時間がかかる上に、対応漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーに、担当者へのメールチェック依頼とOutlookからのメール送信までを自動化し、こうした課題の解決に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとOutlookを利用し、手作業での連絡に手間を感じている担当者の方
- フォーム回答後のフォローアップを迅速かつ確実に行いたいと考えているチームリーダーの方
- 定型的なメール連絡業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答があると、担当者への確認依頼とOutlookからのメール送信が自動で行われるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による確認漏れやメールの宛先間違い、送信忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで「担当者へ対応を依頼機能」を選択し、「担当者へ対応を依頼」アクションを設定します。ここで、フォームの回答内容などを踏まえて、担当者に確認してほしい内容を依頼メッセージとして設定できます。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。フォームの回答内容や担当者への依頼結果などを活用して、適切な宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- 「担当者へ対応を依頼機能」のオペレーションでは、依頼するメッセージ内容を自由にカスタマイズでき、Googleフォームで受け付けた回答情報を変数としてメッセージ内に含めることも可能です。
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス（To, CC, BCC）、件名、本文を任意に設定できます。本文には、Googleフォームの回答内容や固定の文章を変数として組み込むことができます。
■注意事項
- GoogleフォームとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1：Googleフォーム、Outlookのマイアプリ連携
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGoogleフォームを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleフォームのマイアプリ連携が完了します。
同様にOutlookを検索し、ログインしてください。これだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Googleフォームでアンケートや問い合わせを受け付けた後、担当者への確認依頼や回答者へのフォローアップメールを手作業で行っていませんか？これらの作業は時間がかかる上に、対応漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーに、担当者へのメールチェック依頼とOutlookからのメール送信までを自動化し、こうした課題の解決に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとOutlookを利用し、手作業での連絡に手間を感じている担当者の方
- フォーム回答後のフォローアップを迅速かつ確実に行いたいと考えているチームリーダーの方
- 定型的なメール連絡業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答があると、担当者への確認依頼とOutlookからのメール送信が自動で行われるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による確認漏れやメールの宛先間違い、送信忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで「担当者へ対応を依頼機能」を選択し、「担当者へ対応を依頼」アクションを設定します。ここで、フォームの回答内容などを踏まえて、担当者に確認してほしい内容を依頼メッセージとして設定できます。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。フォームの回答内容や担当者への依頼結果などを活用して、適切な宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- 「担当者へ対応を依頼機能」のオペレーションでは、依頼するメッセージ内容を自由にカスタマイズでき、Googleフォームで受け付けた回答情報を変数としてメッセージ内に含めることも可能です。
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス（To, CC, BCC）、件名、本文を任意に設定できます。本文には、Googleフォームの回答内容や固定の文章を変数として組み込むことができます。
■注意事項
- GoogleフォームとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
「フォームに回答が送信されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法についてはこちらを参考にしてみてくださいね！
まずテストする準備として、フォームを作成して回答したものをご用意ください。
今回は以下のような添付ファイル付きのフォームを作り、自分で回答してみました。
Googleフォームの用意ができたらYoomの設定画面に戻り、トリガーの起動間隔とフォームIDを入力してテストしましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDです。
成功したら保存してください。Googleフォームの内容が反映されていますね！
ステップ4：対応依頼の設定
「担当者へ対応を依頼する」をクリックしてください。
対応の詳細を設定していきます。まず対応を依頼する担当者をプルダウンから選択してください。
次に、対応を依頼する内容の詳細を設定しましょう。今回はテンプレートを使っているので予め入力されていますが、文面や項目を任意で編集・追加することも可能です。
項目を追加する際は、テキストボックスをクリックすると出てくるプルダウンからアウトプットを選択すると簡単に設定できます。
さらに「+ フォームを追加」から入力フォームを追加することもできます。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
ステップ5：Outlookのアクション設定
設定はこれで最後です！「メールを送る」をクリック。
メールの詳細設定をしていきます。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次にメール内容を設定していきます。
宛先、件名、本文を入力してください。アウトプットを利用して入力することもできます。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面になります。
内容に誤りがないか確認してテストしてください。
成功したら保存してください。メールが届きました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する方法でした！
Outlookに関するその他の自動化例
Yoomには、今回ご紹介したもの以外にも、Outlookのメールを起点にメッセージツールへの通知やデータベースへのアップロードなど、外部ツールとのデータ連携を自動化できるテンプレートが豊富にそろっています！
以下を参考に、「これも使ってみたい」と思ったらバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、Outlookを開いて手作業でフォローメールを送るのは手間がかかりませんか。また、対応が遅れたり、宛先を間違えたりといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Outlookから指定した内容のメールを自動で送信でき、リードへの迅速なアプローチが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceのリード情報を基に、Outlookでメールを手動作成・送信している方
- リード獲得後の初回アプローチの速度と正確性を向上させたいと考えている営業担当者の方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのリード登録後、即座にメールが自動送信されるため、対応時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手作業によるメールの作成や送信が不要になるため、宛先間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでSalesforceを選択し、「アプリトリガー」を設定して、リードが新規作成されたことを検知できるようにします。
- 次に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。
- 最後に、Salesforceから取得したリードのメールアドレスや氏名などの情報を活用し、送信するメールの宛先や本文を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLや、対象となるオブジェクトのAPI参照名（例: Lead）を設定してください。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。Salesforceから取得した会社名や担当者名などを本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールを送信できます。
■注意事項
- SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信
試してみる
◼️概要
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信するフローです。
メッセージを自動転送することにより漏れを防ぐことができ、業務効率化を図れます。
◼️注意事項
・ Outlook、SlackそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
- チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
- 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。
■注意事項
- OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか？重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
■注意事項
- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
■概要
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
Microsoft Excelへの集計処理や毎月の請求書発行処理など、様々な用途でご活用ください。
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Outlookでのメールチェック依頼やその後の送信作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた確認依頼の手間や、メール作成・送信にかかる時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる対応漏れや遅延を防ぐことができます。
これにより、担当者は確認依頼をスムーズに受け取り、承認や指示に基づいた正確なメールを迅速に送信できるため、コミュニケーションの質とスピードが向上し、より重要な業務にリソースを集中させることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしOutlook関連業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
