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仕事を効率的に進めていくためにも、タスク管理やスケジュール管理は大切と言えます。特にチームや先方が関わるスケジュールは、第三者に迷惑を掛けないためにもしっかりと管理したいですよね。
そこで今回は、OutlookとGaroonを連携し、スケジュール作成の自動化を紹介します。Outlookで送信されてくるスケジュールの予定を見落とすリスクが軽減されるかもしれません。
また、スケジュール登録にかかっていた作業時間を短縮できる可能性も高まります。
プログラミングの知識がなくても簡単に連携可能なため、安心してお試しいただけます。
今回の連携を行うことで、Outlookで特定の文字列が含まれているメールを受信したら、メールの内容をAIで抽出し、その情報を基にGaroonにスケジュールを自動作成できます。これによりスケジュール作成が簡素化し、作業負担を軽減できるはずです。
例えば、これまではOutlookに送られてきたメールを確認し、その後Garoonへアクセスする必要がありました。さらにOutlookの内容を見ながらスケジュールを作成することとなります。
今回の連携はこれら一連のフローが自動化されるため、スケジュール登録にかかる時間を削減しながら、登録作業を簡素化することが可能となるかもしれません。
Outlookに送られてきた内容を抽出し、そのままGaroonのスケジュールに登録されるため、ヒューマンエラーによる入力ミスなどを回避できる可能性が高まります。
例えば、Outlookに送られてきたメールの内容を間違えて登録してしまった場合、予定の内容や開始時間などに相違が発生し、スケジュール管理が正しく行えない状態になることも考えられます。
しかし、メールの内容を自動でスケジュールに追記可能になるため、ヒューマンエラーによるこれらのようなミスは最小限に抑えられる可能性があるでしょう。
Outlookに送信された内容をGaroonのスケジュールに登録するという一連のフローが自動化されることで、ルーティンワークのプロセスが効率的になることが考えられます。
例えば、Outlookにメールが届いたとしても他の業務を優先しなければならず、スケジュール登録が後回しになっていませんか？また、特定の文字列が含まれたメールのみをGaroonのスケジュールに登録できるため、毎週の定例会議や報告会など定期的に開催されるスケジュールの変更対応などもスマートに完結するでしょう。
スケジュール作成が自動化されれば他の業務に集中しやすい環境を整えることも可能かもしれません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Outlookで届いたメールの内容をもとにGaroonカレンダーに予定追加」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、Outlookにメールが送信されると、指定した文字列が件名に含まれている場合のみOutlookのAPIを利用し、メールのデータを取得します。
そして、GaroonのAPIを用いてメールデータを受け取り、スケジュールを作成することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・OutlookとGaroonをマイアプリ連携
・Outlookを起動する設定
・Garoonのスケジュールに登録する設定
・トリガーボタンをONにして、OutlookとGaroonの連携動作を確認
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.検索する
Outlookのアイコンをクリックします。
3.連携完了
すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
Garoonのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
赤枠の内容の通り、Base64エンコードを用いて必須項目の入力を行います。
詳しくは、Base64エンコードについてをご確認ください。
アカウント名は任意のもので構いません。会社名や担当者名など、わかりやすいものがおすすめです。
3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。
上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Outlookで届いたメールの内容をもとにGaroonカレンダーに予定追加」をクリックします。
3.アプリトリガー
Outlookのアイコンの「特定の件名のメールを受信したら」を選択してください。
次へ進みます。
4.トリガーの指定
トリガーの起動間隔を設定します。
画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.フォルダの指定
フォルダIDを指定します。
ボックスをクリックすることでフォルダが一覧表示されるため、選択して設定しましょう。
6.キーワードの設定
キーワードの設定も行いましょう。
ここで指定したキーワードを判別し、Garoonにスケジュール登録を行います。
7.テストの実行
テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。
なお、事前にテスト用のメールを作成し、Outlookへ送信しておきましょう。
また、Garoonのスケジュールに登録する際、開始日時が必須となります。
画像のような形式でメール本文に挿入しましょう。
続けてテキストからデータを抽出する設定を行います。
1.テキストからデータを抽出する
※「テキストからデータを抽出する」は有料プラン限定のアクションとなります。
※有料プランは2週間限定でお試しいただけます。
「テキストからデータを抽出する」を選択してください。
次へをクリックします。
2.詳細を設定
まずはメールのどのような部分からデータを抽出するか設定します。
「対象のテキスト」のボックス内をクリックしてください。
「特定の件名のメールを受信したら」をクリックします。
「本文」のデータを選択して挿入しましょう。
続けて「抽出したい項目」の設定を行います。
本文からどのような内容を抽出し、Garoonのスケジュールに登録するかという設定になります。
今回は画像のように設定しました。
3.テストの実行
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功したら次の設定に移動します。
1.アプリと連携する
Garoonのアイコンの「【スケジュール】予定を登録」をクリックします。
次へを押してください。
2.サブドメインの入力
ボックス下部の補足を確認し、入力します。
3.予定のタイプの決定
プルダウンより変更可能です。
4.タイトルとメモの設定
タイトルとメモにメールのデータを挿入していきましょう。
ボックスをクリックし、Outlookのアイコンを選択します。
テスト送信したOutlookのメールデータが一覧表示されます。
メモに追加したいデータがある場合は、クリックで挿入しましょう。
今回はメールの本文をすべてそのまま挿入しています。
今回は画像のように設定しました。
件名も同じように設定しましょう。
5.開始日時など
開始日時と終了日時も抽出したデータを挿入しましょう。
これにより、Garoonのカレンダーに自動登録可能です。
6.テストの実行
ここまで設定ができたらテストボタンを押します。
テストが成功したら保存をしましょう。
7.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Outlookで届いたメールの内容をもとにGaroonカレンダーに予定追加
他にも、OutlookとGaroonを使った自動化の例がYoomにはあるので、いくつか紹介します。
1.Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にOutlookでメールを送信する
Garoonのカレンダーに登録された参加者へのメール送信が自動化可能です。今回のテンプレートを併用するものおすすめです。
2.Garoonでワークフローが承認されたらOutlookで通知する
ワークフローが承認されたら通知することもできます。承認を素早く把握できたら、後工程をスムーズに進めやすくなるかもしれません。
3.Garoonに商談予定が登録されたら、Outlookのスケジュールにも登録する
Garoonのカレンダーに登録したスケジュールをOutlookに登録することも可能です。両ツールで確実にスケジュール管理を行いませんか？
今回の連携を導入すれば、今まで手動で行っていたスケジュール登録が自動化されます。中でも、定期開催される会議などOutlookで受け取る予定がある場合は、定型業務が簡略化され作業効率の向上が見込めるでしょう。
また、スケジュール作成の際に転記ミスなどが起こりにくくなり、正しいスケジュール管理が行えるかもしれません。
このような細かい登録作業などを自動化できれば、コア業務に集中しやすくなるのではないでしょうか。
ぜひこの機会にプログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomを活用し、業務の自動化にチャレンジしてみませんか？
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