OutlookとGoogleカレンダーを連携して、Outlookのカレンダーの予定をGoogleカレンダーに連携する方法

ステップ1:OutlookとGoogleカレンダーをマイアプリ連携

まず、OutlookとGoogleカレンダーをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、OutlookとGoogleカレンダーを検索して選択すると、次の画面に進みます。

＜Outlookの場合＞

・アカウントにサインインすると、マイアプリに登録が完了します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

＜Googleカレンダーの場合＞

・ログイン後、続く画面でボックスにチェックを入れ、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.OutlookとGoogleカレンダーを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるOutlookの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではOutlookのカレンダーに予定が登録されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Outlookのカレンダーの予定をGoogleカレンダーに連携する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー カレンダーにイベントが登録されたら」をクリックします。

3.Outlookと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔、ユーザーID、タイムゾーンを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。予定をすぐ反映したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※ユーザーIDは枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。

5.テストが成功すると、アウトプットにOutlookから習得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ3:AIによる日時変換の設定

Outlookから取得した日時を、日付と時間に分ける設定を行います。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

1.「テキストからデータを抽出する データを操作・変換する」をクリックします。

2.タイトルと変換タイプが下記のように設定されていることを確認し、「次へ」をクリックします。

3.対象のテキストと抽出したい項目が下記のように設定されていることを確認し、テストを行います。
※対象テキストの{{開始日時}}と{{終了日時}}は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「カレンダーにイベントが登録されたら」から設定しています。

4.テストが成功し、アウトプットに日付と時間を分けて取得できたら保存します。

ステップ4:Googleカレンダーの設定

最後に、Googleカレンダーに予定を追加する設定を行います。

1.「アプリと連携する 予定を作成」をクリックします。

2.Googleカレンダーと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.カレンダーID、予定のタイトル、予定の日付と時間を設定します。
※カレンダーIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※予定のタイトルにOutlookの情報を反映する場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「カレンダーにイベントが登録されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※予定の日付と時間に関する項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「データを操作・変換する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストを行い成功すると、Googleカレンダーに予定が追加されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Outlookのカレンダーに予定が登録されるたび、Googleカレンダーに自動で追加されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Outlookを使ったその他の自動化例

他にもOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookで自分のカレンダーイベントも更新する

Google スプレッドシートで管理しているスケジュール情報が更新された際に、Outlookの自分のカレンダーイベントを自動更新できます。
この連携により、スケジュール情報の反映漏れを防止ぎ、正確なスケジュール管理ができるでしょう。

2.Kintoneでステータスが更新されたらOutlookカレンダーに予定を登録する

Kintoneのステータスの更新にあわせて、Outlookのカレンダーに予定を自動登録できます。
この連携により、手動によるスケジュール登録が削減し、業務効率の向上が期待できます。

3.Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookで指定ユーザーのカレンダーイベントも更新する

Googleスプレッドシートで管理するスケジュール情報が更新された際に、Outlookの指定ユーザーのカレンダーイベントを自動更新できます。
この連携により、メンバーのスケジュールを手動更新する手間を省け、管理負担が軽減するでしょう。

まとめ

OutlookとGoogleカレンダーで予定を管理する際は、スケジュールの二重確認や転記登録、カレンダーごとに情報の正確性が取れないことが課題になります。
これらの課題は、ツール同士を連携することで、スケジュールの確認作業と転記作業を削減し、転記時の人為的エラーを防止することで解決できるでしょう。
さらに、スケジュールの一元管理が可能になることで、予定管理の精度向上や業務効率化が期待できます。
OutlookとGoogleカレンダーの連携は、Yoomを使うことでノーコードで簡単に実現できます。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できるため、この機会にスケジュール管理に自動化を取り入れてみてください。