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OutlookとGoogleドキュメントを連携して、Outlookで受信したメール内容をGoogleドキュメントに記録する方法
日々増え続けるメールの処理に、頭を悩ませていませんか？特に、Outlookで受信したメール内容を手動で整理する作業は、時間も手間もかかり負担に感じる方も多いでしょう。
そんなお悩みを解決するのが、ノーコードツールのYoomです。Yoomを活用すれば、Outlookで受信した情報をAIで抽出し、必要なデータをGoogleドキュメントに自動で追記するフローを簡単に構築できます。これにより、転記作業の削減や記録ミスの防止が期待でき、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
この記事で、具体的な設定方法やアレンジ方法、メリットをお伝えします。
こんな方におすすめ
- OutlookとGoogleドキュメントをそれぞれ活用している方
- Outlookで受信したメールの内容を手作業でGoogleドキュメントに記録している方
- Outlookのメール情報を効率よくチームで共有したいと考えているプロジェクトリーダーの方
- AIやAPIを活用したツール連携で、業務効率化や自動化を検討している方
- 大量のメール処理に課題を抱え、必要な情報だけを整理・記録する方法を探している方
それではここからノーコードツールYoomを使って「Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Googleドキュメントに追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Outlookのデータ抽出機能を使ってGoogleドキュメントに自動登録する方法
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Googleドキュメントに追加するフローは、OutlookのAPIを利用してメール情報を受け取り、AIを活用して必要な情報を抽出した後、GoogleドキュメントのAPIを用いてデータを自動的に追記することで実現できます。
一般的に、このようなプロセスの実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることで、プログラミング知識がなくても簡単に構築することが可能です。
フロー設定のおおまかな流れは以下の通りです。
- YoomとOutlook、Googleドキュメントをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フローの詳細設定
- トリガーをON
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要Outlookで受信した問い合わせやアンケートの回答などを、一つひとつ確認してGoogleドキュメントに転記する作業に時間を要していませんか。手作業による転記は、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動で必要な情報のみを抽出し、指定のGoogleドキュメントに追記します。定型的なデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受信する問い合わせやアンケート回答の管理に手間を感じている方
- 受信メールの内容を手作業でGoogleドキュメントに転記しており、ミスを減らしたい方
- AIを活用して、メールからの情報抽出とデータ蓄積業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogleドキュメントへの追記までが自動化され、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点となるメールの件名を指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメールの本文からどの情報を抽出対象とするかを任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントにテキストを追加するアクションでは、固定の文言を入れたり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として組み込んだりするなど、出力内容を自由に設定できます。
■注意事項- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Outlookで受信する問い合わせやアンケート回答の管理に手間を感じている方
- 受信メールの内容を手作業でGoogleドキュメントに転記しており、ミスを減らしたい方
- AIを活用して、メールからの情報抽出とデータ蓄積業務を自動化したい方
- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogleドキュメントへの追記までが自動化され、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
- はじめに、OutlookとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点となるメールの件名を指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のドキュメントに追記します。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメールの本文からどの情報を抽出対象とするかを任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントにテキストを追加するアクションでは、固定の文言を入れたり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として組み込んだりするなど、出力内容を自由に設定できます。
- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：OutlookとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。
Outlookのマイアプリ連携
Microsoftのアカウントにログインをしましょう。
連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleドキュメントのマイアプリ連携
Googleのアカウントにログインしたら「Sign in with Google」をクリックしてください。
続いて、Yoomと連携するGoogleアカウントを選択します。
Yoomにログインの画面出たら、アカウント名を確認して次に進み、「アクセスを求めています」の画面に移行したら「続行」をクリックすればアプリ連携完了です。
Yoomのマイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。
これでマイアプリ連携が完了しました。続いてフローの詳細設定に移るので、下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。
■概要Outlookで受信した問い合わせやアンケートの回答などを、一つひとつ確認してGoogleドキュメントに転記する作業に時間を要していませんか。手作業による転記は、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動で必要な情報のみを抽出し、指定のGoogleドキュメントに追記します。定型的なデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受信する問い合わせやアンケート回答の管理に手間を感じている方
- 受信メールの内容を手作業でGoogleドキュメントに転記しており、ミスを減らしたい方
- AIを活用して、メールからの情報抽出とデータ蓄積業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogleドキュメントへの追記までが自動化され、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点となるメールの件名を指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメールの本文からどの情報を抽出対象とするかを任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントにテキストを追加するアクションでは、固定の文言を入れたり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として組み込んだりするなど、出力内容を自由に設定できます。
■注意事項- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Outlookで受信する問い合わせやアンケート回答の管理に手間を感じている方
- 受信メールの内容を手作業でGoogleドキュメントに転記しており、ミスを減らしたい方
- AIを活用して、メールからの情報抽出とデータ蓄積業務を自動化したい方
- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogleドキュメントへの追記までが自動化され、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
- はじめに、OutlookとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点となるメールの件名を指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のドキュメントに追記します。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメールの本文からどの情報を抽出対象とするかを任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントにテキストを追加するアクションでは、固定の文言を入れたり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として組み込んだりするなど、出力内容を自由に設定できます。
- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ2：Outlookでアプリトリガーを設定
最初の設定は「特定の件名のメールを受信したら」です。
指定したキーワードを含んだ件名のメールを受信したら、フローが動くように設定します。
1ページ目は、マイアプリ連携をしたOutlookのアカウント情報が反映されています。
わかりやすいタイトルの修正をし、アカウント情報を確認したら次に進んでください。
次のページではトリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択できますが、Yoomの契約プランによって選択できない場合があるので、注意してください。
メールフォルダIDを候補から選択して、フローを起動するための件名に含まれるキーワードを指定します。
すべて入力をしたら、指定したキーワードを含んだメールを仮で送信してから「テスト」をクリックしてください。
成功するとメールの内容がアウトプットに反映されます。
件名に指定したキーワードが含まれていることがわかります。
確認ができたら「保存する」をクリックして、トリガーの設定は完了です。
ステップ3：テキストからデータを抽出する設定
続いて「テキストからデータを抽出する」の設定です。
先ほど取得したテキストを活用しましょう。
このAIオペレーション(文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。
まずは、アクションの設定をしましょう。
変換タイプは文字数が3,500文字から30,000文字まで選択できます。
消費するタスク数が変わってくるので、メールの内容に合わせて設定して次に進んでください。
最初の設定で取得したメール本文から、抽出したい項目を指定します。
指定をしたら「テスト」をクリックしてデータを抽出しましょう。
指定した項目に沿って、アウトプットが取得できました。
問題がなければ「保存する」をクリックして、データ抽出の設定は完了です。
ステップ4：Googleドキュメントにテキストを追加する設定
最後の設定は「文末にテキストを追加」です。
これまでに取得した情報を、Googleドキュメントに反映させましょう。
1ページ目は、Outlookと同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認を行って次に進んでください。
次に、Googleドキュメントに反映させる情報の詳細設定を行います。
ドキュメントIDを指定し、反映させたい内容をアウトプットを活用しながら入力します。
すべて入力ができたら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、入力した内容がGoogleドキュメントに反映されました。
ここまで確認出来たら「保存する」をクリックしてすべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしましょう。
これでOutlookで受信した内容をGoogleドキュメントに自動で反映させることができるようになりました。
設定したフローは以下のものです。
■概要Outlookで受信した問い合わせやアンケートの回答などを、一つひとつ確認してGoogleドキュメントに転記する作業に時間を要していませんか。手作業による転記は、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動で必要な情報のみを抽出し、指定のGoogleドキュメントに追記します。定型的なデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受信する問い合わせやアンケート回答の管理に手間を感じている方
- 受信メールの内容を手作業でGoogleドキュメントに転記しており、ミスを減らしたい方
- AIを活用して、メールからの情報抽出とデータ蓄積業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogleドキュメントへの追記までが自動化され、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点となるメールの件名を指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメールの本文からどの情報を抽出対象とするかを任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントにテキストを追加するアクションでは、固定の文言を入れたり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として組み込んだりするなど、出力内容を自由に設定できます。
■注意事項- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Outlookで受信する問い合わせやアンケート回答の管理に手間を感じている方
- 受信メールの内容を手作業でGoogleドキュメントに転記しており、ミスを減らしたい方
- AIを活用して、メールからの情報抽出とデータ蓄積業務を自動化したい方
- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogleドキュメントへの追記までが自動化され、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
- はじめに、OutlookとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点となるメールの件名を指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のドキュメントに追記します。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメールの本文からどの情報を抽出対象とするかを任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントにテキストを追加するアクションでは、固定の文言を入れたり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として組み込んだりするなど、出力内容を自由に設定できます。
- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
さらに自動化するには
Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
Google ドキュメントに情報を追加後に通知を受け取ったり、分岐を活用して皿なり効率化を狙うこともできます。
以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。
通知を受け取る
Googleドキュメントに情報が追加されたら、通知を受け取ることができます。
新しい情報が追加されたことが素早く共有されるので、その後のアプローチや戦略会議などがスムーズに進むことが期待できます。
通知をもっと手軽に受け取りたい方は、Yoomの通知機能を活用してください。
フロー右上の「…」からすぐに設定が可能です。
「ワークフローの完了を通知」をONにしてください。
これですぐに通知を受け取ることができます。
分岐を活用したアレンジも
分岐を活用すれば、同時進行で業務を円滑に進めることができます。
たとえば、新規顧客情報がメールで届いた際に会議の日程が記載されていた場合、「会議」というキーワードを元に担当者に通知させることが可能です。
逆に、会議について触れられていない場合はGoogleドキュメントに情報が入力されるのみになります。つまり、ドキュメントに追加された顧客は「これからアプローチする」という判断がすぐにできます。
分岐を活用できれば、さらに業務が効率化しそうですね。
なお、分岐はミニプラン以上のプランで利用できる機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には分岐機能を使用することができます。
OutlookとGoogleドキュメントを使ったその他の自動化例
NotionデータベースからGoogleドキュメントで見積書を自動作成
Notionデータベースに登録された情報をもとに、Google ドキュメントで見積書を自動生成し、Outlookでメール送信までを一気通貫で実現するフローです。見積書作成の手間を削減し、送信漏れ防止が期待できます。
営業やバックオフィス業務の効率化に役立つでしょう。
■概要Notionで案件管理を行っているものの、見積書を作成する際は都度Googleドキュメントを開き、手作業で情報を転記していませんか？さらに、作成した書類をOutlookで送付するまでの一連の作業は、手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース情報をもとにGoogleドキュメントで見積書を自動で作成し、Outlookでのメール送信までを自動化できるため、こうした見積業務の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- NotionとGoogleドキュメント、Outlookを使い、手作業で見積書作成や送付を行っている営業担当者の方
- Notionの情報を元にした見積書の作成や送付業務での、転記ミスや送付漏れを防ぎたいと考えている方
- 見積書発行からメールでの送付までの一連の流れを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Notionの情報をもとに、Googleドキュメントでの書類作成からOutlookでのメール送信までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による情報転記のミスや、宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleドキュメント、Notion、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」アクションを設定します。これにより、Notionの特定の案件ページを選択してフローボットを起動できます。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、Googleドキュメントをテンプレートとして見積書を生成します。取得したNotionの情報を書類の適切な箇所に差し込みます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionからレコード情報を取得する際に、検索条件となる項目を任意で設定できます。固定値を入力したり、前のステップで取得した情報を変数として活用したりすることが可能です。
- 書類発行機能では、テンプレートとして使用するGoogleドキュメントのファイルを任意で設定できます。また、Notionから取得した顧客名や金額などの情報を、書類内の好きな場所に差し込む設定が可能です。
- Outlookでのメール送信設定では、宛先（To, CC, BCC）、件名、本文を自由にカスタマイズできます。Notionから取得した担当者名や会社名を変数として本文に含めることも可能です。
■注意事項- Googleドキュメント、Notion、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとGoogleドキュメント、Outlookを使い、手作業で見積書作成や送付を行っている営業担当者の方
- Notionの情報を元にした見積書の作成や送付業務での、転記ミスや送付漏れを防ぎたいと考えている方
- 見積書発行からメールでの送付までの一連の流れを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報をもとに、Googleドキュメントでの書類作成からOutlookでのメール送信までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による情報転記のミスや、宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleドキュメント、Notion、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」アクションを設定します。これにより、Notionの特定の案件ページを選択してフローボットを起動できます。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、Googleドキュメントをテンプレートとして見積書を生成します。取得したNotionの情報を書類の適切な箇所に差し込みます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionからレコード情報を取得する際に、検索条件となる項目を任意で設定できます。固定値を入力したり、前のステップで取得した情報を変数として活用したりすることが可能です。
- 書類発行機能では、テンプレートとして使用するGoogleドキュメントのファイルを任意で設定できます。また、Notionから取得した顧客名や金額などの情報を、書類内の好きな場所に差し込む設定が可能です。
- Outlookでのメール送信設定では、宛先（To, CC, BCC）、件名、本文を自由にカスタマイズできます。Notionから取得した担当者名や会社名を変数として本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Googleドキュメント、Notion、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OCRで書類データを整理しGoogle Driveに保管
Outlookで受信した書類をOCRで自動読み取りし、ファイル名を更新したうえでGoogle Driveに格納するフローです。書類整理の負担軽減や検索性の向上が見込まれます。
特に大量の書類を扱う業務で有効です。
■概要
Outlookに届く請求書などの添付ファイルを都度ダウンロードし、内容を確認してファイル名を変更し、Google Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の手作業は時間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いや保存漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると添付された書類をOCRで自動的に読み取り、ファイル名を更新してGoogle Driveへ格納するため、こうした課題を解消し、書類管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの書類管理を手作業で行っている経理や総務担当者の方
- Google Driveへのファイル保存ルールが徹底されず、ファイル管理に課題を感じている方
- OCRを活用して紙やPDFの書類をデータ化し、業務効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からGoogle Driveへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル名変更やアップロード作業がなくなるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 添付ファイルの有無などで処理を分けるため、オペレーションで「分岐機能」を設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションで「OCR機能」を選択し、ダウンロードした添付ファイルから文字情報を読み取ります。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、OCRで取得した情報をもとにファイル名を変更し、特定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動のきっかけとなるメールの件名キーワードや対象フォルダを任意で指定できます。
- 分岐機能では、添付ファイルの形式（PDFや画像など）に応じて後続の処理を分けるといった条件を自由に設定できます。
- OCR機能の設定では、請求書番号や発行日など、書類から抽出したい項目を任意でカスタマイズできます。
- Google Driveへのアップロード設定では、格納先のフォルダを指定し、OCRで取得した情報を用いて「取引先名_請求日」のようにファイル名を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookに届く請求書などの添付ファイルを都度ダウンロードし、内容を確認してファイル名を変更し、Google Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の手作業は時間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いや保存漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると添付された書類をOCRで自動的に読み取り、ファイル名を更新してGoogle Driveへ格納するため、こうした課題を解消し、書類管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの書類管理を手作業で行っている経理や総務担当者の方
- Google Driveへのファイル保存ルールが徹底されず、ファイル管理に課題を感じている方
- OCRを活用して紙やPDFの書類をデータ化し、業務効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からGoogle Driveへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル名変更やアップロード作業がなくなるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 添付ファイルの有無などで処理を分けるため、オペレーションで「分岐機能」を設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションで「OCR機能」を選択し、ダウンロードした添付ファイルから文字情報を読み取ります。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、OCRで取得した情報をもとにファイル名を変更し、特定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動のきっかけとなるメールの件名キーワードや対象フォルダを任意で指定できます。
- 分岐機能では、添付ファイルの形式（PDFや画像など）に応じて後続の処理を分けるといった条件を自由に設定できます。
- OCR機能の設定では、請求書番号や発行日など、書類から抽出したい項目を任意でカスタマイズできます。
- Google Driveへのアップロード設定では、格納先のフォルダを指定し、OCRで取得した情報を用いて「取引先名_請求日」のようにファイル名を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIで情報を抽出しGoogle Chatに通知
Outlookメールで受信した情報をAIで抽出し、重要なデータをGoogle Chatに自動通知するフローです。大事な情報の見落とし防止や迅速な対応が期待できます。
情報共有の効率化に寄与するでしょう。
■概要Outlookで受信する重要なメールを、一つひとつ確認して手作業でGoogle Chatに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Google Chatへ通知することが可能です。メールの確認と転記作業を効率化し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookに届く問い合わせメールの内容を、手作業でGoogle Chatに共有している方
- AIを活用してメールから特定の情報を自動で抽出し、業務を効率化したいと考えている方
- メールの見落としやチームへの共有漏れを防ぎ、迅速な対応体制を構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogle Chatへの通知までが自動化されるため、手作業での転記時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちながら迅速な共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「メール本文から情報を抽出」アクションで、メール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定で、メールを検知するフォルダを受信トレイ全体だけでなく、特定のフォルダに限定することが可能です。
- Google Chatに通知するメッセージの内容は、AIが抽出した情報の中から必要な項目だけを選んで自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- Outlookに届く問い合わせメールの内容を、手作業でGoogle Chatに共有している方
- AIを活用してメールから特定の情報を自動で抽出し、業務を効率化したいと考えている方
- メールの見落としやチームへの共有漏れを防ぎ、迅速な対応体制を構築したいチームリーダーの方
- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogle Chatへの通知までが自動化されるため、手作業での転記時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちながら迅速な共有を実現します。
- はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「メール本文から情報を抽出」アクションで、メール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のスペースに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定で、メールを検知するフォルダを受信トレイ全体だけでなく、特定のフォルダに限定することが可能です。
- Google Chatに通知するメッセージの内容は、AIが抽出した情報の中から必要な項目だけを選んで自由にカスタマイズできます。
- Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
Outlookとデータ抽出機能の連携メリットと具体的な利用シーン
メリット1: メール確認と情報抽出の負担軽減
Outlookで受信したメールから必要な情報をAIで抽出し、Google ドキュメントに自動的に記録することで、手動での情報確認や転記作業を減らせます。このプロセスの効率化により、大量のメールを扱う業務担当者にとって、業務負担の軽減が期待されます。
たとえば、顧客からの問い合わせメールの内容（名前、連絡先、質問事項など）をGoogleドキュメントに整理・記録することで、作業時間を短縮し、記録ミスを防ぎます。この仕組みは、日常的に受信する定型的なメールの処理に有効です。
メリット2: チーム内での情報共有の円滑化
Outlookのメール内容をGoogleドキュメントに反映させることで、チーム全体が必要な情報にアクセスしやすくなり、共有の手間を軽減できます。この連携により、メールを個別に転送したり、内容を伝達する作業が不要になります。
たとえば、プロジェクトの進捗報告がメールで送られてきた場合、内容をGoogleドキュメントに自動で取り込むことで、関係者全員が最新情報を確認できる環境が整います。また、情報の記録漏れを防ぐ点でも活用が期待できます。
メリット3: 業務に応じた柔軟なカスタマイズが可能
OutlookとGoogleドキュメントの連携フローは、業務内容や目的に応じてカスタマイズが可能です。
たとえば、経費申請メールから申請内容や金額を抽出し、Googleドキュメントに経費管理用の記録を作成するなど、特定のフォーマットに基づくデータ処理を効率化できます。このカスタマイズ性により、どのような情報を抽出するかや、Googleドキュメント内の整理方法などを自由に設定でき、業務に最適化された運用が実現します。
まとめ
OutlookとGoogleドキュメントを連携するYoomの活用方法をご紹介しました。
Yoomなら、プログラミングの知識がなくても、必要なデータを抽出して自動で記録するフローが簡単に作れます。これにより、手作業によるミスを防ぎつつ、日々の業務を効率化することが期待できます。
Yoomは2週間無料で始められるので、まずは試してみてはいかがでしょうか？これからの働き方を、今日から効率化させましょう！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
