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「またこのメール、手作業で整理しなきゃいけないのか…」
営業やカスタマーサポートの現場では、Outlookで届いたメールから顧客情報を確認して、手動でHubSpotに登録する必要がありますよね。そんなルーティン作業に追われていませんか？
手動での作業は手間がかかるうえに、うっかり抜け漏れが発生するリスクがつきものです。
でももし、Outlookで受信したメールから署名情報を自動で抜き出して、HubSpotにコンタクトを登録できたらどうでしょうか？
メールの件名をもとに、HubSpotのコンタクトにメモを残せたり、問い合わせメールからチケットを自動作成できれば業務はもっとスムーズに回るはずです。
本記事では、OutlookとHubSpotの連携方法を画像付きで詳しく解説していきます。
日々の情報整理を省力化したいと考えている方はぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にOutlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する連携が可能です。
YoomにはあらかじめOutlookとHubSpotを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
HubSpotとOutlookの連携メリットと具体例
メリット1:時短につながる
手作業でメールを作成し、送信を行っていると、リードが多ければ多いほど時間がかかります。そこで、HubSpotのコンタクト情報を活用し、Outlookでメールを送信する自動化を活用すれば作業時間を短縮できそうです。たとえば、ウェビナー参加者を増やしたいと考えている場合、HubSpotに登録されたリード宛にOutlookでイベント案内メールを送信することで、ウェビナーに関心を持っているリードに参加を促すことができるでしょう。これにより、HubSpotに登録されたリード情報を探して、メールを作成する手間から解放されます。
メリット2:一貫性を保ちながら対応できる
Outlookで定型メールを自動送信することで、全てのリードに対して一貫したメッセージを送信できるでしょう。たとえば、イベント参加後にHubSpotにリードが登録されると、そのリード情報を基に自社コンテンツの紹介メールをOutlookで送信できます。これにより、メールのトーンが一貫するため、他社にはない強みをよりアピールできるかもしれません。また、それぞれのリードが同じメッセージやコンテンツ内容を受信できるため、信頼性強化も見込めます。
メリット3:フォローアップ漏れを防ぐ
リードを管理しているのに、フォローアップを忘れてしまうこともあるでしょう。しかし、HubSpotとOutlookを連携して自動化すれば、そういったリスクを回避できるかもしれません。たとえば、資料請求を行ったリードに対して自動的にOutlookでメールを送信できます。 これにより、HubSpotのコンタクト詳細ページから自動的にメールを送信できるため、スムーズなフォローアップが可能になるでしょう。特に手作業で行うフォローアップは、誤送信や送信漏れのリスクがありますが、そういった事態を防ぐことが期待できます。
HubSpotとOutlookを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。
OutlookとHubSpotを連携してできること
OutlookとHubSpotのAPIを連携することで、メール受信を起点に、コンタクトやチケットの追加といったアクションが行えます！
ここでは、OutlookとHubSpotを使用したテンプレートをいくつかご紹介します。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント情報を登録するだけで、すぐにOutlookとHubSpotの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
Outlookの特定のフォルダに届いたメールから署名情報（氏名・会社名・電話番号・アドレスなど）を抽出し、HubSpotのコンタクトを作成するフローです。
日々受信する多くのメールの中から顧客や取引先の情報を抜き取り、手入力するのは手間がかかり、抜け漏れの原因にもなります。
このフローを活用すれば、営業活動に必要なデータベースが自動で充実するため、機会損失を防ぐことができるでしょう。
Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する
Outlookが特定の件名のメールを受信したら、該当するHubSpotのコンタクトを検索し、コンタクトのメモにメールの内容を追加するフローです。
既存のコンタクトとのメール上でのやり取りを、HubSpotで記録・管理するのに役立ちます。
Outlookのメール内容をもとにHubSpotにチケットを作成する
受信したメールの内容を元に、チケットを作成することも。
問い合わせやトラブル報告などのメールが届いた時、素早くHubSpotのチケット管理機能と連携することで、対応の漏れや遅れを減らせます。
OutlookとHubSpotの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOutlookとHubSpotを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとHubSpotの連携を進めていきます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／HubSpot
[Yoomとは]
フローの作成方法
この記事では、「Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する方法」を解説していきます！
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：OutlookとHubSpotのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
OutlookとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証が失敗する可能性があるのでご注意ください。
HubSpotとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
これで、このフローで使用するアプリのマイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
ステップ3：トリガーとなるメールの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。
Outlookの「メールを受信したら」をクリック。
「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
ここでは例として、「アプリ連携用フォルダにメールが届いたら」に変更しています。
連携アカウントと実行アクションを確認して、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、メール受信時により早くHubSpotでコンタクトを作成できるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
「メールフォルダID」に、トリガーとなるメールフォルダを設定します。
入力欄をクリックすると、連携しているOutlookアカウントから候補が表示されますので、対象となるメールフォルダを選択してください。
設定を終えたら、Outlookアカウントにテスト用のメールを送信します。
※ Outlookアカウントが受信したメール
「テスト」をクリック。
※ 直近1時間以内に新しいレコードが登録されていない場合はテストに失敗します。
テストに成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。
テスト用に送信したメールの情報が取得されていることを確認してください。
ページ下部の「保存する」をクリックし、フロー画面に戻りましょう。
これで、トリガーとなるメールフォルダの設定が完了しました。
トリガーアクションのタイトルを変更していると、フロー画面にもその変更が反映されます。
ステップ4：データの抽出
ステップ3で取得した情報から、コンタクト作成に使用するデータを抽出していきます。
AIオペレーションの「テキストからデータを抽出する」をクリック。
任意で「タイトル」を変更。
目的に応じて「変換タイプ」を選択する。
データを抽出するテキストの文字数によってタスク数が変わります。
デフォルトでは最小文字数の3,500字となっていますので、長文テキストからデータを抽出する場合には「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択してください。
「次へ」をクリック。
「対象のテキスト」にはデフォルトで、ステップ3で取得したメールの「本文」が設定されています。
このような「取得した値」は、フローが稼働する度に更新されます。
取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
HubSpotのコンタクト作成で用いる項目を抽出してください。
各項目に「署名情報」と加えることで、メール本文内の会社名や氏名は抽出されなくなります。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目がメッセージから抽出され、「取得した値」に追加されます。
抽出したいデータが取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
これでメールから著名情報が抽出できました。
ステップ5：コンタクトの追加
抽出した著名情報を用いて、HubSpotにコンタクトを作成しましょう。
HubSpotの「コンタクトの作成」をクリック。
任意で「タイトル」を変更。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
「会社名」にステップ4で取得した会社名を設定。
入力欄クリック時に表示される「取得した値」タブから、ステップ4で取得した項目が選択できます。
※ タイトルを変更している場合は、変更後のタイトルが表示されます。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 追加された値}}という形で追加されます
以降の項目も必要に応じて設定してください。
タスク名と同様に「取得した値」から項目を選択します。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストに成功したら、HubSpotのコンタクトを確認しましょう。
※ HubSpotに作成されたコンタクト
指定した通りにコンタクトが作成されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ6：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Outlookの指定したフォルダにメールを送信し、その署名情報を元にHubSpotにコンタクトが作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
HubSpotのデータをOutlookに連携したい場合
この記事ではOutlookを起点にHubSpotを動作させるフローをご紹介しましたが、反対にHubSpotを起点としてOutlookを動作させたい場合は、以下のテンプレートをご利用ください。
HubSpotのフォーム情報をもとにOutlookで日程調整のメールを送信する
HubSpotのフォーム送信をトリガーとし、素早くOutlookで日程調整のメールを送ることができます。
連絡先やメール本文の候補日などをフォームの回答から自動で設定して送信するため、スケジュール調整にかかる手間を省けるでしょう。
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する
HubSpotに新規コンタクトが作成されたら、自動的にOutlookから定型メールを送信します。
手作業による送信ミスや対応の遅れを防ぎつつ、リードへのファーストアクションを標準化。
資料送付、挨拶メール、初回対応など、一定の内容をコンタクト作成後すぐに届けたい場面で活用できます。
OutlookやHubSpotのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Outlookを使った自動化例
Outlookと他アプリを連携することで、メール受信時にSlackへ通知したり、Salesforceのリード登録をトリガーにメールを送信したりと、情報共有や営業活動の自動化が可能になります。また、受信メールの添付ファイルをDropboxやOneDriveに保存したり、月末に自動でメールを送信するなど、業務のルーチン化にも活用できます。
■概要
「Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する」ワークフローは、顧客のフォローアップを迅速化します。
顧客情報が登録されたと同時に自動でメールが送信されるので、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを利用して営業活動を行っている方
・Salesforceに登録されたリード情報を迅速に確認し、迅速に行動に移したいと考えている方
・メールクライアントとしてOutlookを活用している企業
・リード情報が登録された際に、手動でメールを送信する手間を省きたい方
・営業チーム全体でリード情報を効率的に共有し、スピーディに対応したい方
・新しい営業リードを逃さず、営業機会を最大化したいと考える方
■注意事項
・SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信するフローです
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。
この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
・チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
・請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■注意事項
・OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
HubSpotを使った自動化例
HubSpotと他アプリを連携することで、フォーム送信をきっかけにGoogle Chatへ通知したり、新規コンタクト登録時にGmailで案内メールを送信するなど、迅速な情報共有が可能になります。さらに、Zoomミーティングの自動作成や、Meta広告・Googleフォームと連携した取引・コンタクトの自動登録にも対応しており、マーケティングから営業まで幅広く業務を効率化できます。
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信するフローです。
■概要
「Googleフォームの入力内容をもとにHubSpotで取引を作成する」フローは、顧客からの情報収集と営業活動をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Googleフォームを利用して集めたデータを、手動でHubSpotに入力する手間やミスを削減できます。
特に複数のツールを使用している場合、この自動化によりデータ管理が一元化され、効率的な営業プロセスを実現します。
Yoomを活用したこのワークフローでは、Googleフォームの回答が自動的にHubSpotの取引として登録されるため、営業チームは迅速かつ正確に対応できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで顧客情報を収集し、HubSpotで取引管理を行っている営業担当者の方
・データ入力の手間を減らし、業務効率を向上させたいマーケティングチームの方
・複数のSaaSアプリを利用しており、データ連携に課題を感じている企業のIT担当者の方
・HubSpotでの取引作成を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
「HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細をメール送信する」フローは、営業やマーケティング業務の効率化を図る業務ワークフローです。
新しいコンタクトがHubSpotに登録されると、Yoomが自動的にZoomミーティングを設定し、その詳細を関連担当者やコンタクトにメールで通知します。
これにより、手動でのミーティング設定や情報共有の手間が省け、迅速なコミュニケーションが可能になります。
HubSpotとZoomの連携を活用することで、営業プロセス全体のスムーズな進行をサポートし、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方
・Zoomを頻繁に利用してオンラインミーティングを実施しているチームリーダーの方
・新規コンタクトのフォローアッププロセスを自動化したいマーケティング担当者の方
・手動でのミーティング設定が煩雑で時間を取られている中小企業の経営者の方
・HubSpotとZoomの連携を通じて業務効率化を図りたいIT担当者の方
■注意事項
・HubSpot、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知するフローです。
■概要
Meta広告（Facebook）にリード情報が登録されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotとMeta広告（Facebook）を連携させているマーケティング担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリードを自動でHubSpotのコンタクトとして登録し、効率的なリード管理を行いたい方
・手作業でのデータ入力の手間を省きたい方
・リード情報を活用したマーケティングオートメーションを構築したい方
2.HubSpotを利用している営業担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得した見込み客情報をHubSpotで一元管理し、営業活動に活用したい方
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、ZoomそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
いかがでしたか？
OutlookとHubSpotを連携すれば、「メール対応の手間を減らしたい」「顧客情報の登録漏れをなくしたい」「業務フローをもっとスムーズにしたい」といった課題を解決できるのではないでしょうか。
メールの受信をトリガーに、コンタクト登録・メモ追加・チケット作成などを自動化することで、対応の質とスピードが格段に向上します。
ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単にOutlookとHubSpotの連携を実現できます！
気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。
登録はたったの30秒で完了！すぐに自動連携を体験できます。
OutlookとHubSpotを上手に連携させて、作業効率をぐっと高めてみませんか？
関連記事：【ノーコードで実現】Hubspotの情報をもとにOutlookで日程調整のメールを送信する方法
Q：特定のフォルダだけでなく、件名や差出人で処理を分けられるか？
A：
はい。可能です。
「特定の件名のメールを受信したら」や「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」などのトリガーを使用して、フローを作成することができます。
Q：署名から抽出する項目を自由に追加・変更できるか？
A：
はい。可能です。
抽出する項目は、任意で入力することができます。
メール本文内の会社名や氏名を抽出したい場合は、署名情報を除いて入力していきます。
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