Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する

Outlookが特定の件名のメールを受信したら、該当するHubSpotのコンタクトを検索し、コンタクトのメモにメールの内容を追加するフローです。
既存のコンタクトとのメール上でのやり取りを、HubSpotで記録・管理するのに役立ちます。

Outlookのメール内容をもとにHubSpotにチケットを作成する

受信したメールの内容を元に、チケットを作成することも。
問い合わせやトラブル報告などのメールが届いた時、素早くHubSpotのチケット管理機能と連携することで、対応の漏れや遅れを減らせます。

OutlookとHubSpotの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にOutlookとHubSpotを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとHubSpotの連携を進めていきます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

この記事では、先程ご紹介した「Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する」を解説していきます！

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• OutlookとHubSpotのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• トリガーとなるメールと各アクション（データ抽出・コンタクト作成）の設定
• フロー稼働の準備

ステップ1：OutlookとHubSpotのマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

OutlookとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証が失敗する可能性があるのでご注意ください。

HubSpotとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

これで、このフローで使用するアプリのマイアプリ連携は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。

そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：トリガーとなるメールの設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。

1. Outlookの「メールを受信したら」をクリック。

2. 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
   アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
   ここでは例として、「アプリ連携用フォルダにメールが届いたら」に変更しています。
3. 連携アカウントと実行アクションを確認して、「次へ」をクリック。

4. 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
   トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
   そのプランの最短の起動間隔にすることで、メール受信時により早くHubSpotでコンタクトを作成できるようになります。
   ※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
   起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

5. 「メールフォルダID」に、トリガーとなるメールフォルダを設定します。
   入力欄をクリックすると、連携しているOutlookアカウントから候補が表示されますので、対象となるメールフォルダを選択してください。

6. 設定を終えたら、Outlookアカウントにテスト用のメールを送信します。
   ※ Outlookアカウントが受信したメール

7. 「テスト」をクリック。
   ※ 直近1時間以内に新しいレコードが登録されていない場合はテストに失敗します。

8. テストに成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。
   テスト用に送信したメールの情報が取得されていることを確認してください。

9. ページ下部の「保存する」をクリックし、フロー画面に戻りましょう。

これで、トリガーとなるメールフォルダの設定が完了しました。
トリガーアクションのタイトルを変更していると、フロー画面にもその変更が反映されます。

ステップ4：データの抽出

ステップ3で取得した情報から、コンタクト作成に使用するデータを抽出していきます。

1. AIオペレーションの「テキストからデータを抽出する」をクリック。

2. 任意で「タイトル」を変更。
3. 目的に応じて「変換タイプ」を選択。
   データを抽出するテキストの文字数によってタスク数が変わります。
   デフォルトでは最小文字数の3,500字となっていますので、長文テキストからデータを抽出する場合には「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択してください。

4. 「次へ」をクリック。
5. 「対象のテキスト」にはデフォルトで、ステップ3で取得したメールの「本文」が設定されています。
   このような「取得した値」は、フローが稼働する度に更新されます。
   取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
6. 「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
   HubSpotのコンタクト作成で用いる項目を抽出してください。
   各項目に「署名情報」と加えることで、メール本文内の会社名や氏名は抽出されなくなります。
7. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

8. テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目がメッセージから抽出され、「取得した値」に追加されます。

9. 抽出したいデータが取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

これでメールから著名情報が抽出できました。

ステップ5：コンタクトの追加

抽出した著名情報を用いて、HubSpotにコンタクトを作成しましょう。

1. HubSpotの「コンタクトの作成」をクリック。

2. 任意で「タイトル」を変更。
3. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

4. 「会社名」にステップ4で取得した会社名を設定。
   入力欄クリック時に表示される「取得した値」タブから、ステップ4で取得した項目が選択できます。
   ※ タイトルを変更している場合は、変更後のタイトルが表示されます。
   項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 追加された値}}という形で追加されます

5. 以降の項目も必要に応じて設定してください。
   タスク名と同様に「取得した値」から項目を選択します。

6. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
7. テストに成功したら、HubSpotのコンタクトを確認しましょう。
   ※ HubSpotに作成されたコンタクト

8. 指定した通りにコンタクトが作成されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ6：フロー稼働の準備

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Outlookの指定したフォルダにメールを送信し、その署名情報を元にHubSpotにコンタクトが作成されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

HubSpotのデータをOutlookに連携したい場合

この記事ではOutlookを起点にHubSpotを動作させるフローをご紹介しましたが、反対にHubSpotを起点としてOutlookを動作させたい場合は、以下のテンプレートをご利用ください。

HubSpotのフォーム情報をもとにOutlookで日程調整のメールを送信する

HubSpotのフォーム送信をトリガーとし、素早くOutlookで日程調整のメールを送ることができます。
連絡先やメール本文の候補日などをフォームの回答から自動で設定して送信するため、スケジュール調整にかかる手間を省けるでしょう。

HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する

HubSpotに新規コンタクトが作成されたら、自動的にOutlookから定型メールを送信します。
手作業による送信ミスや対応の遅れを防ぎつつ、リードへのファーストアクションを標準化。
資料送付、挨拶メール、初回対応など、一定の内容をコンタクト作成後すぐに届けたい場面で活用できます。

OutlookやHubSpotのAPIを使ったその他の自動化例

OutlookやHubSpotのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Outlookを使った自動化例

Outlookと他アプリを連携することで、メール受信時にSlackへ通知したり、Salesforceのリード登録をトリガーにメールを送信したりと、情報共有や営業活動の自動化が可能になります。また、受信メールの添付ファイルをDropboxやOneDriveに保存したり、月末に自動でメールを送信するなど、業務のルーチン化にも活用できます。

HubSpotを使った自動化例

HubSpotと他アプリを連携することで、フォーム送信をきっかけにGoogle Chatへ通知したり、新規コンタクト登録時にGmailで案内メールを送信するなど、迅速な情報共有が可能になります。さらに、Zoomミーティングの自動作成や、Meta広告・Googleフォームと連携した取引・コンタクトの自動登録にも対応しており、マーケティングから営業まで幅広く業務を効率化できます。

まとめ

いかがでしたか？OutlookとHubSpotを連携すれば、「メール対応の手間を減らしたい」「顧客情報の登録漏れをなくしたい」「業務フローをもっとスムーズにしたい」といった課題を解決できるのではないでしょうか。メールの受信をトリガーに、コンタクト登録・メモ追加・チケット作成などを自動化することで、対応の質とスピードが格段に向上します。

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関連記事：【ノーコードで実現】Hubspotの情報をもとにOutlookで日程調整のメールを送信する方法

よくあるご質問

Q：特定のフォルダだけでなく、件名や差出人で処理を分けられるか？

はい。可能です。
「特定の件名のメールを受信したら」や「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」などのトリガーを使用して、フローを作成することができます。

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Q：署名から抽出する項目を自由に追加・変更できるか？

A：はい。可能です。
抽出する項目は、任意で入力することができます。
メール本文内の会社名や氏名を抽出したい場合は、署名情報を除いて入力していきます。

Q：連携がエラーで止まった場合、確認できますか？

A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。