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「またこのメール、手作業で整理しなきゃいけないのか…」
営業やカスタマーサポートの現場では、Outlookで届いたメールから顧客情報を確認して、手動でHubSpotに登録する必要がありますよね。そんなルーティン作業に追われていませんか？
手動での作業は手間がかかるうえに、うっかり抜け漏れが発生するリスクがつきものです。
でももし、Outlookで受信したメールから署名情報を自動で抜き出して、HubSpotにコンタクトを登録できたらどうでしょうか？
メールの件名をもとに、HubSpotのコンタクトにメモを残せたり、問い合わせメールからチケットを自動作成できれば業務はもっとスムーズに回るはずです。
本記事では、OutlookとHubSpotの連携方法を画像付きで詳しく解説していきます。
日々の情報整理を省力化したいと考えている方はぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にOutlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する連携が可能です。
YoomにはあらかじめOutlookとHubSpotを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
HubSpotとOutlookの連携メリットと具体例
メリット1:時短につながる
手作業でメールを作成し、送信を行っていると、リードが多ければ多いほど時間がかかります。そこで、HubSpotのコンタクト情報を活用し、Outlookでメールを送信する自動化を活用すれば作業時間を短縮できそうです。たとえば、ウェビナー参加者を増やしたいと考えている場合、HubSpotに登録されたリード宛にOutlookでイベント案内メールを送信することで、ウェビナーに関心を持っているリードに参加を促すことができるでしょう。これにより、HubSpotに登録されたリード情報を探して、メールを作成する手間から解放されます。
メリット2:一貫性を保ちながら対応できる
Outlookで定型メールを自動送信することで、全てのリードに対して一貫したメッセージを送信できるでしょう。たとえば、イベント参加後にHubSpotにリードが登録されると、そのリード情報を基に自社コンテンツの紹介メールをOutlookで送信できます。これにより、メールのトーンが一貫するため、他社にはない強みをよりアピールできるかもしれません。また、それぞれのリードが同じメッセージやコンテンツ内容を受信できるため、信頼性強化も見込めます。
メリット3:フォローアップ漏れを防ぐ
リードを管理しているのに、フォローアップを忘れてしまうこともあるでしょう。しかし、HubSpotとOutlookを連携して自動化すれば、そういったリスクを回避できるかもしれません。たとえば、資料請求を行ったリードに対して自動的にOutlookでメールを送信できます。 これにより、HubSpotのコンタクト詳細ページから自動的にメールを送信できるため、スムーズなフォローアップが可能になるでしょう。特に手作業で行うフォローアップは、誤送信や送信漏れのリスクがありますが、そういった事態を防ぐことが期待できます。
HubSpotとOutlookを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。
OutlookとHubSpotを連携してできること
OutlookとHubSpotのAPIを連携することで、メール受信を起点に、コンタクトやチケットの追加といったアクションが行えます！
ここでは、OutlookとHubSpotを使用したテンプレートをいくつかご紹介します。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント情報を登録するだけで、すぐにOutlookとHubSpotの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
Outlookの特定のフォルダに届いたメールから署名情報（氏名・会社名・電話番号・アドレスなど）を抽出し、HubSpotのコンタクトを作成するフローです。
日々受信する多くのメールの中から顧客や取引先の情報を抜き取り、手入力するのは手間がかかり、抜け漏れの原因にもなります。
このフローを活用すれば、営業活動に必要なデータベースが自動で充実するため、機会損失を防ぐことができるでしょう。
Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する
Outlookが特定の件名のメールを受信したら、該当するHubSpotのコンタクトを検索し、コンタクトのメモにメールの内容を追加するフローです。
既存のコンタクトとのメール上でのやり取りを、HubSpotで記録・管理するのに役立ちます。
Outlookのメール内容をもとにHubSpotにチケットを作成する
受信したメールの内容を元に、チケットを作成することも。
問い合わせやトラブル報告などのメールが届いた時、素早くHubSpotのチケット管理機能と連携することで、対応の漏れや遅れを減らせます。
OutlookとHubSpotの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOutlookとHubSpotを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとHubSpotの連携を進めていきます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／HubSpot
[Yoomとは]
フローの作成方法
この記事では、「Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する方法」を解説していきます！
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：OutlookとHubSpotのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
OutlookとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証が失敗する可能性があるのでご注意ください。
HubSpotとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
これで、このフローで使用するアプリのマイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
ステップ3：トリガーとなるメールの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。
Outlookの「メールを受信したら」をクリック。
「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
ここでは例として、「アプリ連携用フォルダにメールが届いたら」に変更しています。
連携アカウントと実行アクションを確認して、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、メール受信時により早くHubSpotでコンタクトを作成できるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
「メールフォルダID」に、トリガーとなるメールフォルダを設定します。
入力欄をクリックすると、連携しているOutlookアカウントから候補が表示されますので、対象となるメールフォルダを選択してください。
設定を終えたら、Outlookアカウントにテスト用のメールを送信します。
※ Outlookアカウントが受信したメール
「テスト」をクリック。
※ 直近1時間以内に新しいレコードが登録されていない場合はテストに失敗します。
テストに成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。
テスト用に送信したメールの情報が取得されていることを確認してください。
ページ下部の「保存する」をクリックし、フロー画面に戻りましょう。
これで、トリガーとなるメールフォルダの設定が完了しました。
トリガーアクションのタイトルを変更していると、フロー画面にもその変更が反映されます。
ステップ4：データの抽出
ステップ3で取得した情報から、コンタクト作成に使用するデータを抽出していきます。
AIオペレーションの「テキストからデータを抽出する」をクリック。
任意で「タイトル」を変更。
目的に応じて「変換タイプ」を選択する。
データを抽出するテキストの文字数によってタスク数が変わります。
デフォルトでは最小文字数の3,500字となっていますので、長文テキストからデータを抽出する場合には「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択してください。
「次へ」をクリック。
「対象のテキスト」にはデフォルトで、ステップ3で取得したメールの「本文」が設定されています。
このような「取得した値」は、フローが稼働する度に更新されます。
取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
HubSpotのコンタクト作成で用いる項目を抽出してください。
各項目に「署名情報」と加えることで、メール本文内の会社名や氏名は抽出されなくなります。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目がメッセージから抽出され、「取得した値」に追加されます。
抽出したいデータが取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
これでメールから著名情報が抽出できました。
ステップ5：コンタクトの追加
抽出した著名情報を用いて、HubSpotにコンタクトを作成しましょう。
HubSpotの「コンタクトの作成」をクリック。
