インボイス制度の導入により、領収書の登録番号の確認作業が必要になりました。
しかし、毎月大量の領収書を処理する担当者にとって、確認作業の増加は大きな負担になります。
さらに、確認漏れにより間違った処理をしてしまうと、監査や税務調査時と問題になるリスクもあります。
これらの課題は、Outlookと適格請求書発行事業者公表システム、Discordを連携し、登録番号の確認業務を自動化することで解決が期待できます。
これにより、経理業務の効率化や確認漏れの防止が期待でき、インボイス制度へ対応する際も負担の増加を抑えられるでしょう。
本記事では、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Discordをノーコードで連携する方法を紹介するので参考にしてみてください。
こんな方におすすめ
- Outlookと適格請求書発行事業者公表システム、Discordを利用している方
- Outlookで受信した領収書の登録番号の確認作業を手間に感じている方
- インボイス制度対応時の業務負担の増加を抑えたいと考えている方
- 請求書の登録番号の確認漏れに課題を感じている方
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しDiscordに通知する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しDiscordに通知する方法
この方法は、Outlookで請求書を受信したことをOutlookのAPIを利用して受け取り、適格請求書発行事業者公表システムが提供するAPIを利用して登録番号を確認することで実現可能です。
さらに、Discordが提供するAPIを利用することで、Outlookや適格請求書発行事業者公表システムから取得した情報を指定のチャンネルに通知できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Discordをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるOutlookのトリガー設定、その後に続く適格請求書発行事業者公表システムとDiscordの設定
- トリガーボタンをONにして、連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しDiscordに通知する
試してみる
■概要
インボイス制度の開始に伴い、取引先から受領する領収書の登録番号を確認する業務が増えていませんか？メールを開き、添付された領収書から登録番号を探して、適格請求書発行事業者公表システムで一件ずつ手入力で確認する作業は、手間がかかりミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Outlookで領収書メールを受信するだけで一連の確認作業からDiscordへの通知までを自動化でき、経理業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する領収書のインボイス制度対応に時間を要している経理担当者の方
- 適格請求書発行事業者公表システムでの目視確認や手入力に課題を感じている方
- 領収書の確認プロセスを効率化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール確認からシステムでの照会、関係者への結果通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた定型業務の時間を短縮することができます。
- 登録番号の転記ミスや確認漏れといった、手作業によるヒューマンエラーのリスクを軽減し、より正確な業務処理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、DiscordをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから登録番号を抽出します。
- 続いて、適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションで、事業者の情報を照会します。
- 分岐機能の「コマンドオペレーション」で、事業者の登録有無などに応じた条件を設定します。
- 最後に、Discordの「メッセージを送信」アクションで、条件に応じた確認結果を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、領収書ファイルから登録番号のみを正確に抽出するように読み取り範囲などを設定できます。
- 分岐機能では、例えば「事業者情報が取得できた場合」と「できなかった場合」で、その後の処理や通知内容を変更するなどの条件を設定することが可能です。
- Discordへの通知は、送信先チャンネルの指定はもちろん、メッセージ内に取得した事業者名や登録状況といった動的なデータを含めて送信するようカスタムできます。
■注意事項
- Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1:Outlook・適格請求書発行事業者公表システム・Discordをマイアプリ連携
まずOutlook・適格請求書発行事業者公表システム・DiscordをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、Outlook・適格請求書発行事業者公表システム・Discord(v2)を検索して選択すると、次の画面に進みます。
＜Outlookの場合＞
・サインインすると、マイアプリに登録が完了します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
＜適格請求書発行事業者公表システムの場合＞
・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Discord(v2)の場合＞
・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックするとマイアプリの登録完了です。
※アカウント名とアクセストークンの取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
※アクセストークンは、Discord Developer Portalから取得できます。
3.Outlook・適格請求書発行事業者公表システム・Discordを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しDiscordに通知する
試してみる
■概要
インボイス制度の開始に伴い、取引先から受領する領収書の登録番号を確認する業務が増えていませんか？メールを開き、添付された領収書から登録番号を探して、適格請求書発行事業者公表システムで一件ずつ手入力で確認する作業は、手間がかかりミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Outlookで領収書メールを受信するだけで一連の確認作業からDiscordへの通知までを自動化でき、経理業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する領収書のインボイス制度対応に時間を要している経理担当者の方
- 適格請求書発行事業者公表システムでの目視確認や手入力に課題を感じている方
- 領収書の確認プロセスを効率化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール確認からシステムでの照会、関係者への結果通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた定型業務の時間を短縮することができます。
- 登録番号の転記ミスや確認漏れといった、手作業によるヒューマンエラーのリスクを軽減し、より正確な業務処理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、DiscordをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから登録番号を抽出します。
- 続いて、適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションで、事業者の情報を照会します。
- 分岐機能の「コマンドオペレーション」で、事業者の登録有無などに応じた条件を設定します。
- 最後に、Discordの「メッセージを送信」アクションで、条件に応じた確認結果を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、領収書ファイルから登録番号のみを正確に抽出するように読み取り範囲などを設定できます。
- 分岐機能では、例えば「事業者情報が取得できた場合」と「できなかった場合」で、その後の処理や通知内容を変更するなどの条件を設定することが可能です。
- Discordへの通知は、送信先チャンネルの指定はもちろん、メッセージ内に取得した事業者名や登録状況といった動的なデータを含めて送信するようカスタムできます。
■注意事項
- Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
ステップ2:トリガーとなるOutlookの設定
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではOutlookの特定のフォルダでメールを受信するとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しDiscordに通知する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー メールを受信したら」をクリックします。
3.Outlookと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔とメールフォルダIDを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行されるとフローボットが起動します。登録番号の確認をすぐ行いたいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※メールフォルダIDは、枠をクリックして表示される「候補」から、請求書を受信するフォルダを設定します。
5.テストが成功したら保存します。
6.「アプリと連携する メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックします。
7.Outlookと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
8.メールIDを設定し、テストを行います。
※メールIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「メールを受信したら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
9.テストが成功したら保存します。
10.「アプリと連携する メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックします。
11.Outlookと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
12.メールIDとファイルIDを設定し、テストを行います。
※メールIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「メールを受信したら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※ファイルIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「メールの添付ファイルの情報を取得する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
13.テストが成功したら保存します。
ステップ3:適格請求書発行事業者公表システムで登録番号を確認する設定
次に、請求書の登録番号を取得し、適格請求書発行事業者公表システムで確認する設定を行います。
1.「画像・PDFから文字を読み取る 画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
2.タイトルとアクションが下記のようになっていることを確認し、「次へ」をクリックします。
※タイトルは任意に変更できます。
3.ファイルの添付方法と追加で抽出したい項目を設定し、テストを行います。
※ファイルの添付方法の右枠には、Outlookから取得した請求書を設定します。
※追加で抽出したい項目には、登録番号が記載された項目を設定します。
4.テストが成功すると、アウトプットに請求書から取得した登録番号が表示されます。
問題がなければ保存します。
5.「アプリと連携する 登録番号から公表情報を取得」をクリックします。
6.適格請求書発行事業者公表システムと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
7.登録番号を設定し、テストを行います。
※登録番号は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「画像・PDFから文字を読み取る」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
8.テストが成功すると、登録番号に紐づけられた情報がアウトプットに表示されます。
問題がなければ保存します。
9.「分岐 コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランも有料ですが、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
10.分岐対象のアウトプット、分岐条件を下記のように設定して保存します。
この設定により、登録番号が実在する場合のみ、Discordへ通知します。
※タイトルは任意に設定できます。
ステップ4:Discordの設定
最後に、Discordに通知する設定を行います。
1.「アプリと連携する メッセージを送信」をクリックします。
2.Discordと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※タイトルは任意に設定できます。
3.チャンネルIDとメッセージ内容を設定し、テストを行います。
※メッセージ内容には、定型文を直接入力できます。また、Outlookで受信したメールや登録番号に関する情報を反映させたい場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「メールを受信したら」や「登録番号から公表情報を取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
4.テストが成功すると、Discordにメッセージが通知されます。
問題がなければ保存します。
5.トリガーをONにすると、Outlookで請求書を受信するたび、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を自動で確認し、Discordに通知されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しDiscordに通知する
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■概要
インボイス制度の開始に伴い、取引先から受領する領収書の登録番号を確認する業務が増えていませんか？メールを開き、添付された領収書から登録番号を探して、適格請求書発行事業者公表システムで一件ずつ手入力で確認する作業は、手間がかかりミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Outlookで領収書メールを受信するだけで一連の確認作業からDiscordへの通知までを自動化でき、経理業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する領収書のインボイス制度対応に時間を要している経理担当者の方
- 適格請求書発行事業者公表システムでの目視確認や手入力に課題を感じている方
- 領収書の確認プロセスを効率化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール確認からシステムでの照会、関係者への結果通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた定型業務の時間を短縮することができます。
- 登録番号の転記ミスや確認漏れといった、手作業によるヒューマンエラーのリスクを軽減し、より正確な業務処理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、DiscordをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから登録番号を抽出します。
- 続いて、適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションで、事業者の情報を照会します。
- 分岐機能の「コマンドオペレーション」で、事業者の登録有無などに応じた条件を設定します。
- 最後に、Discordの「メッセージを送信」アクションで、条件に応じた確認結果を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、領収書ファイルから登録番号のみを正確に抽出するように読み取り範囲などを設定できます。
- 分岐機能では、例えば「事業者情報が取得できた場合」と「できなかった場合」で、その後の処理や通知内容を変更するなどの条件を設定することが可能です。
- Discordへの通知は、送信先チャンネルの指定はもちろん、メッセージ内に取得した事業者名や登録状況といった動的なデータを含めて送信するようカスタムできます。
■注意事項
- Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
適格請求書発行事業者公表システムを使ったその他の自動化例
他にも適格請求書発行事業者公表システムを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Notionで取引先が登録されたら適格請求書発行事業者公表システムで登録有無を自動で確認する
Notionに取引先情報が登録されると、適格請求書発行事業者公表システムで登録を自動確認できるテンプレートです。
この連携により、取引先の登録番号の確認漏れを防止し、正確なデータ管理が可能になるでしょう。
Notionで取引先が登録されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認する
試してみる
■概要
Notionで取引先を管理する際、インボイス制度に対応するために適格請求書発行事業者の登録状況を都度確認する作業は、手間がかかり入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionに新しい取引先情報が登録されると、自動で適格請求書発行事業者公表システムを照会し、登録の有無を確認できます。手作業による確認業務から解放され、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで取引先情報を管理しており、経理処理も行っているバックオフィス担当者の方
- 適格請求書発行事業者の登録確認を手作業で行い、非効率だと感じている方
- 取引開始時の確認業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの登録だけで事業者登録の照会が自動で行われるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による登録番号の確認漏れや、Notionへの転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notionと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションの分岐機能で、特定の条件（例：登録番号が入力済み）の場合に後続の処理へ進むよう設定します。
- Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションで、トリガーとなったページの情報を取得します。
- 適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションで、登録情報を照会します。
- 再度、分岐機能を設定し、照会結果に応じて処理を分岐させます。
- 最後に、Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションで、照会結果を元のページに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ワークフロー内の分岐機能では、Notionから取得した情報や適格請求書発行事業者公表システムでの照会結果をもとに、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。例えば、登録があった場合のみNotionの特定の項目を更新する、といったカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Notionと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
2.Airtableで取引先が登録されたら適格請求書発行事業者公表システムで登録有無を自動で確認する
取引先情報がAirtableに登録された際に、適格請求書発行事業者公表システムで登録を自動確認するテンプレートです。
この連携により、取引先の登録番号を手動で確認する手間を省き、業務効率の向上が期待できます。
Airtableで取引先が登録されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認する
試してみる
■概要
取引先が増えるたびに、手作業で適格請求書発行事業者の登録状況を確認する業務は、手間がかかる上に確認漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい取引先情報が登録されると、適格請求書発行事業者公表システムと自動で連携し、登録状況の確認からAirtableへの情報更新までを完結できます。これにより、面倒な手作業をなくし、正確な取引先管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで取引先を管理しており、インボイス制度への対応を効率化したい経理担当者の方
- 取引先の登録から請求書発行までを担当し、手作業での事業者番号確認を自動化したい方
- データベースの情報を常に最新かつ正確な状態に保ち、業務全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録をきっかけに事業者情報の確認が自動で実行されるため、手作業での確認業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による登録番号の入力ミスや確認漏れを防ぎ、常に正確な取引先情報を維持することでヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Airtableと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定して、監視対象のテーブルなどを指定します。
- 続いて、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、「登録番号から公表情報を取得」アクションで、Airtableから取得した法人番号をもとに事業者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、事業者情報が取得できたかどうかで、後続の処理を分けます。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、分岐の結果に応じて登録ステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、「適格請求書発行事業者公表システム」で取得した公表情報の有無といった条件を設定し、後続のAirtableへの更新内容などを任意にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Airtableと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
3.kintoneでステータスが更新されたら適格請求書発行事業者公表システムで登録有無を自動で確認する
kintoneで取引先のステータスが更新されると、適格請求書発行事業者公表システムで登録を自動確認するテンプレートです。
この連携により、ステータス更新にあわせて登録番号を自動で確認でき、正確な業務プロセスが実現するでしょう。
kintoneでステータスが更新されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認する
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■概要
kintoneで管理している取引先のステータスが更新されるたびに、適格請求書発行事業者公表システムを開いて登録番号を確認する作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認し、その結果をkintoneのレコードに自動で反映させることができ、確認業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで取引先情報を管理しており、インボイス制度への対応に追われている経理担当者の方
- 取引先の情報更新を手作業で行っており、確認漏れや作業負荷に課題を感じている方
- SaaS間の連携を自動化し、請求書発行や契約手続きの正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると自動で情報照会が実行されるため、これまで手作業で行っていた確認業務の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、登録番号の確認漏れや入力内容の不備といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」のアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションを設定します。
- その後、オペレーションで「分岐機能」を使用し、取得した登録情報の有無によって後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、確認結果を該当のレコードに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、前段のオペレーションで適格請求書発行事業者公表システムから取得した情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を任意でカスタマイズできます。
■注意事項
- kintoneと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlook・適格請求書発行事業者公表システム・Discordを連携するメリットと具体例
メリット1:経理作業の効率化
領収書の処理は、ミスが許されない重要な作業ですが、定型業務になりがちです。
手動で登録番号の確認を行う場合、それだけで多くの時間がかかり、効率的な対応が難しくなります。
Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Discordを連携すれば、請求書の登録番号の確認が自動化し、経理作業が効率化するでしょう。
例えば、月初めにまとめて請求書が送られてくる場合、担当者は対応に追われて他の業務に対応できなくなります。
この連携を利用すれば、領収書の処理が迅速化し、空いた時間で他の経理作業にも対応できるため、業務の効率化が期待できます。
メリット2:インボイス制度への対応を簡易化
インボイス制度に対応するためには、領収書の登録番号の確認作業が発生します。
これにより、領収書の処理業務に時間が余計にかかります。
Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Discordを連携すれば、登録番号の確認作業が簡易化し、インボイス制度への対応後もこれまでと同様の業務効率を維持できるでしょう。
例えば、多くの顧客を抱える場合、インボイス制度への対応で登録番号の確認作業が必要となれば、担当者の負担が大きくなります。
しかし、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Discordを連携すれば、担当者の負担増加を抑えて制度に対応できるでしょう。
メリット3:確認漏れの防止とリスク回避
登録番号を手動で確認する作業は、抜け漏れが発生するリスクがあります。
確認漏れにより間違った情報で領収書を処理してしまうと、監査や税務調査で問題になります。
Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Discordを連携すれば、登録番号の確認漏れ防止につながり、正確な請求書の処理プロセスが実現するでしょう。
例えば、経理業務の人員が不足しがちな場合、業務に追われて登録番号の確認が漏れてしまうことがあります。
しかし、この連携を導入することで、確認漏れを防ぎ、監査や税務調査時のリスクを回避できるでしょう。
まとめ
請求書の登録番号を手動で確認するには、手間と時間がかかります。
また、確認漏れが発生するリスクがあるため、インボイス制度への対応が課題となる場合があります。
これらの課題は、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Discordを連携して、登録番号の確認を自動化することで解決するでしょう。
これにより、正確かつ効率的な請求書の処理プロセスが実現し、インボイス制度への対応時に担当者の負担増加を抑えることも期待できます。
Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Discordの連携は、Yoomを利用することでノーコードで簡単に実現できます。
本記事で解説した手順通りに設定するだけで済むため、この機会にぜひ自動化の導入を検討してみてください。
