Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しDiscordに通知する

■概要

インボイス制度の開始に伴い、取引先から受領する領収書の登録番号を確認する業務が増えていませんか？メールを開き、添付された領収書から登録番号を探して、適格請求書発行事業者公表システムで一件ずつ手入力で確認する作業は、手間がかかりミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Outlookで領収書メールを受信するだけで一連の確認作業からDiscordへの通知までを自動化でき、経理業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する領収書のインボイス制度対応に時間を要している経理担当者の方
• 適格請求書発行事業者公表システムでの目視確認や手入力に課題を感じている方
• 領収書の確認プロセスを効率化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール確認からシステムでの照会、関係者への結果通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた定型業務の時間を短縮することができます。
• 登録番号の転記ミスや確認漏れといった、手作業によるヒューマンエラーのリスクを軽減し、より正確な業務処理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、DiscordをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
3. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから登録番号を抽出します。
5. 続いて、適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションで、事業者の情報を照会します。
6. 分岐機能の「コマンドオペレーション」で、事業者の登録有無などに応じた条件を設定します。
7. 最後に、Discordの「メッセージを送信」アクションで、条件に応じた確認結果を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、領収書ファイルから登録番号のみを正確に抽出するように読み取り範囲などを設定できます。
• 分岐機能では、例えば「事業者情報が取得できた場合」と「できなかった場合」で、その後の処理や通知内容を変更するなどの条件を設定することが可能です。
• Discordへの通知は、送信先チャンネルの指定はもちろん、メッセージ内に取得した事業者名や登録状況といった動的なデータを含めて送信するようカスタムできます。

■注意事項

• Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。