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請求書の処理は企業の経理業務において重要な役割を果たしています。
しかし、Outlookで受信した請求書が適格請求書発行事業者からのものかを手動で確認し、それを通知する作業は時間と労力がかかります。
本記事では、Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を確認しLINE WORKSに通知する方法をご紹介します。
この自動化により、業務効率を大幅に向上させることが期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を確認しLINE WORKSに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
OutlookのAPIを利用して受信した請求書情報を受け取り、
適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認し、
LINE WORKSの提供するAPIを用いて、その結果を通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のOutlookとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Outlookと検索し、ログインしましょう。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いて適格請求書発行事業者公表システムと連携します。
必須項目を入力してください。
続いてLINE WORKSと検索します。
こちらを参考に、必須項目を設定してください。
Outlook・適格請求書発行事業者公表システム・LINE WORKSがマイアプリに連携されたらOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定の件名のメールを受信したら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。
ここで指定のキーワードを含み、請求書を添付したテストメールを送信してください。
フローボットに戻り、テストします。
アウトプットにメール情報が取得できたら保存します。
続いて「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックします。
このままテストし、アウトプットにファイル情報が反映したら保存します。
続いて「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックします。
こちらもそのままテストしましょう。
取得したファイルに情報が反映されたら保存します。
続いて「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
アクションは変更せず、次に進みましょう。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
抽出したい項目に登録番号と設定し、その他の項目は変更せずにテストしてください。
アウトプットに読み取り結果が反映したら保存します。
続いて「登録番号から公表情報を取得」をクリックします。
次に進み、アウトプットから先ほど抽出した登録番号を選択します。
こちらもテストし、下記のアウトプットに項目が反映したら保存します。
続いて「コマンドオペレーション」をクリックします。
オペレーションとアウトプットは、プルダウンから下記と同じ設定になるよう選択してください。
分岐条件は下記のように設定します。
続いて、値と等しいに分岐した側の「トークルームにメッセージを送信」をクリックします。
ボットID・トークルームIDの設定をお願いします。
メッセージはアウトプットを使って、以下のように設定しました。
保存します。
続いてその他側の「トークルームにメッセージを送信」をクリックします。
こちらもボットID・トークルームIDは先ほどと同じように設定してください。
メッセージ内容は変更しました。
こちらも保存したら、設定の終了です。
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
こちらをオンにすると、フローボットが完了した通知を受け取れます。
Yoomを開かずにフローボットの完了を確認できますね。
最後のプロセスにレコード追加を設定することで、適格請求書発行事業者公表システムで検索したその他の情報をデータベースとして蓄積できます。
取引を進める際に確認事項が発生しても、スムーズに進みそうです。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、YoomにはOutlook・適格請求書発行事業者公表システム・LINE WORKSを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しMicrosoft Teamsに通知するフローです。
こちらは領収書から登録番号を検索し、通知してくれます。
経理担当が少なくても自動化しておけば対応できますね。
2.Outlookで受信した領収書をOCRで読み取り、Notionのデータベースに登録するフローです。
形式の異なる領収書から手動で情報を読み取り、データベースに転記する作業は手間がかかります。
このフローを活用して、その他の重要な業務に取り掛かりましょう。
3.楽楽販売でステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しOutlookで送信するフローです。
楽楽販売でステータスが更新されるたびに手動で請求書を作成し、送信する作業は手間と時間がかかります。
このフローを活用して一連の流れを自動化することで、社員が少人数でも対応できます。
請求書の適格請求書発行事業者登録の有無を手動で確認する作業は非常に時間がかかります。
例えば、ある企業が毎月数百件の請求書を受け取っている場合、それぞれの請求書の事業者登録状況を調べるには膨大な時間を要します。
しかし、自動化することで、受信した請求書が適格発行事業者かどうかを素早く検索し、その結果をLINE WORKSで通知できます。
これにより、担当者は手動での確認作業から解放され、他の重要な業務に集中することができるでしょう。
特に多くの請求書を扱う企業にとっては、作業効率が大幅に向上し、業務全体のスピードアップが期待できます。
請求書の適格発行事業者の情報を手動で確認し、その結果を共有するには時間がかかることがあり、場合によっては確認漏れや連絡ミスが発生することもあります。
しかし、システム化によって、結果が遅延なくLINE WORKSで通知されるため、担当者間のコミュニケーションが迅速化します。
例えば、販売部門と経理部門が請求書の確認結果を共有する際、通知を受け取った経理担当者はすぐに次のステップに進むことができます。
このように、社内での情報共有が迅速かつ確実に行われ、業務全体がスムーズに進むことが期待できます。
適格発行事業者確認のプロセスを自動化することで、業務の標準化が進みます。
手動で行っていた場合、担当者ごとに確認方法や基準が異なることが多く、誤認や確認漏れが発生することがありました。
しかし、このフローにより、すべての請求書が同じ基準で処理され、業務の一貫性が保たれるでしょう。
例えば、あるサービス業の企業では、手動確認の際に担当者によって処理スピードに差があり、確認漏れや誤った情報の入力が問題となっていました。
しかし、自動化することで、すべての請求書が自動で一貫した方法で確認され、LINE WORKSに通知されるため、従業員間での処理にムラがなくなり、業務の精度と効率が向上することが期待できます。
今回は「Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を確認しLINE WORKSに通知する」フローボットを紹介しました。
Outlook・適格請求書発行事業者公表システム・LINE WORKSの連携によって、請求書確認作業の効率化、コミュニケーションの迅速化、業務の標準化が見込めます。
また、手動での作業を減らし、確認ミスや遅延を防ぐことで、経理業務全体の生産性を向上させることが期待できます。
ぜひ、本記事の手順を参考に、Outlook・適格請求書発行事業者公表システム・LINE WORKSを連携してみてください。
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