Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を自動で確認しSlackに通知する方法

ステップ1:Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Slackのマイアプリ連携

1.Outlookの登録方法

「マイアプリ」をクリック後、「新規接続」からOutlookを検索します。‍‍

上記画面が表示されたら、サインインを行ってください。
※注意事項：一般法人向けプランに加入していない場合、認証に失敗する可能性があります。

2. 適格請求書発行事業者公表システムの登録方法
次に「新規接続」から、適格請求書発行事業者公表システムを検索してください。

アカウント名は任意で設定してください。
アクセストークンは「Yoom」と入力し追加ボタンを押してください。

3. Slackの登録方法
続いて「新規接続」から、Slackを検索してください。

Slackのサインイン画面に遷移したら、ご利用のワークスペースURLを入力してください。

‍

Slackのアクセス許可リクエスト画面に移ったら、投稿先のチャンネルを選択して「許可する」をクリックしたら連携完了です。

※参照）連携方法の詳細はこちらのページをご確認ください。

これで、Outlook・適格請求書発行事業者公表システム・Slackのマイアプリ連携完了です！

次に、今回使用するテンプレートをコピーしましょう。
下記バナーの「試してみる」をクリックして、移行先の画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリックするとテンプレートをコピーできます。

ステップ2:Outlookのメールを受信したら起動するトリガーの設定

まずは、「メールを受信したら」を押し、アプリトリガーの設定をしていきます。

上記画面は、デフォルトで設定済みです。
そのまま「次へ」をクリックしましょう。

トリガーの起動間隔を5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※注意事項）起動間隔はプランによって選択できない場合があります。

メールフォルダIDは、候補から設定してください。

設定が完了したら、テスト用のメールをOutlookに送信しテストを行ってください。
テストが成功したら、設定を保存しましょう。

ステップ3:Outlookメールの添付ファイルの情報を取得する

次に、「メールの添付ファイルの情報を取得する」を押して、アクションを設定をします。

上記画面は既に設定済みのため、そのまま次のページに進んでください。

メールIDは、上記画像のように「メールを受信したら」というタブから設定して下さい。
※このように設定することで、Outlookにメールが届いたら、メールIDを自動取得し添付ファイルの情報を取得できます。

テストが成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:メールの添付ファイルをダウンロードする

続いて、「メールの添付ファイルをダウンロード」を押してアクションを設定します。

上記画面は既に設定済みのため、そのまま次のページに進みましょう。

再度メールIDを同じ方法で設定しましょう。
ファイルIDは「メールの添付ファイルの情報を取得する」というタブから設定してください。

テストをクリックして「テスト成功」と表示されたら、設定を保存しましょう。

ステップ5:画像・PDFから文字を読み取る

続いて、「画像・PDFから文字を読み取る」を押してAIアクションを設定します。
※注意事項）AI機能は一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

上記画面は既に設定済みのため、そのまま「次へ」をクリックしてください。

ファイルの添付方法は「ファイルをアップロード」をプルダウンより選択します。
追加で抽出したい項目は「登録番号」と記載してください。

テスト後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6:適格請求書発行事業者公表システムで登録番号から公表情報を取得する

続いて、「登録番号から公表情報を取得」を押してアクションを設定します。

上記画面は設定済みのため、そのまま「次へ」をクリックしましょう。

登録番号は、「画像・PDFから文字を読み取る」というタブから設定してください。
テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ7:分岐する

次に、「コマンドオペレーション」を押して、分岐条件の設定をしていきます。
注意事項）分岐機能は一部有料プランでのみ利用できます。有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。

このステップでは、登録番号が空でない場合のみ分岐する条件を設定します。
今回は既に「分岐対象のアウトプット・分岐条件」の設定がされているので、変更する箇所はありませんが上記画面の通り設定できているか内容を確認してください。

※参照）アウトプットについての説明は、こちらをご参照ください。

確認ができたら設定を保存してください。

ステップ8:Slackのチャンネルにメッセージを送信する

続いて、「チャンネルにメッセージを送る」を押してアクションを設定します。

上記画面は既に設定済みのため、そのまま次のページに進みましょう。

投稿先のチャンネルIDは、上記画面の注釈を参考に設定してください。

メッセージ内容は、自由に設定可能です。
今回のフローでは、デフォルトで上記のように設定されているので、用途に合わせて変更してください。
設定が完了したらテスト後、設定を保存しましょう。

ステップ9:トリガーをONにする

最後に「トリガーをON」をクリックして、正常にフローボットが起動するか確認してみましょう！

その他の適格請求書発行事業者公表システムを使用した自動化例のご紹介

Yoomでは適格請求書発行事業者公表システムと他のアプリとの連携も可能です。
ここからは、その他の適格請求書発行事業者公表システムを使った自動化例をいくつか紹介します。

1. Notionで取引先が登録されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認できるフローです。
このフローを活用することで、手作業による確認作業を削減できるため、確認漏れを防止できます。

2. Airtableで取引先が登録されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認できるフローです。
‍このフローを活用することで、適格請求書発行事業者の登録有無の確認を効率化できます。
これにより、経理業務をスムーズに進めることが可能です。

3.kintoneでステータスが更新されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認できるフローです。
‍このフローを活用することで、手作業で適格請求書発行事業者の登録有無を確認する手間を削減できるため、業務効率化でき、入力ミスによる作業の手戻りも防止できる可能性があります。

Outlook・適格請求書発行事業者公表システム・Slackの連携メリットと具体例

メリット1：人的ミスを削減し、業務効率を向上させる

手作業で領収書の登録番号をその都度確認し、適格請求書発行事業者公表システムで照合する作業は、時間がかかりヒューマンエラーが発生するリスクが高くなる可能性があります。
このプロセスをアプリ連携により自動化することで、請求書に記載されている登録番号をAIで読み取り、そのデータを適格請求書発行事業者公表システムと照合し登録の有無をSlackに自動通知することで、ヒューマンエラーを削減し業務効率を向上できます。
これにより、従業員は他の重要なタスクにリソースを割くことが可能になり、業務全体の効率向上が期待できます。

メリット2：自動通知による迅速な意思決定を支援

Outlook・適格請求書発行事業者公表システム・Slackの連携を行うことで、Slackの自動通知機能により、適格請求書発行事業者かどうかの確認結果を迅速に共有できます。
これにより、担当者や管理職が素早く意思決定を行うことが可能になります。
特に複数の部署間で連携が必要な場合では、漏れのない素早い通知ができることで、スムーズな情報共有を実現し、全体の業務プロセスを加速させる効果を発揮できるかもしれません。

メリット3：法令遵守を強化し、トラブルを回避

登録番号を確認する場合、コンプライアンスを強化するためにも履歴を残しておくことが大切です。
履歴が無い場合、税務調査や監査時に説明責任を果たせないケースもあります。
Outlook・適格請求書発行事業者公表システム・Slackの連携を行うことで、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を自動で確認後、登録番号の確認履歴をSlackの通知上に残せるため、コンプライアンスの強化が期待できます。

まとめ

本ブログでは、Outlook・適格請求書発行事業者公表システム・Slackを連携し、Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を自動で確認しSlackに通知する方法についてご紹介しました。いかがでしたか？
この自動化を取り入れることで、業務効率の向上や人的ミスの削減、法令遵守の強化など、多くのメリットを実現できますよ！
ぜひ本記事を参考に、ノーコードでの連携と自動化を実現し、業務プロセスを改善しましょう。