Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しSlackに通知する

■概要

インボイス制度の開始に伴い、受け取った領収書が適格請求書発行事業者のものかを確認する業務が増えていないでしょうか。手作業での確認は時間がかかるだけでなく、登録番号の転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した領収書から登録番号を自動で読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで確認、その結果をSlackに通知する一連の流れを自動化し、経理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する領収書のインボイス制度対応に手間を感じている経理担当者の方
• 手作業による登録番号の確認と共有で、ミスや確認漏れのリスクを減らしたい方
• 適格請求書発行事業者公表システムでの照合作業を自動化し、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、確認からSlackへの通知までが自動処理され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 登録番号の読み取りからシステムでの照合までを自動化することで、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な経理処理に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。特定の件名や差出人のみを対象にすることも可能です。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした領収書ファイルから登録番号を抽出します。
5. 続いて、適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションで、抽出した番号の登録情報を照合します。
6. 次に、分岐機能で条件を設定し、事業者登録があった場合のみ後続のSlack通知へ進むように設定します。
7. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、確認結果を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、画像からどのようなデータを抽出するのかを任意で設定できます。
• 分岐機能では、適格請求書発行事業者として登録があった場合のみ通知を行うなど、条件に該当する場合のみ後続のフローを進行させることが可能です。
• Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知先のチャンネルのほか、メッセージ内容に事業者名など前段で取得したデータを動的に埋め込めます。

■注意事項

• Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。