日常的に大量の契約書を処理する企業にとって、契約書データを確認するだけでも大変ですよね。
その上、書類データをデータベース上に格納してメンバーに書類が届いたことを共有する作業まで行うと、非常に負担がかかるので、「対応工数が多すぎて大変！もっと簡単にできないものか...」と担当者の誰もが思ってしまうかもしれません。
そのお悩みを解消に導くため、Yoomのアプリ連携をご提案します！
YoomのAIオペレーションを活用して、Outlookとkintone、Slackを連携することで、Outlookで受信した契約書をAI OCRで読み取れるようになるため、書類の必要な文字を目で追って確認する手間を省けるはずです。
さらに、読み取った契約書の抜粋部分をkintoneのデータベースに自動で登録し、Slackで関係者に書類が届いたことを通知するため、書類の到着とデータの格納を素早く共有・察知できるようになるかもしれません。
本記事では、その自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務のスピードアップを目指す方は、ぜひご覧ください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookとkintone、Slackを連携するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する
試してみる
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。
こんな方におすすめ
- OutlookとkintoneとSlackをそれぞれ活用している方
- OutlookとkintoneとSlackをそれぞれ活用しているが、情報の連携に手間を感じている方
- OutlookとkintoneとSlackを連携して、業務効率化できないか検討している方
- OutlookとkintoneとSlackを連携して、契約書の処理作業を効率化したい方
[Yoomとは]
OutlookとAI OCR、kintone、Slackの連携メリットと具体例
1.契約処理のスピード向上
契約書の処理は複数の手順が必要となり、作業の完了まで時間がかかりますが、Outlookとkintone、Slackを連携することで作業時間の短縮が期待できます。
例えば、従来の作業で契約書処理に数十分かかってしまいますが、手作業が減ることで人の手で行うよりも早く作業を完結できる可能性があります。
さらに、Slackへの通知により関係者が情報を素早く確認でき、対応の遅れを防ぐことにもつながります。
作業工数が減ることで、担当者の負担軽減も期待できるでしょう。
2.ヒューマンエラーの削減
契約書のデータ入力を手作業で行うと、どんなに気をつけていても誤入力や入力漏れといったヒューマンエラーが発生することもあります。
Outlookとkintone、Slackを連携すれば、契約書類の内容がAI機能により自動で読み取られるので、手入力を最小限に抑えられるかもしれません。
それにより、入力時のミスが低減することが予想されます。
例えば、顧客名や契約金額を間違えて入力するリスクを低減でき、後の修正作業やトラブル対応の手間をなくせる可能性があります。
メンバーへの共有が漏れてしまうこともなくなるかもしれません。
3.スムーズなチーム間連携の実現
契約書に関わる情報は企業内の複数の部門で共有されることが多いですが、手作業で複数のツールを連携していると操作に時間がかかり、情報共有の遅れが発生してしまう可能性もあります。
Outlookとkintone、Slackを連携すると、シームレスに行われる作業でタイムラグを抑えられることが予想されるため、チーム間の連携や後続作業をスムーズに行えるようになるかもしれません。
例えば、法務や経理などの異なる部署が各ツールでそれぞれ作業を行っているシーンをイメージしてみてください。
従来の作業では、法務メンバーが契約書を受領してデータを登録し、作業完了後に経理メンバーに契約書を受領したことを手動で通知する運用を行っていました。
この自動化を活用すれば、契約書の受信から関連メンバーへの通知までのプロセスが自動で進むので、作業完了までの待機時間を抑えられるはずです。
後続作業の停滞や遅れを気にすることなく、余裕を持って業務を行えるようになるかもしれません。
OutlookとAI OCR、kintone、Slackを連携してできること
Yoomには、OutlookとAI OCR、kintone、Slackの連携をすぐに実現できるテンプレートが用意されており、アカウント登録後、最短30秒でフローボットを体験できます！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する
Outlookでの契約書受信をきっかけに、OCRで自動で顧客の情報や契約内容を読み取り、kintoneへ追加してからSlackへ通知できます。
メール受信した契約書の情報を手動入力する必要がなくなり、kintoneとSlackでスムーズに情報が共有されます。
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する
試してみる
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。
Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しMicrosoft Teamsに通知する
Outkookでの領収書受信をきっかけに、領収書からOCRで自動で登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで登録有無を照合して、Microsoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化し、経理業務を効率化します。
自動化によって今まで入力にかかっていた時間を省いてチーム全体が重要な業務を行うことができます。
Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■注意事項
・Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで契約書を受信後OCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する方法
まず、Outlookで契約書を受信したことをOutlookのAPIを利用して受け取ります。
その後、AI OCRで契約書を読み取り、kintoneの提供するAPIを用いて、読み取った契約書をkintoneに追加します。
さらに、Slackの提供するAPIを活用して、読み取った契約書をkintoneに追加したことをSlackへ通知することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に可能です。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
- OutlookとkintoneとSlackをマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Outlookの起動設定とAI OCR（画像読み取り）の設定、続くkintoneへ書類データを追加する設定と通知するSlackの各オペレーションの設定
- トリガーをONにして動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する
試してみる
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。
ステップ1：OutlookとkintoneとSlackをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
※Slackは以下の動画を参考に設定してみてくださいね！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Outlookの連携
下記をご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneの連携
下記をご参照ください。
連携方法はこちらのページでも詳しく紹介しているので、不明点がある際には、ヘルプ記事を確認してみてください。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する
試してみる
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは6つです。
ステップ3：Outlookの起動設定
(1)まず、Outlookのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する」をクリックしてください.。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のステップ「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で設定する「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(5)「メールフォルダID」は入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』に表示されるので、運用に沿った情報を選択できます。
(6)「キーワード」にも情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
ステップ4： メールの添付ファイルの情報を取得する
(1)次に、2つ目のステップ「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしてください。
(2)連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、［次へ］をクリックします。
次の画面で、「メールID」に情報を入力してください。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
(3)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
ステップ5： メールの添付ファイルをダウンロード
(1)続いて、3つ目のステップ「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、［次へ］をクリックしてください。
(3)次の画面で、「メールID」や「ファイルID」に注釈に沿って情報を入力します。
取得したアウトプットも引用できるので、活用していきましょう。
(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします
ステップ6：AIを使用して画像・PDFから文字を読み取る設定
(1)次に、4つ目のステップ「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
(2)次の画面で、画像・PDFから文字を読み取るアクションをプルダウンから選択します。
アクションは複数あり、選択するアクションによって消費されるタスク数が異なるのでご注意ください。
今回は『契約書（6500文字以内）を読み取る（15タスク）』を選択します。
(3)次の画面で「ファイルの添付方法」を設定します。
今回のフローでは、受信した契約書を読み取ると仮定して『取得した値を使用』を指定し、右の項目で『取得したファイル』をプルダウンから選択します。
(4)「追加で抽出したい項目」には、アップロードしたファイルからデフォルト（「件名」「署名者1：会社名」「署名者1：氏名」「署名者2：会社名」「署名者2：氏名」「締結日」「有効期限」「契約開始日」「契約終了日」）以外で抽出したい情報を運用状況に沿って入力してください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
抽出が難しい条件については、こちらのページを確認してください。
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
・「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます
ステップ7：読み取り後のデータをkintoneへ追加する設定
(1)続いて、5つ目のステップ「レコードを追加する」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報とデータベースの連携の「アプリID」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』に展開されるので、運用に沿った情報を選択してください。
情報を入力した後、［次へ］をクリックします。
今回は、以下のようなデータベースをkintoneで構成しています。
(3)次の画面で、追加するレコードの値の項目に情報を入力していきます。
値の各項目は「件名」や「署名者1：会社名」などのkintoneのデータベースの情報が反映されている状態です。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
（以下は、各項目に4つ目のステップで取得したアウトプットを引用したものです。）
(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします
ステップ8：通知するSlackの設定
(1)最後に、6つ目のステップ「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
(3)次の画面で「投稿先のチャンネルID」を指定します。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいたチャンネルが『候補』に表示されます。
なお、Slackで任意のチャンネルにメッセージを送信する場合、該当のチャンネルにYoomアプリを事前にインストールしておく必要があります。
詳細はこちらのページをご確認ください。
(4)チャンネルIDを指定した後、「メッセージ」に通知したい内容を入力していきます。
以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットも引用可能です。
Slackでメンション付きのメッセージを送る手順は、こちらのページを確認してくださいね。
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です
ステップ9：トリガーをONにして動作を確認
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
OutlookとOCRを使ったその他の自動化例
他にもOutlookとOCRを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Outlookを活用した自動化例
メール受信やカレンダー更新をトリガーに、タスク管理ツールにタスクを自動作成したり、チャットツールへ通知します。
また、メール内容をAIで要約してチャットに送信、受信内容を他社メールに転送も可能。
外部ツールからの通知や自動返信にも対応し、手動での転記や二重対応の手間を削減します。
Bubbleに登録された情報をOutlookに通知する
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■概要
「Bubbleに登録された情報をOutlookに通知する」ワークフローは、Bubbleでデータが登録された際に、自動的にOutlookへ通知を送信する業務ワークフローです。Bubbleを活用していると、さまざまなデータが日々追加・更新されますが、それらの情報をチーム全体で迅速に共有するのは容易ではありません。そこで、このワークフローを利用すれば、Bubbleに新しい情報が登録された瞬間にOutlookに通知が届くため、情報共有がスムーズになり、業務効率の向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Bubbleを利用しており、データ登録時にチームへ即時通知を送りたい方
・Outlookを日常的に使用していて、通知機能を活用したいビジネスパーソン
・手動での情報共有に手間を感じている業務担当者
・情報共有の自動化を検討し、効率化を図りたいプロジェクトマネージャー
・チーム内での迅速なコミュニケーションを重視する方
■注意事項
・Bubble、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google Meetで会議終了後、録画URLをOutookに送信する
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■概要
「Google Meetで会議終了後、録画URLをOutlookに送信する」ワークフローは、会議の録画URLを自動でOutlookに送信する仕組みです。
これにより、会議終了後すぐに録画へのアクセスを関係者に通知でき、共有作業が効率的に行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Meetを使って定期的に会議を開催しており、会議後の録画データの共有を簡単に行いたい会議の主催者の方
会議録画のリンクを手動で送信しており、その作業を効率化したいと考えているプロジェクトマネージャーやオフィスマネージャーの方
会議終了後に録画リンクを参加者に通知したいと考えているIT担当者や運営チームの方
Outlookでのメール管理をメインにしており、会議録画のリンクを自動で送信したいと感じている業務担当者の方
■注意事項
・Google Meet、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookでカレンダーのイベントが更新されたら、Slackに通知する
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■概要
「Outlookでカレンダーのイベントが更新されたら、Slackに通知する」ワークフローは、予定の変更を素早く通知できます。
予定が変更されても迅速に把握できるため、適切な対応をとりやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用してスケジュール管理を行っている方
・カレンダーのイベントが頻繁に変更される職場で働いている方
・会議やイベントの変更を迅速に把握して、業務に役立てたい方
・コミュニケーションツールとしてSlackを利用している方
・Slackを日常的に使っていて、スケジュールの変更をすぐに把握したい方
■注意事項
・OutlookとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、TickTickにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、TickTickにタスクを作成する」フローは、メール管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
手動でのタスク登録が不要になるため、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信するメールを効率的にタスク管理したいビジネスパーソン
・TickTickを活用してプロジェクトや日々のタスクを整理したい方
・メールからタスクへの手動移行に時間を取られている方
・業務フローの自動化を通じて生産性向上を目指す企業の担当者
・OutlookとTickTickの連携を簡単に実現したい方
■注意事項
・Outlook、TickTickのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookにメールが届いたら、Gmailでメール本文を送信する
試してみる
Outlookに新しいメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信するフローです。
Outlookにメールが届いたら、要約してMicrosoft Teamsに送信する
試してみる
Outlookに新しいメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する
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Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。
kintoneにレコードが登録されたらOutlookに送信する
試してみる
kintoneに新規のレコードが登録されたら、Outlookに送信するフローです。
Outlookの受信内容からTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
「Outlookの受信内容からTrelloにカードを作成する」フローは、メール管理とタスク整理をスムーズに行う業務ワークフローです。
重要なメールを自動的にTrelloに転送することで、見逃しや漏れを防ぎ、チームでのタスク共有が簡単になります。
日々のメール対応に追われている方に最適な連携方法です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用し、重要な情報を見逃さないように管理したいビジネスユーザーの方
・Trelloでプロジェクト管理を行っており、メールからタスクを自動で登録したいチームリーダーの方
・メール対応とタスク管理を効率化し、作業の重複を避けたい営業担当者の方
・複数のプロジェクトを同時に進行しているため、メール内容を迅速にタスク化したい方
■注意事項
・Outlook、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する
試してみる
■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Wixでサイトを運営し、フォームからの問い合わせ対応に時間を要している方
・Outlookを使った手動での定型メール返信に非効率を感じている担当者の方
・フォームからのリードに対して、一次対応を自動化したいと考えている方
■注意事項
・ Wix、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OCRを活用した自動化例
名刺画像やファイルをOCRで自動処理することで、手入力の手間を削減し、情報管理の効率を向上できます。
例えば、Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録するだけでなく、Trelloへの登録やGmailでお礼メールを送信することも可能です。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する
試してみる
■概要
「Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する」ワークフローは、ファイル管理とカスタマーサポートの業務を効率化する業務ワークフローです。
Boxに保存されたドキュメントをOCR機能で自動的にテキスト化し、その内容をもとにZendeskでサポートチケットを自動生成します。
これにより、手動でのデータ入力や情報整理の手間を省き、迅速かつ正確なサポート対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して多くのファイルを管理しているカスタマーサポートチームの方
・Zendeskでのチケット作成作業に時間を取られているサポート担当者
・ファイル内容から自動的にチケット化したいと考えているIT担当者
・手動入力によるミスを減らし、業務の正確性を高めたい企業の方
■注意事項
・Box、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskとの連携およびOCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxにPDFがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「BoxにPDFがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローを利用すると、PDFの内容を自動的にGoogle スプレッドシートに追加できます。
手動入力の手間が省けるため、プロジェクトの進行がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用してドキュメントの管理やファイル共有を行っている方
・アップロードされたPDFデータを迅速に処理し、データをGoogle スプレッドシートに集約したいと考えている方
・手動でのデータ入力に時間を取られたくない方
・Google スプレッドシートを日常的に活用している方
・紙の書類をデジタル化して管理し、業務効率を向上させたい方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受け取った契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った契約書をOCR技術で自動的に読み取り、Google スプレッドシートに追加するワークフローです。
この業務ワークフローは、契約書管理の手間を軽減し、データの正確性を向上させます。
効率的かつスムーズな契約管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・契約書をGmailで受け取り、手動で管理している方
・契約内容をGoogle スプレッドシートで一元管理したい方
・OCR技術を活用して業務の自動化を目指している方
・契約管理の効率化を図りたい事務担当者の方
・Google スプレッドシートを日常的に活用しているビジネスパーソン
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailで受信したPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Gmailで受信したPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローを利用すると、受信したPDFを自動的に文字データに変換できます。
変換結果がGoogle スプレッドシートに追加されるため、データ整理が容易になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使って業務連絡や書類受信を行っている方
・PDF書類の内容を迅速に把握し、情報を整理・管理したい方
・Google スプレッドシートを使ったデータ管理に馴染んでいる方
・PDF資料を手動で読み取る手間を省きたいと考えている方
・効率的に情報を収集し、スピーディに業務を進めたいと考えている方
・特に経理部門や営業部門で、受信書類の内容をデータベース化して活用したい方
■注意事項
・GmailとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに名刺がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Google Driveに名刺がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローを利用すると、名刺情報の管理が簡単になります。
アップロードと同時にGoogle スプレッドシートに追加されるため、手動入力の手間が省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ビジネスマンとして営業活動を効率化したい方
・名刺交換が多く、名刺情報を手動で管理するのが煩雑に感じている方
・名刺情報をスピーディにデジタル化して、すぐに活用したいと考えている方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを日常的に活用している企業
・チームメンバー間で名刺情報を迅速に共有したいと考えている方
・煩雑な手入力を避け、効率的に名刺管理を行いたいと考える方
■注意事項
・Google DriveとGoogle スプレッドシートをそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Trelloにカードを追加する
試してみる
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Trelloにカードを追加するフローです。
■注意事項
・GoogleフォームとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する
試してみる
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信するフローです。
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信する
試してみる
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しGmailでお礼メールを送信するフローです。
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・SalesforceおよびAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
「OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、ファイル管理とデータ入力の手間を軽減する業務ワークフローです。
OneDriveに新しいファイルがアップロードされるたびに、OCR機能を活用して文字情報を自動的に読み取り、必要なデータをGoogle スプレッドシートに転記します。
手動でのデータ入力作業が不要となり、業務の効率化を図ることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを日常的に利用し、ファイル管理を効率化したいビジネスユーザーの方
・手動で行っているデータ入力作業を自動化し、作業時間を短縮したい事務担当者の方
・OCR技術を活用して紙ベースの資料をデジタル化し、Google スプレッドシートで一元管理したい方
・複数のSaaSアプリを連携させて、業務プロセスをスムーズにしたいIT担当者の方
・データ入力時のヒューマンエラーを減らし、正確性を向上させたい経営者の方
■注意事項
・OneDrive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailに通知する」ワークフローは、受信したファイルの自動処理と迅速な通知を実現します。
フォームに添付された書類をOCR技術で読み取り、必要な情報を抽出後、Gmailを通じて指定のメールアドレスに通知します。
この業務ワークフローにより、手動でのデータ入力や確認作業が不要となり、業務効率が大幅に向上します。
また、OCR機能を活用することで、手書きやスキャンされた書類からも正確なデータを取得できるため、デジタル化が進む現代のビジネス環境において非常に有用です。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを頻繁に利用する企業や団体の事務担当者
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームリーダー
・Gmailを主に通知手段として活用しているビジネスパーソン
・OCR技術を活用して書類のデジタル化を進めたい方
・業務ワークフローの自動化を検討中の経営者
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
今回紹介したOutlookとkintone、Slackの連携を導入することにより、契約書の処理作業の効率化が図れます。AI OCRを合わせて活用すれば手作業が最小限に抑えられるので、ヒューマンエラーの削減にもつながります。
また、作業時のエラーが低減することで、業務精度の向上が見込まれるでしょう。
さらに、契約処理のスピードが上がることで、複数チーム間のスムーズな連携を実現できるはずです。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
よくあるご質問
Q：OCRの読み取り精度はどのくらいですか？
A：
YoomのOCR機能はPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
項目名が明確で値がユニーク、かつ6,500文字以内の場合は高精度で読み取ることが可能です。
一方で、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字を含むファイルは精度が低下する場合があります。
詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
Q：無効なメールアドレスがあった場合の挙動は？
A：
指定したメールアドレスが無効だった場合、フローはエラーになり、停止します。
エラーになると、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届くため、通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知されます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：AIで読み取れる文字数に上限はありますか？
A：
OCR機能では読み取る書類や文字数によってアクションを選択することができ、最大12,000文字まで読み取り可能です(15タスク)。
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