Outlookが領収書を受信したらAI OCRで読み取って、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しMicrosoft Teamsに通知する方法

Outlookが領収書を受信したらAI OCRで読み取って、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認し、Microsoft Teamsに通知する方法

Outlookが領収書を受信したら、AI OCRを用いて内容を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認し、Microsoft Teamsに通知できます。
Yoomを使えば、プログラミング知識がなくても簡単に自動化できます。

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです

• OutlookとMicrosoft Teams、適格請求書発行事業者公表システムをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー、アクションの設定
• 最後にトリガーが起動するかを確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。

ステップ1：OutlookとMicrosoft Teams、適格請求書発行事業者公表システムをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

Outlookを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。

同様にMicrosoft Teamsを選択したら、使用するアカウントでログインしてください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

同様に適格請求書発行事業者公表システムを選択できたら、アカウント名は管理用の任意の名称を、アクセストークンには「yoom」と入力し、「追加」をクリックします。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが正しく表示されているかを確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

こちらのバナーをクリックします。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。

この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。

その後は、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
テンプレートは「マイプロジェクト」に保存されます。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　メールを受信したら」をクリックします。

ステップ4：Outlookのアクション1を設定

1) アクションは「メールを受信したら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
メールフォルダIDは候補から選択できます。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：Outlookのアクション2を設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　メールの添付ファイルの情報を取得する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「メールの添付ファイルの情報を取得する」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)必須事項を入力します。

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ステップ4のOutlookで取得したアウトプット情報を活用して入力できます。

必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

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ステップ6：Outlookのアクション3を設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　メールの添付ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「メールの添付ファイルをダウンロード」を選択して、「次へ」をクリックします。

3)必須事項を入力します。

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ステップ5のOutlookで取得したアウトプット情報を活用して入力できます。

必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

ステップ7：AIオペレーションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

2) アクションは「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)事項を入力します。
ファイルの添付方法は「ファイルをアップロード」選択し、追加で抽出したい項目は「登録番号」と記載します。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

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ステップ8：適格請求書発行事業者公表システムのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　登録番号から公表情報を取得」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「登録番号から公表情報を取得」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) 必須事項を入力します。
AIオペレーションで取得したアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

ステップ9：分岐を設定

1) フローに戻り、「分岐　コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。

2) 分岐対象のアウトプットのオペレーションは「登録番号から公開情報を取得」、アウトプットは「登録番号」を選択し、分岐条件が「登録番号　アウトプットがからではない」になっていることを確認して「保存」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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ステップ10：Microsoft Teamsを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択し、「次へ」をクリックします。

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3)必須事項を入力します。

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アウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

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これで【Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しMicrosoft Teamsに通知する】というフローが完成です。

ステップ11: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

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適格請求書発行事業者公表システムを使ったその他の自動化例

他にも適格請求書発行事業者公表システムを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneでステータスが更新されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認する
このテンプレートは、kintoneでステータスが更新された際に、適格請求書発行事業者公表システムで登録有無を自動確認する仕組みです。
例えば、経理部の「請求管理課」が請求書を確認する際、手動での調査を省略できます。
これにより業務効率が向上し、入力ミスや確認漏れの防止が見込めます。
また適正な経理処理を支援し、素早いデータ連携でスムーズな業務プロセスをが期待できます。

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2.Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しLINE WORKSに通知する
このテンプレートは、Gmailで受信した領収書から登録番号を自動抽出し、適格請求書発行事業者公表システムで登録の有無を確認、結果をLINE WORKSで経理部門に通知する仕組みです。
経理部門の「経費管理課」が迅速に確認作業を行えるため、業務効率化や人的ミスの削減が見込めます。
また、登録漏れによる税務リスクを回避し、適正な経費処理をサポートします。

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3.Airtableで取引先が登録されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認する
このテンプレートは、Airtableに新しい取引先が登録されると、適格請求書発行事業者公表システムで登録有無を自動確認し、Slackチャンネルに結果を通知する仕組みです。
手作業を減らし、確認漏れや入力ミスの防止が見込めます。
これにより、業務効率化だけでなく、迅速な情報共有が可能となり、取引先対応のスピードアップも期待できます。

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まとめ

今回はOutlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しMicrosoft Teamsに通知する方法をご紹介しました。
この自動化により、手作業を削減し、業務負荷を軽減するだけでなく、ミスの防止やプロセスの精度向上も期待できます。
また、チーム全体でスムーズに情報共有できるため、迅速な意思決定や対応が見込めます。
さらに、Yoomのノーコードテンプレートを使用すれば、専門的な知識なしでこれらの自動化が実現できるため、誰でも簡単に導入できます。
今後の業務効率化を図りたい方は、ぜひこの方法を参考にして、実際に取り入れてみてください。

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