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Outlookで受信したお問い合わせをJUST.DBに登録する方法
日々受信するお客様からのお問い合わせ情報を一元管理することは、問い合わせの傾向や問題点の改善を行うために有効な方法です。
しかし一元管理のためにメールの内容を転記するのは、大きな手間ですよね。
もしかしたら、転記作業に時間がかかり、業務がなかなか捗らない、なんて日もあるかもしれません。
そんな悩みを持つ人に、OutlookとJUST.DBを連携し、Outlookで受信したお問い合わせを自動的にJUST.DBに登録する方法をご紹介したいと思います。
難しいプログラミングが不要なこの連携は、手動でのデータ入力作業が削減され、迅速な対応が可能となり、業務効率が向上する鍵となるかもしれません。
この記事では、その方法を解説していきますので、ぜひチェックしてみてくださいね。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
Outlookで受信したお問い合わせの対応履歴を、都度手作業でJUST.DBに転記していませんか？この作業は件数が増えるほど時間もかかり、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、お問い合わせ内容を自動でJUST.DBへ登録できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するお問い合わせの管理に手間を感じているカスタマーサポート担当者の方
- JUST.DBへのデータ入力作業を自動化し、入力漏れやミスをなくしたいと考えている方
- 手作業によるデータ転記から脱却し、より重要な業務に集中したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのお問い合わせメール受信時に、自動でJUST.DBへレコードが追加されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとJUST.DBをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の件名や差出人など、起動条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入」アクションを設定し、受信したメールの件名や本文などの情報を、JUST.DBの任意の項目に登録されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- JUST.DBの「レコードの挿入」アクションでは、登録したい項目に合わせて、固定のテキストを設定したり、トリガーで受信したメールの件名や本文などを動的な値として紐付けたりするなどの設定が可能です。
■概要
Outlookで受信したお問い合わせの対応履歴を、都度手作業でJUST.DBに転記していませんか？この作業は件数が増えるほど時間もかかり、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、お問い合わせ内容を自動でJUST.DBへ登録できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するお問い合わせの管理に手間を感じているカスタマーサポート担当者の方
- JUST.DBへのデータ入力作業を自動化し、入力漏れやミスをなくしたいと考えている方
- 手作業によるデータ転記から脱却し、より重要な業務に集中したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのお問い合わせメール受信時に、自動でJUST.DBへレコードが追加されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとJUST.DBをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の件名や差出人など、起動条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入」アクションを設定し、受信したメールの件名や本文などの情報を、JUST.DBの任意の項目に登録されるように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- JUST.DBの「レコードの挿入」アクションでは、登録したい項目に合わせて、固定のテキストを設定したり、トリガーで受信したメールの件名や本文などを動的な値として紐付けたりするなどの設定が可能です。
[Yoomとは]
Outlookで受信したお問い合わせをJUST.DBに登録する方法
今回一緒に設定していくのは「Outlookで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録する」というフローボットです。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
- OutlookとJUST.DBをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるOutlookのトリガー設定と、その後に続くJUST.DBのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、OutlookとJUST.DBの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1：OutlookとJUST.DBをマイアプリ連携
はじめに使用するアプリのマイアプリ連携を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に、検索窓にOutlookと入力して、表示された候補から「Outlook」を選択します。
OutlookはOutlookにログインしている場合、新規接続を押すとログインしているOutlookのアカウントと自動連携します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いて、JUST.DBのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほど同様に、検索窓にJUST.DBと入力し、表示された候補から「JUST.DB」を選択します。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを設定して、「追加」をクリックして完了です。
マイアプリにOutlookとJUST.DBが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：Outlook「メールを受信したら」のトリガーを設定
いよいよ連携フローの設定を行っていきます！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。
■概要
Outlookで受信したお問い合わせの対応履歴を、都度手作業でJUST.DBに転記していませんか？この作業は件数が増えるほど時間もかかり、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、お問い合わせ内容を自動でJUST.DBへ登録できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するお問い合わせの管理に手間を感じているカスタマーサポート担当者の方
- JUST.DBへのデータ入力作業を自動化し、入力漏れやミスをなくしたいと考えている方
- 手作業によるデータ転記から脱却し、より重要な業務に集中したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのお問い合わせメール受信時に、自動でJUST.DBへレコードが追加されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとJUST.DBをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の件名や差出人など、起動条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入」アクションを設定し、受信したメールの件名や本文などの情報を、JUST.DBの任意の項目に登録されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- JUST.DBの「レコードの挿入」アクションでは、登録したい項目に合わせて、固定のテキストを設定したり、トリガーで受信したメールの件名や本文などを動的な値として紐付けたりするなどの設定が可能です。
■概要
Outlookで受信したお問い合わせの対応履歴を、都度手作業でJUST.DBに転記していませんか？この作業は件数が増えるほど時間もかかり、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、お問い合わせ内容を自動でJUST.DBへ登録できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するお問い合わせの管理に手間を感じているカスタマーサポート担当者の方
- JUST.DBへのデータ入力作業を自動化し、入力漏れやミスをなくしたいと考えている方
- 手作業によるデータ転記から脱却し、より重要な業務に集中したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのお問い合わせメール受信時に、自動でJUST.DBへレコードが追加されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとJUST.DBをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の件名や差出人など、起動条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入」アクションを設定し、受信したメールの件名や本文などの情報を、JUST.DBの任意の項目に登録されるように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- JUST.DBの「レコードの挿入」アクションでは、登録したい項目に合わせて、固定のテキストを設定したり、トリガーで受信したメールの件名や本文などを動的な値として紐付けたりするなどの設定が可能です。
クリックすると、以下のような画像が出てくるのでOKを押します。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にOutlookの設定を行うため、「メールを受信したら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。
- 「タイトル」→必要に応じて変更可能
- 「Outlookと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
- 「トリガーアクション」→メールを受信したら
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されたら設定方法を確認し、画面をスクロールします。
詳細の設定を行いましょう。
- 「トリガーの起動間隔」→起動間隔とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するか、というものです。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。 - 「メールフォルダ ID」→候補から選択してください
入力欄をクリックすると、連携するアカウントに関する候補が下に表示されるので対象のフォルダを選択し、入力します。
設定が完了したら、「テスト」を実行しましょう。成功すると、以下のように表示されます。
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで活用でき、JUST.DBに情報を反映する際、ここで取得した値をそのまま引用可能となります。
ステップ3：JUST.DB「レコードの挿入」のアクションを設定
続いてJUST.DBのアクションを設定していきます。
「レコードの挿入」をクリックすると以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。
- 「タイトル」→必要に応じて変更可能
- 「JUST.DBと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
- 「アクション」→レコードの挿入
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
詳細を設定していきましょう。
まずレコードの追加先を設定していきます。
- 「ドメイン」→URLから取得し入力してください
- 「テーブル識別名」→設定してください
※識別名はこちらの記事などを参考に設定してください。
画面をスクロールして、追加するレコードについての設定を行います。
今回は受信したメールの「件名」と「本文」を追加することを想定して設定していきます。
- 「フィールド識別名」→設定してください
- 「値」→アウトプットを挿入
フロー起動ごとに変動する「値」はアウトプットを使用することによって、フロー起動ごとに内容を変動させることができます。
入力欄をクリックすると下に候補が表示されるので、「メールを受信したら」の右側のマークをクリックし、候補の中から選択し、追加します。
本文に関しても同様に設定しましょう。
今回は受信したお問い合わせメールの「件名」と「本文」を追加しましたが、さらに項目を追加したい場合は「＋対象フィールドを追加」をクリックして、入力欄を追加して設定を行ってくださいね。
例えば、AIを使用したオペレーションをトリガー後に追加して利用することで、特定の文字列などを抽出して追加することもできます。
業務に合わせてカスタマイズも可能ですよ！
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※AIオペレーション「データの抽出（2タスク）」について、詳しくはこちらをご確認ください。
設定が完了したら、「テスト」を実行します。
テストに成功し、実際にJUST.DB側に設定した内容が反映されたら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：OutlookとJUST.DBの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれ様でした！
OutlookとJUST.DBを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもOutlookとJUST.DBのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Outlookを活用した自動化例
別ツールの情報をそのまま用いてメールを送付できるので、重要情報の誤転記や送信先の間違いといったヒューマンエラーが低減する可能性があります。
また、AI機能やOCR（データ読み取り機能）を活用することで、作業効率の向上も見込めそうです。
■概要
Notionデータベースの情報を用いて、Outlookでメールを自動で送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで顧客情報やタスク管理を行っている方
・手動でのメール作成・送信の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・顧客情報やタスクの進捗状況に応じてパーソナライズされたメールをOutlookで送信したい方
2.マーケティング担当者
・Notionで管理している顧客情報をもとにセグメント化されたメールマーケティングを自動化したい方
・イベントやキャンペーンのお知らせなどを対象となる顧客に自動で送信したい方
3.プロジェクトマネージャー
・Notionで管理しているタスクの期限が近づいたら担当者にリマインダーメールをOutlookで自動送信したい方
・プロジェクトの進捗状況を関係者に定期的にメールで報告したい方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはプロジェクト管理や情報共有に役立つツールですが、データベースに登録された情報を基に、Outlookを手動で作成・送信するのは、非効率的で時間がかかる作業です。特に定期的な連絡や大量のデータに基づくメール送信が必要な場合は手作業ではミスが発生しやすく、業務のボトルネックになる可能性があります。
このフローを導入することで、Notionデータベースの情報をトリガーとしてOutlookでメールが作成・送信され、手作業によるメール作成・送信作業から解放されて貴重な時間を他の業務に充てることができます。また、手動作業がなくなることによって送信ミスや情報漏洩のリスクが軽減され、正確かつ効率的な情報共有を行うことができます。
■注意事項
・NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
STORES予約で予約が登録されたら予約者に自動でOutlookを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.予約管理を効率化したい方
・メール送信までのプロセスを効率化して人的ミスを削減したい方
2.STORES予約で予約受付をしている事業者
・予約受付後に手動で予約確認メールを送信する手間を省いて自動化することで業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
STORES予約で予約を受け付けているが、予約が入るたびにOutlookで確認メールを送信するのは労力がかかり人的なミスの懸念もあります。
[STORES予約で予約が登録されたら予約者に自動でOutlookを送信する]テンプレートを導入することによって、予約情報が登録されると予約者にリアルタイムでOutlookメールを通知することができます。STORES予約とOutlookを連携することで予約管理を効率化し業務効率の改善に繋がります。
■注意事項
・STORES予約、OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Webサイトに設置したフォームからのお問い合わせは、顧客との重要な接点である一方、一件ずつ手動で返信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。対応の遅れや漏れは、顧客満足度の低下に繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームで特定の問い合わせを受信した際に、内容に応じてOutlookから一次対応メールを自動送信し、迅速な顧客対応と業務効率化を両立できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせに対して、迅速な一次対応を自動化したいカスタマーサポート担当者の方
- 見込み顧客からの連絡に即時反応し、機会損失を防ぎたいマーケティングや営業担当の方
- 手動でのメール返信による対応漏れや遅れを防ぎ、業務品質を安定させたい事業責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると自動で一次返信が行われるため、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手動対応で起こりがちな返信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質向上と安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」フローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、フォームで受け取った情報をもとに後続の処理を分けるよう設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答者宛に自動でメールが送信されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、名前やメールアドレス、問い合わせ種別など、取得したい情報に合わせて入力項目を任意で設定することが可能です。
- 分岐機能では、フォームで取得した項目に応じて条件を設定し、後続でメールを送信するかを分岐させるといったカスタムができます。
- Outlookのメール送信設定では、宛先を任意で指定できるだけでなく、件名や本文にフォームで受け取った名前などの情報を差し込んでパーソナライズすることも可能です。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要Outlookで受信した問い合わせやアンケートの回答などを、一つひとつ確認してGoogleドキュメントに転記する作業に時間を要していませんか。手作業による転記は、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動で必要な情報のみを抽出し、指定のGoogleドキュメントに追記します。定型的なデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受信する問い合わせやアンケート回答の管理に手間を感じている方
- 受信メールの内容を手作業でGoogleドキュメントに転記しており、ミスを減らしたい方
- AIを活用して、メールからの情報抽出とデータ蓄積業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogleドキュメントへの追記までが自動化され、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点となるメールの件名を指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメールの本文からどの情報を抽出対象とするかを任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントにテキストを追加するアクションでは、固定の文言を入れたり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として組み込んだりするなど、出力内容を自由に設定できます。
■注意事項- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookで受信する請求書などの添付ファイル、その都度手動で内容を確認してAirtableに入力していませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付ファイルを自動でOCR処理してテキスト化されたデータをAirtableへ直接登録できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る請求書などをAirtableで管理している経理・営業事務の方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや作業時間の長さに課題を感じている方
- OCRを活用した業務自動化によって、チームの生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から添付ファイルの読み取り・Airtableへの登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎデータの正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータをAirtableのテーブルに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールを特定するために、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- OCR機能では、抽出したい項目や範囲を自由にカスタムすることが可能です。
- Airtableにレコードを作成する際、データの登録先となるベースやテーブルは任意で設定できます。また、登録内容は前段のOCRで抽出した値などを変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Outlook、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Notionデータベースの情報を用いて、Outlookでメールを自動で送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで顧客情報やタスク管理を行っている方
・手動でのメール作成・送信の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・顧客情報やタスクの進捗状況に応じてパーソナライズされたメールをOutlookで送信したい方
2.マーケティング担当者
・Notionで管理している顧客情報をもとにセグメント化されたメールマーケティングを自動化したい方
・イベントやキャンペーンのお知らせなどを対象となる顧客に自動で送信したい方
3.プロジェクトマネージャー
・Notionで管理しているタスクの期限が近づいたら担当者にリマインダーメールをOutlookで自動送信したい方
・プロジェクトの進捗状況を関係者に定期的にメールで報告したい方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはプロジェクト管理や情報共有に役立つツールですが、データベースに登録された情報を基に、Outlookを手動で作成・送信するのは、非効率的で時間がかかる作業です。特に定期的な連絡や大量のデータに基づくメール送信が必要な場合は手作業ではミスが発生しやすく、業務のボトルネックになる可能性があります。
このフローを導入することで、Notionデータベースの情報をトリガーとしてOutlookでメールが作成・送信され、手作業によるメール作成・送信作業から解放されて貴重な時間を他の業務に充てることができます。また、手動作業がなくなることによって送信ミスや情報漏洩のリスクが軽減され、正確かつ効率的な情報共有を行うことができます。
■注意事項
・NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
STORES予約で予約が登録されたら予約者に自動でOutlookを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.予約管理を効率化したい方
・メール送信までのプロセスを効率化して人的ミスを削減したい方
2.STORES予約で予約受付をしている事業者
・予約受付後に手動で予約確認メールを送信する手間を省いて自動化することで業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
STORES予約で予約を受け付けているが、予約が入るたびにOutlookで確認メールを送信するのは労力がかかり人的なミスの懸念もあります。
[STORES予約で予約が登録されたら予約者に自動でOutlookを送信する]テンプレートを導入することによって、予約情報が登録されると予約者にリアルタイムでOutlookメールを通知することができます。STORES予約とOutlookを連携することで予約管理を効率化し業務効率の改善に繋がります。
■注意事項
・STORES予約、OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Webサイトに設置したフォームからのお問い合わせは、顧客との重要な接点である一方、一件ずつ手動で返信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。対応の遅れや漏れは、顧客満足度の低下に繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームで特定の問い合わせを受信した際に、内容に応じてOutlookから一次対応メールを自動送信し、迅速な顧客対応と業務効率化を両立できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせに対して、迅速な一次対応を自動化したいカスタマーサポート担当者の方
- 見込み顧客からの連絡に即時反応し、機会損失を防ぎたいマーケティングや営業担当の方
- 手動でのメール返信による対応漏れや遅れを防ぎ、業務品質を安定させたい事業責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると自動で一次返信が行われるため、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手動対応で起こりがちな返信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質向上と安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」フローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、フォームで受け取った情報をもとに後続の処理を分けるよう設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答者宛に自動でメールが送信されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、名前やメールアドレス、問い合わせ種別など、取得したい情報に合わせて入力項目を任意で設定することが可能です。
- 分岐機能では、フォームで取得した項目に応じて条件を設定し、後続でメールを送信するかを分岐させるといったカスタムができます。
- Outlookのメール送信設定では、宛先を任意で指定できるだけでなく、件名や本文にフォームで受け取った名前などの情報を差し込んでパーソナライズすることも可能です。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Outlookで受信する問い合わせやアンケート回答の管理に手間を感じている方
- 受信メールの内容を手作業でGoogleドキュメントに転記しており、ミスを減らしたい方
- AIを活用して、メールからの情報抽出とデータ蓄積業務を自動化したい方
- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogleドキュメントへの追記までが自動化され、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
- はじめに、OutlookとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点となるメールの件名を指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のドキュメントに追記します。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメールの本文からどの情報を抽出対象とするかを任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントにテキストを追加するアクションでは、固定の文言を入れたり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として組み込んだりするなど、出力内容を自由に設定できます。
- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookで受信する請求書などの添付ファイル、その都度手動で内容を確認してAirtableに入力していませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付ファイルを自動でOCR処理してテキスト化されたデータをAirtableへ直接登録できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る請求書などをAirtableで管理している経理・営業事務の方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや作業時間の長さに課題を感じている方
- OCRを活用した業務自動化によって、チームの生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から添付ファイルの読み取り・Airtableへの登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎデータの正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータをAirtableのテーブルに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールを特定するために、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- OCR機能では、抽出したい項目や範囲を自由にカスタムすることが可能です。
- Airtableにレコードを作成する際、データの登録先となるベースやテーブルは任意で設定できます。また、登録内容は前段のOCRで抽出した値などを変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Outlook、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
JUST.DBを活用した自動化例
レコードの登録を関係者に素早く通知したり、一方のツールで行った操作を検知してデータを追加・更新することも可能となります。
他にも、データベースツールやストレージサービスと連携することで、データ管理の精度がアップするかもしれません。
■概要JUST.DBでデータを管理する中で、新しいレコードが作成された際のチームへの共有に手間やタイムラグを感じてはいないでしょうか。手動での通知は、連絡漏れや遅延の原因となり、業務のスピードを妨げる要因になることもあります。このワークフローを活用すれば、JUST.DBに新しいレコードが作成されると同時に、Slackへ自動で通知を送信できるため、情報共有を円滑にし、チームの対応速度を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- JUST.DBに登録された情報を、手作業でSlackに共有しているデータベース管理者の方
- レコードの更新情報をリアルタイムに把握し、迅速な対応を実現したいチームリーダーの方
- JUST.DBとSlackを連携させ、定型的な通知業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット- JUST.DBにレコードが追加されると自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での通知による連絡漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、JUST.DBとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJUST.DBを選択し、「Webhookイベントを受け取ったら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、JUST.DBから受け取った情報をもとに通知メッセージを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Slackのオペレーションでは、通知を送信したいチャンネルを任意で設定してください。
- 送信するメッセージの内容は、JUST.DBから取得したレコードの情報を組み込むなど、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- JUST.DB、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- JUST.DBはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Shopifyで注文が発生したらJUST.DBに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Shopifyを活用してオンラインストアの運営をしている方
・Shopifyを通じて商品やサービスを行っている方
2.データ管理でJUST.DBを活用している方
・JUST.DBへのデータ入力を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Shopifyは自社のビジネスニーズに合わせてオンラインストアの構築・運営を行えるのがメリットです。
しかし、Shopifyで発生した注文データを都度JUST.DBに手動で追加している場合、着手しているタスクへの集中を妨げることがあります。
このテンプレートは、Shopifyで注文が発生すると自動でJUST.DBに追加することができるため、注文データの追加をシームレスに行うことができます。
また、チャットツールと連携することで、注文が発生した際に通知を出せるため、後続作業をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Shopify、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、JUST.DBのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、JUST.DBのレコードと連携させたい方
・承認完了後のJUST.DBレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにJUST.DBに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローでの承認完了をトリガーに、JUST.DBのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・承認状況がJUST.DBにリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。
・コラボフローとJUST.DBの連携により、、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。
■注意事項
・コラボフロー、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要JUST.DBで管理している情報を更新するたびに、Google スプレッドシートにも同じ内容を手作業で反映させていませんか。この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや反映漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、JUST.DBのレコード更新をトリガーとして、Google スプレッドシートの対応するレコードが自動で更新されるため、データ管理の手間を省き、情報の整合性を保つことができます。■このテンプレートをおすすめする方- JUST.DBとGoogle スプレッドシートを併用し、手作業でのデータ同期に課題を感じている方
- データの更新頻度が高く、入力ミスや反映漏れによるトラブルを未然に防ぎたいと考えている方
- データベース間の情報連携を自動化することで、業務の効率化や標準化を推進したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- JUST.DBのレコードが更新されると、自動でGoogle スプレッドシートのデータも同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、JUST.DBとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJUST.DBを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、Google スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、トリガーで取得した情報をもとに更新したい項目を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのレコードを更新する際に、どの列をJUST.DBのどの情報で更新するかは、自由にマッピング設定が可能です。
- JUST.DBで更新されたレコードの中から、特定の条件に合致するものだけをGoogle スプレッドシートに反映させるといった、詳細な条件指定も行えます。
■注意事項- JUST.DB、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でBoxにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能となります。
・フォルダの自動生成により、チーム全員が同じ構成で資料を管理できるため、ミスコミュニケーションが減少します。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
■このテンプレートをおすすめする方
- JUST.DBに登録された情報を、手作業でSlackに共有しているデータベース管理者の方
- レコードの更新情報をリアルタイムに把握し、迅速な対応を実現したいチームリーダーの方
- JUST.DBとSlackを連携させ、定型的な通知業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- JUST.DBにレコードが追加されると自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での通知による連絡漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、JUST.DBとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJUST.DBを選択し、「Webhookイベントを受け取ったら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、JUST.DBから受け取った情報をもとに通知メッセージを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのオペレーションでは、通知を送信したいチャンネルを任意で設定してください。
- 送信するメッセージの内容は、JUST.DBから取得したレコードの情報を組み込むなど、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- JUST.DB、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- JUST.DBはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Shopifyで注文が発生したらJUST.DBに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Shopifyを活用してオンラインストアの運営をしている方
・Shopifyを通じて商品やサービスを行っている方
2.データ管理でJUST.DBを活用している方
・JUST.DBへのデータ入力を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Shopifyは自社のビジネスニーズに合わせてオンラインストアの構築・運営を行えるのがメリットです。
しかし、Shopifyで発生した注文データを都度JUST.DBに手動で追加している場合、着手しているタスクへの集中を妨げることがあります。
このテンプレートは、Shopifyで注文が発生すると自動でJUST.DBに追加することができるため、注文データの追加をシームレスに行うことができます。
また、チャットツールと連携することで、注文が発生した際に通知を出せるため、後続作業をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Shopify、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、JUST.DBのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、JUST.DBのレコードと連携させたい方
・承認完了後のJUST.DBレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにJUST.DBに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローでの承認完了をトリガーに、JUST.DBのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・承認状況がJUST.DBにリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。
・コラボフローとJUST.DBの連携により、、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。
■注意事項
・コラボフロー、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。
- JUST.DBとGoogle スプレッドシートを併用し、手作業でのデータ同期に課題を感じている方
- データの更新頻度が高く、入力ミスや反映漏れによるトラブルを未然に防ぎたいと考えている方
- データベース間の情報連携を自動化することで、業務の効率化や標準化を推進したい担当者の方
- JUST.DBのレコードが更新されると、自動でGoogle スプレッドシートのデータも同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を維持することに繋がります。
- はじめに、JUST.DBとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJUST.DBを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、Google スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、トリガーで取得した情報をもとに更新したい項目を紐付けます。
- Google スプレッドシートのレコードを更新する際に、どの列をJUST.DBのどの情報で更新するかは、自由にマッピング設定が可能です。
- JUST.DBで更新されたレコードの中から、特定の条件に合致するものだけをGoogle スプレッドシートに反映させるといった、詳細な条件指定も行えます。
- JUST.DB、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でBoxにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能となります。
・フォルダの自動生成により、チーム全員が同じ構成で資料を管理できるため、ミスコミュニケーションが減少します。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
まとめ
OutlookとJUST.DBを連携した自動化により、業務の効率化や顧客対応の質の向上が期待できます。
手動でのデータ転記作業を自動化することで、手入力による手間を省き、スタッフはその他の業務に集中できるようになるはずです。
また、お客様の声を一元管理することで、お問い合わせ受信後、スムーズに対応業務を開始できるようになるかもしれません。
さらに、チーム内の情報共有が強化されることで、組織全体のサービス品質向上が期待されます。
ぜひYoomを活用した自動化を実際の業務に使って、業務の効率化を実現してみてくださいね！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
