OutlookとJUST.DBを連携して、Outlookで受信したお問い合わせをJUST.DBに登録する方法

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。

・OutlookとJUST.DBをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるOutlookのトリガー設定と、その後に続くJUST.DBのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、OutlookとJUST.DBの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：OutlookとJUST.DBをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。

まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に、検索窓にOutlookと入力して、表示された候補から「Outlook」を選択します。
OutlookはOutlookにログインしている場合、新規接続を押すとログインしているOutlookのアカウントと自動連携します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

続いて、JUST.DBのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほど同様に、検索窓にJUST.DBと入力し、表示された候補から「JUST.DB」を選択します。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを設定して、「追加」をクリックして完了です。

マイアプリにOutlookとJUST.DBが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：Outlook「メールを受信したら」のトリガーを設定

いよいよ連携フローの設定を行っていきます！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると、以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にOutlookの設定を行うため、「メールを受信したら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Outlookと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→メールを受信したら

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

‍

以下の画面が表示されたら設定方法を確認し、画面をスクロールします。

詳細の設定を行いましょう。

「トリガーの起動間隔」→設定してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「メールフォルダ ID」→候補から選択してください
入力欄をクリックすると、連携するアカウントに関する候補が下に表示されるので対象のフォルダを選択し、入力します。

設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

ステップ3：JUST.DB「レコードの挿入」のアクションを設定

続いてJUST.DBのアクションを設定していきます。
「レコードの挿入」をクリックすると以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「JUST.DBと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→レコードの挿入

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

詳細を設定していきましょう。
まずレコードの追加先を設定していきます。

「ドメイン」→URLから取得し入力してください
「テーブル識別名」→設定してください
※識別名はこちらの記事などを参考に設定してください。

画面をスクロールして、追加するレコードについての設定を行います。
今回は受信したメールの「件名」と「本文」を追加することを想定して設定していきます。

「フィールド識別名」→設定してください
「値」→アウトプットを挿入

フロー起動ごとに変動する「値」はアウトプットを使用することによって、フロー起動ごとに内容を変動させることができます。
入力欄をクリックすると下に候補が表示されるので、「メールを受信したら」の右側のマークをクリックし、候補の中から選択し、追加します。

本文に関しても同様に設定しましょう。
今回は受信したお問い合わせメールの「件名」と「本文」を追加しましたが、さらに項目を追加したい場合は「＋対象フィールドを追加」をクリックして、入力欄を追加して設定を行ってくださいね。

例えば、AIを使用したオペレーションをトリガー後に追加して利用することで、特定の文字列などを抽出して追加することもできます。
業務に合わせてカスタマイズも可能ですよ！
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※AIオペレーション「データの抽出（2タスク）」について、詳しくはこちらをご確認ください。

設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：OutlookとJUST.DBの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

JUST.DBを使ったその他の自動化例

他にもJUST.DBを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.JUST.DBでレコードが登録されたらDiscordに通知する

はじめに紹介するのは、JUST.DBでのレコードの登録をDiscordに通知するフローです。登録された内容を自動で通知し、チーム内での情報共有の円滑化が期待できそうですね。

2.JUST.DBでレコードが登録されたらkintoneにもレコードを追加する

次に紹介するのは、JUST.DBで登録されたレコードをkintoneにも追加するフローボットです。自動で情報の同期を行うことで、手入力の手間が省け、業務の進行をスムーズにします。

3.JUST.DBに登録されたら、Googleカレンダーで予定を追加する

最後に紹介するのは、JUST.DBの登録内容からGoogleカレンダーに予定を登録するフローボットです。例えばデータベースにタスクを登録し、そのタスク期日を自動でチームの共有カレンダーに登録することができれば、期日などの予定管理の精度が向上しそうですね！

まとめ

OutlookとJUST.DBを連携した自動化により、業務の効率化や顧客対応の質の向上が期待できます。手動でのデータ転記作業を自動化することで、手入力による手間を省き、従業員はより重要な業務に集中できます。また、お客様の声を一元管理することで、お問い合わせ受信後、スムーズに対応業務を開始できるようになるかもしれません。さらに、チーム内の情報共有がスムーズになることで、組織全体のサービス品質が向上し、顧客満足度の向上が期待されます。

ぜひYoomを活用した自動化を実際の業務に使って、業務の効率化を実現してみてくださいね！