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日々受信するお客様からのお問い合わせ情報を一元管理することは、問い合わせの傾向や問題点の改善を行うために有効な方法です。
しかし一元管理のためにメールの内容を転記するのは、大きな手間ですよね。
もしかしたら、転記作業に時間がかかり、業務がなかなか捗らない、なんて日もあるかもしれません。
そんな悩みを持つ人に、OutlookとJUST.DBを連携し、Outlookで受信したお問い合わせを自動的にJUST.DBに登録する方法をご紹介したいと思います。
難しいプログラミングが不要なこの連携は、手動でのデータ入力作業が削減され、迅速な対応が可能となり、業務効率が向上する鍵となるかもしれません。
この記事では、その方法を解説していきますので、ぜひチェックしてみてくださいね。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
今回一緒に設定していくのは「Outlookで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録する」というフローボットです。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
はじめに使用するアプリのマイアプリ連携を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に、検索窓にOutlookと入力して、表示された候補から「Outlook」を選択します。
OutlookはOutlookにログインしている場合、新規接続を押すとログインしているOutlookのアカウントと自動連携します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いて、JUST.DBのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほど同様に、検索窓にJUST.DBと入力し、表示された候補から「JUST.DB」を選択します。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを設定して、「追加」をクリックして完了です。
マイアプリにOutlookとJUST.DBが表示されていれば、登録完了です。
いよいよ連携フローの設定を行っていきます！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。
クリックすると、以下のような画像が出てくるのでOKを押します。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にOutlookの設定を行うため、「メールを受信したら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されたら設定方法を確認し、画面をスクロールします。
詳細の設定を行いましょう。
設定が完了したら、「テスト」を実行しましょう。成功すると、以下のように表示されます。
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで活用でき、JUST.DBに情報を反映する際、ここで取得した値をそのまま引用可能となります。
続いてJUST.DBのアクションを設定していきます。
「レコードの挿入」をクリックすると以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
詳細を設定していきましょう。
まずレコードの追加先を設定していきます。
画面をスクロールして、追加するレコードについての設定を行います。
今回は受信したメールの「件名」と「本文」を追加することを想定して設定していきます。
フロー起動ごとに変動する「値」はアウトプットを使用することによって、フロー起動ごとに内容を変動させることができます。
入力欄をクリックすると下に候補が表示されるので、「メールを受信したら」の右側のマークをクリックし、候補の中から選択し、追加します。
本文に関しても同様に設定しましょう。
今回は受信したお問い合わせメールの「件名」と「本文」を追加しましたが、さらに項目を追加したい場合は「＋対象フィールドを追加」をクリックして、入力欄を追加して設定を行ってくださいね。
例えば、AIを使用したオペレーションをトリガー後に追加して利用することで、特定の文字列などを抽出して追加することもできます。
業務に合わせてカスタマイズも可能ですよ！
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※AIオペレーション「データの抽出（2タスク）」について、詳しくはこちらをご確認ください。
設定が完了したら、「テスト」を実行します。
テストに成功し、実際にJUST.DB側に設定した内容が反映されたら「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれ様でした！
本日ご紹介した連携以外にもOutlookとJUST.DBのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
別ツールの情報をそのまま用いてメールを送付できるので、重要情報の誤転記や送信先の間違いといったヒューマンエラーが低減する可能性があります。
また、AI機能やOCR（データ読み取り機能）を活用することで、作業効率の向上も見込めそうです。
レコードの登録を関係者に素早く通知したり、一方のツールで行った操作を検知してデータを追加・更新することも可能となります。
他にも、データベースツールやストレージサービスと連携することで、データ管理の精度がアップするかもしれません。
OutlookとJUST.DBを連携した自動化により、業務の効率化や顧客対応の質の向上が期待できます。
手動でのデータ転記作業を自動化することで、手入力による手間を省き、スタッフはその他の業務に集中できるようになるはずです。
また、お客様の声を一元管理することで、お問い合わせ受信後、スムーズに対応業務を開始できるようになるかもしれません。
さらに、チーム内の情報共有が強化されることで、組織全体のサービス品質向上が期待されます。
ぜひYoomを活用した自動化を実際の業務に使って、業務の効率化を実現してみてくださいね！
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