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Outlookで受信したお問い合わせをJUST.DBに登録する方法
日々受信するお客様からのお問い合わせ情報を一元管理することは、問い合わせの傾向や問題点の改善を行うために有効な方法です。
しかし一元管理のためにメールの内容を転記するのは、大きな手間ですよね。
もしかしたら、転記作業に時間がかかり、業務がなかなか捗らない、なんて日もあるかもしれません。
そんな悩みを持つ人に、OutlookとJUST.DBを連携し、Outlookで受信したお問い合わせを自動的にJUST.DBに登録する方法をご紹介したいと思います。
難しいプログラミングが不要なこの連携は、手動でのデータ入力作業が削減され、迅速な対応が可能となり、業務効率が向上する鍵となるかもしれません。
この記事では、その方法を解説していきますので、ぜひチェックしてみてくださいね。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
Outlookで受信したお問い合わせの対応履歴を、都度手作業でJUST.DBに転記していませんか？この作業は件数が増えるほど時間もかかり、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、お問い合わせ内容を自動でJUST.DBへ登録できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するお問い合わせの管理に手間を感じているカスタマーサポート担当者の方
- JUST.DBへのデータ入力作業を自動化し、入力漏れやミスをなくしたいと考えている方
- 手作業によるデータ転記から脱却し、より重要な業務に集中したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのお問い合わせメール受信時に、自動でJUST.DBへレコードが追加されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとJUST.DBをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の件名や差出人など、起動条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入」アクションを設定し、受信したメールの件名や本文などの情報を、JUST.DBの任意の項目に登録されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- JUST.DBの「レコードの挿入」アクションでは、登録したい項目に合わせて、固定のテキストを設定したり、トリガーで受信したメールの件名や本文などを動的な値として紐付けたりするなどの設定が可能です。
■概要
Outlookで受信したお問い合わせの対応履歴を、都度手作業でJUST.DBに転記していませんか？この作業は件数が増えるほど時間もかかり、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、お問い合わせ内容を自動でJUST.DBへ登録できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するお問い合わせの管理に手間を感じているカスタマーサポート担当者の方
- JUST.DBへのデータ入力作業を自動化し、入力漏れやミスをなくしたいと考えている方
- 手作業によるデータ転記から脱却し、より重要な業務に集中したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのお問い合わせメール受信時に、自動でJUST.DBへレコードが追加されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとJUST.DBをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の件名や差出人など、起動条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入」アクションを設定し、受信したメールの件名や本文などの情報を、JUST.DBの任意の項目に登録されるように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- JUST.DBの「レコードの挿入」アクションでは、登録したい項目に合わせて、固定のテキストを設定したり、トリガーで受信したメールの件名や本文などを動的な値として紐付けたりするなどの設定が可能です。
[Yoomとは]
Outlookで受信したお問い合わせをJUST.DBに登録する方法
今回一緒に設定していくのは「Outlookで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録する」というフローボットです。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
- OutlookとJUST.DBをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるOutlookのトリガー設定と、その後に続くJUST.DBのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、OutlookとJUST.DBの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1：OutlookとJUST.DBをマイアプリ連携
はじめに使用するアプリのマイアプリ連携を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に、検索窓にOutlookと入力して、表示された候補から「Outlook」を選択します。
OutlookはOutlookにログインしている場合、新規接続を押すとログインしているOutlookのアカウントと自動連携します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いて、JUST.DBのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほど同様に、検索窓にJUST.DBと入力し、表示された候補から「JUST.DB」を選択します。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを設定して、「追加」をクリックして完了です。
マイアプリにOutlookとJUST.DBが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
いよいよ連携フローの設定を行っていきます！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。
■概要
Outlookで受信したお問い合わせの対応履歴を、都度手作業でJUST.DBに転記していませんか？この作業は件数が増えるほど時間もかかり、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、お問い合わせ内容を自動でJUST.DBへ登録できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するお問い合わせの管理に手間を感じているカスタマーサポート担当者の方
- JUST.DBへのデータ入力作業を自動化し、入力漏れやミスをなくしたいと考えている方
- 手作業によるデータ転記から脱却し、より重要な業務に集中したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのお問い合わせメール受信時に、自動でJUST.DBへレコードが追加されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとJUST.DBをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の件名や差出人など、起動条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入」アクションを設定し、受信したメールの件名や本文などの情報を、JUST.DBの任意の項目に登録されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- JUST.DBの「レコードの挿入」アクションでは、登録したい項目に合わせて、固定のテキストを設定したり、トリガーで受信したメールの件名や本文などを動的な値として紐付けたりするなどの設定が可能です。
■概要
Outlookで受信したお問い合わせの対応履歴を、都度手作業でJUST.DBに転記していませんか？この作業は件数が増えるほど時間もかかり、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、お問い合わせ内容を自動でJUST.DBへ登録できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するお問い合わせの管理に手間を感じているカスタマーサポート担当者の方
- JUST.DBへのデータ入力作業を自動化し、入力漏れやミスをなくしたいと考えている方
- 手作業によるデータ転記から脱却し、より重要な業務に集中したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのお問い合わせメール受信時に、自動でJUST.DBへレコードが追加されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとJUST.DBをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の件名や差出人など、起動条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入」アクションを設定し、受信したメールの件名や本文などの情報を、JUST.DBの任意の項目に登録されるように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- JUST.DBの「レコードの挿入」アクションでは、登録したい項目に合わせて、固定のテキストを設定したり、トリガーで受信したメールの件名や本文などを動的な値として紐付けたりするなどの設定が可能です。
クリックすると、以下のような画像が出てくるのでOKを押します。
ステップ3：Outlook「メールを受信したら」のトリガーを設定
最初にOutlookの設定を行うため、「メールを受信したら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。
- 「Outlookと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
- 「トリガーアクション」→メールを受信したら
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
- 「トリガーの起動間隔」→起動間隔とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するか、というものです。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。 - 「メールフォルダ ID」→候補から選択してください
入力欄をクリックすると、連携するアカウントに関する候補が下に表示されるので対象のフォルダを選択し、入力します。
設定が完了したら、「テスト」を実行しましょう。成功すると、以下のように表示されます。
テストが成功すると、「取得した値」が表示されます。
ここで取得した値は、次のステップで活用することが可能です。
確認できたら「完了」ボタンをクリックしましょう。
※テストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもあわせてご確認ください。
ステップ4：JUST.DB「レコードの挿入」のアクションを設定
続いてJUST.DBのアクションを設定していきます。
「レコードの挿入」をクリックすると以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。
- 「JUST.DBと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
- 「アクション」→レコードの挿入
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
詳細を設定していきましょう。
まずレコードの追加先を設定していきます。
- 「ドメイン」→URLから取得し入力してください
- 「テーブル識別名」→設定してください
※識別名はこちらの記事などを参考に設定してください。
画面をスクロールして、追加するレコードについての設定を行います。
今回は受信したメールの「件名」と「本文」を追加することを想定して設定していきます。
- 「フィールド識別名」→設定してください
- 「値」→アウトプットを挿入
フロー起動ごとに変動する「値」は取得した値を使用することによって、フロー起動ごとに内容を変動させることができます。
入力欄をクリックすると下に候補が表示されるので、「メールを受信したら」の右側のマークをクリックし、候補の中から選択し、追加します。
本文に関しても同様に設定しましょう。
今回は受信したお問い合わせメールの「件名」と「本文」を追加しましたが、さらに項目を追加したい場合は「＋対象フィールドを追加」をクリックして、入力欄を追加して設定を行ってくださいね。
例えば、AIを使用したオペレーションをトリガー後に追加して利用することで、特定の文字列などを抽出して追加することもできます。
業務に合わせてカスタマイズも可能ですよ！
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※AIオペレーション「データの抽出（2タスク）」について、詳しくはこちらをご確認ください。
設定が完了したら、「テスト」を実行します。
テストに成功し、実際にJUST.DB側に設定した内容が反映されたら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：トリガーをONにする
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれ様でした！
OutlookとJUST.DBを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもOutlookとJUST.DBのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Outlookを活用した自動化例
別ツールの情報をそのまま用いてメールを送付できるので、重要情報の誤転記や送信先の間違いといったヒューマンエラーが低減する可能性があります。
また、AI機能やOCR（データ読み取り機能）を活用することで、作業効率の向上も見込めそうです。
■概要Notionで顧客情報やタスクを管理しているものの、その情報を基にOutlookでメールを作成・送付する作業に手間を感じていませんか？手作業での情報転記は、ミスが発生しやすく、定型的な連絡業務に多くの時間を要する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース情報を起点として、Outlookからメールを自動で送付する仕組みを構築できるため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方- Notionで管理している顧客情報やタスクを基に、Outlookでメールを送付している方
- 手作業によるNotionからの情報転記や、メールの宛先設定ミスをなくしたいと考えている方
- Outlookを用いた定型的なメール連絡を自動化し、業務の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット- Notionの情報を手動でOutlookに転記してメール作成する手間がなくなり、本来の業務に集中する時間を確保できます。
- 手作業によるメールの宛先間違いや、Notionからの情報転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のページから起動」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、データベースからメール送付に必要な情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を基にメールを自動で送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionでレコードを検索する際に、検索条件となる項目は任意で設定でき、固定値だけでなく、前のステップで取得した情報を動的に利用することも可能です。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、メッセージ内容を自由に設定できます。Notionから取得した情報を変数としてメール本文に差し込むことで、内容を個別化したメールの自動送付が実現します。
■注意事項- Notion、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
■概要
STORES予約で予約が登録されたら予約者に自動でOutlookを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.予約管理を効率化したい方
・メール送信までのプロセスを効率化して人的ミスを削減したい方
2.STORES予約で予約受付をしている事業者
・予約受付後に手動で予約確認メールを送信する手間を省いて自動化することで業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
STORES予約で予約を受け付けているが、予約が入るたびにOutlookで確認メールを送信するのは労力がかかり人的なミスの懸念もあります。
[STORES予約で予約が登録されたら予約者に自動でOutlookを送信する]テンプレートを導入することによって、予約情報が登録されると予約者にリアルタイムでOutlookメールを通知することができます。STORES予約とOutlookを連携することで予約管理を効率化し業務効率の改善に繋がります。
■注意事項
・STORES予約、OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Webサイトに設置したフォームからのお問い合わせは、顧客との重要な接点である一方、一件ずつ手動で返信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。対応の遅れや漏れは、顧客満足度の低下に繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームで特定の問い合わせを受信した際に、内容に応じてOutlookから一次対応メールを自動送信し、迅速な顧客対応と業務効率化を両立できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせに対して、迅速な一次対応を自動化したいカスタマーサポート担当者の方
- 見込み顧客からの連絡に即時反応し、機会損失を防ぎたいマーケティングや営業担当の方
- 手動でのメール返信による対応漏れや遅れを防ぎ、業務品質を安定させたい事業責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると自動で一次返信が行われるため、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手動対応で起こりがちな返信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質向上と安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」フローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、フォームで受け取った情報をもとに後続の処理を分けるよう設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答者宛に自動でメールが送信されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、名前やメールアドレス、問い合わせ種別など、取得したい情報に合わせて入力項目を任意で設定することが可能です。
- 分岐機能では、フォームで取得した項目に応じて条件を設定し、後続でメールを送信するかを分岐させるといったカスタムができます。
- Outlookのメール送信設定では、宛先を任意で指定できるだけでなく、件名や本文にフォームで受け取った名前などの情報を差し込んでパーソナライズすることも可能です。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要Outlookで受信する定型メールの内容を、都度Googleドキュメントへ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、AIが自動で必要な情報を抽出しGoogleドキュメントへ追記処理を行うため、こうした定型業務の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受信したメールの情報を、手作業でGoogleドキュメントに転記している方
- AIを活用して、メールからの情報抽出を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報転記での入力漏れやミスをなくし、データの正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookでのメール受信を起点に、AIによる情報抽出とGoogleドキュメントへの追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したテキストを記載します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、起動条件となるメールのキーワードや、監視対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- AI機能のオペレーション設定では、受信したメールの本文などから抽出したいテキスト項目（例：会社名、担当者名など）を任意で指定することが可能です。
- Googleドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追加する対象のドキュメントIDや、追加するテキストの内容を任意で設定してください。
■注意事項- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで受信する請求書などの添付ファイル、その都度手動で内容を確認してAirtableに入力していませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付ファイルを自動でOCR処理してテキスト化されたデータをAirtableへ直接登録できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る請求書などをAirtableで管理している経理・営業事務の方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや作業時間の長さに課題を感じている方
- OCRを活用した業務自動化によって、チームの生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から添付ファイルの読み取り・Airtableへの登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎデータの正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータをAirtableのテーブルに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールを特定するために、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- OCR機能では、抽出したい項目や範囲を自由にカスタムすることが可能です。
- Airtableにレコードを作成する際、データの登録先となるベースやテーブルは任意で設定できます。また、登録内容は前段のOCRで抽出した値などを変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Outlook、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで管理している顧客情報やタスクを基に、Outlookでメールを送付している方
- 手作業によるNotionからの情報転記や、メールの宛先設定ミスをなくしたいと考えている方
- Outlookを用いた定型的なメール連絡を自動化し、業務の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報を手動でOutlookに転記してメール作成する手間がなくなり、本来の業務に集中する時間を確保できます。
- 手作業によるメールの宛先間違いや、Notionからの情報転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のページから起動」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、データベースからメール送付に必要な情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を基にメールを自動で送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionでレコードを検索する際に、検索条件となる項目は任意で設定でき、固定値だけでなく、前のステップで取得した情報を動的に利用することも可能です。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、メッセージ内容を自由に設定できます。Notionから取得した情報を変数としてメール本文に差し込むことで、内容を個別化したメールの自動送付が実現します。
■注意事項
- Notion、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
■概要
STORES予約で予約が登録されたら予約者に自動でOutlookを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.予約管理を効率化したい方
・メール送信までのプロセスを効率化して人的ミスを削減したい方
2.STORES予約で予約受付をしている事業者
・予約受付後に手動で予約確認メールを送信する手間を省いて自動化することで業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
STORES予約で予約を受け付けているが、予約が入るたびにOutlookで確認メールを送信するのは労力がかかり人的なミスの懸念もあります。
[STORES予約で予約が登録されたら予約者に自動でOutlookを送信する]テンプレートを導入することによって、予約情報が登録されると予約者にリアルタイムでOutlookメールを通知することができます。STORES予約とOutlookを連携することで予約管理を効率化し業務効率の改善に繋がります。
■注意事項
・STORES予約、OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Webサイトに設置したフォームからのお問い合わせは、顧客との重要な接点である一方、一件ずつ手動で返信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。対応の遅れや漏れは、顧客満足度の低下に繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームで特定の問い合わせを受信した際に、内容に応じてOutlookから一次対応メールを自動送信し、迅速な顧客対応と業務効率化を両立できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせに対して、迅速な一次対応を自動化したいカスタマーサポート担当者の方
- 見込み顧客からの連絡に即時反応し、機会損失を防ぎたいマーケティングや営業担当の方
- 手動でのメール返信による対応漏れや遅れを防ぎ、業務品質を安定させたい事業責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると自動で一次返信が行われるため、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手動対応で起こりがちな返信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質向上と安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」フローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、フォームで受け取った情報をもとに後続の処理を分けるよう設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答者宛に自動でメールが送信されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、名前やメールアドレス、問い合わせ種別など、取得したい情報に合わせて入力項目を任意で設定することが可能です。
- 分岐機能では、フォームで取得した項目に応じて条件を設定し、後続でメールを送信するかを分岐させるといったカスタムができます。
- Outlookのメール送信設定では、宛先を任意で指定できるだけでなく、件名や本文にフォームで受け取った名前などの情報を差し込んでパーソナライズすることも可能です。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの情報を、手作業でGoogleドキュメントに転記している方
- AIを活用して、メールからの情報抽出を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報転記での入力漏れやミスをなくし、データの正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、AIによる情報抽出とGoogleドキュメントへの追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したテキストを記載します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動条件となるメールのキーワードや、監視対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- AI機能のオペレーション設定では、受信したメールの本文などから抽出したいテキスト項目（例：会社名、担当者名など）を任意で指定することが可能です。
- Googleドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追加する対象のドキュメントIDや、追加するテキストの内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで受信する請求書などの添付ファイル、その都度手動で内容を確認してAirtableに入力していませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付ファイルを自動でOCR処理してテキスト化されたデータをAirtableへ直接登録できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る請求書などをAirtableで管理している経理・営業事務の方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや作業時間の長さに課題を感じている方
- OCRを活用した業務自動化によって、チームの生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から添付ファイルの読み取り・Airtableへの登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎデータの正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータをAirtableのテーブルに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールを特定するために、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- OCR機能では、抽出したい項目や範囲を自由にカスタムすることが可能です。
- Airtableにレコードを作成する際、データの登録先となるベースやテーブルは任意で設定できます。また、登録内容は前段のOCRで抽出した値などを変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Outlook、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
JUST.DBを活用した自動化例
レコードの登録を関係者に素早く通知したり、一方のツールで行った操作を検知してデータを追加・更新することも可能となります。
他にも、データベースツールやストレージサービスと連携することで、データ管理の精度がアップするかもしれません。
■概要JUST.DBでデータを管理する中で、新しいレコードが作成された際のチームへの共有に手間やタイムラグを感じてはいないでしょうか。手動での通知は、連絡漏れや遅延の原因となり、業務のスピードを妨げる要因になることもあります。このワークフローを活用すれば、JUST.DBに新しいレコードが作成されると同時に、Slackへ自動で通知を送信できるため、情報共有を円滑にし、チームの対応速度を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- JUST.DBに登録された情報を、手作業でSlackに共有しているデータベース管理者の方
- レコードの更新情報をリアルタイムに把握し、迅速な対応を実現したいチームリーダーの方
- JUST.DBとSlackを連携させ、定型的な通知業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット- JUST.DBにレコードが追加されると自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での通知による連絡漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、JUST.DBとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJUST.DBを選択し、「Webhookイベントを受け取ったら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、JUST.DBから受け取った情報をもとに通知メッセージを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Slackのオペレーションでは、通知を送信したいチャンネルを任意で設定してください。
- 送信するメッセージの内容は、JUST.DBから取得したレコードの情報を組み込むなど、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- JUST.DB、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- JUST.DBはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Shopifyで注文が発生したらJUST.DBに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Shopifyを活用してオンラインストアの運営をしている方
・Shopifyを通じて商品やサービスを行っている方
2.データ管理でJUST.DBを活用している方
・JUST.DBへのデータ入力を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Shopifyは自社のビジネスニーズに合わせてオンラインストアの構築・運営を行えるのがメリットです。
しかし、Shopifyで発生した注文データを都度JUST.DBに手動で追加している場合、着手しているタスクへの集中を妨げることがあります。
このテンプレートは、Shopifyで注文が発生すると自動でJUST.DBに追加することができるため、注文データの追加をシームレスに行うことができます。
また、チャットツールと連携することで、注文が発生した際に通知を出せるため、後続作業をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Shopify、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、JUST.DBのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、JUST.DBのレコードと連携させたい方
・承認完了後のJUST.DBレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにJUST.DBに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローでの承認完了をトリガーに、JUST.DBのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・承認状況がJUST.DBにリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。
・コラボフローとJUST.DBの連携により、、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。
■注意事項
・コラボフロー、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要JUST.DBで管理している情報を更新するたびに、Google スプレッドシートにも同じ内容を手作業で反映させていませんか。この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや反映漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、JUST.DBのレコード更新をトリガーとして、Google スプレッドシートの対応するレコードが自動で更新されるため、データ管理の手間を省き、情報の整合性を保つことができます。■このテンプレートをおすすめする方- JUST.DBとGoogle スプレッドシートを併用し、手作業でのデータ同期に課題を感じている方
- データの更新頻度が高く、入力ミスや反映漏れによるトラブルを未然に防ぎたいと考えている方
- データベース間の情報連携を自動化することで、業務の効率化や標準化を推進したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- JUST.DBのレコードが更新されると、自動でGoogle スプレッドシートのデータも同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、JUST.DBとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJUST.DBを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、Google スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、トリガーで取得した情報をもとに更新したい項目を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのレコードを更新する際に、どの列をJUST.DBのどの情報で更新するかは、自由にマッピング設定が可能です。
- JUST.DBで更新されたレコードの中から、特定の条件に合致するものだけをGoogle スプレッドシートに反映させるといった、詳細な条件指定も行えます。
■注意事項- JUST.DB、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要JUST.DBに新しいレコードを登録するたびに、関連するファイルを保管するためにBoxで手動でフォルダを作成していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの命名規則を間違えたり、作成を忘れたりするヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、JUST.DBへのレコード登録をきっかけに、Boxへ自動でフォルダを作成する仕組みを構築でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- JUST.DBとBoxを併用しており、手作業でのデータ管理に手間を感じている方
- データベースとストレージの連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎたい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- JUST.DBにレコードが登録されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、JUST.DBとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJUST.DBを選択し、「Webhookイベントを受け取ったら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、JUST.DBから受け取った情報をもとにフォルダが作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Boxでフォルダを作成する際に、フォルダ名を任意の値やJUST.DBから取得した情報をもとに設定してください。
- 作成するフォルダを格納する親フォルダを、任意のコンテンツIDを指定して設定してください。
■注意事項- JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- JUST.DB、Boxはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JUST.DBに登録された情報を、手作業でSlackに共有しているデータベース管理者の方
- レコードの更新情報をリアルタイムに把握し、迅速な対応を実現したいチームリーダーの方
- JUST.DBとSlackを連携させ、定型的な通知業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- JUST.DBにレコードが追加されると自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での通知による連絡漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、JUST.DBとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJUST.DBを選択し、「Webhookイベントを受け取ったら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、JUST.DBから受け取った情報をもとに通知メッセージを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのオペレーションでは、通知を送信したいチャンネルを任意で設定してください。
- 送信するメッセージの内容は、JUST.DBから取得したレコードの情報を組み込むなど、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- JUST.DB、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- JUST.DBはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Shopifyで注文が発生したらJUST.DBに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Shopifyを活用してオンラインストアの運営をしている方
・Shopifyを通じて商品やサービスを行っている方
2.データ管理でJUST.DBを活用している方
・JUST.DBへのデータ入力を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Shopifyは自社のビジネスニーズに合わせてオンラインストアの構築・運営を行えるのがメリットです。
しかし、Shopifyで発生した注文データを都度JUST.DBに手動で追加している場合、着手しているタスクへの集中を妨げることがあります。
このテンプレートは、Shopifyで注文が発生すると自動でJUST.DBに追加することができるため、注文データの追加をシームレスに行うことができます。
また、チャットツールと連携することで、注文が発生した際に通知を出せるため、後続作業をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Shopify、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、JUST.DBのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、JUST.DBのレコードと連携させたい方
・承認完了後のJUST.DBレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにJUST.DBに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローでの承認完了をトリガーに、JUST.DBのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・承認状況がJUST.DBにリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。
・コラボフローとJUST.DBの連携により、、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。
■注意事項
・コラボフロー、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。
- JUST.DBとGoogle スプレッドシートを併用し、手作業でのデータ同期に課題を感じている方
- データの更新頻度が高く、入力ミスや反映漏れによるトラブルを未然に防ぎたいと考えている方
- データベース間の情報連携を自動化することで、業務の効率化や標準化を推進したい担当者の方
- JUST.DBのレコードが更新されると、自動でGoogle スプレッドシートのデータも同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を維持することに繋がります。
- はじめに、JUST.DBとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJUST.DBを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、Google スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、トリガーで取得した情報をもとに更新したい項目を紐付けます。
- Google スプレッドシートのレコードを更新する際に、どの列をJUST.DBのどの情報で更新するかは、自由にマッピング設定が可能です。
- JUST.DBで更新されたレコードの中から、特定の条件に合致するものだけをGoogle スプレッドシートに反映させるといった、詳細な条件指定も行えます。
- JUST.DB、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- JUST.DBとBoxを併用しており、手作業でのデータ管理に手間を感じている方
- データベースとストレージの連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎたい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- JUST.DBにレコードが登録されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JUST.DBとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJUST.DBを選択し、「Webhookイベントを受け取ったら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、JUST.DBから受け取った情報をもとにフォルダが作成されるように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成する際に、フォルダ名を任意の値やJUST.DBから取得した情報をもとに設定してください。
- 作成するフォルダを格納する親フォルダを、任意のコンテンツIDを指定して設定してください。
■注意事項
- JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- JUST.DB、Boxはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
OutlookとJUST.DBを連携した自動化により、業務の効率化や顧客対応の質の向上が期待できます。
手動でのデータ転記作業を自動化することで、手入力による手間を省き、スタッフはその他の業務に集中できるようになるはずです。
また、お客様の声を一元管理することで、お問い合わせ受信後、スムーズに対応業務を開始できるようになるかもしれません。
さらに、チーム内の情報共有が強化されることで、組織全体のサービス品質向上が期待されます。
ぜひYoomを活用した自動化を実際の業務に使って、業務の効率化を実現してみてくださいね！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
