Outlookで受信したお問い合わせをJUST.DBに登録する方法

それではここからは、Yoomを使用した自動化の設定を一緒に行っていきましょう！

[Yoomとは]

Outlookで受信したお問い合わせをJUST.DBに登録する方法

今回一緒に設定していくのは「Outlookで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録する」というフローボットです。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。

• OutlookとJUST.DBをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるOutlookのトリガー設定と、その後に続くJUST.DBのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、OutlookとJUST.DBの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：OutlookとJUST.DBをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。

まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に、検索窓にOutlookと入力して、表示された候補から「Outlook」を選択します。
OutlookはOutlookにログインしている場合、新規接続を押すとログインしているOutlookのアカウントと自動連携します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

続いて、JUST.DBのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほど同様に、検索窓にJUST.DBと入力し、表示された候補から「JUST.DB」を選択します。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを設定して、「追加」をクリックして完了です。

マイアプリにOutlookとJUST.DBが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：Outlook「メールを受信したら」のトリガーを設定

いよいよ連携フローの設定を行っていきます！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると、以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にOutlookの設定を行うため、「メールを受信したら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Outlookと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→メールを受信したら

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

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以下の画面が表示されたら設定方法を確認し、画面をスクロールします。

詳細の設定を行いましょう。

「トリガーの起動間隔」→設定してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「メールフォルダ ID」→候補から選択してください
入力欄をクリックすると、連携するアカウントに関する候補が下に表示されるので対象のフォルダを選択し、入力します。

設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

ステップ3：JUST.DB「レコードの挿入」のアクションを設定

続いてJUST.DBのアクションを設定していきます。
「レコードの挿入」をクリックすると以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「JUST.DBと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→レコードの挿入

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

詳細を設定していきましょう。
まずレコードの追加先を設定していきます。

「ドメイン」→URLから取得し入力してください
「テーブル識別名」→設定してください
※識別名はこちらの記事などを参考に設定してください。

画面をスクロールして、追加するレコードについての設定を行います。
今回は受信したメールの「件名」と「本文」を追加することを想定して設定していきます。

「フィールド識別名」→設定してください
「値」→アウトプットを挿入

フロー起動ごとに変動する「値」はアウトプットを使用することによって、フロー起動ごとに内容を変動させることができます。
入力欄をクリックすると下に候補が表示されるので、「メールを受信したら」の右側のマークをクリックし、候補の中から選択し、追加します。

本文に関しても同様に設定しましょう。
今回は受信したお問い合わせメールの「件名」と「本文」を追加しましたが、さらに項目を追加したい場合は「＋対象フィールドを追加」をクリックして、入力欄を追加して設定を行ってくださいね。

例えば、AIを使用したオペレーションをトリガー後に追加して利用することで、特定の文字列などを抽出して追加することもできます。
業務に合わせてカスタマイズも可能ですよ！
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※AIオペレーション「データの抽出（2タスク）」について、詳しくはこちらをご確認ください。

設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：OutlookとJUST.DBの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

OutlookとJUST.DBを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもOutlookとJUST.DBのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

OutlookとJUST.DBのその他の自動化例

Yoomのフォーム機能を活用して、フォームの回答内容をJUST.DBに登録しOutlookに通知することもできます。
データ管理と通知が一連の流れで自動化されることで、手動入力時に発生しがちなヒューマンエラーを防止します。

Outlookを活用した自動化例

Outlookにメッセージが届いたら情報を追加する

新規メッセージの内容が自動的に追加されるので、情報管理の抜け漏れをなくせるかもしれません。

Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新し格納する

Outlookで受信した書類データが内容に則ったファイル名に変更され、指定フォルダに自動的にアップロードされるので、データ管理の精度向上が期待できます。

Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、通知する

Outlookに新しく届いた内容をAIで抽出して結果を通知するため、認識のずれ防止につながるはずです。

JUST.DBを活用した自動化例

JUST.DBにレコードが登録されたら、情報を追加する

手動でJUST.DBのデータを転記する手間を省けるため、入力ミスや登録漏れのリスク軽減が見込めます。

JUST.DBにレコードが登録されたら通知する

手動でJUST.DBのデータを確認し、チームに共有する手間を省けるため、作業のスピードアップに寄与するでしょう。

OutlookとJUST.DBの連携メリットと具体例

メリット1: 情報転記作業の負担軽減

Outlookで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに自動で転記することで、手動でのデータ入力作業が削減されると予想されます。
これにより、作業時間を節約でき、他の業務に集中できるようになるでしょう。
例えば、多数の問い合わせを受ける企業の担当者は、データ転記作業が日常的に発生しているため、自動化により業務効率の向上が見込まれます。
結果として、ミスの削減やスタッフの負担軽減にもなるかもしれません。
また、情報を自動で蓄積し一元管理することで、頻繁に起きる質問や問題を把握することにつながります。
これにより、FAQの充実やカスタマーサポートの強化が可能になるでしょう。

メリット2:正確な情報の一元管理

お問い合わせ内容がJUST.DBに自動登録されることで、お客様の声を一元的に管理できるようになるはずです。
また自動で同期することで、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを回避して情報の正確性を保ちます。
これにより、お問い合わせ内容に対して正確で迅速な対応が可能となるかもしれません。
具体的には、過去の問い合わせ履歴を参照することで、同様の問題が再発しないよう対策を練ることができるでしょう。
蓄積された情報のスムーズな分析によって、業務改善や事業戦略に役立てることができるかもしれません。

メリット3: チーム間の情報共有がスムーズに

JUST.DBに登録された情報は、チームメンバーがスムーズにアクセスできるため、複数の担当者や部署間での情報共有が円滑化されます。
例えば、情報のアクセス性を高めることで営業部門とサポート部門が同一の情報を共有できるようになるでしょう。
担当者が問い合わせに対する顧客への対応を行う際に、チームメンバー全員に最新の顧客情報が共有されていることで、より高品質なサービスの提供が可能になるかもしれません。
結果として顧客満足度の向上が期待できます。

まとめ

OutlookとJUST.DBを連携した自動化により、業務の効率化や顧客対応の質の向上が期待できます。
手動でのデータ転記作業を自動化することで、手入力による手間を省き、スタッフはその他の業務に集中できるようになるはずです。
また、お客様の声を一元管理することで、お問い合わせ受信後、スムーズに対応業務を開始できるようになるかもしれません。
さらに、チーム内の情報共有が強化されることで、組織全体のサービス品質向上が期待されます。

ぜひYoomを活用した自動化を実際の業務に使って、業務の効率化を実現してみてくださいね！