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「OutlookとZoho CRM、両方使っているけどタスク管理がバラバラになってしまう…」
「Outlookで管理しているタスクを、Zoho CRMに手作業で転記するのが面倒で、入力ミスも発生しがち…」
このように、複数のツール間での手作業によるデータ連携に、非効率さや限界を感じてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで作成されたタスク情報を自動的にZoho CRMに登録する仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、入力ミスや転記漏れを防ぎ、より重要な顧客対応や戦略的な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単に設定できるため、手間や時間をかけずに導入可能です。
ぜひこの機会に業務自動化を取り入れて、日々のタスク管理をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとZoho CRMを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとZoho CRMのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたタMスク情報の転記作業などを自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能になります。
Yoomには、すぐに使える連携テンプレートが用意されており、アカウント登録後、テンプレートを選択するだけで、わずか30秒ほどでOutlookとZoho CRMの連携を実際に体験できます。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで新しくタスクが作成されたタイミングで、その情報を抽出し、Zoho CRMに新しいタスクとして自動で作成することができます。
この連携により、<span class="mark-yellow">タスク情報の二重入力の手間を完全に排除し、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。</span>
チーム全体のタスク管理を一元化し、対応の迅速化と正確性の向上に繋がります。
Outlookで作成されたタスクの中から「重要」や「至急」といった特定のキーワードを含むものや、特定の担当者が割り当てられたものだけを抽出し、Zoho CRMにタスクとして自動で作成します。
この連携は、条件分岐の処理を含むため、<span class="mark-yellow">本当に重要なタスクだけをZoho CRMに連携し、情報過多になるのを防ぐことができます。</span>
優先度の高い業務に集中できる環境を整えるのに役立ちます。
それでは、さっそく実際にOutlookとZoho CRMを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとZoho CRMの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOutlookでタスクが作成されたら、Zoho CRMにタスクを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
フローボットを設定する前に、Yoomと各アプリを連携します。
まずはYoomにログインします。
画面左上のマイアプリを選択後、新規接続をクリックしてください。
次にアプリ一覧に進み、アプリを選択します。
新規アプリを連携する時は、この手順で設定しましょう。
▼注意事項
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
それではOutlookを連携していきます。
アプリ一覧でOutlookを選択します。
検索窓を使うとすると素早く見つけられます。
連携するアカウントを選択します。
パスワードを入力後、サインインをクリックしてください。
これでOutlookのマイアプリ登録が完了です！
アプリ一覧でZoho CRMをクリックします。
利用しているデータセンターのドメインURLを設定しましょう。
ドメインを入力したら、Zoho CRMのログイン画面に移行するので、メールアドレスを入力し、次へをクリックします。
承諾するをクリックしましょう。
これでZoho CRMのマイアプリ登録が完了です！
ここではYoomのテンプレートを利用して設定します。
大枠が設定されているため、初心者でも安心して設定を進められます。
それでは下のバナーをクリックしましょう。
「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
「OK」を選択します。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットを設定します。
先ほどコピーした「新しく見込み客が作成されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択の画面は、以下を確認後次へをクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定の設定をします。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定してください。
Zohoドメインは、注釈を確認して、設定しましょう。
設定後、Zoho CRMに移動して、トリガーアクション（新しく見込み客が作成されたら）を実行してください。
ここでは以下の情報を作成しています。
トリガーアクションを実行したら、テストをクリックしてください。
テストが成功したら、保存しましょう。
次に「メールを送る」をクリックしてください。
メールを設定します。
タイトルは変更できます。
Outlookと連携するアカウント情報を確認してください。
Toは任意で設定します。
件名も同様に任意で設定してください。
Zoho CRMの取得した値を選択することもできます。
本文には、送信する内容を設定しましょう。
内容は、Zoho CRMの取得した値から選択してください。
ここでは姓と名を例にしています。
設定後、次へをクリックしてください。
メール送信のテストで、メール内容を確認したらテストをクリックしましょう。
メールが送信できたら、保存してください。
最後にトリガーをONにして動作をチェックしてください。
これでフローボットの設定ができました。
今回はOutlookからZoho CRMへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoho CRMからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、営業活動の起点となる情報を見逃さず、迅速なアクションに繋げることが可能になります。
Zoho CRMに新しい見込み顧客が登録されたタイミングで、その顧客情報をOutlookに自動で通知します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">営業担当者は新しいリードの発生をリアルタイムで把握でき、迅速なアプローチが可能になるため、機会損失を防ぎます。</span>
担当者への情報共有がスムーズになり、対応漏れのリスクを大幅に削減できます。
Zoho CRMに登録された見込み顧客の中から、特定のソース（例：「Webサイト経由」「展示会」など）やステータスを持つ顧客情報だけを抽出し、Outlookに通知します。
この連携は条件分岐を含むため、<span class="mark-yellow">確度の高いホットリードや、特定のキャンペーンに関連するリードだけを通知し、営業担当者が優先的に対応すべき案件に集中できるよう支援します。</span>
OutlookやZoho CRMのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信したり、Microsoft Teamsのチャンネル投稿を起点にOutlookでメールを自動送信したりできます。また、DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信したり、Stripeで支払いが行われたらOutlookでサンクスメールを送信したりすることも可能です。さらに、Outlookで特定条件のメールを受信したら、Zoho Mailに通知するといった自動化も行えます。
Zoho CRMで見込み客が作成・更新されたらSlackに通知したり、Zoho CRMでタスクが登録されたらMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートに追加したりできます。また、Zoho CRMで商談が作成されたら、OneDriveでフォルダを作成したりすることも可能です。さらに、Zoho CRMに新しく取引先が登録されたら、ジョブカン経費精算・ワークフローにも登録するといった自動化も行えます。
OutlookとZoho CRMの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスクの二重入力や、顧客情報の転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に正確な情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、日々の煩雑な作業から解放され、本来注力すべき業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：無料プランではどこまで利用できますか？
A：Zoho CRMとOutlookはフリープランから利用できるアプリです。
まずはYoomを使って操作してみたい！という方はフリープランからお試しすることも可能です！
またYoomでは2週間の無料トライアルもあり、期間中は制限のあるアプリなども使用できます。
その後タスク数などに応じてプランを考えると良いと思います。
Q：双方向の同期はできますか？
A：はい！可能です。
ここではZoho CRMからOutlookへの連携方法をご紹介していますが、Outlookの情報をZoho CRMに追加することもできます。
一から全てフローボットを自由に作成したり、操作に不安がある方はYoomのテンプレートサイトからテンプレートをコピーして作成することもできます。
もし興味のある方はこちらからテンプレートも確認してみてください。
Q：連携が失敗した場合の対処法はありますか？
A：Zoho CRMのマイアプリ登録で連携ができない時はこちらをご確認ください。
Outlookは法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があります。
他に困ったことがある時は、こちらで検索してみてください。
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