Zoho CRMとOutlookの連携イメージ
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フローボット活用術

2025-10-23

【簡単設定】Outlookでタスクが作成されたら、自動でZoho CRMにもタスクを作成する方法

Shoko Ougitani
Shoko Ougitani

■概要

Outlookで管理しているタスクを、顧客情報と紐付けるためにZoho CRMへも登録していませんか。こうしたSaaS間の手作業による情報登録は手間がかかるだけでなく、転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでタスクが作成されたタイミングで、自動でZoho CRMにもタスクを作成するため、Zoho CRM Outlook間の連携が円滑になり、タスク管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • OutlookとZoho CRMを併用し、タスクの二重入力に手間を感じている方
  • Zoho CRM Outlook間の情報連携を手作業で行っており、ミスをなくしたいと考えている方
  • 営業活動におけるタスク管理を自動化し、コア業務に集中できる時間を増やしたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookへのタスク登録を起点にZoho CRMへ自動で情報が連携されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
  • 手動での二重入力が不要になることで、入力漏れや内容の不一致といったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、OutlookとZoho CRMをYoomと連携する
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定する
  3. 最後に、オペレーションでZoho CRMの「タスクを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したタスク情報を紐付ける

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいタスクリストのIDを任意で設定することが可能です
  • Zoho CRMのアクション設定では、ユーザーが利用している環境に合わせてZohoドメインを任意で選択してください

注意事項

  • Outlook、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

とにかく早く試したい方へ

YoomにはOutlookでタスクが作成されたら、自動でZoho CRMにもタスクを作成する連携のテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!


■概要

Outlookで管理しているタスクを、顧客情報と紐付けるためにZoho CRMへも登録していませんか。こうしたSaaS間の手作業による情報登録は手間がかかるだけでなく、転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでタスクが作成されたタイミングで、自動でZoho CRMにもタスクを作成するため、Zoho CRM Outlook間の連携が円滑になり、タスク管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • OutlookとZoho CRMを併用し、タスクの二重入力に手間を感じている方
  • Zoho CRM Outlook間の情報連携を手作業で行っており、ミスをなくしたいと考えている方
  • 営業活動におけるタスク管理を自動化し、コア業務に集中できる時間を増やしたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookへのタスク登録を起点にZoho CRMへ自動で情報が連携されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
  • 手動での二重入力が不要になることで、入力漏れや内容の不一致といったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、OutlookとZoho CRMをYoomと連携する
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定する
  3. 最後に、オペレーションでZoho CRMの「タスクを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したタスク情報を紐付ける

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいタスクリストのIDを任意で設定することが可能です
  • Zoho CRMのアクション設定では、ユーザーが利用している環境に合わせてZohoドメインを任意で選択してください

注意事項

  • Outlook、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

「OutlookとZoho CRM、両方使っているけどタスク管理がバラバラになってしまう…」
「Outlookで管理しているタスクを、Zoho CRMに手作業で転記するのが面倒で、入力ミスも発生しがち…」

このように、複数のツール間での手作業によるデータ連携に、非効率さや限界を感じてはいませんか?

もし、Outlookで作成されたタスク情報を自動的にZoho CRMに登録する仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、入力ミスや転記漏れを防ぎ、より重要な顧客対応や戦略的な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。

今回ご紹介する自動化は、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単に設定できるため、手間や時間をかけずに導入可能です。
ぜひこの機会に業務自動化を取り入れて、日々のタスク管理をもっと楽にしましょう!

OutlookとZoho CRMを連携してできること

OutlookとZoho CRMのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたタMスク情報の転記作業などを自動化し、業務効率を向上させることが可能になります。
Yoomには、すぐに使える連携テンプレートが用意されており、アカウント登録後、テンプレートを選択するだけで、わずか30秒ほどでOutlookとZoho CRMの連携を実際に体験できます。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!

Outlookでタスクが作成されたら、Zoho CRMにタスクを作成する

Outlookで新しくタスクが作成されたタイミングで、その情報を抽出し、Zoho CRMに新しいタスクとして自動で作成することができます。
この連携により、タスク情報の二重入力の手間を排除し、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

チーム全体のタスク管理を一元化し、対応の迅速化と正確性の向上に繋がります。


■概要

Outlookで管理しているタスクを、顧客情報と紐付けるためにZoho CRMへも登録していませんか。こうしたSaaS間の手作業による情報登録は手間がかかるだけでなく、転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでタスクが作成されたタイミングで、自動でZoho CRMにもタスクを作成するため、Zoho CRM Outlook間の連携が円滑になり、タスク管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • OutlookとZoho CRMを併用し、タスクの二重入力に手間を感じている方
  • Zoho CRM Outlook間の情報連携を手作業で行っており、ミスをなくしたいと考えている方
  • 営業活動におけるタスク管理を自動化し、コア業務に集中できる時間を増やしたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookへのタスク登録を起点にZoho CRMへ自動で情報が連携されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
  • 手動での二重入力が不要になることで、入力漏れや内容の不一致といったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、OutlookとZoho CRMをYoomと連携する
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定する
  3. 最後に、オペレーションでZoho CRMの「タスクを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したタスク情報を紐付ける

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいタスクリストのIDを任意で設定することが可能です
  • Zoho CRMのアクション設定では、ユーザーが利用している環境に合わせてZohoドメインを任意で選択してください

注意事項

  • Outlook、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Outlookで特定条件のタスクが作成されたら、Zoho CRMにタスクを作成する

Outlookで作成されたタスクの中から「重要」や「至急」といった特定のキーワードを含むものや、特定の担当者が割り当てられたものだけを抽出し、Zoho CRMにタスクとして自動で作成します。
この連携は、条件分岐の処理を含むため、本当に重要なタスクだけをZoho CRMに連携し、情報過多になるのを防ぐことができます。

優先度の高い業務に集中できる環境を整えるのに役立ちます。


■概要

Outlookで管理しているタスクを、顧客管理のためにZoho CRMにも手動で登録していませんか?
この二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookで特定のタスクが作成されると、自動でZoho CRMにもタスクを作成するため、こうした課題を解消し、タスク管理の効率化を実現します。Zoho CRMとOutlookの連携を自動化し、よりスムーズな業務フローを構築しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

  • OutlookとZoho CRMを併用しており、タスクの二重入力に手間を感じている方
  • Zoho CRMへのタスク登録漏れを防ぎ、顧客対応の抜け漏れをなくしたいと考えている方
  • Outlookを起点とした定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookにタスクが作成されると自動でZoho CRMにもタスクが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。
  • 手作業による入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Zoho CRM上で正確なタスク管理を実現します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Zoho CRMとOutlookをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を選択し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるよう設定します。
  4. 最後に、オペレーションでZoho CRMの「タスクを作成」アクションを設定し、Outlookで作成されたタスク情報を連携して、Zoho CRMにタスクを作成します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、連携の対象としたいタスクリストをIDで任意に指定することが可能です。
  • 分岐条件は、タスクの件名や重要度など、任意の値や条件に基づいて柔軟に設定できます。
  • Zoho CRMとの連携設定では、ご利用の環境に応じて任意のZohoドメイン(.com、.jpなど)を設定してください。

注意事項

  • Outlook、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

OutlookとZoho CRMの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にOutlookとZoho CRMを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとZoho CRMの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回はOutlookでタスクが作成されたら、Zoho CRMにタスクを作成するフローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。

  • OutlookとZoho CRMをマイアプリ連携
  • 該当のテンプレートをコピー
  • Outlookのトリガー設定およびZoho CRMのアクション設定
  • トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

■概要

Outlookで管理しているタスクを、顧客情報と紐付けるためにZoho CRMへも登録していませんか。こうしたSaaS間の手作業による情報登録は手間がかかるだけでなく、転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでタスクが作成されたタイミングで、自動でZoho CRMにもタスクを作成するため、Zoho CRM Outlook間の連携が円滑になり、タスク管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • OutlookとZoho CRMを併用し、タスクの二重入力に手間を感じている方
  • Zoho CRM Outlook間の情報連携を手作業で行っており、ミスをなくしたいと考えている方
  • 営業活動におけるタスク管理を自動化し、コア業務に集中できる時間を増やしたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookへのタスク登録を起点にZoho CRMへ自動で情報が連携されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
  • 手動での二重入力が不要になることで、入力漏れや内容の不一致といったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、OutlookとZoho CRMをYoomと連携する
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定する
  3. 最後に、オペレーションでZoho CRMの「タスクを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したタスク情報を紐付ける

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいタスクリストのIDを任意で設定することが可能です
  • Zoho CRMのアクション設定では、ユーザーが利用している環境に合わせてZohoドメインを任意で選択してください

注意事項

  • Outlook、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ステップ1:OutlookとZoho CRMのマイアプリ登録をしよう

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

Outlookのマイアプリ登録手順

▼注意事項

Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

それではOutlookを連携していきます。
アプリ一覧でOutlookを選択します。
検索窓を使うとすると素早く見つけられます。

連携するアカウントを選択します。

パスワードを入力後、サインインをクリックしてください。

これでOutlookのマイアプリ登録が完了です!

Zoho CRMのマイアプリ登録手順

アプリ一覧でZoho CRMをクリックします。

利用しているデータセンターのドメインURLを設定しましょう。

ドメインを入力したら、Zoho CRMのログイン画面に移行するので、メールアドレスを入力し、次へをクリックします。

承諾するをクリックしましょう。

これでZoho CRMのマイアプリ登録が完了です!

ステップ2:テンプレートをコピーしよう

ここではYoomのテンプレートを利用して設定します。
大枠が設定されているため、初心者でも安心して設定を進められます。
それでは下のバナーをクリックしましょう。


■概要

Outlookで管理しているタスクを、顧客情報と紐付けるためにZoho CRMへも登録していませんか。こうしたSaaS間の手作業による情報登録は手間がかかるだけでなく、転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでタスクが作成されたタイミングで、自動でZoho CRMにもタスクを作成するため、Zoho CRM Outlook間の連携が円滑になり、タスク管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • OutlookとZoho CRMを併用し、タスクの二重入力に手間を感じている方
  • Zoho CRM Outlook間の情報連携を手作業で行っており、ミスをなくしたいと考えている方
  • 営業活動におけるタスク管理を自動化し、コア業務に集中できる時間を増やしたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookへのタスク登録を起点にZoho CRMへ自動で情報が連携されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
  • 手動での二重入力が不要になることで、入力漏れや内容の不一致といったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、OutlookとZoho CRMをYoomと連携する
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定する
  3. 最後に、オペレーションでZoho CRMの「タスクを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したタスク情報を紐付ける

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいタスクリストのIDを任意で設定することが可能です
  • Zoho CRMのアクション設定では、ユーザーが利用している環境に合わせてZohoドメインを任意で選択してください

注意事項

  • Outlook、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

「このテンプレートを試す」をクリックしてください。

「OK」を選択します。

これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。

ステップ3:Outlookのトリガーを設定しよう

次にフローボットを設定します。
先ほどコピーした「タスクが作成されたら」をクリックしてください。

連携アカウントとアクションを選択の画面は、以下を確認後次へをクリックしましょう。

  • タイトルが変更できます。
  • Outlookと連携するアカウント情報を確認しておきます。
  • トリガーアクションは「タスクが作成されたら」が選択されています。

アプリトリガーのAPI接続設定の設定をします。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定してください。

タスクリストIDは候補から選択しましょう。
候補は、マイアプリに登録したアカウントに紐づいて表示されます。

設定後、Outlookに移動してトリガー(タスクの作成)を実行してください。

タスクの作成を実行したら、Yoomに戻りテストをクリックしましょう。
テストが成功し、取得した値に情報が追加されたら保存します。
取得した値は、フローボットが起動する毎に新しい値が反映されます。
ここで取得した値をもとに、後続のオペレーションを設定していきます。

ステップ4:計算処理をしよう

次に「日時・日付の加算減算」をクリックしてください。

操作条件の設定を行います。
ここでは、Outlookから期日の値を取得することができないため、作成日時から1週間後を期日とするといういう想定で設定を進めていきます。
変換対象の日時・日付は、Outlookで取得した値から選択してください。

加算・減算設定は、7日と設定します。
変換対象の日時・日付形式と変換後の形式を設定し、テストをクリックしましょう。

以下のようにテスト成功と取得した値に情報が追加されたら保存してください。

ステップ5:Zoho CRMのアクションを設定しよう

続いて「タスクを作成」をクリックして、設定を進めましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面は、以下を確認してください。

  • タイトルが変更可能です。
  • Zoho CRMと連携するアカウント情報を確認しましょう。
  • アクションは「タスクを作成」が選択されています。

API接続設定を行いましょう。
Zohoドメインは、注釈を確認して入力します。

タスクのタイトルは、Outlookで取得した値から選択しましょう。

タスクの期日は日時・日付の加算減算で取得した値を活用してください。

タスクのステータスはOutlookで取得した値から選択しましょう。

関連モジュールを設定します。
すべて設定ができたら、テストをクリックしてください。

テストが成功すると、以下の表示が出ます。
Zoho CRMにタスクを作成できているか確認しましょう。

Zoho CRMにタスクを作成できているか確認しましょう。
ここまでできたら、Yoomに戻り保存してください、

ステップ5:動作を確認しよう

最後にトリガーをONにして動作をチェックしてください。

これでフローボットの設定ができました。

Zoho CRMのデータをOutlookに連携したい場合

今回はOutlookからZoho CRMへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoho CRMからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、営業活動の起点となる情報を見逃さず、迅速なアクションに繋げることが可能になります。

Zoho CRMで新しく見込み顧客が作成されたら、Outlookに通知する

Zoho CRMに新しい見込み顧客が登録されたタイミングで、その顧客情報をOutlookに自動で通知します。
この仕組みにより、営業担当者は新しいリードの発生をリアルタイムで把握でき、迅速なアプローチが可能になるため、機会損失を防ぎます。

担当者への情報共有がスムーズになり、対応漏れのリスクを大幅に削減できます。


■概要

Zoho CRMで管理している見込み顧客情報について、登録後の迅速な共有に課題を感じていませんか。手作業でOutlookから関係者へ通知するのは手間がかかるだけでなく、対応の遅れや共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、Zoho CRMとOutlookの効果的な連携を実現し、見込み顧客が新しく作成された際に、指定した宛先へ自動で通知を送信します。この自動化により、営業機会の損失を防ぎ、スムーズな顧客対応の初動をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Zoho CRMとOutlookを日常的に利用し、リード情報の共有に手間を感じている営業担当者の方
  • Zoho CRMに登録された新規リードをチームへ迅速に共有し、対応漏れを防ぎたいマネージャーの方
  • 手作業による通知業務をなくし、本来注力すべきコア業務の時間を確保したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Zoho CRMに見込み顧客が登録されると、Outlookでの通知が自動で送信されるため、情報共有にかかる時間を短縮できます
  • 手作業による通知の送信漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Zoho CRMとOutlookをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「新しく見込み客が作成されたら」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を基に通知メールの内容を作成し、送信します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Zoho CRMを連携する際、ご利用の環境に合わせて任意のZohoドメイン(.comや.jpなど)を設定してください
  • Outlookのメール送信オペレーションでは、通知メールの送信先(To, CC, BCC)や件名、本文を任意の内容に設定してください

注意事項

  • Zoho CRM、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Zoho CRMで特定条件の見込み顧客が作成されたら、Outlookに通知する

Zoho CRMに登録された見込み顧客の中から、特定のソース(例:「Webサイト経由」「展示会」など)やステータスを持つ顧客情報だけを抽出し、Outlookに通知します。
この連携は条件分岐を含むため、確度の高いホットリードや、特定のキャンペーンに関連するリードだけを通知し、営業担当者が優先的に対応すべき案件に集中できるよう支援します。


■概要

Zoho CRMで管理している見込み客情報について、重要な顧客が登録された際にOutlookを立ち上げて手動で関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れにつながる可能性もあります。このワークフローは、Zoho CRMに特定の条件を満たす見込み客が作成されると、自動でOutlookに通知が届く仕組みを構築するものであり、こうした情報共有の課題を解決し、迅速な営業活動を後押しします。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Zoho CRMとOutlookを日常的に利用し、両ツール間の情報共有を手作業で行っている方
  • Zoho CRMに登録された重要見込み客へのアプローチを迅速化したい営業担当者やマネージャーの方
  • 顧客管理とコミュニケーションのプロセスを自動化し、営業活動の効率化を推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Zoho CRMに特定の見込み客が作成された際、自動でOutlookから通知されるため、手作業での情報共有にかかっていた時間を削減できます
  • 手動での通知作業が不要になることで、共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な営業機会の損失リスクを軽減します

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Zoho CRMとOutlookをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「新しく見込み客が作成されたら」というアクションを設定します
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします
  4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に通知メールを送信します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Zoho CRMとの連携設定において、ご利用中のZohoドメイン(.com、.jpなど)を任意で設定してください
  • 分岐機能では、通知の対象としたい見込み客の条件(特定のソースや評価など)を任意で設定することが可能です
  • Outlookでメールを送るアクションを設定する際に、通知を受け取るメールアドレスを任意で設定してください

注意事項

  • Zoho CRM、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

OutlookやZoho CRMのAPIを使ったその他の自動化例

OutlookやZoho CRMのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Outlookを使った自動化例

Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信したり、Microsoft Teamsのチャンネル投稿を起点にOutlookでメールを自動送信したりできます。また、DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信したり、Stripeで支払いが行われたらOutlookでサンクスメールを送信したりすることも可能です。さらに、Outlookで特定条件のメールを受信したら、Zoho Mailに通知するといった自動化も行えます。


■概要

DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方

・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方

2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方

・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方

3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方

・契約完了ごとにOutlookでメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方

■このテンプレートを使うメリット

DocuSignは契約プロセスをデジタル化して時間とコストを削減するツールです。
ですが契約完了後の通知や書類送付などを手作業で行うのは、非効率的でミスや遅延のリスクも伴います。

このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了したらOutlookメールが自動的に送信されます。
これにより契約が完了したことを自動で担当者へ迅速に通知することが可能となり業務効率の改善に繋がります。

■注意事項

・DocuSign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。


■概要

Salesforceの特定のリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。

メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。

また、添付資料なども自由に設定が可能です。

■注意事項

・Chrome拡張機能を使用するため、Chrome上でのみご利用いただけます。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。


◼️概要

Microsoft Teamsの特定のチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使ってメールで転送します。

Outlookのメールの本文や宛先は自由に変更してご利用ください。

間に分岐処理を追加することで、Microsoft Teamsの投稿内容に応じてメールの内容や宛先を分岐することも可能です。

◼️注意事項

・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。


■概要

Outlookで受信した重要なメールを、チームで利用しているZoho Mailへ手動で転送する作業に手間を感じていませんか。このような手作業は、対応漏れのリスクがあるだけでなく、本来の業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OutlookとZoho Mailの連携を自動化でき、特定のメール受信をトリガーに自動で通知を送信するため、情報共有の迅速化と業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • OutlookとZoho Mailを併用しており、メールの手動転送に手間を感じている方
  • 特定の顧客からのメールなど、重要な受信情報をチームへ確実に共有したいと考えている方
  • メールの確認や転送作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookで受信したメールを条件に応じて自動でZoho Mailに通知するため、手作業での転送にかかる時間を短縮できます。
  • システムが自動で処理することで、重要なメールの転送漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報連携を実現します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、OutlookとZoho MailをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
  4. 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、受信したメールの内容をもとに通知メールを送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 分岐機能では、特定の件名や送信者のメールアドレスなど、通知の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。
  • Zoho Mailでメールを送信するアクションでは、通知に使用するアカウントIDや、通知先のメールアドレスなどを任意で設定してください。

注意事項

  • Outlook、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

■概要

Stripeで支払いが行われたらOutlookでサンクスメールを送信するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Stripeで決済を受け付けている事業者

・手作業でサンクスメールを送信する手間を省いて業務効率を向上させたい方

2.Stripeの決済情報に基づいて顧客対応を行いたい方

・顧客ごとにパーソナライズされたサンクスメールを送信したい方

■このテンプレートを使うメリット

Stripeはオンライン決済ツールですが、支払いが完了するたびに手動でサンクスメールを送信するのは人的なミスや顧客対応の遅れに繋がる可能性が生じてしまいます。

このフローを活用すれば、Stripeで支払いが行われるとGmailから自動的にサンクスメールが送信されます。
このことによって手作業でのメール送信が不要になるため業務効率が向上し顧客対応の迅速化を図ることができます。

■注意事項

・Stripe、OutlookのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Zoho CRMを使った自動化例

Zoho CRMで見込み客が作成・更新されたらSlackに通知したり、Zoho CRMでタスクが登録されたらMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートに追加したりできます。また、Zoho CRMで商談が作成されたら、OneDriveでフォルダを作成したりすることも可能です。さらに、Zoho CRMに新しく取引先が登録されたら、ジョブカン経費精算・ワークフローにも登録するといった自動化も行えます。


■概要

Zoho CRMで新しい見込み客が作成または更新された場合、自動的に指定のSlackチャンネルに通知します。

通知内容や送信先のSlackチャンネルはカスタマイズ可能です。

■設定方法

Zoho CRM、SlackそれぞれのアプリとYoomを連携してください。(マイアプリ連携)

・Zoho CRMの「見込み客が作成または更新されたら」というトリガーでzohoドメインを設定してください。

・Slackの「チャンネルにメッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。

■注意事項

Zoho CRM、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。

・Slackの投稿先のチャンネルや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。


■概要

Zoho CRMに新しい取引先情報を登録した後、同じ内容をジョブカン経費精算・ワークフローにも手入力する作業に、手間や重複感を感じていませんか。このワークフローは、Zoho CRMへの取引先登録をきっかけに、ジョブカン経費精算・ワークフローへも自動で取引先情報を登録します。ジョブカン経費精算・ワークフローのAPI連携などを活用した自動化により、手作業による二重入力の手間や入力ミスをなくし、顧客管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Zoho CRMとジョブカン経費精算・ワークフローを併用し、取引先を手入力している方
  • ジョブカン経費精算・ワークフローのAPIを利用して、CRMなど他システムとの連携を自動化したいと考えている方
  • 営業部門と経理部門間での、取引先情報の連携をスムーズにしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Zoho CRMへの登録のみで、ジョブカン経費精算・ワークフローへ自動でデータが同期されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるデータ転記が不要になるため、取引先情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Zoho CRMとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「新しく取引先が登録されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「取引先を登録」アクションを設定して、Zoho CRMから取得した情報を紐付けます。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • ジョブカン経費精算・ワークフローに取引先を登録する際、各項目にZoho CRMから取得した取引先名や住所などの情報を紐付けたり、特定の値を固定で入力したりと、柔軟な設定が可能です。

■注意事項

  • Zoho CRM、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Zoho CRMでタスクが登録されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.営業活動の情報管理でZoho CRMを利用している方

・Zoho CRMで顧客情報を一元管理している営業部門の方

・リードに応じたフォローアップのタスク管理をしている方

2.タスクの一元管理でMicrosoft Excelを活用している方

・Microsoft Excelでタスク管理をしているプロジェクトマネージャーの方

・Zoho CRMのタスクを都度Microsoft Excelに追加している方


■このテンプレートを使うメリット

Zoho CRMは顧客情報や営業活動の情報を一元管理することができ、営業活動の効率を向上させることができます。
しかし、チーム内のタスクをMicrosoft Excelで管理している場合、Zoho CRMに登録したタスクを都度反映させる必要があり、手間だと感じているかもしれません。

このテンプレートは、Zoho CRMでタスクが登録されるとMicrosoft Excelへのタスク追加を自動化できるため、タスク管理を効率化することができます。
Microsoft Excelへのタスク追加が自動化されることで、手動による作業が不要となり、ヒューマンエラーの発生を防止することが可能です。

また、チャットツールと連携することでZoho CRMに登録されたタスクをチームメンバーに共有することもできます。

■注意事項

・Zoho CRM、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。


■概要

Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Zoho CRMを利用して営業活動の管理をしている方

・フォローアップのタスクを管理している方

・営業活動の効率化でZoho CRMを導入している営業チーム

2.Google スプレッドシートでタスク管理をしている方

・Google スプレッドシートでチーム内のタスクを一元管理している方

・プロジェクトの進行状況の共有でGoogle スプレッドシートを利用している方


■このテンプレートを使うメリット

Zoho CRMを利用することで、営業プロセスの効率化ができ、作業負担を軽減できるのがメリットです。
また、Google スプレッドシートでチーム内のタスクを一元管理している場合、Zoho CRMに登録されたタスク情報も共有でき、情報共有がスムーズになります。

しかし、Zoho CRMのタスクを手動でGoogle スプレッドシートに追加している場合、タスクの入力誤りや登録漏れが発生する可能性があります。
このテンプレートを利用することで、Zoho CRMでタスクが登録されるとGoogle スプレッドシートにもタスクを自動で追加できるため、ヒューマンエラーを防止することができます。

Google スプレッドシートへのタスクの追加を自動化することで、手動によるタスク追加の作業が不要となるため、業務を効率化することが可能です。

■注意事項

・Zoho CRM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

Zoho CRMで管理している商談情報と、OneDriveに保管する関連資料の紐付けを手作業で行っていませんか?案件ごとにフォルダを作成する作業は、件数が増えるにつれて手間がかかり、フォルダ名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローは、そうしたZoho CRMとOneDrive間の連携における課題を解決します。Zoho CRMで商談が作成されると、自動でOneDriveに関連フォルダが生成されるため、手作業による手間やミスをなくし、効率的な案件管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Zoho CRMとOneDriveを利用しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている営業担当者の方
  • Zoho CRMの商談情報を基にしたファイル管理を、よりスムーズに自動化したいと考えているチームリーダーの方
  • 案件管理における属人化を防ぎ、業務プロセスを標準化して生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Zoho CRMで商談が作成されると自動でOneDriveにフォルダが生成されるため、手作業によるファイル管理の手間を削減できます
  • 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則のミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、案件管理の精度を高めます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Zoho CRMとOneDriveをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「商談が作成されたら(Webhook)」というアクションを設定します
  3. 次に、オペレーションでZoho CRMの「商談情報を取得」アクションを設定し、トリガーとなった商談の詳細情報を取得します
  4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに任意のフォルダを作成します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Zoho CRMのトリガー設定では、任意のチャネルIDを設定することが可能です
  • OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、保存先となる親フォルダを任意で指定してください
  • 作成するフォルダ名は、固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した商談名などの情報を変数として埋め込み、動的に設定することも可能です

■注意事項

  • Zoho CRM、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

まとめ

OutlookとZoho CRMの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスクの二重入力や、顧客情報の転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。

これにより、担当者は常に正確な情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、日々の煩雑な作業から解放され、本来注力すべき業務に集中できる環境が整います!
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!

関連記事:【簡単設定】Zoho CRMで見込み顧客が作成されたら、Outlookに自動で通知する方法

よくある質問

Q:無料プランではどこまで利用できますか?

A:Zoho CRMとOutlookはフリープランから利用できるアプリです。
まずはYoomを使って操作してみたい!という方はフリープランからお試しすることも可能です!
またYoomでは2週間の無料トライアルもあり、期間中は制限のあるアプリなども使用できます。
その後タスク数などに応じてプランを考えると良いと思います。

Q:双方向の同期はできますか?

A:はい!可能です。
ここではZoho CRMからOutlookへの連携方法をご紹介していますが、Outlookの情報をZoho CRMに追加することもできます。
一から全てフローボットを自由に作成したり、操作に不安がある方はYoomのテンプレートサイトからテンプレートをコピーして作成することもできます。
もし興味のある方はこちらからテンプレートも確認してみてください。

Q:連携が失敗した場合の対処法はありますか?

A:Zoho CRMのマイアプリ登録で連携ができない時はこちらをご確認ください。
Outlookは法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があります。
他に困ったことがある時は、こちらで検索してみてください。

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
無料でYoomを試す
この記事を書いた人
Shoko Ougitani
Shoko Ougitani
人材会社で営業とCAを約5年担当した後、エンジニアの採用を行っている会社で求人広告やスカウト文章の作成などのお仕事に携わってきました。 Yoomの「事務作業を自動化する」という画期的なサービスに魅力を感じています。 少しでも皆様のお役に立てる情報を発信できるように執筆していきたいです。
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