フォームで問い合わせを受信したらGeminiで回答を生成して、Outlookに通知する
試してみる
「GeminiのAI機能を使って問い合わせの回答を作っているけど、それをOutlookに貼り付けて通知するのが地味に面倒…」
もし、フォームで受け付けた問い合わせ内容をもとにGeminiが自動で回答案を生成し、その結果をOutlookへ自動通知する仕組み を構築できれば、これらの悩みから解放され、担当者は問い合わせ対応の初動を加速させ、より複雑な顧客対応といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務負担を大きく軽減できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGeminiとOutlookを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
フォームで問い合わせを受信したらGeminiで回答を生成して、Outlookに通知する
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GeminiとOutlookを連携してできること
GeminiとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報連携を自動化できます。
以下に具体的な自動化の例をご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームで問い合わせを受信したらGeminiで回答を生成して、Outlookに通知する
Webサイトのフォームから受け付けた問い合わせ内容をトリガーとして、Geminiが自動で適切な回答文案を生成し、その内容を担当者のOutlookに通知します。これにより、問い合わせの一次対応にかかる時間と手間を削減し、顧客への迅速なレスポンスを実現 できます。
フォームで問い合わせを受信したらGeminiで回答を生成して、Outlookに通知する
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フォームで特定条件の問い合わせを受信したらGeminiで回答を生成して、Outlookに通知する
「至急」「クレーム」といった特定のキーワードを含む問い合わせや、特定の顧客からの問い合わせがあった場合にのみ、Geminiによる回答生成とOutlookへの通知を自動で実行します。この条件分岐を含むフローにより、対応の優先順位付けを自動化し、緊急性の高い案件を見逃すことなく、迅速に対応できる体制を構築 できます。
フォームで特定条件の問い合わせを受信したらGeminiで回答を生成して、Outlookに通知する
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GeminiとOutlookの連携フローを作ってみよう それでは、さっそく実際にGeminiとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GeminiとOutlookをマイアプリ連携
テンプレートをコピー
フォームトリガーの設定およびGemini・Outlookのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォームで問い合わせを受信したらGeminiで回答を生成して、Outlookに通知する
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ステップ1:GeminiとOutlookのマイアプリ連携 まず、Yoomのアカウントにログインします。初めてのYoom
1. マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2. 入力欄からアプリ名で検索できます。
Geminiのマイアプリ登録 では、さっそくGeminiからマイアプリ登録していきましょう！
1. 以下のような画面が表示されます。アカウント名 は任意のものを入力しましょう。
2. アクセストークンの設定には、GeminiのAPIキーが必要です。こちら のページから進められます。
Outlookのマイアプリ登録 Outlookも同じように検索しましょう。
なお、Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。ご注意ください。
1.事前にMicrosoft 365にログインしておくと、入力を行わなくても瞬時にマイアプリ登録が完了します。 ログインしていない場合は、以下の画面が出てきます。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー 以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
フォームで問い合わせを受信したらGeminiで回答を生成して、Outlookに通知する
試してみる
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ3:フォームで問い合わせを受信したら起動するトリガーの設定 まず、一番上の「問い合わせフォーム」のアイコンをクリックします。
フォームは元から設定されています。フォームのカスタマイズには一部有料プランの機能も含まれています。 詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。フォームの基本設定・オプション設定について
下の方にスクロールすると完了ページの設定が表示されます。
フォームの表示設定と詳細設定を設定していきます。
ステップ4:Geminiで回答を生成する設定 次に、「コンテンツを生成」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。アクションに「コンテンツを生成」を選んだら、「次へ」をクリックします。
各項目を設定していきます。
モデル： 入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択しましょう。もし候補がうまく表示されない場合は、マイアプリ連携の設定をもう一回チェックしてみてくださいね。
プロンプト： 任意のプロンプトを設定してください。編集欄をクリックすると、以下のようにフォームから取得した値を引用できます。
システムプロンプト： 役割をあらかじめ設定しておくことが可能です。たとえば「Yoom IncのAIアシスタントとしてサポートを行う」ような内容も、自由にカスタマイズできます。今回は以下のように設定しました。
設定が完了したらテストし、問題がなければ保存しましょう。
ステップ5:Outlookで通知する設定 最後に、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。タイトルは自由に設定可能です。
メール内容を設定していきます。
To： 送信したい相手のメールアドレスを入力します。テストの際には実際にメールが送信されてしまうため、テストしても問題のないメールアドレスを設定しておきましょう。
件名・本文： 編集欄をクリックすると、Geminiで生成した回答を引用できます。メッセージ作成の際にはぜひ活用してみてください。なお、全て手入力してしまうと、なお、同じメッセージが何度もOutlookに通知されてしまうので、気をつけましょう。
その他の設定は必須項目ではありませんが変更したい場合は、注釈を参考にしながら入力しましょう。
メールのプレビューが表示されます。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックして完了です！エラー時の対応方法について エラー：送信先メールアドレスの形式が不正です。の原因・対応方法 テスト後は、きちんと通知されているか確認しておくと安心です。
ステップ6:テストと確認 おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
以上が、フォームで問い合わせを受信したらGeminiで回答を生成して、Outlookに通知する方法でした！
OutlookのデータをGeminiに連携したい場合
今回はフォームの情報をGemini経由でOutlookへ連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookで受信したメールを起点として、Geminiで処理を行うデータ連携も可能です。
Outlookで問い合わせを受信したら、Geminiで回答を生成して返信する
Outlookの受信トレイに特定のメールが届いたことをトリガーに、その内容をGeminiが読み取って返信文を自動で生成し、そのままOutlookから返信します。この一連の流れを自動化することで、定型的な問い合わせメールへの返信作業から完全に解放され、担当者の業務負担を軽減 します。
Outlookで問い合わせを受信したら、Geminiで回答を生成して返信する
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Outlookで特定条件の問い合わせを受信したら、Geminiで回答を生成して返信する
特定の差出人や件名を持つメールを受信した場合にのみ、Geminiによる返信文の生成と自動返信を実行するフローです。この条件分岐を設定することで、重要な顧客からのメールや、特定の要件に関する問い合わせに絞って自動対応を行い、より戦略的でミスのないメールコミュニケーションを実現 できます。
Outlookで特定条件の問い合わせを受信したら、Geminiで回答を生成して返信する
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GeminiやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例
GeminiやOutlookのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Geminiを使った自動化例
Microsoft Teamsで投稿された内容をGeminiのアシスタントを使って解析し、回答を再度Microsoft Teamsに更新したり、Gmailで受信したメールの内容をGeminiで要約して通知したりできます。また、YouTubeで新動画公開時にGeminiでSNS用の文章を生成してX（Twitter）に投稿したり、メールの内容をGeminiで解析し、Google スプレッドシートへの追加やTodoistにタスクを作成したりすることも可能です。
Gmailでメールを受信したら、Geminiで内容を要約して通知する
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Microsoft Teamsで投稿された内容をGeminiのアシスタントを使って解析し、回答を再度Microsoft Teamsに更新する
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YouTubeで新動画公開時にGeminiでSNS用の文章を生成してX（Twitter）に投稿する
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メールの内容をGeminiで要約してGoogle スプレッドシートに追加する
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メールの内容をGeminiで解析し、Todoistにタスクを作成する
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Outlookを使った自動化例
Outlookで受け取ったメールの返信文をChatGPTで作成し送信したり、Outlookメールに届いた情報をAIで抽出しTalknoteに通知したりできます。また、Outlookで受信した情報をAIで抽出しboardに追加したり、Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取りGroqで要約してOutlookで送信したりすることも可能です。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Groqで要約してOutlookで送信する
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Outlookでメッセージを受信したら、Perplexityで返答案を生成する
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Outlookで受け取ったメールの返信文をChatGPTで作成し送信する
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Outlookで受信した情報をAIで抽出し、boardに追加する
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Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Talknoteに通知する
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まとめ GeminiとOutlookの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた問い合わせ内容の確認、回答文案の作成、そして担当者への通知といった一連のタスクを効率化し、ヒューマンエラーを根本からなくすことができます。 これにより、担当者は単純作業から解放され、顧客への迅速かつ正確な対応が可能となり、本来注力すべき付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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