.avif)
・
「GeminiのAI機能を使って問い合わせの回答を作っているけど、それをOutlookに貼り付けて通知するのが地味に面倒…」
「手作業でのコピー＆ペーストは、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れのリスクもあって気が抜けない…」
このように、生成AIであるGeminiとビジネスに不可欠なOutlookを連携させる際の手作業に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">フォームで受け付けた問い合わせ内容をもとにGeminiが自動で回答案を生成し、その結果をOutlookへ自動通知する仕組み</span>を構築できれば、これらの悩みから解放され、担当者は問い合わせ対応の初動を大幅に加速させ、より複雑な顧客対応といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくても驚くほど簡単に設定でき、日々の業務負担を大きく軽減できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GeminiとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GeminiとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報連携を完全に自動化できます。
例えば、フォームからの問い合わせ内容をGeminiで処理し、その結果をOutlookで担当者に通知するといった一連の流れを、人の手を介さずに実行可能です。これにより、対応速度の向上とミスの削減を両立させることができます。
以下に具体的な自動化の例をご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Webサイトのフォームから受け付けた問い合わせ内容をトリガーとして、Geminiが自動で適切な回答文案を生成し、その内容を担当者のOutlookに通知します。これにより、<span class="mark-yellow">問い合わせの一次対応にかかる時間と手間を大幅に削減し、顧客への迅速なレスポンスを実現</span>できます。
「至急」「クレーム」といった特定のキーワードを含む問い合わせや、特定の顧客からの問い合わせがあった場合にのみ、Geminiによる回答生成とOutlookへの通知を自動で実行します。この条件分岐を含むフローにより、<span class="mark-yellow">対応の優先順位付けを自動化し、緊急性の高い案件を見逃すことなく、迅速に対応できる体制を構築</span>できます。
それでは、さっそく実際にGeminiとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくGeminiからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGeminiと入力するとGeminiのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
1.以下のような画面が表示されます。
アカウント名は任意のものを入力しましょう。
2.アクセストークンの設定には、GeminiのAPIキーが必要です。
APIキーの取得は、こちらのページから進められます。
Outlookも同じように検索しましょう。
なお、Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。ご注意ください。
1.事前にMicrosoft 365にログインしておくと、入力を行わなくても瞬時にマイアプリ登録が完了します。
ログインしていない場合は、以下の画面が出てきます。
連携するアカウントでログインしてください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGeminiとOutlookのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「問い合わせフォーム」のアイコンをクリックします。
フォームは元から設定されています。
デフォルトでは問い合わせのメッセージのみを送信できるようになっています。
また、フォームのカスタマイズには一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はお試しください！
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
フォームの基本設定・オプション設定について
下の方にスクロールすると完了ページの設定が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボットの起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
通知の送信先にも関わるので、必要なら変更を。なければ「次へ」をクリックしましょう！
フォームの表示設定と詳細設定を設定していきます。
取得した値には、テスト用の問い合わせ内容を入力しましょう。
今回は以下のように設定しています。
設定が終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
次に、「コンテンツを生成」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。アクションに「コンテンツを生成」を選んだら、「次へ」をクリックします。
各項目を設定していきます。
設定が完了したらテストし、問題がなければ保存しましょう。
最後に、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。タイトルは自由に設定可能です。
メール内容を設定していきます。
※必須と記載の項目は忘れず入力するようにしましょうね。
その他の設定は必須項目ではありませんが変更したい場合は、注釈を参考にしながら入力しましょう。
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
メールのプレビューが表示されます。
内容を確認し、問題がなければテストしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックして完了です！
テストに失敗した場合は、Toのアドレスが正しい形式になっているかをチェックしてみてください。
@マークの大文字や、ちょっとした入力ミスでもエラーになることがあります。
それでもうまくいかない場合は、マイアプリ連携をもう一回やり直すとうまくいくこともあります。
詳しい手順については、以下のリンク先も参考にしてみてくださいね。
エラー時の対応方法について
エラー：送信先メールアドレスの形式が不正です。の原因・対応方法
テスト後は、きちんと通知されているか確認しておくと安心です。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、フォームで問い合わせを受信したらGeminiで回答を生成して、Outlookに通知する方法でした！
今回はフォームの情報をGemini経由でOutlookへ連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookで受信したメールを起点として、Geminiで処理を行うデータ連携も可能です。
顧客からの問い合わせメールに自動で返信するといった業務を効率化したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookの受信トレイに特定のメールが届いたことをトリガーに、その内容をGeminiが読み取って返信文を自動で生成し、そのままOutlookから返信します。この一連の流れを自動化することで、<span class="mark-yellow">定型的な問い合わせメールへの返信作業から完全に解放され、担当者の業務負担を劇的に軽減</span>します。
特定の差出人や件名を持つメールを受信した場合にのみ、Geminiによる返信文の生成と自動返信を実行するフローです。この条件分岐を設定することで、<span class="mark-yellow">重要な顧客からのメールや、特定の要件に関する問い合わせに絞って自動対応を行い、より戦略的でミスのないメールコミュニケーションを実現</span>できます。
GeminiやOutlookのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Microsoft Teamsで投稿された内容をGeminiのアシスタントを使って解析し、回答を再度Microsoft Teamsに更新したり、Gmailで受信したメールの内容をGeminiで要約して通知したりできます。また、YouTubeで新動画公開時にGeminiでSNS用の文章を生成してX（Twitter）に投稿したり、メールの内容をGeminiで解析し、Google スプレッドシートへの追加やTodoistにタスクを作成したりすることも可能です。
Outlookで受け取ったメールの返信文をChatGPTで作成し送信したり、Outlookメールに届いた情報をAIで抽出しTalknoteに通知したりできます。また、Outlookで受信した情報をAIで抽出しboardに追加したり、Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取りGroqで要約してOutlookで送信したりすることも可能です。
GeminiとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた問い合わせ内容の確認、回答文案の作成、そして担当者への通知といった一連のタスクを効率化し、ヒューマンエラーを根本からなくすことができます。</span>これにより、担当者は単純作業から解放され、顧客への迅速かつ正確な対応が可能となり、本来注力すべき付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしGeminiやOutlookを使った業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
.avif){kind=small}
.png)
.webp)
.webp)
